Liikematkojen hankinta nykymaailmassa

Päivitä liikematkojen hankintaprosessisi nykyajan mukaisiksi.

Kirjoittaja: Dan Godsell, global sales

Maailmantalouden tunnustettu tosiasia on se, että muutokset tapahtuvat yhä nopeammin. Asiakkaiden odotukset kasvavat jatkuvasti, ja yritysten on tehtävä alati uusia innovaatioita parantaakseen asiakaskokemusta. Yritysten on oltava ketteriä, joustavia ja sopeutumiskykyisiä. Se tarkoittaa sitä, että niiden on päivitettävä prosessejaan säännöllisesti.

Koska maailma muuttuu yhä nopeammin, voi tietyn tekijän ja siihen liittyvien prosessien välillä ilmenevä aukko luoda ongelmia. Mitä tapahtuu esimerkiksi silloin, kun jostain suhteellisen arkipäiväisestä hyödykkeestä tuleekin yhtäkkiä strateginen investointi? Perinteisiltä liikematkojen hankintakäytännöiltä ja -työkaluilta voi viedä kauan sopeutua uuteen tilanteeseen, ja se taas voi vaikuttaa yrityksen liiketoimintaan negatiivisesti. Liikematkustus on osa muuttuvaa maailmaa, ja minä tahdon tutustua tähän muutosvoimaan eri näkökulmista.

Otetaan esimerkiksi vaikkapa autojen akut – kyllä, autojen akut (vakuutan, että tämä on ihan oleellista). Autojen valmistajat tarvitsivat niitä polttomoottoreihinsa, joten ne olivat luonnollisesti tärkeitä. Mutta pidettiinkö akkuja strategisina investointeina? Tuskin. Akkujen hankinnassa kaikkein tärkein tekijä oli epäilyksettä hinta. Teknologia, päästöihin liittyvät huolet ja täysin uudenlaiset kilpailijat ovat kuitenkin muuttaneet akkujen asemaa. Yhä useammat ovat siirtyneet perinteisistä polttomoottoreita käyttävistä autoista sähköisiin ajoneuvoihin, ja se on muuttanut akkujen asemaa merkittävästi. Esimerkiksi Teslan kaltaiset yritykset ovat perustaneet kokonaisia akuille omistettuja yrityksiä.

Toinen esimerkki voisi olla se, miten työpaikat ovat kehittyneet nykyisellä tietotalouden aikakaudella. Vielä vähän aikaa sitten monet meistä työskentelivät perinteisissä avokonttoreissa, joissa työntekijät istuivat sermeillä erotelluissa työpisteissä. Näiden avokonttorien hinta voitiin laskea melko helposti (konttorin neliömetrit jaettuna työntekijöiden määrällä), ja kaikkein edullisimmat konttoritilat olivatkin myös kaikkein halutuimpia. Nykyään yritykset käyttävät työtilojensa suunnitteluun paljon harkintaa ja työtä, ja monilta työpaikoilta löytyykin erilliset alueet eri työtehtäville sekä ryhmätyölle. Työpaikat eivät enää ole toistensa kaltaisia sermilabyrintteja vaan tarkasti suunniteltuja kokonaisuuksia, joiden avulla yritykset määrittävät oman yrityskulttuurinsa, edistävät innovaatiota ja luovat juuri niille ominaisen työntekijäkokemuksen. Yritykset panostavat harkittuihin suunnittelupalveluihin sen sijaan, että ne etsisivät käsiinsä mahdollisimman halvan toimistokäyttöön sopivan hallin.

Näitä erilaisten hyödykkeiden ja palveluiden asemaa koskevia muutoksia tapahtuu yhä useammin, sillä maailmantalous muuttuu yhä nopeammin ja nopeammin. Vain harva on sitä mieltä, että sähköisten ajoneuvojen akut pitäisi hankkia samalla tavalla kuin polttomoottorilla varustettujen autojen akut. Konkreettisten laitteiden hankintaa koskevat ongelmat on helpompi havaita kuin esimerkiksi liikematkustusta tarjoavien palvelualojen. Perinteiset liikematkojen hankintakäytännöt – jotka keskittyvät usein tarjouspyyntöihin – ovat jääneet ajastaan jälkeen, sillä liikematkustuksen rooli on muuttunut.

Muuttuvat matkustusvaihtoehdot

Suurin muutos liikematkustuksessa on itse asiassa yksityismatkailussa tapahtuneen vallankumouksen seurausta. Emoyhtiömme Expedia Group oli yksi tämän muutoksen tärkeimmistä ajajista.

Erilaisten työkalujen, sovellusten, vaihtoehtojen sekä lentojen ja hotellien hintojen, sijainnin ja palveluiden/mukavuuksien vertailutapojen äkillinen tulva on muuttanut yksityismatkailijoiden matkustuskokemusta. Liikematkustuksen alalla tämä tarkoittaa sitä, että työntekijöistä on tullut nopeasti aiempaa tiedostavampia ja että heidän odotuksensa modernia liikematkustusta kohtaan ovat kasvaneet. Yritysten on näin ollen entistä haastavampaa varmistaa, että heidän tiedostavat työntekijänsä noudattavat yrityksen matkustuskäytäntöjä.

Liikematkojen hankinnan avulla on helppo huolehtia tämän muutoksen konkreettisista puolista, kuten hinnoista ja käytäntöjen mukaisuudesta. Nykyään matkustamiseen liittyy kuitenkin oleellisesti myös monia liiketoiminnan vähemmän konkreettisia puolia. Hyvä matkustuskokemus on tärkeä osa työntekijöiden tyytyväisyyttä – tätä mittaria yrityksen johto seuraa usein sisäisesti. Hyviä matkustuskäytäntöjä voi käyttää hyväksi rekrytoinnissa ja työntekijöiden pysyvyyden varmistamisessa. Liikematkustus voi auttaa parantamaan yrityksen tuloja sekä tarjota myös lukuisia muita etuja.

