Política de privacidad

¿Tiene alguna pregunta o duda sobre privacidad, o desea ejercer un derecho?

Envíenos un correo electrónico a  atencion_al_cliente@egencia.es para obtener más información.
Puede enviar una solicitud para acceder a su información o actualizarla, cerrar su cuenta o eliminar sus datos.  Nos aseguraremos de que el equipo especializado en privacidad se ponga en contacto con usted directamente.

Política de privacidad
Última actualización: junio 2018

Introducción
Egencia LLC (“Egencia”) respeta y se toma muy en serio su derecho a la privacidad.  Egencia se compromete a proteger los datos personales que nos proporcione.  En esta Política de privacidad explicamos quiénes somos; cómo recopilamos, usamos y compartimos sus datos personales; cómo puede gestionar la información que usted nos proporciona y ejercer sus derechos relativos a la privacidad, y cómo protegemos su información.  En esta Política de privacidad se trata el uso que hacemos de los datos personales que recopilamos de usted a través de nuestros servicios en línea, incluido el Sitio web, la Aplicación y las API de reserva en línea (es decir, las herramientas de reserva en línea usadas por nuestros colaboradores y propietarios) (“Servicios en línea“), o que nos proporcione por cualquier otro medio (en conjunto, los “Servicios“).

¿Qué hace Egencia?
Egencia proporciona un conjunto de servicios de administración de viajes corporativos para planificar, reservar y administrar viajes de negocios, que ofrece directamente o mediante su red de proveedores de servicios de administración de viajes de terceros dedicados.  El proceso de reserva puede realizarse a través de los servicios de Egencia. Nuestro equipo de atención al cliente le ayudará a solucionar cualquier problema que tenga con sus reservas.

Programa de viajes corporativos
Para administrar sus necesidades de viajes de negocios, su organización se inscribió en el Programa de viajes corporativos de Egencia. En este Programa, su organización puede designar un gestor de viajes (“Gestor de viajes”) para administrar y gestionar las necesidades de viajes de su organización, y puede nombrar a uno o más organizadores de viajes (“Organizador” o “Director de viajes”) para reservar y administrar los viajes de empleados (“Viajeros”), así como las personas que no sean empleados, siempre que la empresa lo considere adecuado (“Invitados”).

Reservas de Viajeros
Para reservar y administrar viajes por su cuenta, los Viajeros deben registrarse para convertirse en miembros de Egencia o haber proporcionado datos de perfil al equipo de implementación de Egencia con el objetivo de que dicha información figure en nuestro sistema. Si los Viajeros no se registran para convertirse en miembros de Egencia, deberán ponerse en contacto con su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes para realizar una reserva en su nombre. Si usted es un Viajero, en esta Política de privacidad se indica cómo recopilamos y usamos sus datos personales, independientemente de si realiza una reserva y administra el viaje por su cuenta o mediante su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes. En consecuencia, excepto si se indica expresamente lo contrario, cuando nos refiramos a “usted” en esta Política de privacidad, nos referiremos a usted en calidad de Viajero, tanto si actúa en su propio nombre como si lo hace a través de un Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes.

Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes
Aunque esta Política de privacidad va dirigida principalmente a Viajeros e Invitados, también es válida para Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes.

Los datos personales que nos proporcione un Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes sobre sí mismo en relación con nuestro Programa de viajes corporativos se tratarán según lo estipulado en la presente Política de privacidad. Sin embargo, Egencia se reserva el derecho a ponerse en contacto con los Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes según lo contemple el Acuerdo de viajes corporativos que su organización haya rubricado con nosotros (por ejemplo, para recibir comentarios sobre el Programa, para hablar sobre la relación empresarial o para informarle de servicios nuevos o actualizados). Este contacto puede producirse por teléfono, correo electrónico, mensaje de texto o correo postal.

Al reservar y administrar viajes en nombre de cualquier Viajero o Invitado, los Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes deben obtener el consentimiento correspondiente del Viajero o Invitado. Asimismo, los Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes deberán asegurarse de que el Viajero o Invitado correspondiente reciba y revise esta Política de privacidad.

Cuando reserve viajes directamente con nosotros o permita que su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes lo haga en su nombre, es posible que las personas autorizadas de su empresa tengan acceso al nombre y nombre de usuario de su cuenta de miembro, así como a sus itinerarios de viaje y al resto de la información de su cuenta, y también podrán aceptar que compartamos esta información con terceros para el mantenimiento de registros u otros fines autorizados. Su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes también puede actualizar la configuración de su perfil (excepto su nombre de usuario y contraseña) y las preferencias de viaje, según las instrucciones que les proporcione. Su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes también podrá ver, modificar o cancelar cualquiera de sus itinerarios de viaje, según sea necesario para cumplir con sus instrucciones o según sus acuerdos con ellos.

