3 tapaa, joilla Egencia ratkaisee matkustushäiriöitä

Liikematkustusratkaisuja, jotka varmistavat matkan jatkumisen matkustushäiriöiden aikana

Kirjoittaja: Karri Alexion-Tiernan, Senior Director, Product Marketing

Matkustaminen voi tarjota huikeita kokemuksia. Mielenkiintoisiin kohteisiin tutustuminen, uusien ihmisten tapaaminen – olipa kyseessä työmatka tai vapaa-ajan matka, matkalle lähtö on aina pieni seikkailu.

Mutta hohto katoaa nopeasti, jos sairastut vakavasti kesken liikematkan, lentosi peruutetaan koko päivän kestäneen kokouksen jälkeen tai joudut matkustamaan eri reittiä myrskyn takia. Poikkeustilanteet eivät koskaan tapahdu suotuisaan aikaan. Ne tapahtuvat juuri silloin, kun sinun pitäisi päästä kotiin lasten luokse tai tavata ystäviä, joita et ole nähnyt aikoihin tai viettää pitkään suunniteltu romanttinen ilta kumppanisi kanssa. ”Haluan vain päästä kotiin” on meille kaikille tuttu tunne.

Egencia ei voi estää näitä tilanteita sattumasta, mutta me voimme tehdä tilanteesta vähän miellyttävämmän silloin, kun matkasuunnitelmiin tulee odottamattomia muutoksia.

Egencia yhdistää ainutlaatuisella tavalla henkilöstön oman osaamisen, globaalit kumppanimme ja edistyksellisen matkustusteknologian, jolloin lopputuloksena on nykyaikainen, huippuluokan liikematkojen hallintaratkaisu. Lisäksi asiantuntevat asiakaspalvelu- ja tilinhallintatiimimme ovat valmiita auttamaan kaikissa tilanteissa mihin aikaan tahansa.

Parasta liikematkailijoiden kannalta on, että Egencia omistaa kaikki palvelut ja vastaa niiden kehittämisestä ja hallinnasta. Tämä tarkoittaa, että kaikki tarvitsemasi on käytettävissäsi missä tahansa oletkin – verkossa tai mobiilisovelluksella – helposti ja intuitiivisesti.

Ennen matkaa

Kun sanon, että Egencia on aina apunasi, tarkoitan sitä todella. Varatessani liikematkoja hyödynnän Smart Mix -hakutuloksia. Smart Mix on Egencian liikematkustusteknologian innovaatio, joka perustuu koneoppimista hyödyntäviin algoritmeihin.

Ensisijainen hotellini, tiettyjen majoitusliikkeiden kanta-asiakkuus, aiemmat varaustietoni ja hotellit, joita olen hakenut ovat esimerkkejä muuttujista, joita se käyttää tehdessään minulle suosituksia. Smart Mix näyttää parhaat vaihtoehdot näihin muuttujiin liittyvien valintojeni perusteella. Tämä tarkoittaa, että näen hotellit, jotka ovat mieltymysteni ja matkustuskäytäntöjeni mukaisia. Mitä enemmän matkustan, matkakohteesta riippumatta, sitä enemmän Smart Mix oppii ja sitä paremmiksi hakutulokseni muuttuvat. Tämä säästää rutkasti aikaa, sillä minun ei tarvitse selata loputonta määrää eri vaihtoehtoja, ja tiedän saapuessani hotellille, että luvassa ei ole epämieluisia yllätyksiä.

Toinen innovatiivinen ominaisuus, josta on hyötyä tiimini budjetille, on Savings Finder. Siitä lähtien kun varaan matkan, Savings Finder seuraa, onko matkasuunnitelmalleni saatavilla parempia lentohintoja. Jos näin on, minulle varataan automaattisesti uusi matka alhaisemmalla hinnalla käyttäen samaa istuinpaikkaa, matkustusluokkaa, reittiä ja lentoaikoja. On hienoa, että samalla kun teen omia töitäni Egencialla, matkanhallintateknologiamme työskentelee taustalla hyväkseni säästääkseen rahaa, eikä minun tarvitse tehdä mitään asian eteen.

