Sådan hjælper Egencia under erhvervsrejseforstyrrelser

Erhvervsrejseløsninger, der holder dig kørende under rejseforstyrrelser

Af Karri Alexion-Tiernan, Senior Director, Product Marketing

Det kan være spændende at rejse. Fjerne destinationer, nye mennesker – uanset om formålet er forretning eller fornøjelse, er det altid et eventyr.

Luften går dog hurtigt af ballonen, hvis du skal bruge akut lægehjælp på erhvervsrejsen, hvis din flyrejse er forsinket efter et langt møde, eller hvis planerne ændres på grund af dårligt vejr. Disse situationer opstår aldrig på et belejligt tidspunkt. Det er som om, det uventede altid sker, når du skal være hjemme hos børnene, når du skal mødes med venner, du ikke har set i årevis, eller når du og din bedre halvdel har lagt romantiske planer. Vi kender alle følelsen af, at man bare gerne vil hjem.

Selvom Egencia ikke kan kontrollere, hvorfor disse situationer opstår, så kan vi gøre rejsen lidt mere udholdelig, når rejseplanerne løber af sporet, så du får en bedre oplevelse før, under og efter rejsen.

Egencia gør noget helt unikt ved at forbinde jeres rejsende, vores globale samarbejdspartnere og effektiv rejseteknologi for at levere en moderne løsning til administration af erhvervsrejser i verdensklasse. Derudover står vores kundeservice- og Account Management-teams klar til at hjælpe i alle situationer.

Og det bedste for erhvervsrejsende? Det hele ejes, udvikles og administreres af Egencia, hvilket betyder, at alt, hvad de rejsende har brug for, er tilgængeligt hvor som helst – online eller via vores mobilapp – på en intuitiv og brugervenlig måde.

Inden afrejse

Når jeg siger, at Egencia altid arbejder for dig, så mener jeg det virkelig. Når jeg reserverer min erhvervsrejse, drager jeg fordel af vores Smart Mix-søgeresultater. Smart Mix er en erhvervsrejseteknologi, der er udviklet af Egencia, om som baseres på maskinlæringsalgoritmer.

Denne teknologi bruger eksempelvis mit foretrukne hotel, min loyalitet til bestemte overnatningssteder, min reservationshistorik og tidligere søgninger som variabler til at komme med en anbefaling. Ud fra mine præferencer viser Smart Mix de bedste muligheder for mig. Det betyder, at jeg får vist de hoteller, jeg foretrækker, og som er i overensstemmelse med rejsepolitikken. Jo mere jeg rejser, uanset hvor jeg skal hen, jo mere lærer Smart Mix, og jo mere relevante bliver mine søgeresultater. Det sparer mig en masse tid, fordi jeg ikke behøver at scrolle gennem flere siders resultater, og jeg kan være sikker på, at der ingen ubehagelige overraskelser er, når jeg ankommer til mit hotel.

En anden innovativ egenskab, som også gavner budgettet, er vores Savings Finder-teknologi. Fra det øjeblik, jeg reserverer min rejse, leder Savings Finder efter bedre billetpriser for min rejseplan. Hvis der findes en lavere pris, ombookes jeg automatisk til den lavere pris med samme sæde, prisklasse, rute og tidspunkter. Det er fantastisk, for mens jeg arbejder for Egencia, arbejder vores teknologi for mig, hvilket sparer os penge – og jeg behøver slet ikke at gøre noget.

Vores kunder kan også få glæde af besparelserne. Indtil videre har Savings Finder til flyrejser sparet vores kunder millioner af dollars, og vi forventer, at besparelserne fordobles i 2020. Vores team lancerer Savings Finder for hoteller i første kvartal af 2020, hvilket betyder, at vi også vil kunne spare penge på hotelreservationer. Takket være disse besparelser kan jeg sende mit team på konference, på kundebesøg eller til et kontor i et andet land for at finde inspiration og blive endnu mere innovative.

Inden du overhovedet er taget afsted, hjælper Egencia også i form af vores kriseteam. Dette team overvåger globale vejrforhold og hændelser, så rejsende og rejseansvarlige kan holde sig ajour med nye situationer via varsler fra Egencias side med rejsenyheder og platformen for rejsende.

Når en hændelse indtræder, sammensætter teamet en række Global Customer Impact-rapporter, som sendes til rejseansvarlige og rejsende, der kan være berørte af hændelsen. Dette effektive netværk af overvågning og kommunikation betyder, at Egencia hjælper proaktivt med at ændre eller omlægge dine planer, inden der opstår kaos.