En esta Política de privacidad se describen los procedimientos de uso, recopilación e información de Egencia. Es posible que los procedimientos o las políticas de su organización sean distintos, y no nos responsabilizamos de ningún uso o divulgación de sus datos personales por parte del personal de su organización, ni de ningún acto u omisión de su organización, Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes. Si tiene preguntas sobre la forma en que su organización, el Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes trata sus datos personales, reserva o administra viajes en su nombre, póngase en contacto con el representante correspondiente de su organización o consulte la declaración de privacidad de su organización.

Puntos clave que debe tener en cuenta con relación al uso que hacemos de su información:

  • Usamos su información (y la de aquellos que viajan con usted) con el fin de poder realizar reservas de viajes.
  • Esto incluye compartir la información de la reserva con nuestros Proveedores o Propietarios de establecimientos, para que puedan completar su reserva, así como con su organización, en el marco de su programa de viajes corporativos.
  • También trabajamos con proveedores de terceros adicionales que ofrecen servicios o funciones en nuestro nombre.
  • Si elige recibir información de marketing, le informaremos sobre ofertas especiales que puedan interesarle, incluidos nuestros programas de fidelidad. Puede cancelar su suscripción a este tipo de comunicaciones en cualquier momento desde la página de su cuenta.
  • Si necesita actualizar su información o acceder a esta, puede ponerse en contacto con nosotros usando los datos que encontrará en la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros”.
  • Usamos información, como las cookies, para mejorar su experiencia en los Servicios en línea y obtener información de análisis que nos permita mejorar nuestros Servicios en general.
  • De vez en cuando, y normalmente después de una interacción con nosotros, le pediremos que nos haga llegar sus comentarios para asegurarnos de que estamos proporcionando servicios que cumplen sus expectativas.
  • El responsable del tratamiento de sus datos personales es Egencia LLC.  Egencia almacena y trata su información en entornos seguros en Estados Unidos y otros países. Para prestar sus servicios, Egencia debe transferir su información a sus filiales o proveedores de servicios para tratarla en Estados Unidos y, posiblemente, en otros países fuera de su país de residencia. Le aseguramos que tomamos las medidas adecuadas para proteger su privacidad y su seguridad.

Le recomendamos que lea todo el contenido de la presente Política de privacidad para disponer de la información necesaria.  No obstante, si solo desea acceder a una sección concreta de dicha política, haga clic en el enlace correspondiente del menú.

Si tiene alguna pregunta o duda sobre cómo usamos sus datos personales, póngase en contacto con nosotros a través correo electrónico, al que puede acceder desde la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros” que encontrará al final de esta política.

Enlaces externos
Si alguna parte de nuestros Servicios en línea le dirige a otros sitios web o aplicaciones, esos enlaces no se regirán por la presente Política de privacidad. Por consiguiente, le recomendamos que lea las respectivas políticas de privacidad de dichos agentes en línea para conocer sus procedimientos en lo relativo a la recopilación, el uso y la divulgación de datos personales.

¿Qué datos personales recopilamos y por qué?
Los datos personales que podemos recopilar sobre usted pueden clasificarse, de forma general, en estas categorías:

  • Información que usted nos proporciona directamente

Puede que le pidamos datos personales de forma directa.  Por ejemplo, podemos pedirle que nos proporcione sus datos de contacto (como su nombre completo, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico) para:

– Realizar su reserva de viaje.

– Crear o registrar una cuenta con nosotros.

– Habilitar el servicio del Organizador de viajes.

– Ofrecer los servicios y la información que nos haya solicitado, como los detalles de su reserva.

– Disponer de un número de contacto en caso de emergencia.

– Actualizar la información de viajero frecuente o del programa de fidelidad.

– Suscribirle a nuestras comunicaciones de marketing.

– Recibir las consultas que nos haga llegar.

También deberá proporcionar su información de facturación (como el número de la tarjeta de crédito, el nombre del titular de la tarjeta y la fecha de caducidad) para realizar pagos.

Además, puede tener que proporcionar información sobre cualquier otro viajero que aparezca en su reserva, sus preferencias de marketing e información adicional en caso de que participe en encuestas o concursos. Al crear una cuenta, deberá indicar un nombre de usuario y una contraseña

Sus datos personales también pueden vincularse a cookies para permitir el adecuado funcionamiento de nuestros Servicios en línea, almacenar sus búsquedas de viajes en nuestros Servicios en línea y recopilar información sobre cómo utiliza dichos Servicios en línea.  Para obtener más información, consulte nuestra política de cookies.

Si es empleado de una cuenta corporativa, un proveedor u otro tipo de colaborador empresarial, también podemos recopilar información adicional, como su empresa, su número de identificación de empleado u otros detalles relevantes.

