Sådan forbereder du dig på et hoteludbud

Erhvervsrejsende-tjekker-ind

Teknologien har ændret den måde, rejseansvarlige håndterer udbud på. Adgang til nye data har været med til at gøre forhandlingerne enklere og mere gennemskuelige, og rejseansvarlige kan få gavn af flere oplysninger om de rejsende end nogensinde før.    

Som rejseansvarlig har du ikke brug for enorme datamængder for at forberede dig på et udbud, men der er nogle oplysninger, du med fordel kan have kendskab til. Sørg for, at du har indblik i, hvordan rejseløsningen klarer sig i øjeblikket. Du kan kigge på oplysninger som hotelkædens andel af jeres budget, nye destinationer uden firmaaftaler og de samlede udgifter til hotelophold. Værktøjer som Egencia Analytics Studio gør det nemmere for dig hurtigt at få adgang til disse data. Det er nemt at finde de nødvendige oplysninger, som kan understøtte dine forhandlingsstrategier og hjælpe dig med forberedelsen til leverandørevalueringer i løbet af året.      

I dette blogindlæg kigger vi nærmere på, hvilke aspekter du bør fokusere på, når du forbereder dig på et hoteludbud. 

1. Rejseløsningens behov  

Når du forhandler et udbud, bør du kigge på flere forskellige faktorer, afhængigt af hvad der er vigtigst for jeres virksomhed. Find ud af, hvilke byer der er mest besøgte, afstanden til kontoret, den gennemsnitlige opholdslængde på hoteller og de mest populære faciliteter. Da overholdelse af rejsepolitikken er en prioritet for mange rejseansvarlige, er det vigtigt, at du har kendskab til disse aspekter af jeres rejseløsning. På den måde kan du fjerne muligheder i mindre besøgte områder eller finde ud af, hvorfor de rejsende ikke overnatter på de foretrukne hoteller.   

Avancerede rapporteringsværktøjer fra jeres erhvervsrejsebureau kan hjælpe dig med at identificere de elementer, der fungerer bedst i jeres rejseløsning. Det er en stor hjælp, når du skal forhandle firmaaftaler, da det tager udgangspunkt i de rejsendes unikke behov.    

2. Tilpasning til virksomhedskulturen  

Virksomhedskulturen spiller en vigtig rolle i forholdet mellem leverandør og kunde. Hos Egencia har kunderne førsteprioritet, og vi går efter at samarbejde med hotelpartnere, der tilbyder enestående kundeservice og faciliteter.   

Rejseansvarlige bør overveje, hvordan en administreret rejseløsning vil påvirke den generelle virksomhedskultur. En virksomhed med fokus på sundhed og velvære kan for eksempel vælge hotelpartnere med gratis fitnessfaciliteter for at underbygge deres værdier.  

3. De rejsendes tilfredshed   

Medarbejderne stiller hele tiden højere krav til rejseoplevelsen – både i forhold til erhvervsrejser og ferier. Teknologien har ændret den måde, hvorpå vi reserverer og oplever rejser. Erhvervsrejsende forventer den samme bekvemmelighed, når det kommer til både fritid og arbejde.   

De rejsende vil have en personlig oplevelse under hele rejsen. Den seneste udvikling inden for kunstig intelligens og maskinlæring er med til at levere de rigtige muligheder på det rette tidspunkt – på tværs af alle kompatible enheder. Egencias nye teknologi giver de rejsende flere muligheder for at finde, reservere og nå frem til deres overnatningssted på den måde og det tidspunkt, der passer dem bedst.  

Der er ikke en enkelt løsning, der passer til alle erhvervsrejser, og de rejsende vil gerne have mulighed for selv at vælge. Rejsende på længere rejser fortrækker måske en lejlighed frem for et hotel, og Egencia har inkluderet flere alternative overnatningssteder for at efterkomme dette ønske.    

4. Medarbejdernes værdi   

Medarbejderne er virksomhedens mest værdifulde aktiver. En administreret rejseløsning kan give virksomheder en konkurrencemæssig fordel i forhold til fastholdelse og rekruttering af medarbejdere. Virksomheder kan vise, at de sætter pris på medarbejderne via simple fordele og frynsegoder.   

En problemfri rejseoplevelse – på tværs af alle enheder og aspekter af rejsen – bidrager til de rejsendes tilfredshed. Når medarbejderne har adgang til brugervenlige og velkendte reservationsværktøjer, er de mere tilbøjelige til at bruge dem. Og jo flere medarbejdere, der bruger virksomhedens foretrukne reservationsværktøj, jo større er overholdelsen af rejsepolitikken.   

5. Tilpasning til den enkelte medarbejder   

Tilpasning har stor betydning i forhold til erhvervsrejser. Det skabere stærkere og mere meningsfulde relationer med de rejsende ved at opfylde deres behov.   

På Egencias platform bruger vi data til at forstå vores kunder og skabe en personlig oplevelse. Prædiktiv teknologi giver os mulighed for at kigge på individuelle rejsevaner og -præferencer. Dette opmuntrer de rejsende til at overholde rejsepolitikken gennem nyttige data om hoteller og flyrejser.    

6. Fleksibilitet   

Vi mennesker er altid på farten. Derfor er bekvemmelighed, brugervenlighed og fleksibilitet helt afgørende for enhver rejseløsning. Det er her, en global erhvervsrejseplatform kommer ind i billedet. De rejsende har mulighed for at finde alle deres rejseplaner på et og samme sted og reservere eller ændre en rejse, mens de er på farten.     

Egencia forsyner jeres rejsende med værktøjer, der fungerer og kan bruges på flere måder.    

7. Rejseteknologi i små og mellemstore virksomheder   

Ved at samarbejde med et erhvervsrejsebureau med en global platform kan alle typer virksomheder opnå større effektivitet. Rejseansvarlige kan bruge mindre tid på at samle deres online og offline data til rapportering og i stedet få adgang til alle de nødvendige oplysninger i en samlet visning. Små og mellemstore virksomheder kan også let samle flere rejseløsninger, efterhånden som de vokser. Ved at bruge en enkelt online rejseplatform med global rækkevidde er alt samlet på ét sted.  

Kunstig intelligens og maskinlæring har revolutioneret rejsebranchen. I dag har de rejseansvarlige nyttig og brugbar indsigt lige ved hånden. Dermed kan de bedre administrere rejseløsningen, øge overholdelse af rejsepolitikken og få gavn af værdifulde rapporter.   

Egencia leverer en komplet integreret global platform til erhvervsrejser. På den måde har rejseansvarlige det fulde overblik over alle aspekter af rejseløsningen.   

Hvad er næste skridt?  

Under et udbud kan rejseansvarlige virkelig udnytte de tilgængelige data. Sørg for, at jeres nuværende eller kommende erhvervsrejsebureau og andre hotelleverandører kan understøtte og tilpasse sig jeres erhvervsrejsebehov.   

Der er mere end én måde at håndtere erhvervsrejser på. Vil du gerne vide, hvordan den hurtigt voksende virksomhed Splunk bruger Egencias globale platform og avancerede teknologi til at administrere erhvervsrejser? Se videoen for at få mere at vide.   

Denne artikel blev oprindeligt udgivet på LinkedIn.