Sådan vokser du med rollen som rejseansvarlig

Tips til rejseansvarlige

I nutidens erhvervsrejsemiljø føler mange rejseansvarlige, at de er under pres i forhold til deres rolle som rejseansvarlig, og at de skal være bedre end nogensinde. De rejsendes sikkerhed og omkostningsstyring står højt på virksomhedernes dagsorden, og den øverste ledelse har opmærksomheden rettet mod rejser på en ny måde. Der er nu kommet fokus på, hvordan rejseansvarlige kan balancere de rejsendes sikkerhed med besparelser for at skabe en vellykket rejseløsning med sikkerheden i højsædet.

Få indsigt

Succesrige mennesker har et par ting til fælles: De lytter til og lærer af branchespecialister, forskning og data og samler det hele for at tage bedre beslutninger. Det er umuligt at vide alt, særligt i disse usikre tider. Vi har samlet nogle forslag, som kan hjælpe dig med at skabe fremdrift i virksomheden, udvide din egen ekspertise og gøre dig klar til, at rejseløsningen igen kører på fuldt blus.

Her er et par gode råd:

  • Lær så meget om rejsebranchen som overhovedet muligt. Deltag i webinarer for at få branchenyheder, og tilmeld dig rejseorganisationer såsom GBTA1 for at blive mere involveret og skabe forbindelser.
  • Find ud af, om jeres erhvervsrejsebureau tilbyder online netværksmuligheder for kunder eller arrangementer med vidensudveksling. Vi tilbyder for eksempel vores Egencia Connect Community, som hjælper rejseansvarlige med at finde og dele indsigt og viden med kollegaer og branchespecialister.
  • Arbejd tæt sammen med dine interne interessenter for at sikre, at deres behov bliver dækket. Det kan betyde regelmæssige samtaler med eksempelvis HR-afdelingen i forhold til sundhed og sikkerhed eller økonomiafdelingen i forhold til rejseudgifter og forbrug. Se webinaret om relancering af erhvervsrejser efter COVID-19 for at få flere råd til, hvad du kan gøre.

“Du behøver ikke gøre det hele alene: Skab et netværk af interessenter inden for rejser, sundhed og sikkerhed, hvad enten det er HR, den øverste ledelse m.fl. Når du taler med HR, skal du virkelig tænke over, hvilke risici der er forbundet med rejser og COVID-19 for at sikre, at de anerkendes og reduceres, hvor det er muligt. Det er ikke ønskværdigt at offentliggøre retningslinjer eller rammer på et manglende informationsgrundlag. Og det er virkelig heller ikke ønskværdigt, at jeres rejsende ender i en situation, hvor de har brug for hjælp og ikke ved, hvad de skal gøre.”

– Caroline Strachan, Managing Partner, Festive Road

Stil de rigtige spørgsmål

Tænk over de spørgsmål og svar, du skal dække, mens du planlægger tilpasningen af rejseløsningen eller arbejder på din næste præsentation for ledelsen.

  • Hvad betyder rejser for din virksomhed, og hvordan vil du integrere dette i en strategi til vækst og genopretning? Evaluer jeres erhvervsrejseløsning og rejsepolitikker for at sikre, at de opfylder jeres virksomhedsmål i en ny hverdag.
  • Hvordan påvirkes rejsende i forskellige afdelinger? Tal med afdelingsledere for at udveksle idéer til, hvem der skal tilbage på farten, og hvordan de muligvis skal hjælpes på en ny måde. Afhængigt af din virksomhed kan alle fra salg og HR til udviklere og ingeniører blive påvirket af ændringer i rejser, så det er vigtigt at finde ud af, hvilken support de får brug for.
  • Hvordan har du håndteret jeres rejsendes bekymringer? Tal med jeres rejsende, uanset om det er direkte eller via undersøgelser på tværs af virksomheden. IATA har for nylig rapporteret, at 84% af rejsende er bange for at rejse, indtil virussen er inddæmmet2. Det er afgørende at adressere jeres rejsendes bekymringer, så de kan føle sig trygge ved at rejse igen, og du kan give dem den bedst mulige support.
  • Hvordan kan jeres Account Manager hjælpe dig? Jeres Account Manager hos jeres erhvervsrejsebureau er ekspert i erhvervsrejser og kan give dig uvurderlig support og information.

