Matkakulujen hallintaa ja keino kasvattaa tuloja

Tunnista kasvumahdollisuudet

Matkakulujen hallinta keskittyy usein vain matkustamiseen liittyvien kulujen hallintaan. Johtajien tulee kuitenkin ymmärtää, että matkustus on yksi liikevaihdon kasvun avaintekijöistä, ja että parhaat diilit tehdään usein kasvokkaisissa tapaamisissa. Kun työntekijät matkustavat henkilökohtaisesti tapaamaan potentiaalisia asiakkaita, on onnistuminen todennäköisempää kuin puhelimeen turvautuessa. Matkabudjetin umpimähkäinen leikkaaminen ei aina takaakaan parhaita tuloksia, vaan haasteena on ymmärtää, millainen matkustus parantaa tulosta eniten. Siinä apuun tulevat data ja analytiikka.

Matkustuksen ja liikevaihdon välinen yhteys

Kun tulot notkahtavat, matkakulujen leikkaaminen on monen yrityksen ymmärrettävä valinta. Matkakulujen karsiminen vaikuttaa järkevältä: voihan yritys pyöriä, vaikka työntekijät eivät matkustaisikaan toisiin maihin ja kaupunkeihin. Monet talous- ja hankintajohtajat ovat kuitenkin huomanneet, että näiden kulujen leikkaaminen on joskus haitaksi.

Oletko koskaan nähnyt asiakkaan vilkuilevat kelloaan tai haukottelevan kyllästyneesti, kun puhut heidän kanssaan puhelimessa? Lähes mahdotonta, eikö? Kun taas tapaat asiakkaat kasvokkain, voit heti huomata, jos keskustelu uhkaa ajautua huonoon suuntaan. Jos työsi on kasvattaa tuloja, ymmärrät, että joissain tilanteissa on parasta mennä paikan päälle. Heikkojen signaalien havaitsemisen lisäksi kasvokkainen tapaaminen tai konferenssi osoittaa, että olet aidosti kiinnostunut asiakkaasta.

Asiakastyötä tekevät työntekijät tarvitsevat usein matkabudjettia viimeistelläkseen diilejä ja kasvattaakseen myyntiä. Sen osoittavat myös tilastotiedot. Vuonna 2017 Yhdysvalloissa kulutettiin liikematkoihin 317 miljardia dollaria, ja yritysten tuotot nousivat 6,8 biljoonaan dollariin. Panostus matkustamiseen voi siis näkyä kovana tuloksena. Saman todistavat myös U.S. Travel Associationin aiemmat tutkimukset.

Yksi esimerkki löytyy matkailualalta. Verkkotapaamisten yleistyessä hotellin omistajat huolestuivat, että kasvokkaisten tapaamisten ja tapahtumien tarve vähenisi. Teknologian kehityksestä huolimatta yritykset kuitenkin arvostavat edelleen tapahtumia. Eikä ihme, sillä kasvokkaisten tapaamisten konversioluvut ovat virtuaalitapaamisia huomattavasti parempia.

Miten älykäs matkakulujen hallinta voi auttaa kasvamaan?

Talousjohtajat tietävät, että tuloja luova matkustus ei ole sattumanvaraista. Rahat eivät ilmesty yrityksen tilille pelkästään matkoja varaamalla. Kasvua ja tehokkaita päätöksiä on sen sijaan luvassa, jos käytössä on älykäs matkakulujen hallinta. Kun ymmärrät, milloin matkustamisella on oikeasti merkitystä tuloksen kannalta, osaat käyttää matkabudjettisi niin, että se hyödyntää yritystäsi.

