Egencian tietosuojakäytäntö

Updated September 25, 2017

Egencian tietosuojakäytäntö

Egencialla (jäljempänä ”Egencia”, ”me”) me ymmärrämme, että matkan varaaminen verkosta on sinun taholtasi merkittävä luottamuksen osoitus. Otamme tämän luottamuksen erittäin vakavasti, ja pidämme sinun tai yrityksesi meille antamien henkilökohtaisten tietojesi (kuten nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi tai maksutietojesi) turvallisuutta ja luottamuksellisuutta ensisijaisen tärkeinä.

Tämä tietosuojakäytäntö esittää tietoturvamenettelymme seuraavasti:

Liikematkaohjelma – Yleiskuvaus
• Mitä tietoja keräämme sinulta
• Miten käytämme tietojasi
• Tietojen luovuttaminen
• Kuinka voit valvoa henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä
• Evästeet ja muu teknologia
• Egencian matkapuhelin- ja taulutietokonesovellusten (jäljempänä ”mobiilisovellukset”) käyttö
• Kuinka suojelemme tietojasi
• Kuinka voit tarkastella tietojasi
• Ulkopuoliset verkkosivustot
• Mihin tietosi on tallennettu
• EU:n ja Yhdysvaltojen ja Sveitsi ja Yhdysvallat välinen Privacy Shield -järjestely
• Tietojen säilyttäminen
• Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön
• Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä

Kun varaat matkan Egencian kautta, meidän on tehtävä tiettyjä päätöksiä siitä, kuinka ja miksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi matkavarauksesi täyttämiseksi. Siksi meillä on vastuu suojella henkilökohtaisia tietojasi koko matkavarausprosessin ajan.

Tämän takia selvitämme tässä tietosuojakäytännössä, jossa esitellään Egencian henkilökohtaisten tietojen hallintaa koskevat käytännöt ja kuvaillaan Egencian hallussa olevien henkilökohtaisten tietojen tyypit, henkilökohtaisten tietojen hallussapidon tarkoitukset sekä keinot, joilla Egencia kerää, pitää hallussaan, käyttää ja luovuttaa kyseisiä tietoja.

Egencia LLC osallistuu EU:n ja Yhdysvaltojen ja Sveitsi ja Yhdysvallat väliseen Privacy Shield -järjestelyyn. Lisätietoja on esitetty jäljempänä.

Liikematkaohjelma – Yleiskuvaus

Liikematkatarpeiden hallitsemiseksi yrityksesi on liittynyt Egencian liikematkaohjelmaan. Tämän ohjelman myötä yrityksesi voi nimittää matka-asioista vastaavan (jäljempänä ”matka-asioista vastaava”) järjestämään ja hallitsemaan yrityksesi matkatarpeita. Yrityksesi matka-asioista vastaava voi myös nimittää yhden tai useamman matkanvaraajan (jäljempänä ”matkanvaraaja” tai ”matkapäällikkö”) varaamaan ja järjestämään matkoja yksittäisille työntekijöille (jäljempänä ”matkustajat”) sekä yrityksen asianmukaiseksi katsomille ulkopuolisille henkilöille (jäljempänä ”vierailijamatkustajat”).

Matkustajien tekemiä varauksia koskevat säännöt

Jos matkustajat haluavat varata ja järjestää omat matkansa, heidän on ensin rekisteröidyttävä Egencian jäseniksi tai heillä on oltava Egencian henkilökunnan luoma käyttäjäprofiili järjestelmässämme. Mikäli matkustajat eivät rekisteröidy Egencian jäseniksi, heidän on annettava matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön tehdä varaus puolestaan. Jos olet matkustaja, tämä tietosuojakäytäntö koskee sitä, kuinka keräämme ja käytämme henkilökohtaisia tietojasi riippumatta siitä, teetkö matkajärjestelysi itse tai yrityksesi matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta. Näin ollen, ellemme toisin ilmaise, kun viittaamme tässä tietosuojakäytännössä sinuun termillä ”sinä”, viittaamme sinuun matkustajana, teitpä matkajärjestelysi itse tai matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön kautta.

Matka-asioista vastaavat, matkanvaraajat ja matkapäälliköt
Vaikka tämä tietosuojakäytäntö on suunnattu ensisijaisesti matkustajille ja vierailijamatkustajille, sitä sovelletaan myös matka-asioista vastaaviin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin.

Kaikkia matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön liikematkaohjelman välityksellä meille itsestään ilmoittamia henkilökohtaisia tietoja hallinnoidaan tämän tietosuojakäytännön mukaisella tavalla. Egencia kuitenkin pidättää oikeuden ottaa yhteyttä matka-asioista vastaaviin, matkanvaraajiin ja matkapäälliköihin heidän yrityksensä liikematkasopimuksen mukaisesti (esim. pyytääkseen palautetta ohjelmasta, keskustellakseen yrityssuhteista tai tiedottaakseen uusista tai päivitetyistä palveluista). Yhteydenotto voi tapahtua puhelimen, sähköpostin, tekstiviestin tai postin välityksellä.

Tehdessään matkajärjestelyt kenen tahansa matkustajan tai vieraan puolesta matka-asioista vastaavien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on hankittava tarvittava suostumus matkustajalta tai vierailijamatkustajalta. Matka-asioista vastaavien, matkanvaraajien ja matkapäälliköiden on myös varmistettava, että matkustaja tai vieras saa haltuunsa tämän tietosuojakäytännön ja tutustuu sen ehtoihin.

