Mitä liikematkailun reaktiosta COVID-19-tilanteeseen voi oppia?

Koronavirus muuttaa liikematkailua

Yritysten matkahallinnoilla on riittänyt kiirettä tänä vuonna. Pandemian aikana matkahallinnon vastuuhenkilöillä on ollut suuri työ liikematkustajiensa olinpaikan selvittämisessä, liikematkojen peruuttamisessa ja Maailman terveysjärjestön sivupäivitysten tarkkailussa. Voimmekin oppia tästä ajasta paljon ja hyödyntää oppimaamme tulevaa varten.

Me Egencialla isännöimme neljä webinaaria yhdessä Business Travel Newsin kanssa auttaaksemme yrityksiä ymmärtämään alalla tapahtuneita muutoksia COVID-19-tilanteen alusta lähtien. Olemme myös jakaneet näissä webinaareissa tietoa ja vinkkejä johtotason matkustajilta, matkahallinnon vastuuhenkilöiltä ja matkapalvelujen tarjoajilta auttaaksemme yrityksiä suunnittelemaan seuraavia vaiheitaan.

Ensimmäisessä webinaarissa Egencian johtajana toimiva Ariane Gorin kertasi kriisin alkuvaiheet ja matkailualan reaktiot uuteen tilanteeseen. Kuten Ariane kertoi, aluksi tapaus näytti rajoittuvan vain tietylle alueelle, mutta siitä tuli nopeasti maailmanlaajuinen pandemia. Nyt kun tilanteeseen ei enää tarvitse reagoida niin kiireellisesti, yritykset analysoivat kokemuksiaan ja mukautuvat liikematkailun tulevaisuuteen.

Katso webinaarista vinkkejä ja neuvoja matkustusohjelmasi uudelleenaloittamiseksi.

Asiakaskeskeinen ratkaisu

Kaksisuuntainen kommunikointi Egencian ja asiakkaidemme matkahallinnon vastuuhenkilöiden välillä on tärkeämpää kuin koskaan. Suuntasimme huomiomme nopeasti asiakkaiden palautteessa ja pyynnöissä esiintyneisiin aihealueisiin. Kommunikoimme myös asiakkaidemme kanssa niin monella kanavalla kuin mahdollista hallinnoidaksemme ja jakaaksemme heille jatkuvasti päivittyviä tietoja.

Lähetimme tilinhallintaorganisaatiomme työntekijöille päivittäin sisäisiä tiedotteita, jotta he olisivat valmiimpia palvelemaan asiakkaitamme. Lähetimme asiakkaidemme matkahallinnolle päivittäisiä ilmoituksia sekä pidimme tukikeskuksemme ja muun sivustomme jatkuvasti ajan tasalla. Jatkuva kommunikointi ei kuitenkaan pääty tähän. Tilanne muuttuu edelleen jatkuvasti maailman siirtyessä uudenlaiseen matkailuun, ja kommunikointi tuleekin olemaan jatkossa erittäin tärkeää.

Liikematkailun valmistautuminen uuteen normaaliin

Matkailun palatessa ja yritysten lähettäessä työntekijöitään takaisin tien päälle matkahallinnon on keskityttävä moneen eri asiaan. Niistä kolme tärkeintä ovat:

  1. Valtioiden säädökset. Rajoitukset voivat vaihdella kaupungeittain, alueittain, maittain ja liikennevälineen mukaan. Tee yhteistyötä liikematkatoimistosi ja riskienhallintapalveluiden tarjoajien kanssa arvioidaksesi riskit ja tiedottaaksesi matkustajia säännöksistä.
  2. Tue huolenpitovelvollisuutta palvelun korkean käyttöasteen ja käytäntöjen noudattamisen avulla. Kuvittele, että olet juuri luonut uudet liikematkustuskäytännöt ja sisällyttänyt ne varaustyökaluun liikematkatoimiston avustuksella. Käytät lisäksi liikematkatoimistosi tarjoamaa matkustajan seurantatyökalua saadaksesi selville, minne matkustajasi ovat menossa ja missä he ovat olleet. Tämä on hienoa, mutta jos palvelua ei käytetä, siitä ei ole mitään hyötyä. Matkustajasi eivät näe matkustuskäytäntöjä, etkä voi saada heidän olinpaikkaansa selville hätätilanteessa. Nyt on aika kannustaa työntekijöitä palvelun käyttöön ja painottaa sen tärkeyttä.
  3. Pidä yhteystietosi ajan tasalla. Työntekijöiden yhteystiedot voivat muuttua nopeasti, olivatpa he uusia tai jo kauan yrityksessä olleita. Pyydä työntekijöitäsi päivittämään yhteystietonsa sekä heidän hätäyhteyshenkilöidensä tiedot.

Kannattaako liikematkailu jatkossakin?

Olipa sinulla sitten matkustajia tällä hetkellä tien päällä tai jos suunnittelet jo matkustamisen uudelleenaloittamisen ajankohtaa, nyt on korkea päivittää liikematkustusohjelmasi COVID-19-kriisin tuomien kokemusten avulla. Matkailun ammattilaisina me uskomme vahvasti kasvokkain käytävien tapaamisten tuomaan lisäarvoon, mutta faktoilla on suurempi painoarvo. Määrittele millaiseksi asetat matkustustavoitteesi ja miten mittaat sijoitusten tuottoa näyttääksesi, mitä voit saavuttaa matkustusohjelmallasi.

Muutosten hallinta

Kuten Ariane mainitsi webinaarissa, yritysten matkustusohjelmat joutuivat ankaraan testiin COVID-19:n alkuvaiheessa, kun liikematkustajat olivat edelleen tien päällä, peruuttivat matkojaan, eikä paluupäivästä vielä ollut tietoa.

Olemme keskittäneet suurimman osan viimeisimmistä innovaatioistamme matkustajien ja matkahallinnon auttamiseen näiden haasteiden ratkaisemiseksi. Näihin kuuluvat verkkoon saataville luodut lomakkeet, joiden avulla matkustajat voivat peruuttaa varauksensa itse säästääkseen aikaa ja välttääkseen puhelinpalvelussa jonottamiseen tuhlautuvaa aikaa.

Millaista liikematkailu tulee olemaan lähitulevaisuudessa?

Tie matkailun paluuseen entisenlaiseksi ei ole tarkkaa tiedettä. Arianen loppupäätelmien mukaan ihmiset tulevat olemaan hermostuneita aloittaessaan matkustamisen uudelleen. Yritysten matkahallinnon on kuunneltava matkustajien huolia ja vastattava niihin tiedolla ja matkaa edeltävän turvallisuustarkistuslistan avulla.

Webinaarista saat lisää tietoja ja suosituksia, joiden avulla voit valmistella liikematkustusohjelmasi uuteen matkailuympäristöön.