Sikkerhed for de rejsende: Best practice til jeres rejseløsning

Politik for risikostyring

Uanset virksomhedens størrelse og type skal en arbejdsgiver sikre helbred og sikkerhed for de medarbejdere, der tager på erhvervsrejser. En global sundhedskrise, politisk usikkerhed og naturkatastrofer har allerede påvirket rejser i 2020. Nu mere end nogensinde er det afgørende for virksomheder at implementere omfattende politikker for risikostyring.

Jeres virksomhed er formentlig ved at udvikle en række politikker til reducering af risici for jeres rejsende og til at dække rejseløsningen generelt. Som en del af denne proces er I nødt til at vurdere og gennemgå de risici, der er forbundet med hver enkelt rejse. I skal også lægge planer for, hvordan jeres virksomhed hjælper rejsende før, under og efter rejsen.

Kig nærmere på hver af de følgende grundpiller for risikostyring for at få den indsigt, I skal bruge til at styrke jeres rejsepolitik, minimere risikoen for rejsende og understøtte jeres virksomheds behov.

  1. VURDER: Vurder og begræns de risici, der er forbundet med hver enkelt erhvervsrejse, ved at gennemgå jeres rejsepolitik 
  • Bloker specifikke flydestinationer: Angiv ruter eller destinationer med høj risiko som værende i uoverensstemmelse med rejsepolitikken, eller bloker muligheden for at reservere flyrejser til bestemte destinationer for at sikre, at jeres rejsende ikke tager unødvendige chancer.

Vigtig indsigt: Siden januar 2020 har vi oplevet en stigning på over 210% af kunder, der angiver destinationer som værende i uoverensstemmelse med rejsepolitikken for at begrænse eller forbyde rejser til steder med høj risiko.

  • Opdater begrænsningen på antallet af rejsende: Begræns antallet af rejsende på samme fly ved at opdatere jeres virksomheds rejsepolitik til at fastlægge et maksimalt antal.
  • Gennemgå godkendelsesindstillinger: Normalt ville vi opfordre jer til at give jeres rejsende mulighed for at reservere selv uden omstændelige godkendelsesprocesser. I krisetider er det dog vigtigt at foretage en risikovurdering og gennemgå, hvordan yderligere godkendelse kan sikre, at ledere er opmærksomme på eventuelle planlagte erhvervsrejser og kan træffe velovervejede beslutninger derefter. I kan nemt vende tilbage til de almindelige indstillinger, når situationen er normaliseret igen.

Vigtig indsigt: Siden januar 2020 har vi oplevet en stigning på 83% i antallet af kunder, der etablerer sikkerhedsgodkendelse for at understøtte de rejsendes sikkerhed allerede før reservationen.

  • Husk rejsende på at opdatere deres kontaktoplysninger: Rejsendes mobilnumre og nødkontaktpersoner skal være opdaterede i deres Egencia-profiler. I får nemlig brug for de opdaterede kontaktoplysninger til lettere at få fat på de rejsende under en krise. Selvom dette ikke kan gøres obligatorisk i alle lande, er det et felt, som rejseansvarlige kan opfordre rejsende til at udfylde under oprettelsen af deres profil.

Se dette webinar om best practice til at mindske risici for medarbejdere før, under og efter en rejse.

