Sådan fremmer erhvervsrejser mangfoldighed hos jeres medarbejdere

Erhvervsrejsende-foto-af-forskellig-slags-mad-på-erhvervsrejse

Hurtigt voksende virksomheder er vant til at vende op og ned på status quo. Da de ofte består af mangfoldige teams, har disse virksomheder en helt særlig forståelse for behovet for en forskelligartet kundebase. Det er af uvurderlig betydning at have de rigtige medarbejdere, men det er lige så vigtigt at være på det rette sted på det rette tidspunkt. En intelligent erhvervsrejseløsning er afgørende for at få de rette mennesker det rette sted hen.

Flyrejser og internettet har været med til at gøre verden meget mindre, og derfor er både virksomheder og kunder blevet langt mere mangfoldige. Fremgangen inden for erhvervsrejser har været med til at sætte fart i væksten af nye globale markeder. Indien har for eksempel en forventet vækstrate på 7,3% i 2018 og 2019, sammenlignet med en forventet vækstrate på 2,9% for USA i samme periode[1]. Mange hurtigt voksende virksomheder drager nytte af spirende markeder med en ambition om at udvide til nye verdensdele, efterhånden som forretningen vokser og udvider sig.

Forestil dig for eksempel, at du har en T-shirt-virksomhed med base i Los Angeles, der har både onlinesalg og en fysisk butik. Du kan se, hvordan antallet af bestillinger fra Europa har været støt stigende, og at det derfor er en god ekspansionsmulighed at åbne en butik i Paris. Inden du åbner butikken, er du nødt til at rejse dertil for at finde den rigtige beliggenhed og ansætte medarbejdere til stedet. Efterhånden som salget begynder at stige voldsomt, beslutter du, at det er mere rentabelt at producere jeres T-shirts i Europa end at sende dem fra USA. Den øgede efterspørgsel har ført til et nyt kontor, nye medarbejdere og behovet for at finde mindst én ny leverandør. At implementere og administrere denne vækst kræver også et grundigt og nøgternt kig på mulige erhvervsrejseløsninger. Og hvad angår de hurtigst voksende små virksomheder, er der brug for et erhvervsrejsebureau, som forstår virksomhedens særlige behov i forhold til, at antallet af rejser vokser i takt med væksten.

Forstå, hvor jeres rejsende skal hen 

Jeres rejsende skal muligvis besøge destinationer, hvor virksomheden ikke tidligere har drevet forretning. Jeres erhvervsrejsebureau kan gøre dette nemmere for de rejsende ved at levere viden og indblik om destinationen. Nyttige tips, såsom hvor der er godt at spise og overnatte, samt oplysninger om den lokale kultur, giver de rejsende den ultimative kontrol over rejsen med fleksible selvbetjeningsværktøjer. Rejseansvarlige kan også bruge disse værktøjer til at forbedre de rejsendes oplevelse og kontrollere udgifter. Hvis for eksempel tre rejsende lander i den samme lufthavn på nogenlunde samme tidspunkt, kan de få tilsendt en besked, der foreslår, at de deler en taxa til det hotel, hvor de skal overnatte.

Derudover er det vigtigt at være opmærksom på, at kulturelle normer er forskellige fra land til land og ofte fra område til område. Det er vigtigt at have en rejsepolitik, der er opmærksom på de forskellige nuancer i forhold til den enkelte rejsende.

En rejseløsning bør for eksempel oplyse rejsende på forhånd om lokal lovgivning og skik og brug på destinationen. En række lande har for eksempel streng lovgivning, hvad angår homoseksuelle forhold. I andre områder kan der være stramme regler for, hvordan mænd og kvinder må opføre sig på offentlige steder. Nogle steder er kulturen måske derimod så åben og frisindet, at det kan virke stødende på nogle rejsende. Disse forskellige forhold kan påvirke jeres erhvervsrejsende, både i forhold til usikkerhed over, hvordan der drives forretning på stedet, til hvordan medarbejderen skal opføre sig efter arbejdstid.

