Skip to main content

Mitä matkavastaavat tekevät ja miten Egencia Analytics Studio auttaa heitä

3 tapaa, joilla Egencia Analytics Studio auttaa matkavastaavia

4 min
Julkaistu: 15 July 2020
Analytics-Studio-main-image.jpg

Saatat kuvitella, että liikematkustuksen kuvailu on helppoa, mutta yksityiskohdat hämärtyvät nopeasti. Ilman tehokasta tietojen analysoimista ja visualisointia johdon keskustelut yrityksesi matkustusohjelman menestyksestä saattavat muistuttaa arpapeliä.

Liikematkustus vaikuttaa yksinkertaiselta: Ihmiset matkustavat eri paikkoihin. He käyttävät yrityksen rahoja lentoihin, junamatkoihin, vuokra-autoihin ja hotelliöihin. Kuulostaa sangen suoraviivaiselta, mutta sitä se ei ole.

Oli yrityksesi matkustusohjelma sitten miten suuri tahansa, useimmat yritysten matkavastaavat seuraavat paria päämittaria. Kuinka moni varasi ennakkoon ohjeiden mukaisesti? Käyttääkö tarpeeksi moni valitun liikematkatoimiston palveluita? Kuinka paljon säästimme matkakuluissa neuvotelluilla hinnoilla viimeisen vuosineljänneksen aikana? Auttaako yritykseni liikematkatoimisto yritystä automaattisesti säästämään rahaa? Tällaiset kysymykset vaativat oikeanlaisia tietoja ja oikeanlaisen analyysin, jotta niiden avulla voidaan tehdä täsmällisiä havaintoja.

Egencia Analytics Studio on suunniteltu matkavastaavat ja heidän päivittäiset raportointitarpeensa mielessä pitäen. Tuloksena on alustallamme oleva käyttäjäystävällinen ominaisuus, joka on suunnattu liikematkoja ammatikseen hallinnoiville henkilöille. Analytics Studiossa voit tutustua matkakulutietoihin visuaalisesti, saada oivalluksia ja tunnistaa uusia säästömahdollisuuksia. Seuraa tilastotrendejä optimoidaksesi eri matkakategorioiden, kuten lentojen, hotellien, junamatkojen ja vuokra-autojen, kuluja. Analytics Studio tarjoaa muutakin kuin tavanomaisen katsauksen yrityksen liikematkoihin. Tietojen kattavan ja nopean visualisoinnin avulla se auttaa sinua viestimään tärkeistä matkustustiedoista ja tuloksista yrityksesi sisäisille tiimeille ja johdolle.

Liikematkaohjelman tehokkaan hallinnoimisen kannalta on erittäin tärkeää ottaa ensimmäiseksi selvää siitä, miten moni yrityksesi matkustajista on ottanut yrityksesi liikematkatoimiston käyttöön ja tekee käytännön mukaisia varauksia. Analytics Studion avulla sinun ei tarvitse enää arvuutella tarkastellessasi merkittävimpiä mittaustuloksia. Voit visualisoida nopeasti tärkeimmät mittarit, kuten kulut, verkkopalveluiden käyttöasteen ja käytännön noudattamisen, koko ohjelman laajuudelta. Voit myös käyttää monia erilaisia suodattimia perehtyäksesi tietoihin tarkemmin esimerkiksi eri kuljetustapojen tai osastojen mukaan.

Kun olemme tehneet töitä niiden yritysten kanssa, jotka pitävät matkustamista osana kasvustrategiaansa, olemme havainneet kolme tapaa, joilla Analytics Studio auttaa matkavastaavia.

1. Perehdy kuluihisi

Analytics Studion avulla Egencia loi vetäviä raportteja, joita voit antaa organisaatiosi henkilöstöhallinnolle, talouspuolelle, johdolle ja hankintatiimeille. Teemme tämän mahdolliseksi tarjoamalla yhtenäisen näkymän liikematkustuksen tiedoista. Egencia tallentaa kaikki yrityksesi matkustustiedot yhteen paikkaan, oli kyse sitten verkossa, verkon ulkopuolella tai sovelluksessa tehtävistä varauksista − näin saat kattavan kuvan yrityksesi matkustusohjelmasta.

Aivan ensimmäiseksi tulee ottaa selvää siitä, mihin yrityksesi rahat menevät. Ajatellaanpa esimerkiksi lentokuluja – on tärkeää tietää, mitkä ovat suosituimmat lentoreitit, miten usein niillä lennetään ja kuka niillä lentää. Kun olet saanut nämä tiedot, voit analysoida sitä, miten paljon rahaa kuluu, ja alkaa miettiä, voiko yrityksesi tehdä säästöjä neuvottelemalla hinnoista lentoyhtiöiden kanssa. Niissä tapauksissa, joissa yrityksen liikematkustus muuttuu joka vuosi tai vuosineljännes tai jopa eri aloitteiden mukaan, on tärkeää saada tietoja siitä, mihin resursseja kannattaa käyttää.