Asiakkaamme hyötyvät myös säästämisen mukanaan tuomista eduista. Tähän mennessä Savings Finder for Air on tuonut asiakkaillemme miljoonien dollarien säästöt, ja odotamme määrän kaksinkertaistuvan vuonna 2020. Tiimimme ottaa käyttöön Savings Finder for Hotel -toiminnon vuoden 2020 ensimmäisellä neljänneksellä, mikä tarkoittaa, että pystymme säästämään myös hotellivarauksissa. Näiden säästöjen avulla voin lähettää tiimini konferenssiin, asiakaskäynnille tai vierailulle toiseen toimipaikkaan innovoimaan uusia ratkaisuja.

Toinen tapa, jolla Egencia pitää sinusta huolta jo ennen kuin astut ovesta ulos, on kriisiviestintätiimimme. Tämä tiimi seuraa jatkuvasti säätä ja muita tapahtumia maailmanlaajuisesti, jotta matkustajat ja Travel Managerit pysyvät ajan tasalla mahdollisesti uhkaavista tilanteista Egencian matkauutisten ja matkustajakeskuksen ilmoitusten avulla.

Kun jokin uhkaava tilanne on ajankohtainen, tiimi laatii Global Customer Impact -raportit, jotka lähetetään matkustajille ja Travel Managereille, joita tilanne saattaa koskea. Kattava seuranta ja viestintä tarkoittaa, että Egencia auttaa sinua muuttamaan matkasuunnitelmiasi ennakoivasti ennen kuin poikkeustilanne muuttuu kaaokseksi.

Seuraavassa on käytännön esimerkki, miten tämä toimii: Egencian työntekijöitä oli konferenssissa Ranskassa ja paikalla oli työntekijöitä toisesta yrityksestä, joka käyttää kilpailevaa liikematkatoimistoa. Työntekijämme kertoivat, että he olivat juuri muuttaneet matkasuunnitelmiaan sen jälkeen, kun olivat saaneet Egencian sovelluksen kautta ilmoituksen uhkaavasta lakosta. Toisen yrityksen työntekijät eivät olleet kuulleetkaan lakosta ja kertoivat vähän nolostellen, että heidän liikematkatoimistollaan ei ole käytössä reaaliaikaisia matkailmoituksia.

Matkan aikana

Mitä tapahtuu, jos kaikki ei menekään niin kuin piti matkan aikana?

Egencia on valmiina auttamaan. Pidämme Travel Managerit ja liikematkailijat ajan tasalla sovelluksen ja tekstiviestien avulla siitä, mitä tapahtuu, mitä teemme auttaaksemme ja mitä seuraavaksi tapahtuu.

Matkaa koskevien ilmoitusten lisäksi Egencialla on yli 3 000 matkakonsulttia, jotka puhuvat 32 kieltä. He työskentelevät yli 60 maassa ja ovat valmiina auttamaan sinua vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä matkaasi liittyvissä ongelmatilanteissa. Siitä hetkestä lähtien, kun matkakonsultti vastaa puhelimeen, hän tietää kuka olet, missä olet ja minne olet matkalla.

Jos tielleni osuu liikenneruuhka tai lentoni lähtöportti vaihtuu toiselle puolelle lentokenttää, minkä seurauksena saatan myöhästyä lennoltani, apuun tulee Tarvitsen apua -toiminto. Riittää, kun napautan Egencian sovelluksen Tarvitsen apua -painiketta, jolloin matkakonsultti soittaa minulle muutaman minuutin kuluessa (usein jo nopeammin) ja auttaa minua kulloisessakin tilanteessa. Minun ei tarvitse näppäillä numeroita tai kopioida mitään tietoja – napautan vain painiketta ja hetken päästä virkailija soittaa minulle kysyäkseen miten voi auttaa minua. Ette uskokaan, miten paljon tämä rauhoittaa mieltäni.

