Riskinhallinta matkustuksessa: Parhaita käytäntöjä

Riskinhallintakäytännöt matkustuksessa

Organisaation koosta ja luonteesta riippumatta työnantajien on tuettava liikematkustajien terveyttä ja turvallisuutta. Maailmanlaajuisen terveyskriisin, poliittisen epävarmuuden ja luonnonkatastrofien vaikuttaessa matkailuun vuonna 2020 on entistäkin tärkeämpää olla valmistautunut. Nyt, enemmän kuin koskaan aikaisemmin, yrityksillä tulee olla kattavat matkariskien hallintakäytännöt.

Yrityksesi on todennäköisesti luomassa riskinhallintakäytäntöjä matkustajillesi ja koko matkustusohjelmallesi. Osana tätä prosessia sinun on arvioitava ja tarkasteltava jokaiseen matkaan liittyviä riskejä. Sinun on myös suunniteltava, kuinka yrityksesi tulee auttamaan matkustajia ennen matkaa, matkan aikana ja sen jälkeen.

Seuraavista riskienhallintaosioista saat tietoa, jota tarvitset vahvistaaksesi matkustuskäytäntöjäsi, minimoidaksesi matkustajiesi riskit ja tukeaksesi yrityksesi tarpeita.

  1. ARVIOI: Arvioi ja lievennä jokaiseen työmatkaan liittyviä riskejä tarkistamalla käytäntösi
  • Estä matkat tiettyihin kohteisiin: Määritä matkustaminen korkean riskin reiteillä tai kohteisiin käytäntöjen vastaiseksi tai estä mahdollisuus varata lentoja tiettyihin kohteisiin varmistaaksesi, että matkustajat eivät ota tarpeettomia riskejä.

Yleishuomio: Vuoden 2020 tammikuusta lähtien niiden asiakkaiden, jotka ovat määrittäneet käytäntöjen vastaisia kohteita rajoittaakseen tai kieltääkseen matkat korkean riskin kohteisiin, määrä on lisääntynyt yli 210 prosenttia.

  • Päivitä matkustajien maksimimäärä: Rajoita samalla lennolla matkustavien henkilöiden määrää lisäämällä maksimimäärä yrityksesi matkustuskäytäntöihin.
  • Tarkista hyväksyntäasetukset: Yleensä suosittelemme, että annat matkustajien tehdä varaukset ilman ylimääräisiä hyväksyntäprosesseja. Mutta kriisiaikoina on välttämätöntä suorittaa riskinarviointi ja tarkistaa, voitaisiinko lisähyväksynnällä varmistaa, että johto on tietoinen tulevista liikematkoista ja että he voivat tehdä tietoisia päätöksiä asianmukaisesti. Voit määrittää nämä asetukset helposti uudelleen, kun tilanne palautuu normaaliksi.

Yleishuomio: Vuoden 2020 tammikuusta lähtien niiden asiakkaiden, jotka matkustajien turvallisuuden varmistamiseksi jo ennen matkan varaamista lisäsivät käytäntöihin turvallisuushyväksynnän, määrä on lisääntynyt 83 prosenttia.

  • Muistuta matkustajia päivittämään yhteystietonsa: Matkustajien matkapuhelinnumeroiden ja hätäyhteystietojen tulisi olla ajan tasalla heidän Egencian profiileissaan. Tarvitset viimeisimmät tiedot, jotta voit olla yhteydessä heihin helpommin kriisin aikana. Vaikka tästä ei voida tehdä pakollista kaikissa maissa, matka-asioista vastaavat voivat kehottaa matkustajia täyttämään nämä tiedot profiilia luodessaan.

Katso tämä webinar parhaista käytännöistä työntekijöiden matkustusriskien vähentämiseksi ennen matkaa, matkan aikana ja sen jälkeen.