Tarjouspyyntöjen avulla kaikkia näitä yllämainittuja, vähemmän konkreettisia ja liikkuvia osia on hankala tavoittaa. Minun kokemukseni mukaan ne voi jakaa kolmeen peruskategoriaan:

  • Prosessin alku: Vesille heitetään laaja verkko, ja vaihtoehtoja arvioidaan standardisoidun tuloskortin avulla. Mahdollisia palveluntarjoajia seulotaan ja luodaan lyhyt lista tulevaa selvitystä ja keskustelua varten.
  • Prosessin loppu: Suurin osa päätöksistä on jo tehty. Tarjouspyyntö on tarkistusprosessi, joka aloittaa lopullisia yksityiskohtia koskevat neuvottelut.
  • Tarjouspyyntö on koko prosessi: palveluntarjoaja täyttää pyynnön ja jää odottamaan tuloksia.

Jokaisella näistä prosesseista on omat hyvät puolensa, eivätkä monet organisaatiot ole muuttaneet näitä standardikäytäntöjä hetkeen. Erilaisten palveluntarjoajien on kuitenkin yhä vaikeampaa tunnistaa, miten ne voivat tarjota lisäarvoa niille yrityksille, joille tarjouspyyntö edustaa edelleen kokoprosessia. Tällaisissa tilanteissa seurauksena on lopulta se, ettei yritys saa välttämättä lainkaan tarjouksia. Tämä ei tarkoita sitä, ettemmekö haluaisi tehdä yhteistyötä yrityksesi kanssa. Meidän molempien on kuitenkin kyseisessä tilanteessa tehtävä enemmän töitä selvittääksemme sen, sopiiko mahdollinen kumppanuutemme yrityksesi tarpeisiin.

Liikematkojen hankinta: tavallisesta hyödykkeestä strategiseksi kumppanuudeksi

Liikematkojen hankintakäytäntöjen päivittäminen tarkoittaa muutakin kuin sitä, että tarjouspyyntö siirretään prosessin eri vaiheeseen. Ainoa tapa ymmärtää sekä liikematkustukseen liittyvät vähemmän konkreettiset että myös sen konkreettiset puolet on keskustella eri ihmisten kanssa. Se kannattaa tehdä myös silloin, kun yrityksesi ei ole aikeissa vaihtaa palveluntarjoajiaan. Matkanjärjestäjät ja liikematkojen hankinta-ammattilaiset pystyvät näet löytämään oikean palveluntarjoajan oikeaan aikaan paljon helpommin, kun he tuntevat alan tarjonnan entuudestaan.

Haluamme ryhtyä avoimeen keskusteluun kanssasi, jotta voimme ottaa selvää yrityksesi kulttuurista. Ovatko matkustajasi kuin kotonaan teknologian parissa? Millaisia heidän odotuksensa ovat? Pitääkö yrityksesi johto liikematkustamista investointina vai kontrolloitavana kuluna? Mitkä ovat yrityksesi tärkeimmät tavoitteet/visiot, jotka liikematkustusohjelmasi on otettava huomioon? Haluatko ylipäätään, että matkustusohjelmasi ottaa ne huomioon? Nämä kysymykset kartoittavat yrityksesi tarpeita tavallista syvemmin, ja vastauksilla voi olla merkittävä vaikutus yrityksesi kuluihin ja suoritukseen.

Yksi tärkeimmistä mahdollisten asiakkaiden kanssa käymistämme keskusteluista on: ovatko matkustajasi tyytyväisiä käyttäessään alustaamme? Tähän kysymykseen annettu vastaus kertoo paljon siitä, noudattavatko matkustajat yrityksesi matkustuskäytäntöjä ja onko yrityksesi mahdollista tähdätä jatkuvaan parantamiseen pitkällä aikavälillä.

Menestyksekäs matkanhallinta vaatii kumppanuutta, ja oikean kumppanin löytämiseen voi mennä aikaa. Eräässä viimeaikaisessa menestystarinassa tapasimme mahdollisen asiakkaan lukuisia kertoja useiden kuukausien aikana ymmärtääksemme asiakkaan tarpeita ja ottaaksemme selvää siitä, voimmeko tarjota asiakkaalle tämän tarvitsemaa apua. Tämän asiakkaan tapauksessa kyse oli muustakin kuin vain muutosten hallinnasta ja tuotosta – he päättivät kehittää liikematkustusohjelmaansa niin, että se otti paremmin huomioon heidän organisaationsa tavoitteet. Näihin keskusteluihin panostaminen johti paljon helpompaan muutosten hallinta- ja tarjousprosessiin.

Kaikesta tästä herääkin seuraava kysymys: miten mukautamme liikematkojen hankintakäytäntöjä niin, että voimme hallinnoida matkustamista (tai matkustuskuluja) tehokkaasti tällä digitaalisella aikakaudella, parantaa toimintaamme jatkuvasti ja tehdä parempia strategisia päätöksiä? Minun mielestäni yritysten kannattaa aloittaa tekemällä yrityksen keskeisistä sekä yrityksen matkustusohjelmaan liittyvistä tavoitteista mahdollisimman yhdenmukaisia.

Jos haluat lukea enemmän nykyaikaisesta suhtautumisestamme liikematkojen hankintaan, lataa tämä white paper.