Matkustuksella ja liiketoiminnan kasvulla on yhteys myös silloin, kun yritys haluaa laajentaa uusille alueille. Egencian asiakas, koulutuskentällä toimivat start up -yritys, huomasi, että matkakulujen hallinta auttoi avaamaan uusia toimistoja kustannustehokkaasti. Uuden toimiston avaaminen voi tarkoittaa yllättävää piikkiä matkakuluissa, sillä toimiston pystytys ja uusien ihmisten palkkaaminen edellyttää usein, että työntekijät matkustavat ahkerasti toimistojen välillä. Uudella paikkakunnalla matkojen varaaminen ei välttämättä myöskään noudata keskitettyjä varauskäytäntöjä. Egencian alustan avulla yritys pystyi seuraamaan matkakuluja ja käytäntöjen noudattamista. Sen ansiosta uusien toimistojen avaaminen onnistui ilman matkabudjetin ylittämistä.

Tuloksen parantaminen edellyttää paitsi liikevaihdon kasvua myös tulojen kontrollointia. Jos sekä myynti että kulut kasvavat, ei tulos välttämättä parane. Siksi matkakulujen hallintajärjestelmä on tärkeä. Matkustus on yrityksen toiseksi suurin hallittavissa oleva kuluerä. Haasteena on kuitenkin leikata kuluja vahingoittamatta liikevaihtoa. Siinä apuna ovat matkanhallintakumppanit ja -teknologiat.

Matkanhallinnan avulla voi säästää jopa 20 % suorista matkakuluista ja 65 % epäsuorista kuluista. Egencian asiakas Nasdaq säästi puolessa vuodessa 500 000 $ otettuaan käyttöön matkanhallinta-alustan. Säästäminen on siis oikeasti mahdollista. Seuraava antaa käsityksen säästömahdollisuuksista: Majoitus vie noin 14 % matkabudjetista, mutta vain noin 40 % hotellikuluista liittyy yli yön matkoihin. 60 % majoituskuluista käytetään siis yrityksen käytäntöjen ulottumattomissa. Jos yrityksesi majoituskulut ovat 14 miljoonaa dollaria, tarkoittaa tämä yli 8 miljoonan menetyksiä.

Yhteistyö sopivan liikematkatoimiston kanssa voi auttaa lisäämään käytännönmukaisia hotellivarauksia vuosi vuodelta ja kasvattamaan varausten näkyvyyttä. Teknologiaan perustuvat liikematkatoimistot voivat tarjota esimerkiksi automatisoituja reaaliaikaisia ilmoituksia, jotka hälyttävät, jos majoitus varataan käytännön vastaisesti.

Datan rooli

Jotta yritys voisi tavoittaa matkakulujen hallinnan mahdollistaman tulopotentiaalin, tarvitaan tilastotietoja. Yksi avaintekijöistä on tehokkuus, ja automatisoitujen ja yksityiskohtaisten tietojen avulla yritys voi ymmärtää matkakulut paremmin ilman, että työntekijät käyttävät tunteja tietojen syöttämiseen ja seuraamiseen.

Yksityiskohdillakin on väliä. Egencia Analytics Studio antaa yleisnäkymän matkakuluista ja käytäntöjen noudattamisesta organisaatiossa. Työkalu auttaa herättämään matkaohjelman tarinan henkiin. Sen avulla vastuuhenkilöt voivat tarkkailla dataa visuaalisessa muodossa, löytää piiloon jääneitä tietoja ja tunnistaa uusia säästökohteita. He voivat optimoida kuluja eri matkakategorioissa, joita ovat lennot, hotellit, junamatkat ja autonvuokraus. Analytics Studiossa käyttäjät voivat visualisoida ennakko-ostojen vaikutuksen eri käytäntö- ja matkatyyppeihin (esim. kansainväliset matkat ja kotimaan matkat).

Matkakulujen hallinta auttaa kasvattamaan tuloja. Yhteistyö liikematkatoimiston kanssa ja matkanhallintateknologioiden hyödyntäminen antaa sinulle työkalut ja prosessit, joiden avulla voit pitää matkakulut budjetin ja käytäntöjen mukaisina. Samalla voit keskittyä matkustamiseen, joka auttaa kasvattamaan yrityksesi tulosta.

Jos haluat lisätietoja Egenciasta ja hankintojen ja liikematkailun tulevaisuudesta, lataa yrityksemme white paper tästä.