Categorías especiales de datos personales
Determinados tipos de datos personales, como algunos números de identificación oficiales o información relacionada con la religión, salud o preferencias sexuales, se consideran datos sensibles y requieren una mayor protección de conformidad con la legislación vigente.  Limitamos las situaciones en las que podemos recopilar datos personales sensibles. A continuación le ofrecemos algunos ejemplos de este tipo de información:

–     Información relacionada con la salud que puede ser necesaria para proporcionar un alojamiento adecuado durante el viaje, así como para garantizar que las instalaciones del establecimiento se ajusten a los requisitos de accesibilidad del cliente.

–     Números de identificación válidos, como los del pasaporte o el carné de conducir, que podríamos necesitar para reservar vuelos, alquileres de coches u otro tipo de soluciones de transporte.

–     Otra información que nos suministre a su discreción y que pueda implicar o sugerir detalles como sus creencias religiosas, su estado de salud u otro tipo de datos, como las necesidades alimenticias.

  • Información suministrada de forma voluntaria sobre sus compañeros de viaje o invitados

Si realiza una reserva para otra persona a través de nuestros Servicios en línea, le solicitaremos los datos personales y las preferencias de viaje de dicha persona. Por ello, antes de proporcionarnos los datos personales y las preferencias de viaje de cualquier persona, es necesario que siempre obtenga el consentimiento correspondiente.  La información de sus compañeros de viaje solo se podrá consultar y modificar a través de su cuenta.  En caso de que sus compañeros de viaje deseen modificar o eliminar su información por su cuenta, pueden ponerse en contacto con nosotros directamente usando la información que aparece en la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros”, al final de esta política.

  • Información que recopilamos de forma automática

Cuando visita nuestros Servicios en línea, podemos recopilar automáticamente determinada información de su dispositivo.  En algunos países, incluidos los pertenecientes al Espacio Económico Europeo, esta información puede recibir la consideración de “datos personales” en virtud de la legislación de protección de datos aplicable.

Concretamente, la información que recopilamos automáticamente puede incluir detalles como su dirección IP, el tipo de dispositivo, identificadores únicos del dispositivo, el tipo de navegador (como Firefox, Safari o Internet Explorer), su proveedor de servicios de Internet (ISP), su sistema operativo y la compañía telefónica.  En el caso de los usuarios de sitios web, también se recopilan detalles sobre cualquier sitio web de referencia, las páginas de salida, así como la ubicación geográfica general (por ejemplo, país o ciudad).

También podemos recopilar otro tipo de información técnica, como la forma en la que su dispositivo ha interactuado con nuestros Servicios en línea, incluidas las páginas que se han visitado y los enlaces sobre los que se ha hecho clic, es decir, los viajes consultados y la hora y fecha de dichos accesos.

Esta información nos permite conocer mejor a los visitantes que recurren a nuestros Servicios en línea, saber de dónde vienen y qué contenido de los Servicios en línea les interesa.  Utilizamos esta información para nuestros análisis internos y para mejorar la calidad y relevancia de los Servicios en línea que le ofrecemos, por ejemplo, con objeto de personalizar su experiencia de usuario, afinar sus búsquedas según sus requisitos y mostrarle anuncios que puedan serle útiles. También empleamos esta información automática para evitar y detectar casos de fraude.

Parte de esta información se puede recopilar a través de cookies y tecnologías de seguimiento similares, como explicamos más adelante en la sección “Cookies y tecnología de seguimiento similar”.

  • Información que recopilamos cuando se usa la Aplicación

Cuando usa una aplicación para smartphone o tableta, así como aplicaciones para otras plataformas (en conjunto, “Aplicación” o “Aplicaciones”, según corresponda), también podemos recopilar lo siguiente:

Información sobre la funcionalidad de las aplicaciones a las que accede y utiliza. Esto nos permite determinar qué áreas de las aplicaciones son de interés para nuestros clientes y nos ayuda a perfeccionar y mejorar de manera constante dichas aplicaciones.

Cada aplicación puede enviarnos el identificador de dispositivo único (o “UID”), una secuencia de números o caracteres exclusiva de su dispositivo. Solo usamos esta información la primera vez que se abre la aplicación para poder confirmar a nuestras redes de publicidad el número de descargas derivadas de los clics que se han realizado en sus correspondientes banners publicitarios y otras herramientas de marketing.  Cuando se especifica una dirección de correo electrónico, podemos asociarla con su UID o id. de cookie actual con el fin de ofrecerle una experiencia fluida en todos sus dispositivos.