Huolimatta siitä, varaatko matkasi meidän kauttamme suoraan itse vai tekeekö yrityksesi matka-asioista vastaava, matkanvaraaja tai matkapäällikkö matkajärjestelysi puolestasi, valtuutetut työntekijät yrityksessäsi voivat päästä käsiksi käyttäjätunnukseesi ja jäsentilisi nimeen sekä matkasuunnitelmiisi ja muihin käyttäjätilisi sisältämiin tietoihin, minkä lisäksi he voivat sallia tällaisten tietojen antamisen kolmannelle osapuolelle kirjanpitoa ja muita valtuutettuja tarkoituksia varten. Yrityksesi matka-asioista vastaavalla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus päivittää profiiliasetuksiasi (käyttäjätunnustasi ja salasanaasi lukuun ottamatta) sekä matka-asetuksiasi antamiesi ohjeiden mukaisesti. Yrityksesi matka-asioista vastaavalla, matkanvaraajalla tai matkapäälliköllä on myös oikeus tarkastella, muuttaa tai peruuttaa mikä tahansa matkasuunnitelmasi tarpeen mukaan noudattaakseen antamiasi ohjeita tai keskinäisiä sopimuksianne.

Tietosuojakäytännön soveltamisala
Tämä tietosuojakäytäntö antaa tietoa siitä, kuinka Egencia kerää ja käyttää henkilötietoja. Yrityksesi periaatteet ja käytännöt saattavat erota meidän käytännöistämme, emmekä ota vastuuta yrityksesi sisällä tapahtuvasta henkilötietojesi käytöstä tai niiden luovuttamisesta, emmekä myöskään yrityksesi tai sen matka-asioista vastaavan, matkanvaraajan tai matkapäällikön toimista tai laiminlyönneistä. Mikäli sinulla on kysyttävää siitä, kuinka yrityksesi tai sen matka-asioista vastaava, matkanvaraaja tai matkapäällikkö käsittelee henkilötietojasi tai tekee matkajärjestelysi puolestasi, ole hyvä ja ota yhteyttä kyseenomaiseen henkilöön tai tarkista yrityksesi tietosuojakäytännöt.

Mitä tietoja keräämme sinulta

Ennen kuin saat oikeuden käyttää Egencian verkkosivustoa, sinun on kirjauduttava sisään jäsenenä käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Yleisesti ottaen Egencia kerää ja säilyttää kaikki Egencialle antamasi tiedot, joihin kuuluvat ilman rajoituksia kaikki henkilökohtaiset tietosi, jotka annat meille nimenomaisesti ja vapaaehtoisesti millä tahansa keinoin. Näihin sisältyvät tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa (jäljempänä ”henkilökohtaiset tiedot”), kuten etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, passin tiedot ja laskutustiedot (kuten luottokortin numero, kortinhaltijan nimi ja vanhenemispäivämäärä). Saatamme myös pyytää tietoja matkaa koskevista valinnoistasi, joihin kuuluvat ateriatoiveet, istuinpaikkavalinnat, lentoyhtiöiden/hotellien/autonvuokrausyritysten kanta-asiakasohjelmien tiedot ja matkalippuvaihtoehdot. Yrityksesi matka-asioista vastaava, matkanvaraaja tai matkapäällikkö voi antaa meille myös muita henkilökohtaisia tietojasi, kuten työntekijänumerosi.

Egencia kerää henkilökohtaisia tietojasi esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Kun sinusta tulee Egencian jäsen
• Kun täytät matkustajaprofiilisi
• Kun varaat matkan
• Kun käytät matkanvaraajapalvelua
• Kun osallistut kyselyyn
Kun otat meihin yhteyttä

Matkustajatiedot: Kun matkavaraus tehdään Egencian kautta, Egencia kerää matkustajan koko nimen, yhteystiedot ja muut henkilökohtaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä matkan varaamiseksi, kuten passin numeron ja laskutustiedot. Lisäksi saatamme kerätä tietoa kunkin matkustajan valinnoista, kuten ateriatoiveista, istuinpaikkavalinnoista, lentoyhtiöiden/hotellien/autonvuokrausyritysten kanta-asiakasohjelmien tiedoista ja matkalippuvaihtoehdoista.

