Tule vahvemmaksi liikematkavastaavaksi

Vinkkejä matka-asioista vastaavalta

Nykyisessä yritysmatkailuympäristössä monet matka-asioista vastaavat kokevat paineen näyttää entistäkin asiantuntevimmilta. Koska riskien- ja menojen hallinnasta on tullut tärkeä osa liiketoimintaa, johtotaso kiinnittää huomiota matkustamiseen uudella tavalla. Huomio kiinnittyy nyt siihen, kuinka matka-asioista vastaavat pystyvät tasapainottamaan riskienhallinnan ja säästöt luodakseen menestyksekkään ja turvallisuuteen keskittyvän ohjelman.

Keskity tietojen keräämiseen

Menestyneitä ihmisiä yhdistää muutama asia; he kuuntelevat ja oppivat alan asiantuntijoilta, tarkistavat ja käyttävät tietoa ja ottavat nämä tiedot huomioon päätöksenteossaan. Kaikkea on mahdotonta tietää, etenkin näinä epävarmoina aikoina. Kokosimme joitain ehdotuksia, joiden avulla voit auttaa organisaatiotasi siirtymään tulevaisuuteen, lisätä omaa asiantuntemustasi ja valmistautua hetkeen, jolloin matkustusohjelmasi on jälleen käytössä kokonaisuudessaan.

Tässä on muutama vinkki:

  • Opi tuntemaan matkailuala mahdollisimman hyvin. Hyödynnä verkkoseminaareja alan uutisten saamiseksi ja liity paikallisiin matkailujärjestöihin, kuten GBTA:n paikallisosastoon1, voidaksesi luoda yhteyksiä muihin toimijoihin.
  • Ota selvää, tarjoaako liikematkatoimistosi mitään online-verkostoitumismahdollisuuksia tai jaettuja koulutustilaisuuksia. Me tarjoamme asiakkaillemme esimerkiksi Egencia Connect -yhteisön, joka auttaa matka-asioista vastaavia löytämään ja jakamaan vinkkejä ja tietoa muiden alan ammattilaisten ja asiantuntijoiden kanssa.
  • Tee tiivistä yhteistyötä sisäisten sidosryhmien kanssa varmistaaksesi, että heidän tarpeensa on täytetty. Tämä voi tarkoittaa säännöllisiä keskusteluja esimerkiksi henkilöstöhallinnon kanssa terveyteen ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa tai talousosaston kanssa matkakustannuksiin ja menoihin liittyvissä asioissa. Saat lisää neuvoja siihen, kuinka voit lähestyä tätä ongelmaa Liikematkustuksen aloittaminen uudelleen COVID-19 jälkeen -verkkoseminaarista.

”Älä yritä tehdä kaikkea yksin: Luo matkailuun, terveyteen ja turvallisuuteen liittyvien sidosryhmien verkosto, johon voi kuulua esimerkiksi henkilöstöhallinnon edustajia ja johtajia. Ja kun keskustelet henkilöstöhallinnan kanssa, harkitse koronaviruskriisin jälkeiseen matkailuun liittyviä riskejä huolella varmistaaksesi, että ne ovat tiedossa ja että niiden vaikutusta lievennetään mahdollisuuksien mukaan. Älä julkaise ohjeita tai puitteita ilman konkreettista tietoa. Et todellakaan halua, että matkustajat joutuvat tilanteeseen, jossa he tarvitsevat apua eivätkä tiedä mitä tehdä.”

— Caroline Strachan, toimitusjohtaja, Festive Road

Kysy oikeanlaisia kysymyksiä

Mieti niitä kysymyksiä ja vastauksia, jotka sinun on otettava huomioon ohjelmasi uudelleensuunnittelussa tai kun laadit seuraavaa johdolle suunnattua esitystäsi.

  • Mitä merkitystä matkailulla on yrityksellesi ja miten voit yhdistää sen kasvu- ja elvyttämisstrategiaasi? Arvioi yrityksesi matkustusohjelma ja -käytännöt varmistaaksesi, että ne täyttävät yrityksesi tavoitteet nykytilanteessa.
  • Millainen vaikutus tällä kaikella on matkustajiin työtehtäväkohtaisesti? Keskustele osastopäälliköiden kanssa saadaksesi tietää, kenen on palattava tien päälle ja kuinka heitä on ehkä tuettava eri tavalla. Yrityksestäsi riippuen matkustukseen liittyvät muutokset vaikuttavat kaikkiin aina myyntihenkilöistä ja henkilöstöhallinnosta insinööreihin, joten on tärkeää ottaa selville millaista lisätukea he tarvitsevat.
  • Kuinka olet ottanut matkustajien huolenaiheet huomioon? Keskustele matkustajien kanssa joko suoraan tai yrityksen laajuisten kyselyjen avulla. IATA ilmoitti äskettäin, että 84 prosenttia matkustajista pelkää matkustaa, kunnes viruksen leviäminen on saatu hallintaan2. On välttämätöntä puuttua työntekijöiden huolenaiheisiin, jotta he voivat tuntea olonsa turvallisiksi lähtiessään jälleen työmatkoille ja jotta voit tarjota heille parasta mahdollista riskienhallinnan tukea.
  • Kuinka tilivastaavasi voi auttaa sinua? Liikematkatoimiston tilivastaava on liikematkailun asiantuntija, ja hänen tulisi tarjota sinulle arvokasta tukea ja tietoa.