Der er også gode muligheder for at oprette onlinefora til at udveksle rejseerfaringer. I virksomheden er der måske en medarbejder, der skal til Perth i Australien for første gang, og en anden, som er vokset op der. Medarbejderen, der stammer fra Perth, kan være til stor hjælp for kollegaen, hvad angår tips om byen, og oplysningerne kan gemmes i forummet til senere rejser.

Hvis de rejseansvarlige kan hjælpe de rejsende med at navigere disse situationer og føje vejledning til rejsepolitikken, vil det gavne både de rejsende og virksomheden.

Understøt jeres rejsendes behov

En mangfoldig arbejdsplads er en afgørende forudsætning for succesfulde virksomheder i fremtiden. Som Ernst & Young angiver i virksomhedens mangfoldighedsstrategi, vil “den innovation, som mangfoldighed medfører, hjælpe til at udvikle vores konkurrencefordel, gøre os markedsførende og levere bedre kundeløsninger”.[2]

Hurtigt voksende virksomheder bør håndtere individuelle behov i deres rejseløsninger. Denne forståelse er væsentlig i forhold til at fremme mangfoldigheden. En gravid topchef på en kort rejse har andre behov end en medarbejder, der er på en længere rejse fra den ene ende af verden til den anden. Kan jeres rejseløsning understøtte dette?

En stærk rejseløsning skal også kunne rumme rejsende med særlige behov. Det kan være alt lige fra medarbejdere med høre- eller synsnedsættelse til dem, der har behov for en kørestol for at komme frem eller har særlige kostmæssige eller medicinske behov.

At håndtere disse forskellige rejsebehov er ikke svært, hvis virksomheden har den rette rejsepolitik. Jeres rejsepolitik bør tage hensyn til det fulde omfang af hver enkelt rejsendes behov og opdateres regelmæssigt – lige fra de rejsende, som har brug for at flyve direkte, til dem der har brug for særlige indkvarteringssteder.

Hvem skal være en del af dette? 

At tage initiativ til at adressere medarbejdernes forskellige behov i jeres rejsepolitik vil være godt for bundlinjen. Det vil også give gode resultater i forhold til virksomhedens vigtigste aktiv – de mennesker, der er ansat. Hvis I rammer rigtigt med jeres rejsepolitik, vil de rejsende med glæde overholde den og benytte sig af jeres reservationsværktøj, vel vidende at deres trivsel er vigtig for virksomheden. Det sikrer også, at jeres rejsende reserverer via foretrukne priser og leverandører. På den måde kan I få overblik over de rejsendes reservationer og skabe omfattende datarapporter, som I kan bruge til at tage informerede beslutninger i fremtiden i forhold til rejseudgifter, rejsepolitik, de rejsendes tilfredshed med mere.

En vellykket rejsepolitik inddrager alle fra HR- til IT-afdelingen, fordi en række teams har noget at skulle have sagt. For HR-folkene er det interessant, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der etableres for medarbejdere, der rejser til nye områder, mens IT-repræsentanterne går mere op i, hvorvidt der er et fleksibelt værktøj til rådighed, der passer ind i virksomhedens teknologiske infrastruktur.

Det er afgørende at forstå, hvordan virksomhedens vækst administreres, så den tilpasses en voksende medarbejderstab. Det er selvfølgelig vigtigt at holde øje med bundlinjen, men det er lige så vigtigt at forstå jeres rejsendes særlige behov, for hvis det går godt for dem, går det også godt for virksomheden.

Vil du vide mere om, hvordan hurtigt voksende virksomheder administrerer mangfoldighed på farten? Læs vores whitepaper for at se, hvordan hurtigt voksende virksomheder griber rejser an.

[1] “India’s economy is set to grow faster than China’s this year”, World Economic Forum, den 12. oktober 2018: https://www.weforum.org/agenda/2018/10/indias-economy-is-set-to-grow-faster-than-chinas-this-year.

[2] “Our approach to diversity and inclusiveness”, Ernst & Young, 2015: https://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness/$FILE/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness.pdf