Vierailijamatkustajan tiedot: Kun teet varauksen jollekin toiselle henkilölle tämän sivuston kautta, saatamme pyytää myös kyseisen henkilön henkilökohtaisia tietoja ja tietoja matkaa koskevista valinnoista. Sinun on saatava muiden matkustavien henkilöiden suostumus tietojen luovuttamiselle ja varmistettava, että kyseiset henkilöt tutustuvat tähän tietosuojakäytäntöön ennen henkilökohtaisten tietojensa ja matkamieltymystensä luovuttamista, sillä heidän tietojensa tarkastelu ja muuttaminen on mahdollista ainoastaan sinun käyttäjätilisi kautta. Keräämme, käytämme ja luovutamme kyseisen henkilön henkilökohtaisia tietoja ainoastaan varauksen tekoa varten.
Automaattiset tiedot: Keräämme automaattisesti joitain tietoja tietokoneeltasi, kun vierailet tällä sivustolla. Keräämme esimerkiksi tiedot IP-osoitteestasi, selainohjelmistostasi (kuten Firefox, Safari tai Internet Explorer) ja viittaussivusta. Saatamme myös kerätä tietoa verkkotoiminnastasi, kuten tarkastelemistasi matkoista ja tekemistäsi varauksista. Näiden automaattisten tietojen keräämisen tarkoituksena on helpottaa käyttäjäkokemuksesi muokkaamista tarpeisiisi sopivaksi sekä petosten jäljittämistä ja ehkäisemistä. Saat lisätietoja aiheesta kohdasta ”Evästeet ja muu teknologia”.
Puhelujen seuranta: Asiakaspalveluun ja asiakaspalvelusta soitettavat puhelut saatetaan nauhoittaa tai niitä saatetaan seurata laadunseurantaa ja henkilökunnan koulutustarkoituksia varten. Puhelunauhoitteita säilytetään niin pitkään, kuin se on tarpeellista tai lain nojalla vaadittua, minkä jälkeen nauhoitteet poistetaan. Kaikkia puhelun aikana sinulta saamiamme henkilökohtaisia tietojasi käsitellään tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.
Tietojen antamatta jättäminen: Päästäksesi Egencian verkkosivustolle, sinun on kirjauduttava sisään jäsenenä käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kun teet matkasuunnitelmia tai varauksen käyttämällä tätä verkkosivustoa, sinun on annettava vaaditut yhteys- ja laskutustiedot. Käytämme yhteystietojasi varataksemme tarvittavat palvelut, lähettääksemme sinulle vahvistustiedot, suorittaaksemme laskutuksen ja tiedottaaksemme sinua mahdollisista päivityksistä tai muutoksista matkasuunnitelmiisi. Jos et anna vaadittuja tietoja, et voi käyttää Egencian verkkosivustoa, emmekä välttämättä pysty täyttämään pyyntöjäsi tai tilauksiasi.
Miten käytämme tietojasi
Egencia käyttää arkaluonteisia laskutustietoja (kuten kortinhaltijan nimeä, luottokortin numeroa ja vanhenemispäivämäärää) sivustollamme tekemiesi matkavarausten loppuun saattamiseksi. Käytämme muita tietojasi seuraaviin yleisiin tarkoituksiin: rekisteröidäksemme sinut Egencian jäseneksi; tarjotaksemme sinulle pyytämäsi tuotteet ja palvelut; antaaksemme sinulle matkavahvistuksen ja -päivityksiä; lähettääksemme sinulle matkailmoituksia; antaaksemme tietoa palvelupäivityksistä ja palveluista, jotka saattavat kiinnostaa sinua; pitääksemme sinuun yhteyttä yleisesti; vastataksemme kysymyksiisi ja kommentteihisi; mitataksemme tuotteidemme kiinnostavuutta ja kehittääksemme tuotteitamme, palveluitamme ja verkkosivustoamme; parantaaksemme muilla tavoin Egencia-kokemustasi; mahdollistaaksemme palkitsemisen osana kanta-asiakasohjelmaa tai muuta palkkio-ohjelmaa, johon päätät liittyä; pyytääksemme sinulta tietoja esimerkiksi kyselyiden kautta; ratkaistaksemme erimielisyyksiä, kerätäksemme maksuja tai selvittääksemme ongelmia; estääksemme mahdollisia kiellettyjä tai laittomia toimia; valvoaksemme käyttöehtojemme noudattamista; sekä muilla tavoilla, jotka kuvaillaan sinulle tietojen keräämisen yhteydessä.

Tietojesi luovuttaminen

Egencia ja sen palveluntarjoajat saattavat jakaa henkilökohtaiset tietosi seuraavien tahojen kanssa:

Palveluntoimittajat, kuten hotellit, lentoyhtiöt, rautatieyhtiöt, autonvuokrausyhtiöt tai aktiviteetin tarjoajat, jotka toteuttavat matkavarauksesi. Kaikki ulkopuolisten palveluntoimittajien tarjoamat palvelut määritellään sivustollamme tällä tavoin. Kyseiset palveluntoimittajat käsittelevät tietojasi omien yksityisyydensuojakäytäntöjensä mukaisesti. Tämän vuoksi suosittelemme, että tarkistat kaikkien matkapalvelujen toimittajien yksityisyydensuojakäytännöt, joiden tuotteita varaat Egencian kautta. Huomaathan, että kyseiset palveluntoimittajat saattavat myös ottaa sinuun yhteyttä, mikäli heidän on tarpeen saada sinulta lisätietoja tai helpottaakseen matkavarauksesi toteutumista.

Ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat tarjota palveluja tai toimintoja puolestamme. Näitä palveluja ja toimintoja ovat esimerkiksi luottokorttimaksujen käsittely, liiketoiminta-analyysi, toimistoaikojen ulkopuolinen asiakaspalvelu, uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettäminen sähköpostilla ja petoksentorjunta. Työnantajasi ohjeistuksen mukaisesti saatamme myös jakaa henkilökohtaisia tietojasi ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa palveluita kuten kuluseurantaa ja hyvityksiä varten. Näillä yrityksillä on pääsy kyseisten toimintojen suorittamiseksi vaadittaviin henkilökohtaisiin tietoihin, mutta heillä ei ole oikeutta jakaa tai käyttää kyseisiä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen. Jos haluat lisätietoja siitä, millä tavoin palveluntarjoajamme käsittelevät henkilökohtaisia tietojasi, ota meihin yhteyttä alla olevan kohdan ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” ohjeiden mukaisesti.
Muut yrityksesi työntekijät, kuten matka-asioista vastaava, matkanvaraaja tai matkapäällikkö aiemmin kohdassa ”Matka-asioista vastaavat, matkanvaraajat ja matkapäälliköt” kuvatulla tavalla.
Yritysperheemme yritykset. Saatamme jakaa tiettyjä tietoja konserniyhtiömme Expedian kanssa palveluntarjonta-, varastointi-, analytiikka- ja tiedotustarkoituksiin. Siltä osin kuin konserniyhtiöllä on pääsy tietoihisi tarjotakseen palveluja puolestamme, se noudattaa käytäntöjä, jotka ovat vähintään yhtä rajoittavia kuin tässä tietosuojakäytännössä kuvaillut käytännöt.

Me ja palveluntarjoajamme voimme myös jakaa tietojasi seuraavasti:

• Kun olet nimenomaisesti pyytänyt sitä.
• Vastataksemme haasteisiin, oikeuden määräyksiin tai muihin oikeusprosesseihin; omien laillisten oikeuksiemme harjoittamiseksi; puolustuksena oikeudellisiin vaateisiin tai muulla tavoin sovellettavan lain vaatimalla tai sallimalla tavalla. Tällaisissa tapauksissa pidätämme oikeuden esittää oikeudellisia vastaväitteitä tai viitata omiin oikeuksiimme tai luopua niistä.
• Kun uskomme, että se on tarkoituksenmukaista, jotta voidaan tutkia, estää tai ryhtyä toimenpiteisiin koskien laitonta toimintaa tai epäiltyä laitonta toimintaa; suojella ja puolustaa Egencian, asiakkaidemme tai muiden oikeuksia, omaisuutta tai turvallisuutta; sekä ehtojemme ja muiden sopimusten yhteydessä.
• Lainvalvontaviranomaisten ja hallitusten kanssa ympäri maailman turvallisuus-, tulli- ja maahanmuuttoasioissa. Esimerkiksi Yhdysvaltain lain mukaan Yhdysvaltain kansallisen turvallisuuden ministeriön tulli- ja rajaturvallisuusvirasto vaatii tiettyjä matka- ja varaustietoja, eli matkustajarekisteri- tai PNR-tietoja, Yhdysvaltoihin, Yhdysvalloista tai Yhdysvaltojen ilmatilan kautta matkustavista henkilöistä ennen kyseistä matkaa. Saatamme luovuttaa tällaiset tiedot lentoyhtiöille tai muille matkantarjoajille, jotta he voivat välittää tiedot eteenpäin asianomaisille lainvalvontaviranomaisille ja hallituksille.
• Ehdotettuun tai toteutettuun liiketoimeen liittyvissä tapauksissa, kuten divestoinneissa, sulautumisissa, konsolidoinneissa, omaisuuden myynnissä tai siinä epätodennäköisessä tapauksessa, että ajaudumme konkurssiin.

Kuinka voit valvoa henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä

• Voit tarkastella, lisätä, päivittää tai poistaa tietoja Oma profiili- ja Matkani-sivuilla sekä sulkea tilisi alla kuvatulla tavalla.
• Voit myös lähettää kirjallisen pyynnön päästä käsiksi niihin henkilökohtaisiin tietoihisi, jotka ovat meidän hallussamme. Jos teet tällaisen pyynnön, Egencialla on oikeus pyytää asianmukaista henkilöllisyyden osoitusta ennen kyseisen pyynnön toteuttamista. Voit tehdä kirjallisen pyynnön päästä käsiksi henkilökohtaisiin tietoihisi ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä alla olevan kohdan ”Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä” yhteystietoja. Pyrimme vastaamaan kohtuullisessa ajassa ja vähintään lain vaatiman aikataulun mukaisesti.
Egencia-ohjelman jäsenenä saatat saada meiltä matkailu-uutisia ja päivityksiä koskevia yhteydenottoja. Voit keskeyttää kyseisenkaltaisten sähköpostilla lähetettävien uutiskirjeiden tilaamisen milloin tahansa Oma Profiili -sivun sähköpostiasetuksista tai kertomalla yrityksesi matka-asioista vastaavalle, matkanvaraajalle tai matkapäällikölle, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia viestejä Egencialta. Jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä on myös ohjeet, kuinka lopettaa uutiskirjeiden tilaus. Huomaathan, että pidätämme oikeuden lähettää sinulle muita yhteydenottoja, kuten palveluilmoituksia, hallinnollisia viestejä ja kyselyitä, jotka koskevat joko Egencia-tiliäsi tai Egencian kautta tekemiäsi varauksia tarjoamatta mahdollisuutta lopettaa kyseisten yhteydenottojen vastaanottaminen.