Lataa opas, jonka avulla koronaviruskriisin jälkeisen matkustusohjelman uudelleensuunnittelu helpottuu ja josta saat käytännöllisiä neuvoja yritysmatkustusohjelmaan ja -käytäntöihin liittyvien tavoitteiden asettamiseen, analysointiin ja tarkistamiseen.

Tiedota suunnitelmistasi

Kun suunnitelmasi ovat valmiit, seuraava askel on esitellä ne johtoryhmälle. Ensiksi sinun tulee onnistua saamaan kaikki saman virtuaalisen kokouspöydän ympärille, ja sen jälkeen voit valmistautua esitykseen.

  • Aloita pienin askelin. Ota ensin yhteyttä esimieheesi ja hyödynnä hänen tukensa huolenaiheidesi jakamisessa eteenpäin ja aloitteittesi saamisessa oikeiden ihmisten eteen.
  • Keskity siihen mitä tiedät ja voit hallita, jotta voit vaikuttaa päätöksiin ja minimoida matkustajille koituvat riskit. Et voi ennustaa tulevaisuutta, joten muista ottaa esiin asiat, joihin olet keskittynyt parhaillaan ja kuinka ne tukevat yritystäsi ja matkustajia.

”Pidä esitys lyhyenä ja yksinkertaisena. [Johtoryhmäsi] haluaa saada yleiskuvan ilman liiallista määrää tietoja. Anna pari vaihtoehtoa, mutta muista aina asettaa oma suosituksesi etusijalle.”

— Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

  • Jaa ongelmakohdat hallittavissa oleviksi osiksi, jotta voit helpommin esitellä ne. Aloita suurimmista ongelmista ja mahdollisuuksista ja keskity sitten siihen, kuinka aiot puuttua niihin varmistaen, että vähintään kiireellisimmät ongelmat otetaan huomioon.
  • Luota itseesi ja muista pitää kaikki tiedot ulottuvillasi. Muista myös pyytää palautetta. Yleisölläsi saattaa olla ideoita, joita et ole vielä harkinnut.

”Älä osallistu kokoukseen ilman, että hallussasi on kaikki tiedot. Tiivistä asiat ja aloita esittämällä fakta- ja tilastotietoja.”

— Lisa Wilke, Corporate Travel Manager, Nationwide.

Luota itseesi

Elämme ennennäkemättömiä aikoja. Vuoden 2020 vaatimukset ja haasteet ovat kaukana aikaisemmin kohtaamistamme. Luota itseesi, ota selville kaikki faktat, hyödynnä sidosryhmäsuhteitasi ja aseta turvallisuus etusijalle. Ja jos edelleen jännität suunnitelmiesi ja ideoidesi esittelyä, voit löytää vinkkejä blogistamme Helpot strategiat ammattilaisimagosi vahvistamiseksi. Ja aina kannattaa aloittaa hengittämällä syvään ja juomalla vettä. Pystyt kyllä tähän.

Ja viimeiseksi: tee yhteistyötä loistavien yhteistyökumppanien kanssa

Egencia voi auttaa sinua kaikkien yllä olevien neuvojen ja vinkkien toteuttamisessa. Tiimimme on aina valmiina tukemaan sinua. Kun olet kerännyt palautetta sisäisiltä sidosryhmiltä ja ymmärtänyt heidän uudet vaatimuksensa, asiantunteva tilinhallinta- ja toteutustiimimme auttaa sinua mukauttamaan yrityksesi käytännöt tarpeiden mukaan.

Voit aina myös hyödyntää jo mainitsemamme erinomaisen verkossa olevan Egencia Connect -yhteisön avun. Yhteisö on turvallinen paikka jakaa parhaita käytäntöjä, saada liikematkustukseen liittyviä neuvoja ja vinkkejä matkustusalan asiantuntijoilta ja muilta ammattilaisilta sekä ansaita pisteitä hauskojen haasteiden suorittamisesta.

Koska hallitsemme yli 9 000 yrityksen matkustustarpeita maailmanlaajuisesti, voimme auttaa sinua kehittymään vahvemmaksi liikematkavastaavaksi organisaatiossasi.

Tutustu oppaaseen, jonka avulla voit muokata matkustusohjelmaasi COVID-19:n jälkeiseen aikaan, saadaksesi lisätietoja valmistautumisesta matkustuksen seuraavaan vaiheeseen.

1. ”Yhdysvaltojen paikallisosastot”. GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/us-chapters
2. ”IATA COVID-19 passenger survey.” Kansainvälinen ilmakuljetusliitto (IATA). Huhtikuu 2020. https://www.iata.org/en/publications/covid-passengers-survey/