Download vores værktøjer til at tilpasse jeres erhvervsrejseløsning efter COVID-19 for at få brugbar rådgivning til at sætte mål, analysere og revurdere jeres erhvervsrejseløsning og rejsepolitikker

Udveksling af idéer

Når du har lagt en plan, er næste trin at fremlægge den for den øverste ledelse i din virksomhed. Først skal du samle alle om et virtuelt bord, og herefter skal du forberede dig og fremlægge din præsentation.

  • Start småt. Kontakt først din leder, og få vedkommendes hjælp til at videreformidle dine bekymringer og initiativer til de rette personer.
  • Fokuser på det, du ved og kan kontrollere for at påvirke beslutninger og minimere risikoen for rejsende. Du kan ikke spå om fremtiden, så sørg for at koncentrere dig om de ting, du gør lige nu, samt præcis hvordan de vil hjælpe virksomheden og de rejsende.

“Hold det kort og enkelt. Din ledelse vil gerne se et helhedsbillede uden tonsvis af overvældende informationer. Giv et par muligheder, men husk altid at komme med dine anbefalinger først.”

– Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

  • Opdel dine udfordringer i mindre bidder, som er nemmere at håndtere og dele. Start med de største udfordringer og muligheder, og fortæl, hvordan du håndterer dem for at sikre, at de mest presserende behov bliver hørt og imødekommet.
  • Vær selvsikker, og hav dine data lige ved hånden. Husk dog også på at bede om feedback, da der kan være idéer i lokalet, som du endnu ikke har overvejet.

“Gå ikke ind til mødet uden at gøre dit hjemmearbejde. Vær kortfattet, og hav fokus på fakta og statistikker.”

– Lisa Wilke, Corporate Travel Manager, Nationwide.

Vær selvsikker

Vi befinder os i en hidtil uset situation. Kravene og udfordringerne i 2020 er langt fra det, vi har stået over for tidligere. Stol på dig selv, gør dit hjemmearbejde, udnyt dine interessentforhold, og fokuser på sikkerhed frem for alt. Hvis du stadig er nervøs over at fremlægge dine planer og idéer, kan du hente nogle tips fra vores blogindlæg: Enkle strategier til at styrke din lederudstråling. Start med at tage en dyb indånding, og drik et glas vand. Du skal nok klare det.

Find nogle gode samarbejdspartnere

Hos Egencia kan vi hjælpe dig med at føre alle disse tips og råd ud i livet. Vores teams står altid klar til at støtte dig. Når du har fået feedback fra dine interne interessenter og forstår deres nye krav, vil vores erfarne Account Management-team og implementeringsteam hjælpe din virksomhed med at tilpasse sine rejsepolitikker baseret på jeres behov.

Vi tilbyder også en fremragende online ressource i form af vores Egencia Connect Community, som vi har nævnt ovenfor. Dette online fællesskab er et sikkert sted, hvor rejseansvarlige kan dele erfaring og best practice, finde erhvervsrejsetips og rådgivning fra rejsespecialister og andre i branchen og optjene point for at gennemføre sjove udfordringer.

Over 9.000 virksomheder verden over har tillid til, at vi administrerer deres rejser, og vi kan hjælpe dig med at blive en bedre rejseansvarlig i din virksomhed.

Kig nærmere på vores værktøjer til at tilpasse jeres rejseløsning efter COVID-19 for at se, hvordan du skal forberede dig på rejsernes næste fase.

1. GBTA Europe.” GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe
2. “IATA COVID-19 Passenger Survey.” International Air Transport Association (IATA). April 2020. https://www.iata.org/en/publications/store/covid-passenger-survey/