Rejserapporter gjort enklere med datavisualisering

How-Analytics-Studio-helps-travel-managers
Sådan hjælper Egencia Analytics Studio rejseansvarlige

Du tænker måske, at erhvervsrejser er en rimelig ukompliceret størrelse, men detaljerne kan hurtigt blive svære at definere. Uden brugbar datavisualisering og -analyse kan det være svært at tale konkret om administration af en rejseløsning.

Problemet opstår, fordi erhvervsrejser ofte kan virke ukomplicerede på overfladen: En medarbejder rejser til en bestemt destination. Virksomheden betaler for fly- og togrejser, biludlejning og hotelophold. Det virker ligetil, men det er det ikke.

I en stor multinational virksomhed med tusindvis af medarbejdere, der rejser på samme tid, kan der være en helt overvældende mængde komplekse rejsedata. Hvor mange medarbejdere har reserveret på forhånd, som de skulle? Er der nok medarbejdere, som benytter virksomhedens erhvervsrejsebureau? Det kræver både data og dataanalyse at svare på gængse spørgsmål som disse.

Men ikke alle virksomheder og rejseansvarlige har de nødvendige færdigheder eller ressourcer til at håndtere de mange tal. Det kan føre til en vanskelig og udfordrende situation. Hvis du som rejseansvarlig ikke kan levere letforståelige datavisualiseringsrapporter, kan det hurtigt blive svært at svare på simple spørgsmål til udgifter og deres berettigelse.

Datavisualisering er løsningen. Datavisualisering forvandler nemlig tusindvis af rækker af data til letforståelige diagrammer og grafer. Dette fjerner behovet for avancerede analyser og giver rejseansvarlige og beslutningstagere mulighed for at danne sig et overblik over virksomhedens rejseløsning.

Indtil nu har tilgængelige værktøjer til datavisualisering været enten dyre, komplicerede eller begge dele. Rejseansvarlige, rejsebestillere og virksomheder, der ønsker et klart overblik over erhvervsrejsernes indflydelse på forretningen, står ikke længere over for disse begrænsninger.

Egencia Analytics Studio er løsningen. Denne brugervenlige platform er udviklet med tanke på den rejseansvarlige og det daglige rapporteringsbehov. Med Analytics Studio har du mulighed for at udforske data visuelt, få ny indsigt og finde nye muligheder for besparelser. Du kan for eksempel holde øje med tendenser over tid for at optimere udgifter på tværs af rejsetyper som fly, hotel, tog og bil.

Analytics Studio er mere end bare en almindelig platform. Med omfattende og hurtig datavisualisering giver denne platform dig mulighed for hurtigt at give interne afdelinger og den øverste ledelse besked om vigtige rejsedata og resultater.

Som led i vores samarbejde med multinationale virksomheder har vi fundet frem til fem måder, hvorpå Analytics Studio hjælper jeres rejseansvarlige med at opnå succes.

1.     Forstå, hvordan jeres rejseløsning klarer sig

Med Analytics Studio er det muligt at oprette overbevisende rapporter til deling med virksomhedens HR-, økonomi- og indkøbsafdelinger samt den øverste ledelse. Platformen leverer en samlet oversigt over jeres erhvervsrejsedata. Dette er muligt takket være Egencias erhvervsrejseplatform, som lagrer alle jeres rejsedata på ét samlet sted, uanset om reservationen foretages online, offline eller via app’en. Dermed får du et samlet overblik over jeres rejseløsning, når du bruger Analytics Studio.

Visuelle gengivelser og skræddersyede widgets kan analysere jeres virksomheds unikke rejseløsning. Brugen af grafer og filtre gør det muligt at fremhæve vigtige resultater for den øverste ledelse. Det er for eksempel muligt at visualisere effekten af forhåndskøb i forhold til overholdelse af rejsepolitikken på tværs af forskellige rejsetyper såsom internationale rejser eller indenrigsrejser.

2.     Få hurtig visning af rejsedata på flere niveauer

Relevans er afgørende for en effektiv kommunikation om rejsedata med kollegaer og chefer. Hvis du for eksempel administrerer rejser for en bestemt region i en virksomhed, der driver forretning i mange forskellige lande, vil du sikkert primært gerne vide, hvad der rører sig i din region. Det overordnede overblik kan være en hjælp, men ledelsen er typisk interesseret i fortjeneste og tab i deres region og ikke i hele virksomheden.

