Matkustuskäytännöt ja kustannustietoisuuden kulttuuri

Liikematkailija ja Travel Manager keskustelevat käytännöistä

Jokaisessa yrityksessä on kulttuuri, olipa se tarkoituksella rakennettu tai luonnostaan kehittynyt. Kulttuuri on osa yrityksen tuotteiden kehittymistä, brändi-identiteettiä ja asiakaspalvelua, mutta myös sen työympäristöä, yrityskäytäntöjä ja liikematkustusta. Itse asiassa matkustusohjelmasi – sillä se koskee jokaista liiketoiminnan osa-aluetta – on todennäköisesti ikään kuin koko yrityskulttuuri pienessä mittakaavassa.  

Matkustusohjelmallasi on suuri merkitys, ja onnistuneen ohjelman luonti on aivan ensiarvoisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille. Webinaarit, sähköposti ja videokokoukset ovat kaikki tietysti hyödyllisiä. Mikään ei kuitenkaan voita tapaamista kasvotusten, kun on kyse yhteyksien luomisesta ja sopimusten aikaansaamisesta. Vuonna 2017 Harvard Business Review (HBR) totesi, että kasvotusten esitetyt pyynnöt ovat 34 kertaa tehokkaampia kuin sähköpostitse lähetetyt.1

On välttämätöntä, että yrityskulttuuria kehitetään siten, että se edistää organisaation tavoitteiden täyttymistä. Lisäksi on ehdottoman tärkeää, että matkustusohjelma – ja sen perusteella muodostuva matkustuskulttuuri – ovat yhteensopivat laajemman yrityskulttuurin kanssa ja täydentävät sitä.

Johdonmukainen matkustuskulttuuri

Jos liikematkaohjelmasi ei ole hyvin hallittu, ja jokainen varaa ja ilmoittaa kulunsa useammassa paikassa sekä verkossa että sen ulkopuolella, tai jos koko yrityksesi matkustusta hallitsee yksi sisäinen henkilö, vaarana on asioiden muuttuminen sekaviksi ja aikaavieviksi hyvin nopeasti. Lisäksi huonosti hallittu matkustus voi aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia yrityksellesi. Ei tarvitse kuin miettiä sitä ajanhukkaa, jonka matkustajien kulujen ja matkasuunnitelmien käsittely vaatii. Toinen esimerkki ovat kustannukset, joita syntyy käytäntöjä rikkovista varauksista tai sellaisista, jotka maksavat sallittua enemmän johtuen siitä, miten tai missä ne on tehty. 

Hyvin hallitty matkustus edistää johdonmukaisuutta. Yhteistyöllä Egencian kaltaisen liikematkatoimiston (TMC) kanssa ja alustaratkaisuja hyödyntäen liikematkustusta voidaan helpottaa ja se voidaan yhdistää kokonaisuudeksi. Matkustajat tekevät varaukset itsenäisesti helppokäyttöisen liittymän kautta, ja Travel Manager puolestaan pystyy muokkaamaan käytäntöjä tarpeen mukaan, tarkistamaan missä matkustajat ovat ja luomaan raportteja esimerkiksi kuluista – yhdeltä alustalta käsin. Tämä tekee prosessista yksinkertaisemman kaikille ja säästää arvokasta aikaa.

Matkustuskulttuuri käytäntöjenmukaisuuden lisääjänä

Yksi pienten tai keskisuurten yritysten ensimmäisistä ongelmista on kulujen hallinta matkustavien työntekijöiden määrän lisääntyessä, ja yleensä juuri tämä luo tarpeen kattavan matkustusohjelman suunnittelulle.  

On selvä, että hotellihuoneiden, vuokra-autojen ja lentolippujen kustannuksille tarvitaan rajoituksia. Mutta miten muutokset kannattaisi tehdä, jotta tuloksena olisi yrityksen toiminnan kohentuminen, eikä päinvastainen?  

Yksi vaihtoehto on yksinkertaisesti rajojen asettaminen ja asian jättäminen sikseen. Tällöin jokaisen työntekijän tarvitsee itse varmistaa, että hän tietää uusimmista käytäntöihin tehdyistä muutoksista, laatii oikeutuksen varaukselleen ja lähettää koko matkan hyväksyttäväksi. Tämän tyyppinen varausprosessi ei kuitenkaan ole matkustajan näkökulmasta hyvä.  

Ratkaisu on ryhtyä yhteistyöhön liikematkatoimiston kanssa, jonka alusta sallii matkustajien tehdä omat päätöksensä, mutta varmistaa samalla käytäntöjenmukaisuuden. Näin varaaminen on edelleen tuttua ja personoitua: alustana kautta etsintä, arvostelujen tarkistaminen ja matkasuunnitelman luonti sujuu helposti. Yrityksen sisäiset käytännöt tulevat kuitenkin automaattisesti käyttöön hintojen ja rajoitteiden kohdalla, joten varaajan ei tarvitse tarkistaa käytäntöjä moneen kertaan. Egencian alustalla Travel Managerit pystyvät jopa muuttamaan matkustuskäytäntöjä milloin ja missä tahansa.

”On mahtavaa, että pystyn tekemään muutoksia käytäntöihin tarpeen mukaan. Teknologia on käytössäni milloin tahansa”, sanoo Joy Anzinger, Splunkin Senior Manager of Global Travel.

Alustamme osoittaa myös parhaat matkustuskäytännön mukaiset valinnat matkustajillesi, mikä tapahtuu koneoppimista hyödyntäen, ja näin säästyy vielä enemmän aikaa ja saadaan lisää mahdollisuuksia vähentää kuluja.

Matkustuksen rooli henkilökunnan rekrytoinnissa ja pysyvyydessä

Jos kaikki työntekijäsi tekevät liikematkavarauksensa yhden keskitetyn alustan kautta, saat Travel Managerina runsaasti ajantasalla olevaa dataa, joka mahdollistaa matkustusohjelman tarkastelun kokonaisuudessaan sekä ajan- ja rahansäästömahdollisuuksien löytämisen. Datan avulla voit esimerkiksi tunnistaa paremmin toistuvat ongelmat, kuten myöhäiset varaukset ja käytäntöjä rikkovan käytöksen, jotta voisit ottaa ne puheeksi matkustajiesi kanssa ja parantaa organisaatiosi näkökulmaa matkustukseen. 

Yrityskulttuuriin sopivat matkustuskäytännöt, joita työntekijät tukevat, voivat myös auttaa yritystäsi kilpailemaan parhaiden kykyjen saamisessa ja pitämisessä.

Hyvin luodut, helposti noudatettavissa olevat matkustuskäytännöt edistävät sitä, että työntekijäsi toimivat käytäntöjen mukaan, kokevat saavansa tukea ja puhuvat yrityksesi matkustuskulttuurista myönteisesti. Accenturen mukaan johtavat yritykset ovat huomanneet, että työntekijän kokemus on uusi kilpailuedun saavuttamisen edellytys.2 Hyvä työntekijäkokemus sisältää myös sen, miten henkilön odotetaan varaavan matkoja ja matkustavan työssään, joten on tärkeää varmistaa, että arvokkaat mahdolliset työntekijät tietävät, että oma lähestymistapasi liikematkailuun on positiivinen ja mutkaton.

Haluatko lisätietoa matkustuksen roolista hintatietoisessa yrityskulttuurissa? Lue white paper.


1 Alexander Osterwalder, et al. ”Don’t Let Your Company Culture Just Happen,” Harvard Business Review, 2016.

2 Accenture Strategy. ”Employee Experience Reimagined”, Accenture, 2017.