Analytics Studio tarjoaa kattavan näkymän koko organisaatiosi lentokuluihin lentoja koskevan yleisnäkymän avulla. Täällä voit tutustua tarkemmin kuluihin ja ostostapahtumien määriin yksittäisen matkustajan, käytettyjen lentoreittien tai lentoyhtiön mukaan. Jos sinun täytyy syventyä tietoihin vieläkin tarkemmin, sinulla on käytettävissäsi osaston, matkatyypin (kotimaan ja kansainväliset matkat) sekä matkustusluokan tasolla. Tämänkaltaiset yleisnäkymät ovat saatavilla myös hotelleille, junamatkoille ja vuokra-autoille, joten voit olla varma siitä, että saat aina tarvitsemasi tiedot.

2. Tarkastele tietoja kätevästi eri tasoilla

Kun raportoit matkustustiedoista kollegoillesi tai johdolle, oleellisuus on tärkeää. Jos esimerkiksi hallinnoit tietyn alueen matkoja yrityksessä, joka toimii kymmenissä maissa, haluat ensisijaisesti tietää oman alueesi tilanteen. Yleiskäsitys saattaa olla hyödyllinen, mutta esimiehesi ovat yleensä kiinnostuneita omasta budjetistaan, eivät koko organisaatiosta.

Matkavastaavat voivat antaa työntekijöille Analytics Studion eritasoisia käyttöoikeuksia näiden roolien perusteella. Ohjelma on joustava, ja sitä voi helposti muokata liiketoimintasi tarpeiden mukaan. Näiden tasojen ansiosta käyttäjät näkevät heidän omaan työhönsä vaikuttavat tiedot mutta eivät muuta. Tämä estää tietojen urkkimisen ja tietoähkyn, joka saattaa syntyä, jos saatavilla on myös työn kannalta merkityksettömiä tietoja.

Analytics Studio tarjoaa myös monia erilaisia mahdollisuuksia tutkia tietoja erityisen tarkasti. Voit suodattaa visualisoituja tietoja osastojen tai matkustusryhmien mukaan. Jos haluat vertailla esimerkiksi ennakkovaraussääntöjen noudattamista liiketoimintayksikkö A:ssa ja liiketoimintayksikkö B:ssä, Analytics Studiossa on helppokäyttöisiä säätöjä, jotka auttavat luomaan vertailevia visuaalisia kaavioita nopeasti. Niiden avulla voit tunnistaa yrityksesi matkustusohjelmassa toistuvia malleja ja trendejä, jotka saattavat vaatia johdon huomiota, löytää säästökohteita ja hioa yrityksesi käytännön noudattamista koskevaa strategiaa.

Monikansallisten yritysten tietojen visualisointi

3. Pidä matkustajat turvassa raporttien avulla

Matkustuskäytäntöjen tavoitteena on säästää rahaa, mutta tämä edellyttää sitä, että käytäntöjä myös noudatetaan. Käytäntöjen noudattamisen varmistaminen puolestaan edellyttää sitä, että sääntöjen rikkojat tunnistetaan ja että sääntörikkomusten kustannuksia koskevat tiedot voidaan koota. Egencian kaltainen maailmanlaajuinen liikematkustusratkaisu helpottaa tiedonkeruuta.

Käytäntöjen noudattamista voidaan lisätä myös käyttämällä näitä tietoja käytäntöjä koskevien keskustelujen pohjana. Jos esimerkiksi matkustajien paikallisia tapoja ei oteta huomioon, se saattaa johtaa siihen, että matkustajat eivät noudata käytäntöjä. Me Egencialla ymmärrämme, miten tärkeää on tukea tiettyjä kuljetusmuotoja ja luoda sitä vahvistavia käytäntöjä. Kun käytäntöjen noudattamisen tuomia säästöjä analysoidaan paikallistasolla, voi tulla ilmi jotakin sellaista, joka toimisi myös kansainvälisellä tasolla.

Analytics Studio on luotu helppokäyttöiseksi työkaluksi niille henkilöille, jotka pyörittävät liikematkustusohjelmia jokapäiväisessä työssään. Sen avulla voit ymmärtää, miten yrityksesi matkustusohjelma toimii, miten se voisi toimia paremmin, miten yrityksesi voi tehdä lisää säästöjä – ja miten voit kertoa tehokkaasti koko yrityksesi henkilöstölle matkustusohjelman tehokkuudesta.

Lue lisää Egencia Analytics Studiosta.

Oliko tästä sisällöstä hyötyä?
0

Looking for better business travel solutions? Get in touch with our team.