Her er et eksempel: En gruppe medarbejdere fra Egencia er på konference i Frankrig med kolleger fra en anden virksomhed, der benytter et konkurrerende erhvervsrejsebureau. Vores team nævner, at de netop har ændret deres rejseplaner som følge af et varsel, de havde modtaget via Egencias app, der informerede om en kommende strejke. Kollegerne fra den anden virksomhed havde slet ikke hørt om strejken og måtte indrømme, at deres erhvervsrejsebureau ikke udsendte varsler i realtid.

Under rejsen

Hvad sker der, når uheldet er ude under selve rejsen?

Egencia er der også for jer under rejsen og sender varsler i appen og via SMS for at holde både rejseansvarlige og erhvervsrejsende opdaterede om situationen, hvad der bliver gjort, og hvad næste skridt er.

Udover rejsevarsler har Egencia over 3.000 rejsekonsulenter, som er dygtige og effektive problemløsere, der står klar til at hjælpe døgnet rundt, alle årets dage i mere end 60 lande, og som taler mere end 32 sprog tilsammen. Fra det øjeblik, rejsekonsulenten tager telefonen, ved de, hvem du er, hvor du befinder dig, og hvor du er på vej hen.

Når jeg sidder fast i trafik, der muligvis kan medføre, at jeg ikke når min flyrejse, eller gaten ændres til den modsatte ende af lufthavnen, elsker jeg at bruge funktionen Hjælp. Jeg trykker blot på knappen Hjælp i Egencias app, hvorefter en rejsekonsulent ringer mig op efter et par minutter (ofte hurtigere) for at hjælpe mig. Jeg behøver ikke ringe op, jeg behøver ikke kopiere eller indsætte et nummer, jeg skal bare trykke på en knap, hvorefter de ringer og siger “Hej Karri, hvad kan vi hjælpe med?” Jeg kan ikke sætte ord på, hvor meget denne rolige og optimistiske hilsen beroliger mig.

Der er heller ikke nogen kompliceret brugergrænseflade eller forskellige apps, som du skal skifte imellem, når du står midt i en frustrerende situation. Noget af det bedste er, at vi under udviklingen af vores samlede erhvervsrejseløsninger har brugt mange af de ting, vi har lært om at skabe en fantastisk kundeoplevelse med Expedia (som jeg bruger til at reservere private rejser til min familie), og anvendt dem i Egencias app til erhvervsrejsende. Dermed overføres den velkendte måde at gøre tingene på i privatlivet til mit arbejdsliv, hvilket gør hele oplevelsen hurtigere og mere intuitiv.

Egencia sørger også for de rejsende på farten i tilfælde af forstyrrelser takket være sporing af rejsende. Med sporing af rejsende kan rejseansvarlige zoome ind på bestemte områder på et kort og se, hvem der er eller vil befinde sig i området inden for en bestemt periode. De kan derefter kontakte de rejsende direkte.

Det giver en tryghedsfølelse, når jeg ved, at Egencia overvåger hændelser, der kan berøre mig, også selvom jeg slet ikke er klar over dem. På den måde kan jeg fokusere på mit arbejde, mens jeg kan være sikker på, at Egencias team har erfaringen med uventede hændelser, og at de vil holde mig opdateret og i sikkerhed.

Dette er særligt vigtigt i uventede krisesituationer, hvilket vores kunde Informa fandt ud af, da der var et angreb på London Bridge. Informas Head of Travel Management kunne identificere og kontakte alle deres rejsende i området øjeblikkeligt og samme aften informere virksomhedens administrerende direktør om, at alle rejsende var i sikkerhed.

Efter ankomst

 I nødstilfælde arbejder Egencia hårdt i kulissen, længe før jeg ankommer. Hvis der er problemer undervejs, får Egencias rejsekonsulenter besked og sørger for, at jeg har sen indtjekning på hotellet eller får mig ombooket, hvis det bliver nødvendigt.

Ved ankomst kan Egencias app hjælpe mig med at tage smarte beslutninger, når jeg lander midt i kaosset. Lad os sige, at jeg lander i München, og trafikken er gået helt i stå på grund af en hændelse. Appen viser mig, hvor lang tid det vil tage at komme fra A til B med flere forskellige transportformer – tog, bus, gang eller Uber – så jeg har mulighed for at tage det klogeste valg.

