Yritys:

NTT Singapore Pte. Ltd.

Työntekijöiden lukumäärä:

Noin 200

Vuonna 1997 perustetulla NTT Singapore Pte Ltd.:llä (NTTS) on yli 20 vuoden kokemus tieto- ja viestintäteknologiaratkaisujen tarjoamisesta. Globaali, monipuolinen ja dynaaminen tieto- ja viestintäteknologian yritys NTT Ltd. työllistää noin 40 000 ihmistä 57 maassa, ja se käy kauppaa 73 maassa ja tarjoaa palveluita yli 200 maassa.

Haaste

NTTS on huipputeknologiayritys, jonka seuraavan sukupolven työvoima odottaa ketterää ja henkilökohtaista liikematkustusohjelmaa. NTTS:n aikaisempi liikematkatoimisto oli perinteinen yritys, ja yrityssuunnitteluosaston varatoimitusjohtaja Tricia Lim ja hankintapäällikkö Raymond Thor kertoivat olleensa innokkaita tekemään yhteistyötä liikematkatoimiston kanssa, joka vastasi paremmin yrityksen arvoja.

”Ennen Egenciaa työntekijöiden oli tehtävä pyyntö keskushallinnon tiimille varatessaan mitä tahansa lentoa tai hotellia”, Tricia kertoo. ”Siihen meni paljon aikaa, meillä ei ollut valinnanvapautta, ja prosessi oli kallis, koska ihmiset tekivät lisämaksuja aiheuttavia viime hetken muutoksia.”

Sopivan kulttuurin löytäminen

”Valitsimme Egencian, koska koimme, että heillä oli samanlainen visio kuin NTTS:llä. Egencia hyödyntää teknologiaa ja innovaatioita tarjotakseen työntekijöillemme, asiakkaillemme ja suuremmille yhteisöille paremmat yhteydet”, Tricia selittää. He kokivat, että Egencian avulla he voivat vakaan matkaohjelman rakentamisen lisäksi myös luoda vahvan matkakulttuurin, joka heijastaa aidosti yrityksen arvoja.

”NTTS ei ole perinteinen yritys; jokainen meistä varaa omat matkansa itse”, Tricia sanoo. ”Siirryttyämme tekemään yhteistyötä Egencian kanssa, olemme voineet tuoda erilaiset matkustusvaihtoehdot työntekijöidemme ulottuville. Nyt heillä on vapaat kädet suunnitella omat matkansa.”

Varaus Egencian maailmanlaajuisella alustalla on helppoa. Matkustajat ja Travel Managerit käyttävät samaa alustaa​kuin Egencian matkakonsultit, joten varaus- ja matkanhallintakokemus on johdonmukainen ja ennustettavissa. Matkustajat ja matkanvaraajat voivat käyttää alustaa millä tahansa laitteella ja jopa aloittaa varauksen tekemisen esimerkiksi kannettavalla tietokoneella ja tehdä sen loppuun älypuhelimella.

”Yksi ensisijaisista tavoitteistamme on tehdä matkustamisesta helppoa, ja Egencia on auttanut tässä paljon”, Tricia sanoo. ”Matkustajat voivat löytää hotelleja lähellä kohdettaan ja jopa varata lentoja ja hotelleja viime hetkellä Egencian alustan kautta.”

Henkilökohtaistetut vaihtoehdot tekevät matkustamisesta entistä helpompaa jokaisella matkalla. Alustamme tarjoaa hakutuloksia, jotka perustuvat matkustajan mieltymyksiin ja aikaisempiin hakuihin. Näitä tuloksia parannetaan koneoppimisella sekä NTTS:n matkustuskäytäntöjen tiedoilla ja muilla yrityksen ja sen ulkopuolella olevien matkailijoiden tiedoilla.

Henkilökohtaisella kokemuksella on myös tärkeä rooli. Tricia muistelee aikaa, jolloin yrityksen toimitusjohtaja tarvitsi apua ollessaan matkalla Yhdysvalloissa. Viime hetken reittisuunnitelman muutoksen vuoksi hänen lentoaan ja hotellivarauksiaan oli muutettava kiireellisesti. ”Asiakaspalveluoli erittäin tehokasta – he tukivat häntä välittömästi, kun hän joutui vaihtamaan hotelli- ja lentovarauksensa”, hän kertoo.

NTTS on innovatiivinen yhtiö, jota hallitsee yrittäjähenki. Egencian alustateknologian avulla NTTS:n matkustajat voivat varata ja hallita matkojaan vapaasti. Ja huippuluokan asiakaspalvelumme ansiosta he voivat luottaa siihen, että olemme heidän apunaan odottamattomien tilanteiden ilmetessä.

Kustannussäästöjä ja parempi varauskokemus

Aikaisemmin keskitetty matkustustiimi oli vastuussa runsaasta määrästä matkustuspyyntöihin liittyvää viestintää.

Joka kerta, kun matkustaja varasi matkan, erilaisten hintaehdotusten ja vahvistusten edestakaiseen lähettelyyn kului jopa tunti. Alustamme ansiosta varaus- ja hyväksyntäaika lyheni 15 minuuttiin.

Keskushallinnon työtapojen muokkaaminen on myös säästänyt NTTS:lle yllättävän paljon rahaa. Teknologian älykkään käytön ansiosta Egencian varausmaksut ovat pienet perinteisiin toimistoihin verrattuna. Lisäksi varausportaali suosittelee automaattisesti halvimpia NTTS:n käytäntöjen mukaisia matkustusvaihtoehtoja.

