Yritys

Kaspersky

Ala

Kyberturvallisuus

Globaali kyberturvallisuusyritys Kaspersky koki yhdenmukaisten matkustuskäytäntöjen laatimisen ja toimeenpanon hankalaksi. Egencian matkanhallinta-alustan ja verkkoresurssikeskuksen avulla Kaspersky onnistui lisäämään käytäntönsä noudattamista globaalilla ja alueellisella tasolla ja parantamaan matkustusohjelmansa yhdenmukaisuutta sekä sitä koskevaa viestintää.

Kaspersky on yksi maailman suurimmista kyberturvallisuusyrityksistä. Sen Travel Managerit pitävät yllä erittäin laajaa liikematkaohjelmaa. Tällä kansainvälisellä yrityksellä on eri puolilla maailmaa yli 30 toimistoa, joista käsin se tukee yli 400 miljoonaa käyttäjää ja 270 000 yritysasiakasta.

Tämä maailmanlaajuinen liiketoiminta tarkoittaa, että Kasperskyn työntekijät matkustavat liikeasioissa usein ulkomaille. Tähän sisältyvät yrityksen Moskovan päätoimiston työntekijät, joiden työmatkat suuntautuvat Pohjois- ja Etelä-Amerikkaan, Afrikkaan, Aasiaan ja Eurooppaan. Myös useiden paikallistoimistojen työntekijöiden on matkustettava lähelle ja kauas yrityksen laajalle ulottuvia toimintoja tukeakseen.

Haaste: Käytäntöjen yhdenmukaisen noudattamisen saavuttaminen

Kasperskyn liikematkaohjelma on kaksitasoinen. Maailmanlaajuiset käytännöt koskee kaikkia yrityksen työntekijöitä, ja niissä määritetään matkustuksen, majoituksen ja päivärahojen enimmäismäärät. Käytännöt määrittävät, mitä kuluja yritys korvaa, kuka voi varata business-luokan lentolipun jne.

Matkustusohjelman toinen taso keskittyy tiettyjä alueita tai maita koskeviin alueellisiin ja paikallisiin käytäntöihin. Näissä käytännöissä annetaan tietoa alueellisista toimintatavoista ja erityisvaatimuksista maailman eri kolkkien kulttuurierot huomioiden. Paikalliset käytännöt sisältävät myös lakisääteisiä ja taloudellista sääntöjenmukaisuutta koskevia tietoja. Paikalliset matkustuskäytännöt ovat maailmanlaajuisia käytäntöjä tiukemmat, sillä mikään niistä ei voi olla ristiriidassa maailmanlaajuisten käytäntöjen kanssa. Mikäli jokin toiminta on kiellettyä maailmanlaajuisissa käytännöissä, sitä ei voida sallia myöskään paikallisissa käytännöissä.

”Yksi tärkeimmistä syistä käyttää kaksia käytäntöjä – maailmanlaajuisia ja paikallisia – on luoda reilu työympäristö, jossa jokainen voi kokea tulevansa kohdelluksi samalla tavalla”, kertoo Kasperskyn liikematkailujohtaja Irina Kostjukova.

”Lisäksi haluamme, että käytäntöjä noudatetaan mahdollisimman laajalti. Se on mahdollista ainoastaan, kun käytännöt joustavat riittävästi paikallisten tarpeiden mukaan. Jos maailmanlaajuisia käytäntöjä ei olisi, paikalliset käytännöt eroaisivat toisistaan liikaa ja tuloksena olisi kaaos. Jos taas käytössä olisi pelkästään maailmanlaajuiset käytännöt, emme voisi vastata alueellisiin tarpeisiin riittävän hyvin. Omasta mielestäni monikansallinen yritys tarvitsee nämä molemmat käytännöt.”

Kasperskyn haaste liittyi yhdenmukaisten käytäntöjen laatimiseen ja toimeenpanoon. Kostjukovan tavoitteena oli luoda matkustuskäytännöt, jotka olisivat selkeät, realistiset ja yksinkertaiset noudattaa. Monikansallisessa yrityksessä jokaisen työntekijän tulisi (ihannetilanteessa) voida nauttia samasta liikematkustuskokemuksesta ja siihen liittyvästä palvelutasosta. Tämä osoittautui kuitenkin hankalaksi toteuttaa, kun yritys alkoi ottaa matkustuskäytäntöjään käyttöön. Käytäntöjen noudattamiseen liittyi Kostjukovaa turhauttavia ongelmia.

”Se, että työntekijät eri maista kirjautuvat sisään hotelliin ja huomaavat heille varattujen huoneiden olevan eri hintaisia, voi aiheuttaa erilaisia ongelmia käytäntöjen noudattamisen näkökulmasta”, hän kertoo.

”Samankaltaiseen ongelmatilanteeseen päädytään, jos toinen työntekijöistä voi maksaa yöpymisensä yrityksen luottokortilla, kun toisen on maksettava se omalla kortillaan. Toinen matkustaja tuskin varaa huonetta yrityshintaan seuraavalla matkallaan.”

