Kuinka siirtyminen liikematkaohjelmaan luo säästöjä

Liikematkailijat tarkistavat matkatietoja sovelluksesta lentokentällä

Minkä kokoinen organisaatiosi ikinä onkaan, liikematkakulujen tehokas hallinnointi ja tarpeettomien kulujen välttäminen on ensiarvoisen tärkeää menestyksen kannalta. Ja mikäli yrityksessäsi vallitsee kustannustietoinen kulttuuri, on erityisen tärkeää ottaa käyttöön oikeanlainen teknologia, joka auttaa sinua hallinnoimaan kuluja ja luomaan tervettä tulosta. Tarvitset käyttöösi teknologiaa, joka auttaa sinua visualisoimaan dataa matkakulujen kurissa pitämiseksi ja hallinnointitehtävien vähentämiseksi, mikä säästää työntekijöiden aikaa.

Jos organisaatiosi on kasvussa, saatat huomata, että aiemmin niin tehokkaasti toiminut matkustusohjelmasi ei enää tuekaan liiketoimintaasi entisen lailla ja tarvitsetkin nyt liikematkatoimiston apua. Ilman ulkopuolista tukea ja asianmukaista hallintaa liikematkustus saattaa muuttua kömpelöksi. Kulut ja hallinnointitehtävät saattavat karata käsistä, mikäli matkustusohjelma ei ole linjassa organisaation kasvun ja kehityksen kanssa.  Tämän vuoksi hallinnoitu matkustusohjelma on ensiarvoisen tärkeä.

Perustavanlaatuinen tapa tukea brändisi tehokkuutta ja kustannustietoista kulttuuria on tehdä yhteistyötä sellaisten organisaatioiden kanssa, joilla on samat arvot kuin sinulla ja jotka ymmärtävät niin nopeuden kuin kustannustehokkuudenkin tärkeyden.

Kuinka liikematkaohjelma voi auttaa luomaan säästöjä?

Hallinnoitu liikematkustus auttaa sinua ensisijaisesti antamaan matkustajillesi vallan varata matkoja ja tehdä muutoksia niihin teknologian tuella. Hyvä liikematkatoimisto sovittaa sitten saman teknologian avulla matkustuskäytäntösi kyseisiin matkoihin yhdellä ainoalla alustalla. Tämä tarkoittaa sitä, että voit valvoa matkakuluja ja käytäntöjen noudattamista ilman varausten hidasta käsittelyä hallinnointihenkilökunnan kautta. 

Hallinnoimaton matkustusohjelma ei yksinkertaisesti ole kannattavaa yritykselle. Jos hallinnoinnin puolella pitää olla esimerkiksi yksi henkilö viittä matkustajaa vastaan, tulet tarvitsemaan paljon lisähenkilökuntaa matkustavien työntekijöiden määrän kasvaessa. Saatat tähdätä säästöihin käyttämällä hallinnointihenkilökuntaa portinvartijoina matkustuskäytäntöjen noudattamisen tehostamiseksi, mutta menetät kuitenkin lopulta kaiken tästä mahdollisesti saatavan hyödyn. Lisäksi henkilöstön kasvaessa kasvaa myös inhimillisen virheen riski, sillä matkustusohjelman hallinnointi voi olla erittäin haastavaa ja monimutkaista. Hallinnoimattomaan liikematkustukseen tukeutuminen yrityksen kasvaessa johtaa lopulta vähäisiin kokonaissäästöihin.

Kun sinulla on apunasi liikematkatoimisto matkustusohjelmasi hallinnoinnissa, sinun ei enää tarvitse olla riippuvainen lukuisista eri matkanvaraajista. Ja kun liikematkatoimistollasi on käytössä tehtävän sopiva teknologia, annat matkustajillesi mahdollisuuden päästä käsiksi kaikkiin matkustuskäytäntöihin sopiviin matkavaihtoehtoihin. Näin he voivat varata helposti ja nopeasti sellaisen vaihtoehdon, joka sopii parhaiten heidän tarpeisiinsa ja noudattaa matkustuskäytäntöjä.

Kun matkustajasi voivat helposti varata itse haluamansa matkan matkustuskäytäntöjesi mukaisesti, käytäntöjen noudattaminen paranee. Asiakkaamme varauksista itse asiassa yli 80 prosenttia on käytäntöjen mukaisia, sillä heillä on käytössään hallinnoitu matkustusohjelma. Voiko samaa sanoa hallinnoimattomasta matkustusohjelmasta?

Lisäsäästöjen löytäminen

Kun kaikki matkustajat varaavat matkansa samalla alustalla, voit aloittaa tietojen keräämisen, jota taas voit käyttää yrityksesi eduksi. Pelkän kulujen raportoinnin lisäksi voitkin löytää mahdollisuuksia säästää tehokkaammin aikaa ja rahaa. 

