Uusi matkustusohjelma: miten saat sille hyväksynnän?

Uuden liikematkustusohjelman käyttöönotto

Egencia on järjestänyt sarjan webinaareja ja tiedottanut liikematkustukseen liittyvistä uutisista tukeakseen yrityksiä sekä koronaviruskriisin aikana että sen jälkeen. Toisessa webinaarissa keskityttiin liikematkailun tulevaisuuteen koronavirusepidemian jälkeen. Lisäksi webinaarissa puhuttiin siitä, miten yritysten kannattaisi pyrkiä aktivoimaan sidosryhmiä, kun yrityksen liikematkailua aloitetaan uudestaan ja uudelle matkustusohjelmalle tarvitaan tukea.

Chief Operating Officer ja SVP of Customer Success Mark Hollyhead tapasi (virtuaalisesti) Festive Roadin toimitusjohtajan Caroline Strachanin. He keskustelivat rehellisesti siitä, miten yritysten matka-asioista vastaavat voivat – ja miten heidän pitäisi – hyödyntää tätä aikaa matkustuksen uudelleen aloittamista varten.

Saat webinaarista vinkkejä ja neuvoja matkustusohjelmasi uudelleen käynnistämiseen.

Liikematkustustietojen hyödyntäminen

Koronavirusepidemian pahimman aallon jälkimainingeissa maailmassa on vielä aika paljon epävarmuutta. On kuitenkin toimia, joihin matka-asioista vastaavat voivat ryhtyä laatiakseen yritykselle liikematkustusohjelman uutta normaalia varten.

Jos vastaat yrityksesi liikematkustuksesta, sinun on tarkistettava etenkin kaksi tärkeää asiaa. Yksi: mieti, missä toimistosi ja matkustajat sijaitsevat. Kaksi: katso, missä kohteissa yrityksesi työntekijät yleisimmin vierailevat.

On mahdotonta pysyä ajan tasalla  kaikkien maiden jatkuvasti muuttuvista säännöistä ja rajoituksista. Keskity siis paikkoihin, joihin yrityksesi liikematkustajat matkustavat useimmiten. Hyödynnä vanhoja matkaraportteja, joiden avulla voit keskittää haun ja löytää kyseisiä kohteita ja reittejä koskevat uusimmat ohjeet. Kerro työntekijöille näistä ohjeista, jos et ole vielä tehnyt niin. Varmista sitten, että he ovat tietoisia matkustuksen roolista yrityksessä, jotta voidaan välttyä odottamattomilta matkoilta.

Työskentele tärkeimpien sidosrymien kanssa

Varmista, että pyydät mielipidettä yrityksesi tärkeimmiltä sidosryhmiltä. ”Älä yritä tehdä kaikkea yksin: luo matkailuun, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien sidosryhmien verkosto, johon voi kuulua esimerkiksi henkilöstöhallinnon edustajia ja johtajia”, Strachan sanoi.

On olennaisen tärkeää ymmärtää, minkälaisia vaatimuksia yrityksen eri tahot asettavat. Räätälöi jokainen keskustelu yleisön mukaan, oli kyse sitten matkustamisen riskien minimoinnista tai matkakustannusten hallinnasta. Ota sitten palautetta vastaan ja reagoi siihen, jotta voit laatia vankan suunnitelman liikematkailun uudelleen aloittamiseksi.

  • Muut työnkuvat: Järjestä monitaitoiseen yhteistyöhön keskittyviä usean osaston kokouksia, joihin osallistuvat myös turvallisuus- ja henkilöstöpuoli ja joissa keskustellaan pahimmista mahdollisista matkustustilanteista ja arvioidaan eri kohteiden riskejä. Kollegojen palautetta tarvitaan uuden matkustussuunnitelman laatimiseen, ja se voi auttaa tavoitteiden ja prioriteettien määrittämisessä. Keskustelkaa siitä, miten on mahdollista löytää sopiva tasapaino virtuaalisten ja todellisten tapaamisten välille ja miten määritellään välttämätön matka ja mikä taas on sallittu matka.
  • Matkustajat: Laadi työntekijöille jaettava kyselylomake, jolla selvitetään, monellako matkalla liikematkailijat yleensä käyvät vuodessa, tuntuuko matkustaminen heistä nyt sopivalta ja mitä he tarvitsisivat huolien minimoimiseksi matkustuksen alkaessa uudestaan. Voit myös järjestää verkossa ryhmäkeskusteluja eniten matkustavien kanssa ja keskustella haasteista, joita he ovat kokeneet matkustustauon aikana. Tämä kvalitatiivinen tutkimus on yhtä tärkeää kuin tilastojen laatiminen, koska se auttaa sinua suunnittelemaan ajantasaisia matkustuskäytäntöjä ja vastaamaan huolenpitovelvollisuuteen liittyviin vaatimuksiin.
  • Johtoporras: Käy läpi työntekijöille ja yrityksen sisäisille sidosryhmille tekemäsi tutkimus, kiteytä tulokset muutamaan tärkeään huomioon ja keskustele niistä johtohenkilöstön kanssa. Voit hyödyntää tietoja uuden matkustussuunnitelmasi esittelyssä; nyt voit ottaa kunnian työstäsi strategisena toimintovastaavana.

Tähtää keskusteluun korkeimman johtoportaan kanssa

Jos sinulla ei ole kontakteja johtohenkilöstöön – tai jos sinulla on, mutta he eivät ole valmiita keskustelemaan matkustamisesta – aloita keskustelut oman esimiehesi kanssa. Jos esimiehesi tukee aloitettasi ja hyväksyy sen, hän voi toivottavasti auttaa sinua keskustelemaan korkeammassa asemassa olevien kanssa.

Liiketoiminnan käynnistäminen uudestaan on nyt jokaisen yritysjohtajan prioriteetti. Huolellisen valmistelun avulla #liikematkustus voi auttaa samaan yrityksesi takaisin jaloilleen. Hyödynnä tutkimustasi, vaikutusvaltaasi ja esimiehesi tukea, jotta pääset aloittamaan keskustelun johtoportaan kanssa. Huolellinen valmistautuminen voi auttaa kasvattamaan rooliasi ja tekemään sinusta strategisen toimintovastaavan ja välttämättömän neuvonantajan.

Kuten Mark selitti: ”vaikka järkyttävillä tapahtumilla ja kriiseillä on negatiivinen vaikutus sekä meihin että toimialaan yleensä, tämä tarjoaa ihmisille myös ennennäkemättömän mahdollisuuden ottaa vastuun keskeisistä matkustamiseen liittyvistä kysymyksistä”.

Katso koko webinaari ja kuuntele, mitä asiantuntijat sanovat matkustamisen aloittamisesta uudelleen toimialallasi.