Evästeet ja muu teknologia

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka voidaan tallentaa tietokoneesi kovalevylle (jos internetselaimesi sallii tämän). Useimpien selainten työkaluriviltä löytyvästä ohjeosiosta saat tietoa siitä, kuinka voit estää selaintasi hyväksymästä uusia evästeitä, kuinka voit asettaa selaimen ilmoittamaan uuden evästeen vastaanottamisesta tai kuinka voit estää evästeet kokonaan. Huomaathan, että jos et hyväksy evästeitä, sinulla ei ehkä ole pääsyä moniin sivustojemme tarjoamiin matkustustyökaluihin. Tämän sivuston jäsenenä tai vierailijana tietokoneesi kovalevylle saatetaan tallentaa pysyvä evästetiedosto. Voit estää evästetiedoston internetselaimesi asetuksista tai asettamalla selaimesi pyytämään sinulta lupa evästeen hyväksymiseen. Vaikka tämä eväste ei sisälläkään henkilökohtaisia tietoja, se saatetaan yhdistää henkilökohtaisiin tietoihisi, jotta sinulle voitaisiin tarjota kohdennettuja sähköposti-ilmoituksia.
Egencia kerää automaattisesti tiettyjä tietoja tietokoneestasi, kun vierailet tällä verkkosivustolla. Keräämme esimerkiksi tietoa IP-osoitteestasi, käyttöjärjestelmästäsi ja selainohjelmistostasi (kuten Firefox, Safari tai Internet Explorer). Saatamme myös kerätä tietoa verkkotoiminnastasi, kuten tarkastelemistasi matkoista ja tekemistäsi varauksista. Näiden automaattisten tietojen keräämisen tarkoituksena on muun muassa helpottaa käyttäjäkokemuksesi muokkaamista tarpeisiisi sopivaksi, parantaa sivustomme käyttökokemusta sekä kerätä tietoja sivustomme jatkuvaa kehittämistä varten. Saatamme käyttää evästeitä helpottaaksemme tunnistamaan selaimesi aiemman vierailun sivustollamme sekä tallentamaan ja muistamaan mahdolliset mieltymyksesi, jotka määriteltiin vieraillessasi aiemmin sivustollamme samalla selaimella. Saatamme myös tallentaa evästeeseen salasanasi, mikäli olet valinnut kohdan ”Muista salasanani tällä tietokoneella”. Huomaathan, että käyttäjätunnukset, salasanat ja kaikki muut käyttäjätiliin liittyvät tiedot, jotka tallennetaan kyseessä oleviin evästeisiin, salataan turvallisuussyistä. Egencia ei koskaan tallenna evästeeseen arkaluonteisia henkilökohtaisia tietoja, kuten luottokortin numeroa. Yllä kuvailtujen evästeiden lisäksi saatamme käyttää verkkosivustolla paikallisesti jaettuja kohteita, joita kutsutaan myös flash-evästeiksi. Näitä käytetään parantamaan käyttäjäkokemustasi esimerkiksi tallentamalla valintasi ja asetuksesi, jotka liittyvät esimerkiksi ääniasetuksiin ja verkkosivustomme animoituun sisältöön. Paikallisesti jaetut kohteet ovat samankaltaisia kuin selainevästeet, mutta ne voivat tallentaa pelkkää tekstiä monimutkaisempaa tietoa. Löydät lisätietoa flash-evästeitä ja niiden käytön estämisestä tältä verkkosivustolta: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html .
Tämä sivusto saattaa käyttää myös verkkojäljitteitä (joita kutsutaan myös esimerkiksi läpinäkyviksi gif-kuviksi, pikselimerkeiksi tai web bugeiksi). Verkkojäljitteet ovat pienikokoisia graafisia elementtejä, joiden yksilölliset tunnisteet toimivat evästeiden tavoin, ja jotka sisältyvät verkkosivuston koodiin. Käytämme verkkojäljitteitä seurataksemme sivustomme käyttäjien liikkeitä sivulta toiselle sivustollamme; lähettääksemme evästeitä tai kommunikoidaksemme niiden kanssa; selvittääksemme, oletko tullut sivustollemme ulkopuolisella verkkosivustolla olleen mainoksen kautta sekä parantaaksemme sivuston toimivuutta. Saatamme myös sallia palveluntarjoajiemme käyttää verkkojäljitteitä, jotta he voisivat auttaa meitä saamaan selville, mitä sähköpostiviestejä vastaanottajat ovat avanneet sekä jäljittämään sivustomme kävijäliikennettä ja tapahtumia. Tämä auttaa meitä mittaamaan sisältömme ja muiden palvelujen tehokkuutta.

Ulkopuolisten osapuolten keräämät tiedot / kohdennetun mainonnan esittäminen

Ulkopuoliset mainostajat, kuten mainostajat ja liiketoimintakumppanit, saattavat käyttää evästeitä ja muuta teknologiaa (kuten verkkojäljitteitä) kerätäkseen tietoa verkkotoiminnastasi. Kyseisten tietojen keräämisen tarkoituksena on: mitata ja ymmärtää sivustomme käyttöä sekä analysoida, muokata ja yksilöllistää tämän ja muiden sivustojen mainontasisältöä vastaamaan sitä, mitkä vaikuttavat olevan kiinnostuksenkohteitasi. Meillä ei ole pääsyä tai kontrollia heidän käyttämiinsä evästeisiin tai muihin ominaisuuksiin, eikä tämä tietosuojakäytäntö kata kyseisten mainostajien käytäntöjä. Saat lisätietoa ulkopuolisista mainostajista ja mahdollisuuden tutustua vaihtoehtoihin, jotka estävät mainittujen tietojen keräämisen seuraavista lähteistä:

• http://www.youronlinechoices.eu/
• http://youradchoices.ca/choices/
• http://www.aboutads.info/choices/
Älä jäljitä -signaalit ja vastaavat toiminnot
Jotkin verkkoselaimet saattavat lähettää ”älä jäljitä” -signaaleja verkkosivustoille, joiden kanssa selain kommunikoi. Verkkoselaimet sisällyttävät ja käyttävät tätä ominaisuutta eri tavoin, joten ei ole aina selvää, onko käyttäjän aikomuksena lähettää kyseisiä signaaleja, tai onko hän edes tietoinen signaalien olemassaolosta. Asiaa käsittelevän johtavan internet-standardeja asettavan järjestön edustajat määrittävät parhaillaan, mitä verkkosivustojen mahdollisesti tulisi tehdä vastaanottaessaan kyseisiä signaaleja. Egencia ei ryhdy tällä hetkellä minkäänlaisiin toimiin vastatakseen kyseisiin signaaleihin. Jos ja kun lopullinen standardi on luotu ja hyväksytty, määrittelemme uudelleen tavan, jolla vastaamme kyseisiin signaaleihin.

Egencian matkapuhelin- ja taulutietokonesovellusten (jäljempänä ”mobiilisovellukset”) käyttö

Kun käytät Egencian mobiilisovellusta, keräämme ja käytämme tietoja sinusta samalla tavoin ja samoihin tarkoituksiin kuin verkkosivustollammekin.

Tämän lisäksi käytämme myös eräitä muita tietoja, joita keräämme automaattisesti, kun käytät mobiilisovelluksiamme. Erityisesti:
• Keräämme tietoja käyttämäsi mobiilisovelluksen toimivuudesta. Tämän ansiosta voimme tunnistaa ne mobiilisovelluksen osa-alueet, jotka kiinnostavat asiakkaitamme, jotta voisimme jatkuvasti kehittää ja parantaa mobiilisovellustamme.
• Jos käytät mobiilisovelluksen ”Etsi hotelleja” -toimintoa käyttäen ”Tämänhetkistä sijaintiasi”, hyödynnämme GPS- tai muuta samankaltaista teknologiaa käyttävän mobiililaitteesi senhetkisen sijaintisi tietoja näyttääksemme lähistöllä olevat majoitusliikkeet. Emme kerää sijaintitietoja, ellet anna suostumustasi tähän napsauttamalla ”Tämänhetkistä sijaintiasi” hakukohteena käyttävää ”Etsi hotelleja” -toimintoa, tai jos estät sijaintitietojen keruun puhelimesi asetuksista. Jos suostut antamaan sijaintitietosi meille sovelluksesi tai käyttämäsi laitteen asetusten kautta, saatamme käyttää ja jakaa kyseisiä sijaintitietoja tarjotaksemme sinulle paikallisia hotelli- ja matkustusvaihtoehtoja, tai tarjotaksemme sinulle muita asianmukaisia tietoja tai palveluja.
• Jokainen mobiilisovellus lähettää meille myös tiedon virheestä siinä tapauksessa, jos sovellus kaatuu tai jumittuu. Tämän ansiosta voimme selvittää virheen syyn ja parantaa mobiilisovelluksen toimivuutta tulevissa päivityksissä. Osana kyseisiä virheraportteja mobiilisovellus lähettää meille tietoa mobiililaitteen tyypistä ja versiosta, asiakastunnuksesi, virheen tapahtuma-ajan, tiedon käytetystä ominaisuudesta sekä tietoa sovelluksen tilasta virheen tapahtuma-aikaan. Emme käytä näitä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin virheen selvittämiseen ja korjaamiseen.
• Saatamme lähettää push-viestejä lennon tilaa koskevista muutoksista tai muista matkaasi koskevista tiedoista. Lisäksi saatamme käyttää push-viestejä hätätilanteissa välittääksemme tärkeitä viestejä yrityksesi matka-asioista vastaavalta tai muulta työntekijältä. Voit hallita tällaisia lupia mobiililaitteesi asetuksista.
• Jos valitset ”Ota yhteyttä Egenciaan puhelimitse” -kohdan ja valitset ”Soittopyyntö”-vaihtoehdon Egencian Tarvitsen apua -kohdasta, josta kyseinen ominaisuus löytyy, mobiilisovellus lähettää matkakonsultille asiakastunnuksesi, matkasuunnitelmasi tiedot ja mahdollisesti muita tietoja viimeisimmästä mobiilisovelluksen käytöstä. Tämä menettely nopeuttaa asiakaspalvelua ja helpottaa kommunikoinnin sujumista.
Sinulla on aina mahdollisuus kontrolloida tiettyjä tietoja, joita mobiilisovellus lähettää meille. Voit kytkeä sijaintitietojen keruun pois käytöstä milloin tahansa puhelimesi asetuksista. Vaihtoehtoisesti voit poistaa mobiilisovelluksen mobiililaitteestasi kokonaan ja käyttää palvelujamme verkkosivustomme tai puhelimen kautta.