Fremtidens rejseoplevelser

Den gode nyhed er, at selvom teknologien allerede nu forbedrer rejseoplevelsen, bliver det sandsynligvis endnu bedre i fremtiden. Vi kan bruge Smart Mix som eksempel. Selvom maskinlæring allerede nu kan levere de bedste søgeresultater ud fra dine præferencer, rejsepolitikken og priserne, kan teknologien blive endnu smartere.

Egencia kan allerede synkronisere med din arbejdskalender, men længere ude i fremtiden vil det måske være muligt for algoritmen at forstå, hvor du skal opholde dig på tværs af flere dage og foreslå et hotel, der er ideelt placeret i forhold til flere forskellige adresser, samtidigt med at rejsepolitikken og dine præferencer overholdes.

Jo tættere leverandører og erhvervsrejseudbydere samarbejder, jo bedre kan vi skabe en skræddersyet reservationsoplevelse for vores fælles kunder. Jeg foretrækker for eksempel ikke at spise morgenmad på hotellet, fordi jeg gerne vil starte dagen med en lille gåtur og købe en kaffe og lidt brød på en lokal café (særligt i Europa). I fremtiden kan søge- og sorteringsteknologien måske bedre forstå og lære mere om de faciliteter, jeg foretrækker, som en yderligere tilpasning til mine præferencer. Når det er muligt, vil mine søgeresultater ikke prioritere hoteller med morgenmad inkluderet. Men min kollega, som gerne vil sove længe og bestille roomservice, vil få vist andre resultater baseret på hendes tidligere valg.

Lad og tage skridtet videre. Hvad hvis det er 10 grader koldere end forventet, når du lander, og du ikke har pakket nogen vanter? Det er intet problem. Da Egencia altid overvåger vejret og kan identificere den uventede temperaturændring, kan denne information i fremtiden bruges til at foreslå genstande, du kan få brug for på destinationen, og du vil få tilsendt en meddelelse, hvor du kan vælge at få et par vanter leveret til dit hotel. Du svarer ja, beløbet opkræves på dit kreditkort, og vanterne ligger klar på hotellet ved ankomst. Hvor fedt ville det ikke være?

Eller lad os sige, at du skal rejse til en ny by, hvor du skal hente en udlejningsbil. Egencia anvender allerede maskinlæring til at analysere flere reservationer og anmeldelser fra rejsende. I fremtiden vil det måske være muligt at bruge maskinlæring til at foreslå andre og bedre transportmuligheder til bestemte byer. Så vil du få anbefalet et transportkort i stedet for din udlejningsbil, som du kan købe på stedet.

Efterhånden som kunstig intelligens som Siri og Alexa bliver mere og mere integreret i vores liv, kan du også forvente, at stemmekommandoer bliver en almindelig kommunikationsform, der med tiden vil overgå berøringsskærme. Vi ser allerede, hvordan trådløse høretelefoner er integreret med disse teknologier. Måske kan du sige: “Egencia, fortæl mig, hvilke flyrejser der er tilgængelige mandag kl. 07.00 fra Seattle til London.” Når du hører mulighederne, kan du svare: “Reserver mulighed ét via kreditkortet i min profil.” Forestil dig lige det. Ingen hænder, ingen manuel søgning, bare en reservation foretaget på få minutter (eller endda sekunder). Fremtidens erhvervsrejser har aldrig været enklere.

Efterhånden som teknologien udvikler sig, vil vi en dag være i stand til at reservere hele rejsen – hvor som helst i verden, uanset hvor kompliceret og på et hvilket som helst sprog – helt håndfrit kun med vores stemme. Det kan være via din telefon, dit ur eller en anden enhed, der i øjeblikket er under udvikling, og som vi endnu ikke har set.

Alle disse fremskridt vil give erhvervsrejsende endnu flere muligheder og større fleksibilitet, samtidigt med at alle rejsens trin bliver nemmere, så vi kan fokusere på at levere værdi til rejsende, mens de er på farten.

Jeg indrømmer gerne, at jeg ikke er god til at planlægge. Jeg ved nogenlunde, hvor meget tid det tager at gå igennem sikkerhedskontrollen for at nå et fly, og jeg plejer at ordne transporten, når jeg lander. Men hvis det hele går skævt, vil jeg gerne vide, at der står nogen klar til at hjælpe. Hvorfor? I sidste ende har jeg to sønner og en mand, jeg gerne vil hjem til. Så selvom jeg elsker spændingen, eventyret og den lejlighedsvise turbulente omvej, så elsker jeg også at vide, at Egencia er med mig fra den indledende planlægning til en sikker hjemrejse.