Saatat esimerkiksi huomata, että tiimisi tekee varauksia useimmiten tiettyyn majoitusliikkeeseen tai vuokra-autoyhtiöön. Voitkin nyt hyödyntää näitä tietoja ryhmäalennusten neuvottelemiseksi. Ja vaikka tekisitkin jo näin, niin huomaa, että liikematkaohjelma voi auttaa sinua kehittämään lähestymistapaasi. 

Liikematkaohjelman avulla voit yhdistyä suurempaan matkailijaverkoston yrityksesi ulkopuolella. Kustannustietoista yrityskulttuuriasi tukevan matkatoimiston tulisi käyttää vaikutusvaltaansa neuvotellakseen parhaat hinnat sen asiakas- ja matkustajakantaan perustuen. Se voikin usein päästä käsiksi parempiin hintoihin, joita yritysten voisi olla vaikea neuvotella omin neuvoin.

Osana Expedia Groupia me voimme tarjota sinulle laajan valikoiman matkustusvaihtoehtoja lukuisissa eri matkakohteissa. Ja jos olet jo neuvotellut hinnoista tietyn palveluntarjoajan kanssa, voimme tarjota sinulle lisävaihtoehtoja samalla osa-alueella.

Tyytyväiset matkustajat noudattavat sääntöjä

Yrityksen suurimmat kulut muodostuvat työntekijöiden rekrytoinnista ja heidän pitämisestään yrityksen leivissä. Työntekijäsi ovat suurin voimavarasi, ja uskolliset työntekijät antavat yrityksille kilpailuetua.[1]

Asiakkaasi ovat todennäköisimmin tyytyväisiä ja uskollisia, jos he ovat tekemisissä työpaikkaansa tyytyväisen henkilön kanssa, ja jolla on hyviä kokemuksia liikematkoista. Liiketoimintasi on siis riippuvainen työntekijöiden tyytyväisyydestä. Forbesin mukaan “nauttiakseen työstään aidosti työntekijöillä on oltava tunne siitä, että heidän työnantajansa arvostavat heitä ja tarjoavat heille kaiken tarvittavan, mikä auttaa heitä menestymään niin ammatti- kuin henkilökohtaisessakin elämässä.” [2]

Yritys voi voimaannuttaa ja tukea työntekijöitään antamalla heille vallan varata omat matkansa. Eikä sen tarvitse olla monimutkaista. Kun käytössäsi on liikematkatoimisto, joka tukee kustannustietoista yrityskulttuuriasi hallinnoidun matkustusohjelman avulla, voit samanaikaisesti sekä säästää että säilyttää kokonaiskuvan kokonaiskulurajoista varausprosessiin sisällytettyjen käytäntöjen avulla.

Mistä tietää, että on aika siirtyä hallinnoituun liikematkustukseen?

Organisaation kannattaa pitää silmällä muutamia asioita, joista voi saada selville sen, olisiko aika siirtyä liikematkaohjelman käyttöön:

  • Onko matkustajien odotettava pitkään voidakseen varata ja muuttaa matkojaan hallinnollisen hitauden takia?   
  • Jäävätkö etusetelit käyttämättä, koska kukaan ei ole selvillä siitä, mihin eri paikkoihin niitä on tallennettu?   
  • Oletko saanut palautetta tai kuullut huhuja siitä , että liikematkailijat olisivat tyytymättömiä varausprosessiin tai varauksiin liittyviin rajoituksiin?  
  • Oletko huomannut sen, että samaan aikaan kun ohjelma kokonaisuudessaan kasvaa, matkustuskäytäntöjen noudattaminen vähenee?  

Mikä tahansa näistä skenaarioista on hyvä syy alkaa harkita hallinnoitua matkustusratkaisua – ja mitä pikemmin, sen parempi. Yhteistyö liikematkatoimiston kanssa on yrityksen toiminnalle keskeistä, joten on tärkeää valita sellainen kumppani, jonka visio sopii omaasi. 

Jos esimerkiksi säästäminen on tärkeä osa yrityksesi kulttuuria, on tärkeää, että liikematkatoimisto tukee tätä tavoitetta. Liikematkatoimiston on tarjottava tehokas ja kustannustehokas ratkaisu ilman, että sillä olisi negatiivinen vaikutus matkustajatyytyväisyyteen. Liikematkatoimiston olisi varusteltava yrityksen matkahallinto sellaisella teknologialla, joka antaa heidän tehdä työnsä niin nopeasti ja tehokkaasti kuin mahdollista, voimaannuttaa heitä antamaan paras mahdollinen työpanos ja auttaa matkustusohjelmaasi tarjoamaan yritykselle parhaan mahdollisen arvon. 

Oletko valmis tutustumaan lähemmin liikematkaohjelman toimintaan kustannustietoisessa yrityskulttuurissa? Lue white paper: Liikematkustaminen ja kustannustehokkuu

[1] Accenture Strategy. “Employee Experience Reimagined,” Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. “What Employees Really Want At Work,” Forbes, 2018.