Si utiliza la función de búsqueda de hoteles cerca de su ubicación actual o alguna funcionalidad similar de una aplicación a fin de obtener contenido útil basado en la ubicación, utilizamos la información de su ubicación actual (que nos proporciona su dispositivo a través del GPS o de tecnologías similares) para mostrarle contenido relevante. No recopilamos datos relativos a la ubicación a menos que usted utilice de forma expresa una función basada en la ubicación, y puede desactivar la recopilación de este tipo de datos en cualquier momento desde el menú de ajustes de su teléfono.

En caso de bloqueo o detención, la aplicación también nos envía información sobre informes de errores. Estos detalles nos permiten examinar el error y mejorar la estabilidad de la aplicación en futuras versiones. Como parte de estos informes de errores, la aplicación nos envía información sobre el tipo y la versión del dispositivo móvil, el UID, la hora en la que ocurrió el error, la función que se estaba usando y el estado de la aplicación cuando se produjo el error. No utilizamos esta información para otros propósitos que no sean examinar y corregir el error.

Podemos enviarle notificaciones push relacionadas con cambios en el estado de los vuelos u otros eventos relacionados con sus viajes. Además, también podemos usar notificaciones push para publicar comunicaciones importantes de su empresa o gestor de viajes en caso de que se produzca una emergencia. Estos permisos se pueden administrar en cualquier momento en la configuración del dispositivo móvil.

Si selecciona “Contactar con un agente” y elige la opción “Devolución de llamada” en Asistencia de Egencia, siempre que esta característica esté disponible, la aplicación enviará su id. de cliente, información del itinerario y, posiblemente, otra información sobre el uso reciente de la aplicación al asesor de viajes. Este proceso se lleva a cabo con el objetivo de agilizar la interacción con el servicio de atención al cliente y ofrecer un intercambio más fluido y claro.

Puede controlar en todo momento qué información nos envía una aplicación; puede ejercer este control modificando la configuración de la aplicación en el menú de configuración o cambiando la configuración del dispositivo móvil. También tiene la opción de eliminar la aplicación del dispositivo por completo y acceder a nuestros servicios a través de nuestro sitio web.

  • Información que recopilamos cuando se comunica con nosotros por medio de los métodos siguientes

Supervisión y grabación de llamadas: Las llamadas que se realicen a nuestro servicio de atención al cliente y desde este se pueden grabar y supervisar para fines de control de calidad, análisis, para protegernos en caso de disputa legal y para la formación del personal. Las grabaciones de llamadas se conservarán de acuerdo con esta política de privacidad.  Cualquier dato personal que obtengamos de usted durante la llamada se tratará de conformidad con las disposiciones de esta Política de privacidad.

Otras comunicaciones en línea:
Cualquier interacción que mantenga con nosotros a través de nuestros Servicios en línea, como el chat, se grabará y supervisará con fines de control de calidad, para protegernos en caso de disputa jurídica y para procesos de formación del personal. Esta información se protegerá y conservará de acuerdo con nuestra Política de privacidad.

  • Cookies y tecnología de seguimiento similar 

Utilizamos cookies y tecnología de seguimiento similar (de forma conjunta, “Cookies”) para recopilar y utilizar datos personales sobre usted, incluido el suministro de publicidad basada en los intereses.  Si desea obtener más información sobre los tipos de cookies que utilizamos o que utilizan nuestros proveedores, el motivo de su uso y cómo puede controlar las cookies, consulte nuestra Política de cookies.  Podemos combinar la información que usted nos proporciona con detalles relacionados con sus transacciones y con la información que recibimos de usted de manos de terceros que suministran servicios en nuestro nombre.  La información que recibimos a través de las cookies o de tecnologías similares puede ayudarnos a realizar un seguimiento de los datos relativos a usuarios y clics en los dispositivos asociados a dichas cookies.

En general, utilizaremos los datos personales que recopilemos de usted únicamente para los fines que se describen en esta política de privacidad o para aquellas finalidades que le expliquemos en el momento de recopilar dichos datos personales.

¿Con quién compartimos sus datos personales?

Podemos divulgar sus datos personales a los siguientes tipos de destinatarios:

  • En ocasiones, las empresas de nuestro grupo compartirán sus datos personales con las empresas afiliadas de Expedia Group, que pueden consultarse en expediagroup.com.  En la medida en que nuestra empresa matriz y los socios afiliados corporativos tengan acceso a su información, se aplicarán prácticas que sean por lo menos tan restrictivas como las prácticas que se describen en esta Política de privacidad. También cumplirán con la legislación vigente que regule la transmisión de comunicaciones de carácter promocional y, como mínimo, sus correos electrónicos comerciales incluirán la opción de rechazar la recepción de este tipo de mensajes en el futuro.
  • Proveedores de servicios de terceros que nos suministren servicios de tratamiento de datos (por ejemplo, para proporcionarnos asistencia en la entrega de los Servicios en línea, para facilitar la funcionalidad de dichos servicios o para ayudarnos a mejorar su seguridad) o que, de otra forma, traten datos personales para fines tales como el tratamiento de tarjetas de crédito, los análisis empresariales, el servicio de atención al cliente, el marketing o la distribución de programas de encuestas o sorteos, para facilitar el suministro de publicidad en línea a la medida de los intereses del usuario y para prevenir el fraude.  En los casos en los que los proveedores de servicios de terceros tengan acceso a los datos, solo recopilarán la información que necesiten para realizar sus funciones. No podrán compartir ni usar la información para ningún otro fin.
  • Colaboradores empresariales con quienes ofrecemos productos o servicios de forma conjunta, o cuyos servicios se ofrezcan a través de nuestros Servicios en línea.  Puede saber en todo momento si un colaborador empresarial externo está implicado en la prestación de un servicio que haya solicitado, ya que su nombre se mostrará junto al nuestro o de forma independiente.  Si elige acceder a estos servicios opcionales, en ocasiones compartiremos con nuestros colaboradores información que tengamos sobre usted, incluidos sus datos personales. Un ejemplo de colaborador empresarial sería un programa de fidelidad de terceros que le permita obtener puntos a través de las reservas.
  • Proveedores de viajes como los hoteles, las aerolíneas, las empresas de alquiler de coches, las aseguradoras, los propietarios de establecimientos y, según corresponda, los proveedores de actividades y las compañías de ferrocarril y cruceros que le suministren los servicios que elija en sus reservas de viaje.  Todos los servicios que ofrezcan los proveedores de viajes de terceros se describirán como tales.  Tenga en cuenta que estos proveedores de viajes podrían ponerse en contacto con usted en caso necesario para obtener información adicional, proporcionarle su reserva de viaje o responder a una comunicación que usted envíe de acuerdo con su propia Política de privacidad. Ocasionalmente, compartimos opiniones anónimas con nuestros proveedores de hoteles.  En esos casos nunca revelamos el nombre de la persona que envía el comentario ni su información de contacto, a menos que dicha persona nos pida expresamente que lo hagamos.  No nos hacemos responsables de la posibilidad de que el hotel deduzca su identidad a partir del contenido del comentario y se ponga directamente en contacto con usted.
  • Otros en su organización, como su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes, según se describe anteriormente en la sección “Gestores de viajes, Organizadores y Directores de viajes”.
  • Cualquier organismo de seguridad, regulador, gubernamental o jurídico, o cualquier otra entidad de terceros para la que consideremos necesario divulgar su información (i) porque así lo exija el reglamento o legislación vigente, (ii) con el fin de ejercer, establecer o defender nuestros derechos jurídicos o (iii) para proteger sus intereses vitales o los de cualquier otra persona.  Por ejemplo, según la legislación estadounidense, la Oficina de Aduanas y Protección de Fronteras del Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos exige que, antes del viaje, se proporcione al Departamento determinada información de viajes y reservas, lo que se conoce como “Registro de nombre del pasajero” o PNR, en relación con las personas que viajen hacia y desde Estados Unidos, o bien a través del espacio aéreo estadounidense. Podemos divulgar esta información a las aerolíneas u otros proveedores de viajes para que puedan reenviarla a los gobiernos u organismos de seguridad correspondientes.
  • Cuando consideremos que resulta adecuado para investigar, impedir o emprender acciones contra actividades ilegales o supuestamente ilegales; para proteger y defender los derechos, la propiedad o la seguridad de nuestra empresa o de otros, nuestros clientes o terceros, y en relación con nuestros términos de servicio y otros acuerdos.
  • En relación con una operación societaria, como una desinversión, fusión, consolidación o venta de activos, o en el improbable caso de quiebra.  Si se produce alguna adquisición, informaremos al comprador de que debe usar los datos personales que usted nos proporciona solo para los fines que se establecen en esta Política de privacidad.
  • Cualquier otra persona que cuente con su consentimiento para la divulgación.

No podemos enumerar todos los destinatarios específicos de esta Política de privacidad debido a su elevado volumen y a la frecuencia de los cambios en esta información.  Las categorías de destinatarios se explican con más detalle en los apartados anteriores de esta misma sección; por ejemplo, los proveedores de viaje, como hoteles, aerolíneas, empresas de alquiler de coches y proveedores de actividades que nos permiten completar su reserva.  Si tiene alguna duda sobre el uso compartido de los datos con terceros, póngase en contacto con nosotros usando la información que se proporciona al final de esta Política de privacidad.

De vez en cuando compartiremos información agregada o anónima con terceros, incluidos los anunciantes e inversores.  Por ejemplo, podemos informar a nuestros anunciantes del número de visitantes a nuestro sitio web o de los alojamientos y destinos más populares.  Dicha información no contiene ningún dato personal y se usa para desarrollar contenido y servicios que esperamos que le interesen.