Lisäksi kaikki käy todella helposti yhden sovelluksen kautta, mikä on äärimmäisen tärkeää stressaavassa tilanteessa. Yksi käyttöä helpottava asia on se, että olemme sisällyttäneet liikematkailijoille tarkoitettuun Egencian sovellukseen monia erinomaiseksi todettuja ominaisuuksia, jotka ovat käytössä Expedialla (jota käytän henkilökohtaisten matkojen varaamiseen). Näin asioiden hoitaminen sujuu yhdenmukaisesti niin henkilökohtaisessa elämässä kuin työelämässäkin, mikä tekee kaikesta nopeampaa ja intuitiivisempaa.

Egencian ominaisuuksiin kuuluu myös Matkustajan seuranta -toiminto, josta on hyötyä poikkeustilanteissa. Sen avulla Travel Managerit pääsevät tarkastelemaan yksityiskohtaisesti kartalta tiettyjä alueita ja näkemään, kuka on tai tulee olemaan tällä alueella tiettynä ajanjaksona. Näin he voivat olla tarvittaessa suoraan yhteydessä matkustajiin.

Se, että Egencia seuraa tapahtumia, jotka saattavat vaikuttaa minuun, vaikka en olisikaan tietoinen niistä, lisää turvallisuuden tunnettani. Se antaa minulle mahdollisuuden keskittyä työhöni, sillä voin luottaa, että Egencian matkustustiimi on koulutettu varautumaan poikkeustilanteisiin ja että he pitävät minut ajan tasalla ja huolehtivat turvallisuudestani.

Tämä on erityisen tärkeää kriisitilanteissa, kuten asiakkaisiimme kuuluva Informa sai kokea London Bridgen terrori-iskun yhteydessä. Informan matkanhallintapäällikkö kykeni paikantamaan kaikki alueella olevat yrityksen matkustajat ja ottamaan heihin välittömästi yhteyttä. Hän pystyi kertomaan toimitusjohtajalle vielä saman illan aikana, että kaikki työntekijät olivat turvassa.

Paikan päällä

Poikkeustilanteen vallitessa Egencia työskentelee taustalla jo kauan ennen kuin saavun kohteeseen. Jos matkani varrella on ongelmia, Egencian asiantuntijat saavat hälytyksen ja varmistavat, että voin kirjautua sisään myöhemmin tai tekevät minulle tarvittaessa uuden varauksen.

Kun saavun poikkeustilanteen keskelle, Egencian sovellus auttaa minua tekemään fiksuja päätöksiä. Jos olen esimerkiksi saapunut Müncheniin, jossa liikenne on ruuhkautunut jonkin tapahtuman vuoksi, sovellus näyttää minulle, kuinka kauan minulla kestää päästä pisteestä A pisteeseen B eri kulkumuodoilla, kuten junalla, bussilla, kävellen tai Uberilla. Näin voin valita joustavasti parhaan ratkaisun.

Luvassa entistä parempia matkakokemuksia

Tilanne on jo nyt hyvä, mutta tulevaisuudessa on odotettavissa vielä parempaa. Otetaan esimerkiksi Smart Mix -toiminto. Koneoppimisen avulla voidaan jo nyt näyttää parhaat tulokset tehtyjen valintojen, matkustuskäytäntöjen ja hinnoittelun perusteella. Toiminnosta on kuitenkin tulossa vieläkin älykkäämpi.

Egencian voi jo nyt synkronoida työkalenterin kanssa, mutta uskoisin, että tulevaisuudessa saattaa olla mahdollista, että se ymmärtää, missä sinun on oltava eri päivinä matkasi aikana ja suosittelee hotellia, joka soveltuu parhaiten useissa paikoissa vierailemiseen ottaen samalla huomioon yrityksesi matkustuskäytännöt ja valintasi.

Mitä tiiviimpää yhteistyötä palveluntarjoajat ja liikematkatoimistot tekevät, sitä paremmin räätälöidyn varauskokemuksen voimme luoda yhteisille asiakkaillemme. En esimerkiksi halua syödä aamiaista hotellissa, koska haluan aloittaa aamuni lyhyellä kävelylenkillä ja napata mukaan matkan varrelta kahvin ja jonkin leivonnaisen paikallisesta kahvilasta (erityisesti Euroopassa ollessani). Tulevaisuudessa haku- ja lajitteluteknologia saattaa oppia ymmärtämään paremmin niitä palveluja, joita odotan hotellilta. Tällöin hakutulosteni kärjessä eivät näy hotellit, joiden hintaan sisältyy aamiainen. Sen sijaan kollegani, joka haluaa nukkua pitkään ja tilata aamiaisen huonepalvelusta, hakutulokset näyttävät erilaisilta, sillä ne perustuvat hänen aiempiin valintoihinsa.