Kuinka suojelemme tietojasi

Haluamme sinun tuntevan olosi turvalliseksi, kun käytät palvelujamme matkasi suunnitteluun ja varaamiseen, sillä olemme omistautuneet suojelemaan keräämiämme tietoja. Vaikka yksikään yritys ei voi taata turvallisuutta, olemme ottaneet käyttöön tarvittavia hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on auttaa hallussamme olevien henkilökohtaisten tietojen suojelussa. Esimerkiksi pelkästään valtuutetuilla työntekijöillä on pääsy henkilökohtaisiin tietoihin ja ainoastaan sallittujen liiketoimintatarkoitusten puitteissa. Lisäksi käytämme salattua yhteyttä, kun siirrämme arkaluontoisia henkilökohtaisia tietoja järjestelmissä sinun ja meidän välillämme sekä palomuureja ja tunkeilijan havaitsemisjärjestelmiä helpottaaksemme estämään asiattomien henkilöiden pääsyn tietoihisi.

Kuinka voit tarkastella tietojasi

Voit tarkastella tietojasi tällä sivustolla seuraavilla alueilla:

Oma profiili
Egencian Oma Profiili -sivuilla käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa tiliasetuksiaan. Sähköpostiasetuksissa voit vaihtaa sähköpostiosoitteesi sekä hallita uutiskirjeitä ja muita tilauksia. Voit myös vaihtaa salasanasi ja halutessasi ottaa käyttöön automaattisen salasanan täytön kirjautuessasi tälle sivustolle. Voit lisätä uusia matkustajia ja poistaa nykyisiä matkustajia jäsenprofiilistasi; päivittää tai tehdä korjauksia profiiliisi liittyvien matkustajien nimiin, puhelinnumeroihin, passitietoihin ja hätäyhteyshenkilöihin sekä päivittää matkaa koskevia valintojasi.

Tilin sulkemispyyntö
Voit sulkea Egencia-tilisi ottamalla meihin yhteyttä alla olevilla yhteystiedoilla. Kun suljet tilisi, et voi enää kirjautua kyseiselle tilille tai päästä käsiksi sen sisältämiin tietoihin, mutta voit avata uuden tilin milloin tahansa. Lähetämme jäsenprofiilissasi ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen vahvistusviestin tilin sulkemisesta.

Matkani

Tämän sivuston Matkani-sivulla jäsenet voivat tarkastella, päivittää tai poistaa sivulle tallennettuja matkasuunnitelmia. Mikäli ilmoitat Egencialle, että henkilökohtaiset tietosi eivät pidä paikkaansa, ovat puutteellisia tai eivät ole ajan tasalla, Egencia ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin korjatakseen, täydentääkseen tai saattaakseen henkilökohtaiset tiedot ajan tasalle.
Ulkopuoliset verkkosivustot
Mikäli jokin osio tästä verkkosivustosta vie sinut muille sivustoille, joita emme omista tai joista emme ole vastuussa, kyseiset sivustot eivät kuulu tämän tietosuojakäytännön soveltamisalueeseen. Suosittelemme sinua tutustumaan kyseisten ulkopuolisten sivustojen omiin tietosuojakäytäntöihin sekä niiden periaatteisiin kerätä, käyttää ja luovuttaa henkilökohtaisia tietoja.

Mihin tietosi on tallennettu

Egencia säilyttää ja käsittelee matkustajien henkilökohtaisia tietoja turvallisissa ympäristöissä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. Ei-yhdysvaltalaisten matkustajien tietojen käsittelyyn liittyen ja mahdollistaaksensa palvelujensa tarjoamisen Egencian on siirrettävä henkilökohtaiset tietosi käsiteltäväksi yhteistyökumppaneilleen ja/tai palveluntarjoajilleen Yhdysvaltoihin ja mahdollisesti muihin asuinmaasi ulkopuolisiin maihin. Näiden maiden tietosuojalait voivat poiketa asuinmaasi laeista. Egencia varmistaa, että tietojasi suojataan tämän tietosuojakäytännön ja soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti riippumatta siitä, missä niitä käsitellään.
Egencia oikeuttaa Euroopasta peräisin olevien henkilökohtaisten tietojen siirtämisen tämän tietosuojakäytännön ja soveltuvien lakien mukaisesti, mukaan lukien sertifioimansa EU:n ja Yhdysvaltojen ja Sveitsi ja Yhdysvallat välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.

EU:n Ja Yhdysvaltjen ja Sveitsi ja Yhdysvallat Välinen Privacy Shield -Järjestely

Egencia LLC on sertifioinut Yhdysvaltojen kauppaministeriön asettamalla tavalla noudattavansa EU:n ja Yhdysvaltojen ja Sveitsi ja Yhdysvallat välistä Privacy Shield -järjestelyä koskien Euroopan Unionista ja Sveitsi peräisin olevien henkilökohtaisten tietojen keräämistä, käyttöä ja säilyttämistä. Olemme sertifioineet, että noudatamme Privacy Shieldin periaatteita, jotka koskevat tiedoksiantamista, valinnanvapautta, vastuullisuutta edelleen luovutuksista, tietoturvaa, tietojen oikeellisuutta ja käyttötarkoituksen rajoittamista, pääsyä tietoihin, oikeussuojakeinoja, täytäntöönpanoa sekä vastuuvelvollisuutta. Saadaksesi lisätietoja Privacy Shield -periaatteista, ole hyvä ja vieraile täällä.

