Seks måder erhvervsrejser kan fastholde medarbejdere på

Billeder-af-smilende-erhvervsrejsende

De fleste virksomheder bruger meget energi på at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere. Det er især afgørende for hurtigt voksende virksomheder. Disse virksomheder er nødt til at løbe stærkt for at følge med deres egen udvikling, så det er vigtigt for dem at holde på de dygtigste og mest engagerede medarbejdere.   

Det er her, erhvervsrejser kommer ind i billedet. Det handler om mere end bare at sende medarbejderne ud til møder med eksisterende og potentielle kunder – det er noget, som kan ændre hele de ansattes overordnede oplevelse.   

Konsekvenserne af utilfredse rejsende   

Forestil dig, at du lige er ankommet til kontoret. Mens du henter morgenkaffen, overhører du, at Hanne lige har afleveret sin opsigelse. Det kommer som et chok. Hanne har været salgsafdelingens stjerne, siden hun sluttede sig til virksomheden for tre år siden. Flytter hun? Vil hun have mere i løn? HR spørger ind til det under hendes fratrædelsessamtale. Men spørger de også til hendes erhvervsrejser? Der bør de i hvert fald.  

Hannes virksomhed har altid selv stået for administrationen af erhvervsrejser. De har en striks rejsepolitik og dårlig fleksibilitet i forbindelse med ændringer i sidste øjeblik.  Som en af de bedste medarbejdere i salgsafdelingen rejste Hanne ofte i forbindelse med sit arbejde. Hun kunne godt lide at møde nye mennesker og besøge nye steder, men hun var frustreret over den komplicerede rejseløsning, havde ikke ret stor indflydelse på sine egne reservationer, og hendes overordnede oplevelse var negativ. Hanne havde fået nok.  

Nu skal virksomheden finde penge til at erstatte hende – og bruge tid på at ansætte en person, der er lige så dygtig.   

Sådan øges de rejsendes tilfredshed   

De rejsendes tilfredshed er afgørende for den overordnede loyalitet og produktivitet i virksomheden. Et erhvervsrejsebureau kan give jeres medarbejdere indflydelse på egne rejser gennem en omfattende reservationsplatform.Rejsepolitikkerne er lette at finde og forstå og sikrer, at jeres rejsende har en række forhåndsgodkendte valgmuligheder. Derudover kan rejseansvarlige også hurtigt hente rapporter til at kontrollere udgifterne og opfylde virksomhedens sikkerhedsforpligtelse.  

Erhvervsrejser kan have stor betydning for en medarbejders overordnede oplevelse. Her er seks fokusområder, som kan hjælpe med at sikre, at jeres rejseløsning fungerer for jeres rejsende:  

1. Support: Giv jeres rejsende de rette værktøjer, så de kan ændre deres rejseplaner på farten. Egencia gør processen enkel og hurtig med appen – og adgang til erfarne rejsekonsulenter døgnet rundt.   

2. Valgmuligheder: Husk på, hvordan rejsepolitikken påvirker de rejsendes valg. Nogle rejsepolitikker er baseret på en idé om dagspriser eller prislofter.De rejsende kender deres rådighedsbeløb og har derefter frihed til at vælge mellem alle overnatningssteder, der ikke overstiger dette beløb. I disse tilfælde bør du sørge for, at de godkendte overnatningssteder også er praktiske for de rejsende.En træt og udmattet rejsende vil nok være rimelig utilfreds, hvis det eneste godkendte hotel ligger en times kørsel fra mødestedet.   

3. Udvalg af rejseleverandører: Hvis rejsepolitikken giver rejsende mulighed for at vælge mellem en række godkendte leverandører via reservationsplatformen, er disse så udelukkende valgt ud fra et økonomisk perspektiv? Eller er der også taget hensyn til, hvilke muligheder der passer til den rejsendes formål med rejsen? Har hotellerne en praktisk beliggenhed? Tæt ved en motorvejsafkørsel, en togstation eller mødestedet? Er der nyttige faciliteter for den rejsende såsom parkering eller et motionscenter?   

Det er ikke svært at løfte oplevelsen fra middelmådig til positiv med det rette udvalg og de rette muligheder.   

4. Rejseklasse: Vi ved, at rejser på businessclass koster mere end på økonomiklassen, selvom den samlede rejsetid er den samme. Men beslutningen bør også tage hensyn til den rejsendes velvære. Ved at give den rejsende mere plads til at arbejde eller slappe af undervejs eller mulighed for at komme af flyet som en af de første er det muligt at tilbyde større komfort og skære ned på den samlede rejsetid. Det viser også de rejsende, at deres arbejde bliver værdsat.   

5. Reservationsmetode: Det er afgørende, at de rejsende kan benytte en smart og brugervenlig hjemmeside til at reservere rejser. Jo nemmere det er at finde billetter samt foretage og ændre en reservation, jo hurtigere kan det gøres, og jo mere indflydelse vil de rejsende føle, at de har.   

6. Udgifter: Tillader jeres rejsepolitik, at medarbejderne kan få godtgørelse for alle udgifter i forbindelse med en erhvervsrejse? Nogle arbejdsgivere glemmer måske udgifterne til parkering i lufthavnen eller taxaen, som er nødvendig efter en 10 timers flyrejse. Og hvad med alle ekstraomkostningerne? Nogle flyselskaber opkræver gebyrer for valg af sæde, mens visse hoteller føjer wi-fi og drikkevarer til regningen1. Det er vigtigt at medregne disse omkostninger udover prisen på flybilletten og værelset.   

De rejsende bør have en god oplevelse under hele rejsen og efter ankomst. Det er også vigtigt, at de kan rapportere rejseudgifterne, når de er tilbage på kontoret, og at det ikke er en besværlig og papirbaseret proces, som tager flere timer. En rejseplatform, der er forbundet til et rejseafregningssystem, kan gøre livet meget lettere for både rejsende, rejsebestillere og regnskabsafdelingen.  

Tilføj værdi med erhvervsrejser   

Budskabet er enkelt: Hvis jeres virksomhed gerne vil tiltrække og fastholde medarbejdere, er I nødt til at vise, at I sætter pris på dem – og jeres rejseløsning er et godt sted at starte.