Mutta suunnataanpa katseet vielä pidemmälle. Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa saavut matkakohteeseesi, mutta lämpötila onkin huomattavasti kylmempi kuin mitä odotit ja et ottanut mukaan käsineitä. Ei hätää. Egencia tarkkailee jatkuvasti säätä ja pystyy havaitsemaan tämän odottamattoman muutoksen. Tulevaisuudessa tietoa voidaan käyttää niiden tavaroiden tunnistamiseen, joita tarvitset matkakohteessasi. Voit saada ilmoituksen, jossa sinulta kysytään, haluatko saada käsineet toimitettuna hotelliisi. Jos vastaat myöntävästi, ostotapahtuma veloitetaan luottokortiltasi ja käsineet odottavat hotellillasi, kun saavut. Kuulostaa mahtavalta, eikö vain?

Toinen esimerkki: matkustat ensimmäistä kertaa uuteen kaupunkiin ja olet varannut vuokra-auton. Egencia hyödyntää jo nyt koneoppimista useiden varausten ja asiakasarvioiden analysoinnissa. Tulevaisuudessa saattaa olla mahdollista käyttää opittuja tietoja vaihtoehtoisten ja suositeltavien matkustusmuotojen ehdottamiseen tietyissä kaupungeissa. Tällöin saatat saada ehdotuksen, jossa sinulle suositellaan matkakortin hankkimista autonvuokrauksen sijaan ja voit ostaa sen saman tien.

Sirin ja Alexan kaltaisten tekoälyavustajien tullessa yhä enemmän osaksi elämäämme on odotettavissa, että äänikomentojen käyttö yleistyy ja että ne syrjäyttävät lopulta kosketustoiminnot. Nyt jo on käytössä langattomia kuulokkeita, jotka käyttävät näitä teknologioita. Pian voit sanoa: ”Egencia, kerro mitä lentoja on saatavilla maanantaina kello 7 Seattlesta Lontooseen?”. Kun kuulet vaihtoehdot, voit vastata: ”Varaa vaihtoehto yksi käyttämällä profiilissani olevaa luottokorttia”. Kuvittele: et tarvitse käsiä, et manuaalista etsimistä ja varaus on hoidettu muutamassa minuutissa (tai mahdollisesti jopa muutamassa sekunnissa). Liikematkustuksen tulevaisuus näyttää yksinkertaisemmalta kuin koskaan.

Teknologian kehittyessä voimme jonakin päivänä varata koko matkan – minne tahansa maailmassa, kuinka monimutkaisen matkan tahansa ja millä kielellä tahansa – täysin ilman käsiä käyttäen vain ääntämme. Välineenä voi olla puhelin, kello tai jokin muu laite, josta emme ole vielä kuulletkaan.

Kaikki nämä edistysaskeleet antavat liikematkailijoille enemmän mahdollisuuksia ja joustavuutta tehden matkan jokaisesta vaiheesta helpomman. Näin voimme keskittyä tuottamaan lisäarvoa matkustajille varsinaisen matkan aikana.

Myönnän, että en ole kovin hyvä suunnittelemaan. Tiedän suunnilleen, miten paljon minun tulee varata aikaa turvatarkastukseen ehtiäkseni lennolle. En yleensä ehdi suunnittelemaan kauheasti ennakkoon, vaan otan selvää asioista paikan päällä. Mutta jos matkaan tuleekin mutkia, haluan, että joku on valmiina laittamaan asiat kuntoon. Miksi? Minulla on kaksi pientä poikaa ja aviomies, joiden luokse haluan palata työpäivän päätteeksi. Pidän matkustamisen mukanaan tuomasta jännityksestä, seikkailusta ja satunnaisista kommelluksista, mutta arvostan myös sitä, että Egencia varmistaa puolestani turvallisen kotiinpaluun.