Skal jeres godkendelse af erhvervsrejser opdateres?

Rejseansvarlige-overvejer-godkendelser

Af Natasha Samuel, senior Product Marketing Manager og Kriti Agarwal, senior Product Manager

Tidligere var virksomheders rejsepolitikker strenge, regelfokuserede og meget lidt fleksible. Heldigvis bygges rejsepolitikker i dag op omkring de rejsendes velvære med en bedre forståelse for forbindelsen mellem de rejsendes tilfredshed, produktivitet og loyalitet.

Dette rejser spørgsmålet: Trænger godkendelsesprocessen for erhvervsrejser også til en opdatering? Data fra Egencia viser, at i gennemsnit 19% af alle reservationer bliver sendt til godkendelse. Blandt de reservationer er det kun 1%, der bliver afvist af godkenderen. Ofte forholder det sig sådan, at godkenderen allerede er bekendt med planlagte rejser og derfor meget sjældent vil afvise anmodningen.

For mange virksomheder er en formel godkendelsesproces dog stadig nødvendig. Det betyder imidlertid ikke, at processen ikke kan være lige så gennemtænkt og fokuseret på den rejsende som moderne rejsepolitikker.

Vi har samlet en række eksempler fra virkelige kunder – og sat dem sammen med data fra Egencia – for at hjælpe jer med at forbedre jeres tilgang til godkendelse af erhvervsrejser.

  1. Forstå virksomheden og medarbejdernes behov som det første

Der er mange årsager til, at virksomheder har godkendelsesprocesser. Det kan være alt lige fra godkendelse af hensyn til budgettet og projektstyring til revisionsformål og kunderelaterede rejser (som I tilbagefører senere).

Ud fra vores erfaring med at implementere og tale med nye kunder er “af hensyn til overblik” den grund, der oftest nævnes som begrundelse for at have en godkendelsesproces. Ved nærmere eftersyn mener de fleste ganske enkelt, at det giver afdelingschefen overblik over medarbejderens rejse, men hvad skal der ellers tages hensyn til?

Vi har fundet frem til de vigtigste krav til en godkendelsesproces fra rejsende, godkendere og de medarbejdere, der er ansvarlige for rejseløsningerne.

  • De rejsende ønsker en tydelig og automatiseret godkendelsesproces, uanset hvordan der reserveres (online, via en app eller gennem en rejsekonsulent). Processen skal være den samme, hvis reservationen sker via en app eller en rejsekonsulent.
  • Godkendere ønsker at kunne tage velinformerede beslutninger i forhold til at godkende og afvise rejser. Giv dem de nødvendige oplysninger med det samme, så de kan tage den rette beslutning.
  • De medarbejdere, som har ansvar for de daglige rejser, ønsker effektive, fleksible selvbetjeningsværktøjer, så de kan tilpasse godkendelsesprocesserne øjeblikkeligt, hvis der er behov for det.
  1. Vurder effekten

Forstå, hvem og hvor jeres godkendere er, og hvordan de godkender rejser på nuværende tidspunkt.  Dette vil give jer en klar tilkendegivelse af, hvilken slags forandringsledelse der er behov for, inden I introducerer en ny godkendelsesproces eller et erhvervsrejsebureau.

  1. Få en anden faglig, neutral vurdering

Det kan ikke siges tydeligt nok, hvor vigtigt det er at samarbejde med jeres erhvervsrejsebureau for at forstå de forskellige muligheder, før I lancerer en godkendelsesproces. Deres erfaring og viden kan hjælpe til at sikre, at jeres godkendelsesproces understøttes på en måde, så den ikke påvirker medarbejderne negativt.

Her er et par eksempler fra det virkelige liv, som vi personligt har været involveret i, hvor Egencias input har ført til to meget forskellige udfald.

  • Virksomhed A havde et ønske om, at alle godkendelsesanmodninger for alle rejsende skulle sendes til en fælles indbakke. En direktionsassistent skulle være ansvarlig for indbakken, men ikke foretage sig noget i forhold til anmodningerne.

Vurdering: Hvis ingen rent faktisk tager stilling til godkendelsesanmodningen, kan det så ikke være lige meget?  En skræmmetaktik over for de rejsende vil ikke gøre, at de bliver bedre til at overholde virksomhedens rejsepolitik.  Virksomheden endte med ikke at gå videre med en godkendelsesproces og benytter sig i stedet af en stærk rejsepolitik med indbygget rapportering til at administrere, hvis rejsepolitikken ikke overholdes.

  • Virksomhed B havde et ønske om tre godkendelsesniveauer for mere end 3.000 rejsende verden over. For at gøre det endnu mere kompliceret arbejder de tre forskellige godkendere pr. rejsende i mange tilfælde på kontorer beliggende i forskellige lande på hvert sit kontinent.

