Tilpasning af rejsepolitikken med en prisbevidst kultur

Erhvervsrejsende og rejseansvarlig taler om rejsepolitikken

Alle virksomheder har en særlig kultur, uanset om den er udviklet bevidst eller opstået naturligt. Denne virksomhedskultur kommer til udtryk i virksomhedens produkter, brandidentitet og kundeservice samt arbejdsmiljøet, virksomhedens politikker og erhvervsrejser. Eftersom jeres rejseløsning berører alle dele af virksomheden, er den faktisk en afspejling af jeres overordnede virksomhedskultur.

Jeres rejseløsning har derfor stor betydning, og det at udvikle en vellykket rejseløsning er afgørende for små og mellemstore virksomheder. Webinarer, e-mails og værktøjer til videokonferencer er unægteligt meget nyttige. Men de slår dog ikke møder ansigt til ansigt, når det handler om at skabe relationer og afslutte en handel. Ifølge en rapport fra Harvard Business Review (HBR) fra 2017 er personlige forespørgsler ansigt til ansigt 34 gange mere effektive sammenlignet med forespørgsler via e-mail.[1]

Det er vigtigt, at jeres virksomhedskultur bidrager til at opnå jeres mål. Derudover er det afgørende, at jeres rejseløsning – og efterfølgende rejsekultur – passer til jeres overordnede virksomhedskultur.

En ensartet rejsekultur

Hvis jeres rejseløsning ikke administreres, og alle reserverer og betaler via forskellige platforme, både online og offline, eller hvis jeres rejseløsning administreres internt af en enkelt person på tværs af virksomheden, kan det hurtigt blive forvirrende og tidskrævende. Som om det ikke var nok, kan manglende rejseadministration koste jeres virksomhed penge. Tænk over, hvor tidskrævende det kan være at administrere hver enkelt rejsendes udgifter og rejseplan. Tænk også over de penge, der bruges på reservationer, som ikke overholder rejsepolitikken eller koster mere, end de burde, fordi de blev reserveret på en uhensigtsmæssig måde.

Rejseadministration skaber ensartethed. Ved at samarbejde med en erhvervsrejseudbyder som Egencia kan erhvervsrejser sammenlægges og forbedres gennem en samlet platform. De rejsende kan reservere via den brugervenlige platform, og rejseansvarlige kan tilpasse rejsepolitikker på farten, tjekke hvor de rejsende befinder sig og hente rapporter over for eksempel udgifter – alt sammen på den samme platform. Dette gør processen lettere for alle og sparer en masse værdifuld tid.

Brug rejsekulturen til at sikre overholdelse af rejsepolitikken

Et af de hyppigste problemer i små og mellemstore virksomheder og ofte katalysatoren for at indføre en overordnet rejsepolitik er omkostningerne i forbindelse med administrationen, når der er mange medarbejdere på farten.

Det er svært at argumentere mod behovet for begrænsninger af omkostningerne for hotelværelser, udlejningsbiler eller flybilletter. Men er måden, hvorpå I håndterer disse ændringer i virksomheden med til at fremme eller hæmme forretningen?

Det et let at nøjes med at sætte begrænsninger. Så er det op til den enkelte medarbejder at holde sig opdateret om de nyeste oplysninger om rejsepolitikken, tjekke at reservationerne lever op til reglerne og indsende hele rejsen til godkendelse. Denne reservationsproces skaber dog ikke tilfredse rejsende.

I kan vælge at samarbejde med en erhvervsrejseudbyder, der har en platform, som giver de rejsende mulighed for at tage deres egne beslutninger, samtidig med at de overholder rejsepolitikken. Jeres medarbejdere kan stadig reservere rejsen selv, som de plejer: søge, tjekke anmeldelser og sammensætte en rejseplan. Men nu foregår det på en måde, som automatisk integrerer jeres interne rejsepolitik i forhold til priser og begrænsninger, så der ikke er behov for at tjekke op på rejsepolitikken under reservationen. Med Egencias platform kan rejseansvarlige endda ændre rejsepolitikken når som helst, uanset hvor de befinder sig.

“Jeg er vild med, at jeg kan foretage ændringer i rejsepolitikken, mens jeg er på farten. Jeg har teknologien lige ved hånden,” siger Joz Anzinger, der er Senior Manager of Global Travel hos Splunk.

Vores platform fremhæver også de bedste muligheder i forhold til rejsepolitikken for de rejsende ved at bruge maskinlæring til at spare endnu mere tid og give flere muligheder for at administrere omkostningerne.

Rejser til rekruttering og fastholdelse

Når alle jeres medarbejdere reserverer deres erhvervsrejser gennem en samlet platform, får I adgang til et væld af relevante data, der gør det muligt at kigge på jeres rejseløsning som helhed og finde muligheder for besparelser og øget effektivitet i virksomheden. Data kan for eksempel hjælpe jer med at identificere tilbagevendende problemer som reservationer i sidste øjeblik og reservationer, der ikke overholder rejsepolitikken, så I kan håndtere disse problemer i samarbejde med de rejsende og forbedre virksomhedens rejseadministration.

En ensartet og velfungerende virksomhedskultur og rejsepolitik, som understøttes af medarbejderne, kan også hjælpe virksomheden med at konkurrere i forhold til rekruttering og fastholdelse af medarbejdere.

En veldefineret rejsepolitik, som er nem at forstå, vil opmuntre medarbejderne til at overholde rejsepolitikken, mens de samtidig føler, at de har virksomhedens opbakning. Ifølge Accenture anerkender førende virksomheder, at medarbejdernes oplevelse og tilfredshed er vejen til en konkurrencemæssig fordel.[[2] En god oplevelse omfatter også, hvordan medarbejderne reserverer deres erhvervsrejser, så I skal sikre, at potentielle nye medarbejdere er klar over, at I har en positiv og ligefrem tilgang til erhvervsrejser.

Vil du gerne høre mere om erhvervsrejsers betydning i en omkostningsbevidst virksomhedskultur? Læs dette whitepaper.


[1] Alexander Osterwalder, et al.”Don’t Let Your Company Culture Just Happen,” Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy. “Employee Experience Reimagined,” Accenture, 2017.