Yhdenmukaisten toimintatapojen puute toi mukanaan myös muita haasteita. Yksi Kasperskyn ongelma-alueista oli matkustukseen liittyvä viestintä ja koulutus. Yrityksen työntekijät eivät useinkaan tienneet tai muistaneet, mitä käytännöissä sanottiin. Yhdenmukaisten matkustuskäytäntöjen ylläpitäminen edellyttää myös hyviä suhteita muiden alueiden Travel Managereihin.

”Avoin ja kattava yhteydenpito muiden alueiden Travel Managereihin on todella tärkeää”, toteaa Kostjukova. ”Sen avulla voidaan varmistaa, että kaikki puhaltavat yhteen hiileen turvallisemman ja laadukkaamman palvelun tarjoamiseksi matkustajillemme. Uusista ideoista ja tavoista ratkaista ongelmatilanteita on keskusteltava yhdessä.”

Ratkaisu: Käytäntöjen noudattamisen lisääminen ja selkeämpi matkustuskäytäntöjä koskeva viestintä

Kaspersky loi matkustuskäytäntöjen yhdenmukaisuutta – ja sen mukanaan tuomia liiketoimintatuloksia – ajatellen yrityksen maailmanlaajuisten matkustuskäytäntöjen tiedot sisältävän intranet-portaalin, josta matkustajat saavat kaikki tarvitsemansa tiedot käytäntöjenmukaista matkusta varten. Kaspersky loi kansainvälisen matkustusohjelmansa alustamme avulla. Matkustuskäytännössä pystyttiin näin ottamaan huomioon kaikki yrityksen erityistarpeet globaalilla ja paikallisella tasolla.

Kasperskyn matkustusohjelma on nyt käytössä ja auttaa yrityksen työtekijöitä varaamaan matkansa helposti ja käytäntöjä noudattaen. Se vastaa käytännössä kaikkiin liikematkustusta koskeviin kysymyksiin. Kun matkustaja ei tiedä, miten varata matka tai sen osa, sisäinen tietokanta tarjoaa hänelle vastaukset.

Alusta vastaa myös alueellisiin tarpeisiin. Tietyn alueen matkustajille näytetään Kasperskyn vaatimusten mukaan esimerkiksi tietyt hotelliketjut tai lentoyhtiöt, joita he voivat matkallaan käyttää. Toisaalta alusta tarjoaa myös kansainvälistä läpinäkyvyyttä, sillä yhden maan matkustaja voi halutessaan katsoa, miten intranet-portaali toisessa maassa toimii. ”Tämä luo yhteisöllisyyden tunnetta”, kertoo Kostjukova.

Tulokset

Kasperskyn matkustajat saavat nyt saman varauskokemuksen sijainnistaan ja matkakohteesta riippumatta. ”Tämä on tärkeää paitsi varauskokemuksen myös koko matkustuskokemuksen kannalta”, sanoo Kostjukova. 

Alustamme on tarjonnut Kasperskylle joukon muitakin hyötyjä. Esimerkki näistä hyödyistä ovat lennon ja hotellin yhdistävät hyväksymispyynnöt, jotka lisäävät käytäntöjen noudattamista, kun yhä useammat matkustajat varaavat myös hotellin maailmanlaajuisten ja paikallisten käytäntöjä mukaisesti.

Alusta on auttanut Kostjukovan tiimiä yhtenäistämään myös matkapalveluntarjoajiaan. ”Liikematkustusohjelmassa minimalismi on valttia”, hän kertoo. ”Meidän tulisi käyttää lentoja, hotelleja, maksutapoja yms. varten mahdollisimman pientä määrää palveluntarjoajia.”

Tämä auttaa yritystä varaamaan matkansa parhain mahdollisin hinnoin ja pitämään matkustajille suunnatut prosessit yksinkertaisina ja yhdenmukaisina. Lisäksi se auttaa varmistamaan vakiopalvelutason toteutumisen eri puolilla maailmaa ja helpottaa ongelmien ratkaisemista, jos sellaisia ilmenee.

Tiedolla on keskeinen asema Kasperskyn alustan tarjoamassa kokemuksessa. ”Olen tietofani”, sanoo Kostjukova. ”Työskentelen mielelläni tiedon parissa. On hienoa, miten luvut voivat kertoa, mitä yrityksessä tapahtuu, mihin suuntaan olemme menossa ja mitä suuntauksia ilmassa on juuri nyt. Laadin tietojen avulla erilaisia raportteja, kuten säännönmukaisuusraportteja ja katsauksia maailmanlaajuiseen matkustukseen. Tiedot tarjoavat minulle paljon tukea.”

Egencian ja Kasperskyn yhteistyönä syntyi matkustusohjelma, joka ratkaisi yrityksen käytäntöjen yhdenmukaisuutta koskevat tarpeet.

Jos haluat kuulla, miten Egencia voi auttaa sinua liikematkustustarpeissasi, ota meihin yhteyttä.