 
Käsittelemme henkilötietoja vain tavoilla, jotka ovat yhteensopivia aiemmin tässä tietosuojakäytännössä esitettyjen tarkoitusten kanssa (tai joihin annat myöhemmin suostumuksen). Ennen henkilötietojesi käyttöä olennaisesti erilaisiin tarkoituksiin, tai niiden luovuttamista itsenäisille kolmansille osapuolille, annamme sinulle mahdollisuuden kieltäytyä. Lisätietoja valinnoistasi ja keinoista, joita sinulla on käytettävissäsi henkilötietojesi käytön ja luovuttamisen rajoittamiseksi, on kerrottu yllä kohdassa ”Kuinka voit valvoa henkilötietojesi keräämistä ja käyttöä”.
Kuten tässä tietosuojakäytännössä on kerrottu, saatamme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka suorittavat palveluita lukuumme. Jos luovutamme Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti vastaanottamiamme henkilötietoja kolmannelle osapuolelle tai palveluntarjoajalle, ja nämä käsittelevät henkilötietojasi tavalla, joka ei ole yhteensopiva Privacy Shield -periaatteiden kanssa, olemme edelleen vastuullisia Privacy Shieldin nojalla, paitsi jos kykenemme todistamaan, että emme ole vastuussa tapahtumasta, josta vahingot ovat aiheutuneet.

Joissakin tapauksissa meillä saattaa olla velvollisuus luovuttaa henkilötietojasi vastauksena viranomaisten tekemään oikeutettuun pyyntöön, mukaan lukien noudattaaksemme kansallista turvallisuutta ja lainvalvontaa koskevia vaatimuksia.

Sinulla saattaa olla oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita Egencia LLC:lla sinusta on, ja pyytää meitä korjaamaan, muuttamaan tai poistamaan tiedot, jos ne ovat virheellisiä tai niitä on käsitelty Privacy Shieldin vastaisesti.

Jos sinulla on kysyttävää tai huomautettavaa liittyen henkilötietojesi käsittelyyn Privacy Shieldin nojalla, sinun tulee ensin ottaa yhteyttä meihin osoitteeseen privacy@egencia.com. Vastaamme yhteydenottoosi viipymättä. Jos emme kykene hyväksyttävästi ratkaisemaan asiaasi, tai jos emme huomioi yhteydenottoasi riittävän nopeasti, olemme sitoutuneet tekemään yhteystyötä ja noudattamaan Eurooppalaisten tietosuojaviranomaisten muodostaman paneelin ja Sveitsin liittovaltion tietosuojavaltuutetun ja tietosuojavaltuutetun minkä tahansa ratkaisuja Privacy Shieldiä koskevien valitusten osalta. Yksityishenkilöillä voi myös tietyissä olosuhteissa olla mahdollisuus aloittaa sitova välimiesmenettely liittyen Privacy Shieldiä koskeviin valituksiin, joita ei ole kyetty ratkaisemaan yllä kuvatuilla menettelyillä. Saat tästä lisätietoja sitovasta välimiesmenettelystä.
Egencia LLC on Privacy Shield -järjestelyn noudattamista koskevissa asioissa Yhdysvaltojen Federal Trade Commissionin tutkinta- ja toimivaltuuksien alainen.

Tietojen säilyttäminen

Emme säilytä tietojasi pidempään kuin se on tarpeellista liiketoimintatarkoitustemme tai oikeudellisten vaatimusten kannalta. Haluamme kuitenkin saattaa tietoosi, että saatamme säilyttää joitakin tietoja suljettuasi tilisi sivustollamme, sillä se saattaa olla tarpeen oikeudellisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esimerkiksi vero- ja kirjanpitotarkoituksissa.

Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Egencia saattaa päivittää tätä tietosuojakäytäntöä tulevaisuudessa. Ilmoitamme sinulle tähän tietosuojakäytäntöön tehtävistä olennaisista muutoksista lähettämällä sinulle ilmoituksen meille antamaasi sähköpostiosoitteeseen tai lisäämällä ilmoituksen verkkosivustollemme. Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme, lähetä meille sähköpostia alla ilmoitettuun osoitteeseen.

Kuinka voit ottaa meihin yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme tai tietoturvamenettelyistämme yleisesti, ota meihin yhteyttä:

Sähköpostilla: Asiakaspalvelu ja palautelomake customer_service@egencia.fi. Teemme parhaamme vastataksemme pyyntöösi 24 tunnin sisällä.

Puhelimitse: Jos tarvitset kiireellisempää apua, soita meille numeroon +358 9 2288 7700.

Postitse: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Haluamme varmistaa sen, että sinulla on täysi kontrolli asioidessasi Egencian sivustolla matkasi suunnittelusta ja varaamisesta henkilökohtaisten tietojesi suojaamiseen. Egencian asiakaspalvelun matkatoimistovirkailijat ovat valmiita auttamaan sinua Egencia-matkoja koskevissa kysymyksissä vuorokauden ympäri viikon jokaisena päivänä. Voit myös aina soittaa asiakaspalvelunumeroon, jonka sait yrityksesi liittymisen yhteydessä. Lisäksi voit ottaa suoraan yhteyttä matkan tarjoajaan matkasuunnitelmastasi löytyvän puhelinnumeron tai osoitteen kautta.

Tämä tietosuojakäytäntö on voimassa alkaen September 25, 2017.