Maksut liikematkoilla: Mikä sopii yrityksellesi parhaiten?

Liikematkustaja hallitsee matkakulujaan

Oikean maksutavan valitseminen liikematkustusohjelmallesi voi tuntua monimutkaiselta. Vaihtoehtoja on paljon, ja jokaisella niistä on omat etunsa ja haittansa. Lisäksi eri vaihtoehdot saattavat sopia yrityksellesi eri aikoina. Yrityksen alkuaikoihin sopiva maksuvaihtoehto ei välttämättä ole oikea vaihtoehto yrityksen kasvaessa ja kehittyessä.

Siksi me olemme tukenasi. Olemme koonneet kattavan luettelon saatavilla olevista maksutavoista. Lisäksi erittelimme niiden suorituskyvyn useilla alueilla, joihin kuuluu muun muassa käytäntöjen noudattaminen ja täsmäytys, voidaksemme auttaa sinua valitsemaan niistä yrityksellesi parhaiten sopivan.

Parhaan maksutavan valitseminen

Kuinka voit valita maksutavan, joka sopii parhaiten yrityskulttuuriisi ja varmistaa samalla, että voit seurata matkakustannuksiasi? Hallittu liikematkojen maksustrategia voi tukea matkustusohjelmaasi ja matkustajiasi sekä luoda säästömahdollisuuksia. Oikeanlaisen hallintatyökalun ja maksuasetusten avulla voit vastaanottaa, jakaa, käsitellä ja täsmäyttää maksut helposti.

Tässä on joitain liikematkojen yleisimpiä maksuratkaisuja, joita yritykset käyttävät tällä hetkellä:

Asiakkaillemme parhaiten sopivat vaihtoehdot

Yritykselläsi saattaa olla ainutlaatuisia maksuvaatimuksia, ja parhaan maksuratkaisun valitseminen saattaa riippua useista eri tekijöistä. Esimerkiksi pankkilait saattavat vaihdella maasta toiseen yrityksesi eri toimipisteissä. Tai käytössäsi saattaa olla monia organisaatiosi eri osastoille suunniteltuja teknologisia ratkaisuja, joiden avulla voit täsmäyttää kustannukset ja raportoida niistä.

Eri maksutavoissa on omat etunsa ja riskinsä, ja tarvitset viime kädessä sellaisen, joka toimii kaikille matkustajillesi aina harjoittelijoista johtajiin.

Alla on joitain suosituksia sen perusteella, mikä toimii parhaiten asiakkaillemme heidän tarpeidensa ja tavoitteidensa mukaan:

Tarvitsetko keskuslaskutusvaihtoehdon? Egencia ottaa virtuaalimaksut (Client Central Payments -vaihtoehdon) käyttöön syksyllä 2020. Virtuaalisia luottokortteja on helppo hallita, täsmäyttää ja ne tarjoavat keskuslaskutusvaihtoehdon. Koska virtuaalikorttien numerot ovat kertakäyttöisiä ja ne luodaan jokaista varausta varten erikseen, ne ovat turvallisin maksutyyppi.

Pääominaisuudet:

  • Useimmat palveluntarjoajat hyväksyvät ennakkomaksut verkossa
  • Hyvitykset lähetetään takaisin yrityksellesi, mutta ei-hyvitettävistä liikematkavarauksista myönnetyt hyvityskupongit pysyvät työntekijän nimissä
  • Ne tukevat neuvoteltuja sopimushintoja ja hotellien tarjoamia lisämukavuuksia
  • Tarjoaa liikematkailijoille keskitetyn maksuvaihtoehdon paikan päällä

Huom.: Tämä vaihtoehto edellyttää uuden virtuaalikorttitilin avaamista pankkiisi tai luottokorttiyhtiöösi, eikä se välttämättä tue kaikkia matkapalveluita tai -maksuja. Virtuaalinen maksuvaihtoehto tulee käyttöön ensin Pohjois-Amerikassa, EMEA-alueella ja Australiassa.

Haluatko hallita matkakustannuksia paremmin? Keskitetyt yrityskortit (kuten American Express -kortit) takaavat kulujen täyden hallinnan

Pääominaisuudet:

  • Useimmat palveluntarjoajat hyväksyvät ennakkomaksut verkossa
  • Hyvitykset lähetetään takaisin yrityksellesi, mutta ei-hyvitettävistä varauksista myönnetyt hyvityskupongit pysyvät työntekijän nimissä
  • Suurin osa Egencian kautta varattavista hotelleista hyväksyy verkossa tehtävän ennakkomaksun keskitetyllä kortilla
  • Ei tue sopimushintoja ilman jälkikäteistä laskutusta tai valtuutusta
  • Maksu veloitetaan yleensä paikan päällä, ellei suoralaskutusta ole määritetty

Tarvitsetko enemmän joustavuutta? Yksittäiset yrityskortit ovat joustavin maksutapa matkajärjestelyjen tekemiselle, mutta nämä kortit saattavat myös aiheuttaa ongelmia matkakulujen hallinnassa.

Pääominaisuudet:

  • Koska jotkut hotellit ja autovuokraamot vaativat maksun paikan päällä, tämän vaihtoehdon avulla matkailijat voivat helpommin maksaa vuokrauskulut ja vakuutukset
  • Yrityksen matka-asioista vastaavat voivat lisätä matkustusohjelmaan kustannusten hallintatoimenpiteitä käyttämällä Egencian järjestelmässä olevia käytäntö- ja hyväksyntäasetuksia

Huom.: Tämä vaihtoehto on tuettu maailmanlaajuisesti, paitsi Kiinassa ja Etelä-Afrikassa.

Haluatko vähentää ennakkomaksujen määrää? Henkilökohtaiset kortit vähentävät ennakkomaksujen määrää ja ovat hyödyllisiä paikoissa, jotka vaativat fyysisen kortin. Henkilökohtaisten korttien käyttö voi kuitenkin vähentää työntekijöiden tyytyväisyyttä, koska matkustajan on maksettava kaikki itse ja hoidettava hyvitysprosessi.

Pääominaisuudet:

  • Yhtiösi ei tarvitse ottaa vastuulleen lentolippujen ostamisesta aiheutuvia korkeita etukäteiskuluja
  • Koska jotkut hotellit ja autovuokraamot vaativat maksun paikan päällä, matkustajat voivat hoitaa asiat itse
  • Työntekijät saavat pitää luottokorttiedut itsellään, mutta heidän on kannettava myös alkuperäinen taloudellinen taakka, eikä kaikilla työntekijöilläsi välttämättä ole henkilökohtaista luottokorttia
  • Hyvitykset palautetaan kortille, mikä voi aiheuttaa ongelmia kulujenhallintaprosessissa, esimerkiksi tapauksissa, joissa peruutus tehdään hyvityksen saamisen jälkeen
  • Sinun on tehtävät riittävät muutokset matkustusohjelmasi käytäntöihin, jotta voit lisätä liikematkakäytäntöjen noudattamista

Huom.: Tämä vaihtoehto on tuettu maailmanlaajuisesti, paitsi Kiinassa ja Etelä-Afrikassa

Liikematkojen maksuihin liittyy monia vaihtoehtoja, ja viime kädessä sinun on valittava niistä yrityksellesi parhaiten sopiva. Riippumatta siitä, minkä maksutavan valitset, varmista, että se sopii sekä yrityksesi tämänhetkisiin että tulevaisuuden tarpeisiin.

Etsitkö parempia liikematkustusratkaisuja? Ota yhteyttä tiimiimme.