¿Cómo usamos su información?
Nuestros fundamentos legales para el tratamiento de datos personales (solo para visitantes del EEE)
Si usted es un visitante del Espacio Económico Europeo, nuestro fundamento legal para recopilar y usar sus datos personales tal y como se describe en esta Política de privacidad dependerá de los datos personales en sí y del contexto específico en el que los recopilemos.

Normalmente recopilaremos datos personales de usted solo (i) si requerimos dichos datos para cumplir un acuerdo con usted; (ii) en los casos en los que el tratamiento sea necesario para nuestros intereses legítimos y no quede invalidado por sus derechos, o (iii) siempre que tengamos su consentimiento para ello.  En algunos casos, tendremos la obligación legal de recopilar sus datos personales (por ejemplo, si debemos usar su historial de transacciones para cumplir con nuestras obligaciones financieras y fiscales).

Si le pedimos que nos proporcione datos personales para cumplir con un requisito legal o para ponernos en contacto con usted, se lo notificaremos en el momento oportuno y le informaremos de si dicho suministro de información es obligatorio o no (así como de las posibles consecuencias de negarse a ello).

Si recopilamos y usamos sus datos personales sobre la base de nuestros intereses legítimos (o los de terceros), dichos intereses responderán, normalmente, al funcionamiento de nuestra plataforma y a la necesidad de comunicarnos con usted para proporcionarle nuestros servicios, a fines de verificación de la seguridad en aquellos casos en los que se ponga en contacto con nosotros y a nuestros intereses comerciales legítimos, por ejemplo, para responder a sus consultas, mejorar la plataforma, llevar a cabo campañas de marketing o detectar y evitar actividades ilegales.  Es posible que tengamos otros intereses legítimos y, si procede, se los comunicaremos en el momento oportuno.

¿Cómo determinamos cuáles son nuestros intereses empresariales legítimos?

Llevamos a cabo una evaluación a fin de garantizar que:

(i)        Nuestros intereses en lo relativo al uso de sus datos son legítimos (es decir, que existe una necesidad empresarial clara).
(ii)        Dicha necesidad empresarial, en conjunto, no entra en conflicto con sus derechos de privacidad

Para realizar esta determinación, evaluamos el posible impacto que un uso concreto de los datos pueda tener sobre usted como cliente, y valoramos dicho resultado con respecto a nuestras propias necesidades empresariales para asegurarnos de que se alcance un equilibrio. También aplicamos distintas medidas de seguridad que nos ayudan a minimizar los posibles riesgos.

Por ejemplo, consideraríamos que la recopilación de las preferencias de marketing de nuestros clientes en el transcurso de una reserva es un interés empresarial legítimo, habida cuenta de que somos una empresa de comercio electrónico.  Consideramos que esto no afecta indebidamente a sus derechos de privacidad, ya que es muy probable que le interese obtener información sobre nuestros productos y servicios en el futuro.  No obstante, con el fin de proteger sus derechos de privacidad, nos aseguramos de que pueda cancelar su suscripción a estas comunicaciones en cualquier momento desde su cuenta, desde el propio correo electrónico que le enviamos o a través del servicio de atención al cliente.

De acuerdo con los fundamentos legales expuestos, utilizamos la información que recopilamos para realizar lo siguiente:

  • Completar sus transacciones, como la reserva de un hotel.
  • Proporcionarle confirmaciones y actualizaciones importantes en relación con sus próximos viajes (por correo electrónico o SMS).
  • Verificar su identidad para evitar fraudes.
  • Gestionar su cuenta, incluido el procesamiento de pagos.
  • Comunicarnos con usted en general, sobre todo si se producen cambios en su reserva.
  • Proporcionar servicios de atención al cliente en relación con su reserva o responder a cualquier consulta que nos haga.
  • Administrar y operar nuestro Programa de viajes corporativos de Egencia.
  • Medir el interés en nuestros productos y servicios, y en la funcionalidad del sitio web, e introducir las mejoras necesarias.
  • Informarle de ofertas especiales, cupones y sorteos, así como de productos y servicios relacionados con los viajes que puedan interesarle. Puede recibir estas comunicaciones por correo electrónico, correo postal o a través de anuncios en sitios de terceros, incluidas las redes sociales.
  • Personalizar de otro modo su experiencia con este sitio web o aplicación.
  • Recompensarle como parte de un programa de recompensas y reconocimiento en el que elija participar (ya sea nuestro o de terceros).
  • Obtener la información que nos proporcione, también a través de los comentarios que publique o las encuestas que rellene.
  • Llevar a cabo análisis estadísticos sobre el uso del sitio web y las aplicaciones, y sobre los servicios que proporcionamos para mejorar cada uno de los aspectos de nuestra oferta.
  • Proteger nuestros derechos como empresa, incluida nuestra propiedad intelectual; por ejemplo:
  • Resolver conflictos, cobrar tasas o solucionar problemas.
  • Evitar actividades potencialmente prohibidas o ilegales.
  • Aplicar nuestras Condiciones de uso.
  • Realizar otras acciones que se le detallen en el momento de la recopilación.