  1. HJÆLP: Bliv klar over, hvordan I lokaliserer, kontakter og støtter rejsende, hvis der opstår en nødsituation
  • Egencias sporing af rejsende: Find alle jeres rejsendes reservationer i realtid ved at se alle planlagte rejser via et hurtigt overblik, ligesom der kan filtreres efter bestemte steder, flyselskaber eller tidsrammer. Få adgang til alle jeres rejsendes kontaktoplysninger, og kontakt dem hurtigt ved at generere en e-mail via værktøjet eller downloade kontaktlisten.
  • Meddelelser til rejsende: Vælg de specifikke advarsler, I vil dele på jeres virksomheds Egencia-startside, eller opret meddelelser, der knytter sig til bestemte typer reservationer (flyrejser, hotel, togrejser eller biludlejning) eller rejsedestinationer.
  • Rejsevarsler: Sørg for, at jeres rejsende downloader mobilappen for at sikre, at de modtager varsler via push-meddelelser undervejs og let kan se eventuelle konsekvenser for rejsen.
  • Aflysninger af rejser: Vær på forkant med den løbende status over fly- og hotelreservationer ved hjælp af rapporteringsfunktionen i forbindelse med COVID-19. Her kan I vurdere og mindske rejserisikoen for både jeres rejsende og virksomheden og dele feedback med vigtige interessenter.
  • Egencia Advantage: Ud over mulighederne i Egencias værktøj samarbejder vi også med 10 leverandører af sikkerhedsforpligtelse inden for lægehjælp, rejsesikkerhed og forsikringsdækning. Læs om nogle af fordelene herunder:
  • Allianz: Forsikring er et vigtigt emne, da erhvervsrejser er bestemmende for kontraktlige forpligtelser, der kan påvirke omsætningen. Når rejsende reserverer en flyrejse, kan de få gavn af en flyrejseforsikring fra Allianz, der er tilgængelig i Nordamerika og 15 lande i Europa, Mellemøsten og Afrika (*vilkår, betingelser og undtagelser gælder).
  • International SOS: Anvend denne række af tjenester til proaktivt at håndtere rejserisici, og få adgang til værktøjer, der kan hjælpe jer med at understøtte jeres politikker for risikostyring, herunder værktøjet Site Monitor. Vis nu.
  • WorldAware: Beskyt det vigtigste ved at holde jer underrettet, så I kan støtte jeres rejsende i at undgå og mindske problemer. Tjenesterne inkluderer global trusselsanalyse i realtid, global assistance døgnet rundt og krisehåndtering. Læs mere.

Download vores sikkerhedstjekliste til erhvervsrejser for at finde ud af, hvordan I kan opfylde jeres sikkerhedsforpligtelse bedst muligt for jeres rejsende.

  1. GENNEMGÅ: Styrk strategierne for risikostyring
  • Vurder, hvor effektiv jeres nuværende plan for risikostyring er: Få input fra alle afdelinger, der er involveret i hændelsesrespons, til at lave en efterevaluering. Analysen af virksomhedens virushåndtering kan give interessenter mulighed for at udtrykke, hvad der gik godt, og hvad der stadig skal forbedres. Var Egencias sporing af rejsende for eksempel nyttig for jeres HR-afdeling? Eller var nogle af de rejsendes kontaktoplysninger ikke opdaterede? Ved at samle denne form for feedback kan I samarbejde med interne interessenter om at finde frem til huller og i dette tilfælde opfordre rejsende til at opdatere deres kontaktoplysninger.
  • Indsamling af input/feedback fra rejsende: Tal med rejsende, der var direkte berørt af krisen, for at få deres unikke vurdering af, hvordan afviklingen af virksomhedens beredskabsplan fungerede. Udsend f.eks. en spørgeundersøgelse for at høre rejsende, om de følte, at de fik tilstrækkelig information før, under og efter deres rejse?

Måske vil I opleve, at der skal ændres i jeres politikker for risikostyring, når I er kommet igennem de tre ovenstående trin. Det kan være, at gennemgangen viser et hul, I har overset, eller blot at forskellige lande opdaterer deres begrænsninger. Uanset hvilke elementer i jeres politikker, der skal ændres for at understøtte jeres planlægning i forhold til risikostyring, kan I være sikre på, at jeres rejsende med Egencia kan se det, de har brug for. Et eksempel er NTT Singapore: “Tidligere var der mange rejsepolitikker i virksomheden, så der var ingen, som kunne huske dem udenad. Men med Egencia behøver du slet ikke at huske noget. Rejsepolitikken er tilgængelig direkte på platformen,” fortæller Tricia Lim, Executive VP for virksomhedsplanlægning.

Nu hvor I har taget skridt til at gøre jeres rejseløsning mere sikker, kan I begynde at adressere jeres rejsendes bekymringer og forberede dem som individer på at skulle ud at rejse igen. Download sikkerhedstjeklisten før afrejse til jeres rejsende.