Udgivet: 02 juli 2020

Efterhånden som rejsende verden over forbereder sig på at komme tilbage på farten efter coronavirus (COVID-19), er det vigtigere end nogensinde for virksomheder at have styr på deres erhvervsrejseudgifter. Ved at samarbejde med det rette erhvervsrejsebureau kan jeres virksomhed opnå besparelser og få indsigt i jeres rejsedata via effektiv rejseteknologi, som skaber en bedre brugeroplevelse og tilbyder pålidelig online og offline support.

Når det kommer til administration af udgifter, bør I have fokus på at samarbejde med et erhvervsrejsebureau, som har en høj online andel, da dette kan hjælpe jer med at spare både tid og penge. En høj online andel starter med at tilbyde jeres rejsende et reservationsværktøj, som de synes godt om og vil bruge igen og igen.  Det er også vigtigt at lytte til og bruge feedback fra jeres erhvervsrejsende til at opnå en vellykket implementering af jeres rejseløsning.

En høj online andel giver besparelser hos Umpqua Bank og Nasdaq

Vi ved, at manglende rejseadministration kan være dyrt og tidskrævende i forhold til erhvervsrejser. En vellykket administreret rejseløsning afhænger dog af den online andel – jeres team er nødt til at bruge reservationsværktøjerne i virksomheden for at opnå gode resultater. 

Det fantastiske ved Egencia og det investeringsafkast, vi opnår, er at gebyrstrukturen er lav, og det, vi optjener på administrationen af ubrugte billetter, er nok til at betale det, så det er alle tiders. Derudover har Egencia et værktøj, som folk gerne vil bruge, og en høj online andel. Hvis et erhvervsrejsebureau ikke har et værktøj, som folk gerne vil bruge, så bruger de det ikke.”

— JJ Giachetti, Corporate Travel Manager, Umpqua Bank

Én ting, der gør det nemmere at opnå en høj online andel, er det faktum, at vores digitale erhvervsrejseværktøjer fungerer på alle enheder. Det betyder, at rejsende kan ændre planer, når de er på farten, uden at skulle kigge andre steder. Vores kunder siger, at en øget online andel i sidste ende leverer besparelser på tværs af virksomheden.

Seks måneder efter Nasdaq begyndte at samarbejde med Egencia, havde de opnået besparelser på 500.000 USD (en reducering på 32%), øget deres online andel fra 30% til 61% og reduceret antallet af timer brugt på rejseadministration til 50 timer pr. uge.

Casestudy om Nasdaq

En høj online andel betyder også, at jeres rejsende kan se – og er mere tilbøjelige til at overholde – alle jeres omkostningsbesparende tiltag, som I har integreret i rejseløsningen og jeres rejsepolitikker. Jeres virksomhed har måske introduceret prislofter eller begrænsninger på flyklasser. I drager måske også fordel af tilbud med ekstra fordele og teknologi til besparelser, som jeres rejsende ikke bør gå glip af. Med os kan kunder bruge Egencia Savings Finder for Air og Hotel og spare i gennemsnit 14%* pr. flybillet og 7%** pr. optimeret hotelreservation.

En rejseløsning til forskellige typer af rejsende hos James Fisher Marine Services Ltd.

Virksomheder kan ikke drive vellykkede rejseløsninger, hvis de tror, at én standardløsning fungerer for alle. Muligheden for at individualisere reservationsprocessen og -oplevelsen og give plads til individuelle ændringer er afgørende i moderne virksomheder med moderne medarbejdere.

Reservationsoplevelsen skal kunne tilpasses medarbejdere og leverandører, uanset hvordan de normale rejser ser ud. Egencia tilbyder en samlet digital erhvervsrejseløsning, som er intuitiv og brugervenlig. Det betyder, at rejsende reserverer og ændrer rejser på samme platform på tværs af alle enheder, uanset hvor i verden de befinder sig. Derudover bruger rejseansvarlige også samme platform til at opdatere rejsepolitikken og ændre profiler, og Egencias rejsekonsulenter kan tilgå platformen for at yde support. Den samlede teknologiske løsning giver fleksibilitet til at understøtte virksomheder af alle typer og i alle størrelser.

“Inden vi skiftede til Egencia, kæmpede vores tidligere erhvervsrejsebureauer med at imødekomme vores behov. For at sætte vores behov i perspektiv står vi for eksempel ofte og skal koordinere rejser for mere end 20 ingeniører, teknikere og dykkere på én gang, herunder fly, biludlejning, hotel, bagage og andre krav, såsom ekstra stor bagage med for eksempel dykkerudstyr. Og alt dette sker ofte med meget kort varsel og med helt særlige beliggenhedsspecifikke begrænsninger.”

Lisa Murphy, Business Operations Lead hos James Fisher Marine Services Ltd

Rejsende har brug for hurtigt og nemt at finde de rette muligheder, som opfylder deres behov, men der skal mere til at skabe en positiv reservationsoplevelse. Det er også afgørende at sikre, at de rejsende er trygge ved betalingsprocessen for at booste deres tilfredshed. Muligheden for at inkludere gæsteprofiler eller en rejsekonto i jeres rejseløsning gør det nemt at hjælpe rejsende, som måske ikke er fuldtidsansatte, men eksempelvis leverandører.

“Underleverandører har ikke samme privilegier i forhold til rejsepolitikken, så vi har brug for at tilpasse og sætte begrænsninger for gæsteprofilerne på Egencias platform. De ønsker heller ikke at oplyse kreditkort, når de reserverer eller overnatter, så vi kan bruge en rejsekonto til at betale for det hele. Vi forudbetaler og fakturerer på én gang, så der ikke er nogen komplicerede udgifter.”

Lisa Murphy, BusinessOperations  Lead hos James Fisher Marine Services Ltd.

Sådan lyttede og indrettede Zeb sig efter de rejsendes behov

Erfarne rejseansvarlige ved, at deres rejsende er kernen i at drive forretning på farten. Med Egencias unikke erhvervsrejseløsning integreres jeres virksomheds rejsepolitik i reservationsværktøjet, så I kan give jeres rejsende flere muligheder og sikre, at de er tilfredse.

Vi tror på, at vores rejsende er i stand til at tage egne beslutninger, når de rejser, og derfor kontrollerer vi dem ikke ret meget – vi stoler på deres dømmekraft, når det kommer til rejser. De bruger mange nætter på hoteller de har brug for komfort.

Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services, Zeb

Virksomheder med erfaring inden for erhvervsrejser ved, hvor vigtigt det er at have komfort på farten, da dette påvirker de rejsendes tilfredshed – og i sidste ende kvaliteten af deres arbejde.

“Vi udfører vores egne undersøgelser blandt rejsende, og vi spørger dem, hvor tilfredse de er. De rejsendes tilfredshed har stor betydning for kvaliteten af arbejdet i vores virksomhed.”

Dr. Christian Spieker 

Download vores tjekliste til at opnå besparelser på erhvervsrejser for at se, hvordan vores teknologi og ekspertise kan hjælpe jer med at administrere jeres rejseudgifter og spare penge.

*Tal for regnskabsåret 2019
**Tal fra den 26. november 2019 til den 6. marts 2020

Del dette opslag på LinkedIn eller Twitter.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.