Si tiene dudas sobre la base jurídica que rige la recopilación y el uso que hacemos de sus datos personales, o bien necesita más información al respecto, póngase en contacto con nosotros usando la información que se proporciona al final de esta Política de privacidad.

¿Cómo protegemos sus datos personales?
Queremos que confíe en nosotros al usar nuestros Servicios en línea para organizar sus viajes, y mantenemos el firme compromiso de proteger la información que recopilamos. A pesar de que los Servicios en línea no pueden garantizar la seguridad absoluta, hemos implementado las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales que recopilamos y tratamos.  Por ejemplo, ciframos el contenido al transmitir sus datos personales sensibles entre su sistema y el nuestro, y empleamos firewalls y sistemas de detección de intrusos para evitar que personas no autorizadas accedan a su información.  Asimismo, solo los empleados autorizados pueden acceder a los datos personales, y únicamente pueden hacerlo para las funciones comerciales permitidas.

Transferencias internacionales de datos
Sus datos personales se pueden transferir a países distintos de su lugar de residencia y fuera del EEE, y tratarse en ellos.  Estos países pueden tener leyes de protección de datos diferentes a las de su país (y, en algunos casos, es posible que dicha legislación no establezca los mismos niveles de protección).  Específicamente, Egencia almacena y trata Datos personales sobre Viajeros en entornos seguros de los Estados Unidos y otros países. En relación con el tratamiento de datos de viajeros que no sean de Estados Unidos, para prestar sus servicios, Egencia debe transferir sus Datos personales a sus filiales o proveedores de servicios para tratarlos en Estados Unidos y, posiblemente, en otros países fuera de su país de residencia.

Hemos adoptado las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que sus datos personales permanezcan protegidos según lo que se establece en esta Política de privacidad cuando se transfieran fuera del EEE.  En relación con los datos personales transferidos desde Europa, Egencia realizará dichas transferencias de datos de acuerdo con la presente Política de privacidad y la legislación vigente, así como en virtud de la autocertificación para los escudos de la privacidad de UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU.  También tenemos acuerdos intra- grupo en los que se incorporan condiciones estrictas de transferencia de datos aprobadas por la Comisión Europea (conocidas como cláusulas contractuales tipo) y que exigen que todas las empresas del grupo protejan los datos personales que traten desde el EEE de conformidad con las leyes de protección de datos de la Unión Europea.

Nos aseguramos de que cualquier proveedor de servicios de terceros que reciba una transferencia de datos tenga implementadas las medidas de seguridad apropiadas para proteger los datos personales que usted nos proporciona.  El mecanismo para determinar el nivel de adecuación puede ser (i) que el país cuente con el estado adecuado, es decir, que el proveedor tenga su sede en un país que la Comisión Europea considera “adecuado” porque sus estándares de protección de datos son similares a los de la Unión Europea; (ii) las cláusulas contractuales estándar, o (iii) el Escudo de Privacidad entre la Unión Europea y los Estados Unidos y el Escudo de la Privacidad entre Suiza y los Estados Unidos.

Conservación de datos
Conservamos los datos personales que recopilamos sobre usted en los casos en los que tenemos una necesidad empresarial legítima y vigente para ello (por ejemplo, para proporcionarle un servicio que haya solicitado o para cumplir con los requisitos legales, fiscales o contables aplicables).

Si no tenemos ninguna necesidad empresarial legítima y vigente para tratar sus datos personales, los eliminaremos o anonimizaremos. Si esto no fuera posible (por ejemplo, porque sus datos personales se hayan almacenado en copias de seguridad), guardaremos su información de forma segura y no la someteremos a ningún otro tratamiento hasta que podamos eliminarla.

También anonimizaremos o agregaremos sus datos antes de utilizarlos para realizar análisis o estudios de tendencias durante periodos prolongados.

Sus derechos de información
Como participante en el programa de Egencia, podemos enviarle comunicaciones con noticias y novedades de viajes. Puede cancelar la suscripción a dichos boletines por correo electrónico en cualquier momento desde la página Mi perfil, debajo del encabezado “Configuración de correo electrónico”, o bien informando a su Gestor de viajes, Organizador o Director de viajes de que no ya desea recibir dichas comunicaciones de Egencia. También podrá cancelar la suscripción a dicho boletín en todos los correos electrónicos que le enviemos. Tenga en cuenta que nos reservamos el derecho de enviarle otras comunicaciones, como anuncios del servicio, mensajes administrativos y encuestas relacionadas con su cuenta de Egencia o con sus transacciones con Egencia, sin ofrecerle la oportunidad de indicar que no desea recibirlas.