Vurdering: Vil I høre mit råd til virksomheden? Lad være med at gøre det. At oplære 3.000 rejsende med tilhørende godkendere i sådan en godkendelsesproces sammenholdt med skiftende tilgængelighed og svingende priser døgnet rundt er ganske enkelt umuligt.

I dette tilfælde endte virksomheden faktisk med at indføre de tre godkendelsesniveauer, men inden for en uge efter lanceringen af den nye godkendelsesproces valgte ledelsen helt at afblæse den. Siden da har virksomheden kørt med et enkelt niveau for godkendelse af rejser, der ikke overholder rejsepolitikken, snarere end alle rejser. Idéen om en tredelt godkendelsesproces for alle reservationer er droppet.

  1. Forstå virksomhedskulturen, og øg overholdelsen af rejsepolitikken

Beslutninger om at ændre rejsepolitikken, godkendelsesprocessen og valget af erhvervsrejsebureau tages i ét land, men påvirker mange. At få accept fra alle lande vil øge overholdelsen af rejsepolitikken og mindske den “støj”, som den ansvarlige for rejseløsningen skal håndtere.

  1. Er godkendelsesprocesser noget helt nyt for jeres virksomhed, og er I bekymrede for godkendernes reaktionstid?

Når en virksomhed beslutter at indføre en godkendelsesproces for rejser, er en almindelig bekymring, hvorvidt godkenderne vil godkende eller afvise rejserne i tide.

Når rejsende reserverer på en rejseplatform med aktuel tilgængelighed, er der altid en risiko for prisændringer og mangel på værelser, så en hurtig godkendelsesproces er bydende nødvendig. Når der så bliver tilføjet en verdensomspændende sammenhæng, begynder panikken først at brede sig. En virksomhed kan have en rejsende med base i London og en godkender, der er hjemmehørende i Sydney. Hvordan håndteres udfordringer i forhold til tidsforskelle, især når det gælder reservationer i sidste øjeblik?

Tag det helt roligt. Vores data viser, at godkendere svarer hurtigt på anmodningerne: Der bliver reageret på 70% af godkendelsesanmodningerne inden for én time og på 90% af dem inden for 24 timer.*

  1. Kommunikation, træning og information

Det kan være en udfordring at skifte til en ny godkendelsesproces fra en offline reservationsproces eller en proces uden automatiseret godkendelse. I skal ikke undervurdere, hvor vanskeligt det kan være at skifte til en ny virksomhedskultur og -adfærd. Det er vigtigt at holde alle informerede om processen, og hvilke forpligtelser de enkelte har, inden I introducerer en ny og automatiseret godkendelsesproces.

  1. Vær åben

Rejsende ser ofte godkendelse som noget, der er påtvunget fra erhvervsrejsebureauets side. Fortæl de rejsende, hvorfor der er en godkendelsesproces, og forklar, hvad de forventede resultater bliver.

  1. Forstå rejseplatformens muligheder og begrænsninger

Uanset om I introducerer rejsegodkendelse for første gang, skifter erhvervsrejsebureau eller blot gennemgår jeres forretningsprocesser, så bør I samarbejde med jeres erhvervsrejsebureau for at blive klar over, hvad der kan lade sig gøre.

  1. Automatisering

I en mere og mere automatiseret verden ønsker I måske at automatisere, hvordan jeres rejsendes profiler administreres på jeres platform til administration af rejser. Det kan gøres via et feed til jeres HR-system. Hvis I planlægger at automatisere medarbejdernes profiler med et HR-feed, skal I kontrollere, at jeres medarbejderdatabase kan identificere, hvilke godkendere der er knyttet til hvilke rejsende.

  1. Hold det enkelt

Er det nødvendigt at involvere mere end én godkender i hver rejse? Mindre end 10% af vores kunder har mere end et niveau af godkendere i deres godkendelsesproces.

Det er tvivlsomt, at rejsegodkendelse vil forsvinde fuldstændigt fra rejseløsninger i erhvervsrejsebranchen. Men efterhånden som rejsepolitikker bliver mere og mere afslappede og fokuserede på den rejsende, kan vi observere, at de strenge, komplekse godkendelsesprocesser er på retur.

Erhvervsrejser er med til at drive virksomhedsvækst. Erfaringerne har vist os, at det er ekstremt sjældent, at en virksomhed helt vil forhindre rejser.

Vil I høre vores råd til at introducere en godkendelsesproces for erhvervsrejser? Hav et tæt samarbejde med jeres erhvervsrejsebureaus Account Manager og implementeringsteam for at vurdere, hvordan godkendelsesprocessen vil fungere, når den er søsat. Sørg for, at I præcist kan afklare fordelene ved en godkendelsesproces, og overvej, om den vil øge jeres virksomheds samlede produktion og de rejsendes tilfredshed.

*Baseret på data fra Egencias kunder for rejsegodkendelser af fly, hoteller, biludlejning og tog i 2018