Alettuaan tehdä yhteistyötä Egencian kanssa NTTS:n palvelumaksukulut ovat vähentyneet 60 prosenttia ja lentovarauksiin käytetyt kulut 27–58 prosenttia vuoden aikana.

”Egencian portaali auttaa sekä parantamaan matkustajiemme kokemusta että seuraamaan kustannuksia”, Raymond sanoo. Se auttaa myös lisäämään matkojen sujuvuutta, mikä tarkoittaa sitä, että matkustajat voivat keskittyä tehtäviinsä. ”NTTS on iso yritys, ja Egencian alusta on helpottanut globaalien toimipaikkojemme löytämistä, koska kaikki sijaintitiedot on ladattu järjestelmään. Nyt matkustajamme näkevät, mitkä hotellit ovat saatavilla lähietäisyydellä paikasta, jonne he ovat matkalla.” 

Älykäs data, parantunut käytäntöjen noudattaminen ja vankka muutosten hallinta

Travel Managerit hyötyvät siitä, että keskitämme kaikki heidän tarvitsemansa matkustustiedot alustallemme. Näin he voivat seurata matkustuskustannuksia, analysoida yksilöiden sekä yritysryhmien matkoja ja luoda avainhenkilöille visuaalisia raportteja kaikista matkustusohjelman osista. ”Mittarit auttavat meitä seuraamaan matkakuluja, neuvottelemaan lentoyhtiöiden kanssa ja varmistamaan paremmat yrityshinnat”, Raymond sanoo.

Egencian portaalin käyttö on myös lisännyt käytäntöjen noudattamista.

”Aiemmin luotimme siihen, että ihmiset noudattivat käytäntöjä”, Tricia sanoo. ”Nykyään matkustuskäytäntömme ja hyväksymisprosessimme on integroitu alustaan. Se on auttanut minimoimaan käytäntöjen vastaiset varaukset ja olemme nähneet parannuksia tarkastuksissamme.”

Matkustuskäytäntöjen integroiminen alustaan helpottaa myös matkustajien elämää. Aikaisemmin ”yrityksessämme oli monia erilaisia käytäntöjä, joten kukaan ei voinut oppia niitä ulkoa”, Tricia kertoo. ”Mutta Egencian ansiosta meidän ei tarvitse opetella ulkoa mitään. Kaikki käytännöt löytyvät alustalta.” Tämän ansiosta yleishallinnon tiimi voi pitää työntekijät ajan tasalla käytännöistä menettämättä aikaa matkustusohjelman hallinnasta.

Egencia tarjoaa kattavan perehdytyksen ja apua muutoksenhallintaan, jotta Travel Managerit ja hankintapuolen ammattilaiset voivat auttaa työntekijöitä valmistautumaan uusiin työmatkustustapoihin. Tämä prosessi kattaa myös eduista tiedottamisen matkustajille; tähän sisältyy yrityksen matkustuskäytäntöjen asettaminen helposti saataville, lomamatkojen tekemiseen käytettävää matkanvarausalustaa muistuttava alusta ja mahdollisuus saada ammattimaista tukea sekunneissa.

Apua kriiseihin varautumisessa

Käytäntöjen noudattamisen parantamisen sekä matkakustannusten ja ajan säästämisen lisäksi alustamme tarjoaa NTTS:lle myös kriittistä tietoa hätätilanteissa. ”Aikaisemmin koimme, että emme pystyneet seuraamaan työntekijöitämme”, Tricia painottaa.

Tämän tietovajeen vakavuus tuli meille selväksi ikävällä tavalla Japanin vuoden 2011 tsunamin aikaan. ”Meillä oli alueella paljon työntekijöitä, mutta ei mitään tietoa siitä, missä he olivat. Egencian ansiosta tiedämme nyt missä työntekijöidemme tulisi aikataulun mukaan olla. Ja koska kaikkien on tehtävä varaukset alustan kautta, heidän sijaintinsa näkyy Traveler Trackerissa, mikä todella auttaa meitä suunnittelemaan kriisinhallintaa.”

Täydellinen valinta

Globaali liikematkustusalustamme ja sen helppokäyttöinen varaustyökalu on auttanut NTTS:ää vapauttamaan matkustajansa. Samalla käytäntöjen noudattaminen on parantunut sekä erinomaisen käyttäjäkokemuksen että alustaan integroitujen matkustuskäytäntöjen ansiosta.

Tietojen keruu ja raportointi on myös auttanut Travel Managereita luomaan merkittäviä kustannussäästöjä analyysien avulla, neuvottelemaan edullisempia hintoja ja seuraamaan matkustajia kaikkialla maailmassa.

Tricia näkee kaiken tämän etuna, joka on auttanut organisaatiota hallitsemaan maailmanlaajuista matkaohjelmaansa, antamaan matkustajille enemmän vapauksia ja luomaan positiivisen matkustuskulttuurin. ”Egencia auttoi meitä parantamaan tehokkuuttamme ja antamaan seuraavan sukupolven työvoimallemme enemmän vapauksia.”

Oletko valmis luomaan joustavan globaalin matkustusohjelman yrityksessäsi? Ota meihin yhteyttä nyt.