  • Puede acceder a su información y agregar, actualizar o eliminar sus datos desde las páginas “Mi perfil” y “Mis viajes”; asimismo, como se describe a continuación, también puede cerrar su cuenta.  Si realiza una solicitud de este tipo, Egencia tiene derecho a solicitar una identificación adecuada antes de completarla.
  • También puede enviar una solicitud por escrito para acceder a los datos personales que poseemos acerca de usted. Si realiza una solicitud de este tipo, Egencia tiene derecho a solicitar una identificación adecuada antes de completarla. Puede realizar una solicitud por escrito para acceder a sus datos personales; para hacerlo, póngase en contacto con nosotros usando la información indicada en la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros”.

Sus derechos de protección de datos
Si reside en el Espacio Económico Europeo, a continuación puede consultar los derechos de protección de datos que le amparan:

  • Si desea acceder a sus datos personales, corregirlos, actualizarlos o solicitar su eliminación, desde las páginas “Mi perfil” de Egencia podrá ver y modificar la configuración de su cuenta. La opción de configuración del correo electrónico le permite cambiar su dirección de correo electrónico y administrar su boletín de viajes y cualquier otra suscripción. También puede cambiar la contraseña y activar la opción para realizar un inicio de sesión automático en este sitio web. Puede agregar nuevos Viajeros y eliminar los Viajeros existentes de su perfil de miembro; actualizar o corregir nombres, números de teléfono, información de pasaporte y contactos de emergencia de los Viajeros asociados con su perfil, así como actualizar sus preferencias de viaje.  También puede ponerse en contacto con nosotros usando la información que figura en la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros” que encontrará al final de esta Política de privacidad.
  • Si solicita acceso a sus datos personales, nosotros le confirmaremos si conservamos dicha información y le proporcionaremos la copia correspondiente. Además, le explicaremos cómo tratamos sus datos, por qué lo hacemos, durante cuánto tiempo los guardamos y qué derechos tiene en relación con ellos.
  • Si solicita la eliminación de sus datos personales, los borraremos.   Tenga en cuenta que conservaremos la información que necesitemos para cumplir con nuestras obligaciones legales o para establecer, ejercer o defender una reclamación de carácter judicial.
  • Puede negarse al tratamiento de sus datos personales, pedirnos que limitemos dicho tratamiento o solicitar su portabilidad. También puede ejercer estos derechos poniéndose en contacto con nosotros mediante la información que aparece en la sección “Cómo ponerse en contacto con nosotros”, al final de esta Política de privacidad.
  • Puede ponerse en contacto con nosotros para solicitar el cierre de su cuenta de Egencia. Si cierra su cuenta, no podrá iniciar sesión ni acceder a la información asociada con la cuenta, pero podrá crear otra cuenta en cualquier momento. Le enviaremos un correo electrónico para confirmar el cierre de la cuenta a la dirección especificada en su perfil de miembro.  Tenga en cuenta que conservaremos la información que necesitemos para cumplir con nuestras obligaciones legales o para establecer, ejercer o defender una demanda.
  • De la misma forma, si hemos recopilado y tratado sus datos personales con su consentimiento, puede retirar dicho consentimiento en cualquier momento.  Esta acción no afectará a la legalidad de ningún tratamiento que hayamos realizado con anterioridad a la retirada de su consentimiento, ni tampoco al que hayamos hecho en virtud de fundamentos legales de tratamiento distintos del consentimiento.
  • Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de protección de datos en relación con la recopilación y el uso que hacemos de sus datos personales.  Para obtener más información, póngase en contacto con la autoridad local en materia de protección de datos. Consulte aquí los datos de contacto de los organismos de protección de datos del Espacio Económico Europeo, Suiza y algunos países no europeos (incluidos Estados Unidos y Canadá).

Póngase en contacto con nosotros usando la información que se proporciona al final de esta Política de privacidad.

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Cambios en este aviso y cómo ponerse en contacto con nosotros

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Cualquier modificación de esta Política de privacidad se realizará siempre que sea necesario como respuesta a cambios comerciales, técnicos o legales. Cuando actualicemos la Política de privacidad, adoptaremos las medidas necesarias para informarle según la relevancia de los cambios realizados.  Le pediremos su consentimiento a la hora de aplicar cualquier cambio importante en la Política de privacidad siempre y cuando lo requiera la legislación de protección de datos vigente.

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