  1. TARJOA APUA: Ymmärrä, kuinka voit paikantaa, ottaa yhteyttä ja tukea matkustajia hätätilanteessa
  • Egencian matkustajan seuranta: Voit tarkastella kaikkien matkustajien varauksia reaaliajassa yhdellä silmäyksellä ja suodattamalla tiettyjen sijaintien, lentoyhtiöiden tai aikataulujen mukaan. Saatavillasi on kaikkien matkustajien tiedot ja voit ottaa heihin yhteyttä nopeasti luomalla sähköpostin suoraan työkalusta tai lataamalla yhteystietoluettelon.
  • Viestit matkustajille: Valitse hälytykset, jotka haluat julkaista organisaatiosi Egencian sivuilla tai luo kontekstuaalisia viestejä, jotka linkittyvät tietyntyyppisiin varauksiin (lento-, hotelli-, junamatka- tai vuokra-autovarauksiin) tai matkakohteisiin.
  • Matkustustiedotteet: Varmista, että matkustajat lataavat mobiilisovelluksen, jotta he saavat hälytyksiä push-viesteinä matkan aikana ja näkevät helposti kaikki mahdolliset matkaan vaikuttavat tapahtumat.
  • Matkojen peruutukset: Pysy ajan tasalla lentojen ja hotellivarausten muuttuvasta tilanteesta koronavirukseen keskittyvän matkustusraportointikeskuksen avulla. Voit arvioida ja lieventää sekä matkustajien että liiketoiminnan matkariskejä keskuksessa ja jakaa palautetta keskeisille sidosryhmille.
  • Egencia Advantage: Egencian työkalun ominaisuuksien lisäksi teemme yhteistyötä kymmenen huolenpitovelvollisuuden palveluntarjoajan kanssa, jotka tarjoavat lääketieteellistä apua, matkustusturvallisuuspalveluita sekä vakuutusturvan. Alla on lisätietoja joistain eduista:
  • Allianz: Vakuutus on kriittinen aihe, koska liikematkustukseen liittyy tuloihin mahdollisesti vaikuttavia sopimussitoumuksia. Lentoa varatessaan matkustajat voivat hyödyntää Allianzin lentomatkavakuutuksen, joka on saatavilla Pohjois-Amerikassa ja 15 EMEA-maassa (*ehtoja ja poikkeuksia sovelletaan).
  • International SOS: Käytä tätä palvelupakettia hallitaksesi matkariskejä proaktiivisesti ja hyödynnä työkaluja, jotka auttavat sinua tukemaan matkariskien hallintakäytäntöjäsi. Näihin kuuluu muun muassa Site Monitor. Katso nyt.
  • WorldAware Pysy ajan tasalla, jotta voit auttaa matkustajia välttämään ja lieventämään ongelmia. Palveluihin kuuluvat reaaliaikaiset tiedot globaaleista uhkatilanteista, ympärivuorokautinen maailmanlaajuinen apu sekä kriisinhallinta. Lue lisää.

Lataa liikematkaturvallisuuden tarkistuslista nähdäksesi, kuinka voit pitää huolta matkustajistasi parhaalla mahdollisella tavalla.

  1. TARKISTA: Paranna matkariskien hallintastrategioita
  • Arvioi nykyisen matkariskien hallintasuunnitelmasi tehokkuus: Pyydä palautetta kaikilta tapahtumien reagointiin osallistuvilta osastoilta suorittaaksesi tilanteiden jälkipuinnin. Organisaatiosi koronaviruspandemiaan reagoinnin analysointi voi antaa sidosryhmille tilaisuuden tuoda julki asiat, joissa onnistuttiin ja joissa on vielä parantamisen varaa. Pitikö yrityksesi henkilöstöhallintotiimi esimerkiksi Egencian matkustajan seuranta -raportteja hyödyllisinä? Vai olivatko jotkut matkustajatiedot vanhentuneita? Tällaisen palautteen kokoaminen voi auttaa sinua tunnistamaan puutteet yhdessä sisäisten sidosryhmien kanssa ja kannustaa matkustajia päivittämään yhteystietonsa.
  • Pyydä palautetta matkustajilta: Keskustele sellaisten matkustajien kanssa, joihin koronaviruskriisi vaikutti suoraan, saadaksesi heidän ainutlaatuisen näkemyksensä siitä, kuinka organisaatiosi toteutti valmiussuunnitelmansa. Voit esimerkiksi lähettää matkustajille kyselyn, jossa heiltä kysytään saivatko he tarpeeksi tietoa ennen matkaa, matkan aikana ja sen jälkeen?

Saatat ehkä huomata kolmea ehdotettua vaihetta seuratessasi, että sinun on muokattava käytäntöjäsi. Voi olla, että huomaat tarkistusvaiheessa käytännöissäsi aukon tai yksinkertaisesti, että eri maat ovat päivittäneet rajoituksensa. Mihin tahansa käytäntöjesi osiin sinun tuleekin tehdä muutoksia sen varmistamiseksi, että ne tukevat riskienhallintasuunnittelua, Egencian avulla voit olla varma, että matkustajasi saavat tarvitsemansa tuen. NTT Singapore on hyvä esimerkki: ”meillä oli aikaisemmin monia erilaisia käytäntöjä, eikä kukaan voinut muistaa niitä kaikkia. Mutta Egencian ansiosta meidän ei tarvitse opetella enää mitään ulkoa. Kaikki käytännöt löytyvät alustalta”, Tricia Lim, yrityssuunnitteluosaston varapääjohtaja, kertoo.

Nyt kun olet ryhtynyt toimenpiteisiin tehdäksesi ohjelmastasi turvallisemman, voit alkaa puuttua matkustajien huolenaiheisiin ja valmistella heitä matkustamisen aloittamiseen uudelleen. Lataa matkaa edeltävä turvallisuustarkistuslista nyt.