Sådan anvender du dine kompetencer i forandringsledelse

Rejseansvarlig drøfter forandringsledelse med rejsende

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.

Måske kan du nikke genkendende til følgende? De rejsende i din virksomhed er blevet vant til rejser uden administration og de tilhørende rejsepolitikker, men nu sker der store forandringer på begge områder. Som rejseansvarlig kan du ende med at have det logistiske ansvar for, at overgangen foregår uden problemer – og for at håndtere de rejsendes følelser i forbindelse med forandringen.

Som rejseansvarlig har du stor indflydelse på arbejdslivet hos de erhvervsrejsende. Forandringsledelse er en god mulighed for at bruge denne indflydelse og udvikle stærkere relationer til medarbejderne i dit team.

Følgende tre spørgsmål vil støtte dig til en effektiv forandringsledelse, samtidig med at du trækker på dine kompetencer.

1) Hvad kan du gøre for at føle dig sikker under overgangen?

Det er en god idé at samarbejde med jeres nye erhvervsrejsebureau om en strategi til at informere og støtte de medarbejdere, som vil blive påvirket mest af overgangen til rejseadministration. Glem ikke, at det også inkluderer dig.

Marta Hanson er Gallup-certificeret coach inden for kompetenceudvikling, og hun medgiver, at ledere ofte lærer at forbigå deres egne behov til fordel for virksomhedens. Marta Hanson opmuntrer i stedet ledere til at tage hensyn til deres egne ønsker og værdier, efterhånden som de begynder at udvikle en strategi.

Hun fortæller, at når du forstår dine egne værdier, hvad der motiverer dig, samt de personlige forhindringer, du kan opleve under implementeringen, vil du være meget bedre rustet til at gennemføre en vellykket lancering.

Forestil dig, at jeres rejsende er vant til at reservere rejser gennem dig, og nu beder virksomheden dem i stedet reservere gennem Egencia.

Når du samarbejder med Egencias team om implementeringen, opfordrer Marta Hanson dig til at spørge dig selv, hvornår du yder dit bedste, og hvornår du yder dit værste.

Måske ved du, at du yder dit bedste, når du forstår, hvordan dine individuelle handlinger indgår i et større perspektiv. I den forbindelse kan du overveje, på hvilken måde lanceringen kan få en positiv indflydelse på de rejsende, du ønsker at støtte.

Hvis du derimod ved, at du før i tiden har haft problemer, når du ikke havde indgående kendskab til planerne, kan du samarbejde tæt med jeres Account Manager hos Egencia for at gennemgå alle detaljerne. 

Brug noget tid på at finde ud af, hvad du har brug for til at føle dig tryg ved overgangen.

2) Hvordan kan du støtte andre og give dem, hvad de har brug for?

Marta Hanson foreslår dernæst, at du leder andre gennem en lignende proces.

Selvom det er usandsynligt, at du har tid til at holde individuelle samtaler med hver eneste rejsende i virksomheden, kan du udsende en undersøgelse for bedre at forstå de rejsendes bekymringer, og hvad de ser frem til ved den nye platform.

Du vil formodentlig kunne identificere nogle temaer, du kan handle på.

Undersøgelsen kan for eksempel vise, at rejsende sætter pris på at handle selvstændigt. I denne forbindelse kan du fokusere på, at rejsende selv kan reservere og ændre deres rejser via Egencias platform frem for at skulle vente på din godkendelse.

Hvis de sætter pris på konsistens, kan du fortælle, at hvis de reserverer via platformen, er de helt sikre på at reservere i overensstemmelse med rejsepolitikken. De risikerer ikke, at der er priser, som afvises på et senere tidspunkt.

For hyppige rejsende eller medarbejdere, du har et personligt forhold til, kan individuelle samtaler være effektive. Måske hører du noget a la: “Jeg er altid på farten, så jeg er bekymret for, at jeg ikke er involveret i beslutningsprocessen.” 

Marta Hanson foreslår, at du dykker lidt dybere for at forstå, hvori bekymringen ligger. Hun foreslår et åbent spørgsmål som: “Kan du uddybe nærmere?” Måske erfarer du, at den rejsende er bekymret for, at vedkommendes perspektiv ikke er værdsat, eller at vedkommende føler sig usikker på det nye system.

Du er bedre rustet til at berolige de rejsende, hvis du har en bedre forståelse for den grundlæggende årsag til deres bekymringer. 

Hvis du allerede har overvejet, hvad der er vigtigt for dig i processen, kan du bedre berolige de rejsende og forsikre dem om, at forandringen er det hele værd. Herefter kan du og Egencias team gennemgå processen trin for trin.

3) Hvad er implementeringsstrategien?

De to første spørgsmål har fokus på den menneskelige side af processen, men det tredje spørgsmål kigger nærmere på logistikken, og hvordan du kan udnytte dine kompetencer. Marta Hanson anbefaler, at du overvejer følgende spørgsmål:

  • Hvordan arbejder jeg bedst? 
  • Hvor forudser jeg, at der opstår problemer?
  • Hvilke mekanismer kan hjælpe mig med at holde processen på sporet?

Når du har svaret på disse spørgsmål, kan du implementere dem i jeres strategi.

Måske lever og ånder du for din kalender, så du kan bevare overblikket, hvis du plotter alle detaljer fra processens tidslinje ind i din kalender.

Hvis du er mere relationsorienteret, kan du introducere en ugentlig samtale med dine kolleger, hvilket kan hjælpe med at sikre, at du bevarer overblikket over processen og planlægger fremad.

Marta Hanson opfordrer til at være klar over din naturlige tilgang til problemer og løsninger, da det kan hjælpe dig med at identificere, hvordan du bidrager positivt til forskellige situationer.

“Kompetencebaseret ledelse handler om at være opmærksom på vores motivationsfaktorer og naturlige talenter – og være i stand til at udnytte dem på en strategisk måde,” fortæller Marta Hanson.

Mennesker er ikke robotter, så forandringsledelse kan potentielt være en følelsesladet proces. Som Marta Hanson siger: “Når vi gennemgår forandring, giver den kompetencebaserede tilgang plads til at fokusere på det menneskelige aspekt,” hvilket sandsynligvis gør forandringsledelsen mere effektiv. 

Klar til at indføre rejseadministration i jeres virksomhed? Læs implementeringsrapporten for at finde vores ti bedste tips.