Rejseansvarlige kan tildele forskellige adgangsniveauer i Analytics Studio til medarbejdere baseret på forudbestemte roller. Systemet er fleksibelt, så det kan tilpasses til strukturen i jeres virksomhed. Rollerne giver kun brugere adgang til at se, hvad de har brug for til at udføre deres arbejde. På den måde har medarbejdere ikke adgang til data, som ikke har noget med dem at gøre, og de bliver ikke overlæsset med oplysninger om forretningsområder, der ikke har relevans for deres arbejde.

Platformen giver også brugere mulighed for undersøge data på detaljeniveau. Du kan filtrere datavisualisering efter afdeling eller rejsegruppe. Lad os sige, at du gerne vil sammenligne afdeling A med afdeling B for at se, hvor godt hver gruppe følger reglerne for forhåndsreservation. Analytics Studio har en enkel og klikbaseret funktion til at oprette og sammenlignelige visuelle grafer med det samme. På den måde kan du finde mønstre og tendenser i jeres rejseløsning, som måske kræver opmærksomhed fra den øverste ledelse, skaber muligheder for besparelser og forbedrer jeres strategi til overholdelse af rejsepolitikken.

3.     Administrer jeres rejsedata i virksomheden uden hjælp fra IT- eller dataspecialister

Der har været en generel tendens inden for dataanalyse til at bevæge sig væk fra dedikerede afdelinger til formålet. Nye værktøjer til visualisering har givet generalister mulighed for at fremstille grafiske præsentationer. Egencia Analytics Studio leverer denne brugervenlighed til alle, der benytter sig af erhvervsrejsedata.

Datavisualisering afhænger af adgang til dataene. Selv de bedste værktøjer til visualisering er ikke noget værd, hvis det ikke er muligt at få adgang til de nødvendige data. Analytics Studio løser dette problem ved at hente rejsedata fra Egencias platform til administration af rejser.

Muligheden for at importere data fra flere forskellige kilder er ikke noget nyt. Forskellen er, at Analytics Studio forenkler processen betydeligt. Bearbejdelse af rejsedata plejede at kræve en decideret IT-afdeling, hvilket medførte, at virksomheden var nødt til at involvere enten interne eller eksterne specialister inden for applikationsintegration og databaseadministration – en proces der altid var både dyr og tidskrævende. Nu er det dog muligt at samle data fra forskellige kilder uden at sætte gang i et kompliceret projekt.

Analytics Studio giver også brugerne mulighed for at eksportere de underliggende datasæt, hvis det bliver nødvendigt. Du kan downloade alle tallene til et Excel-ark, hvis du har brug for at udføre yderlige analyse offline. På den måde kan du bearbejde dataene på det mindste detaljeniveau – helt uden hjælp fra IT-afdelingen.

4.     Svar på de vanskelige spørgsmål uden problemer

Dataanalyser kan give nyttig indsigt for virksomhedens ledelse. Problemet har dog ofte været, at det var kompliceret og tidskrævende at opnå denne indsigt. Analytics Studio giver brugerne et sæt værktøjer, som hurtigt kan give dem indsigt via letforståelige grafiske præsentationer. Disse visualiseringer kan svare på de vanskelige spørgsmål, der ofte opstår, når ledelsen gennemgår rapporter over rejseløsningen.

Forestil dig, at du gerne vil vide, hvorfor overholdelsen af rejsepolitikken er bedre i ét datterselskab frem for et andet. Analytics Studio har en funktion, der forvandler abstrakte koncepter som overholdelse af rejsepolitikken til et visuelt medie på et kort. Dette kan føre til større indsigt – for eksempel at medarbejderne i et bestemt land ikke reserverer tilstrækkelig lang tid i forvejen i forhold til rejsepolitikken. Du kan også sammenligne priser i forbindelse med forhåndsreservation for alle lande i regionen.

På den måde kan du måske konstatere, at en bestemt rute eller et bestemt flyselskab oftere reserveres i uoverensstemmelse med rejsepolitikken end andre. Du kan se de potentielle omkostninger i forbindelse med forskellige valutaer, forskellige flyselskaber, direkte flyrejser vs. mellemlandinger m.m. Når du har alle de rigtige oplysninger, kan du handle derefter. I fremtiden kan Analytics Studio hjælpe dig med at finde ud af, hvordan ændringer i rejsepolitikken kan påvirke jeres rejseløsning gennem prædiktiv analyse.

5.     Fremhæv betydningen af dit arbejde

Datavisualisering handler selvfølgelig om mere end intelligente grafiske skildringer af rejseløsningen i jeres virksomhed. Det handler også om dig. Med Analytics Studio får du et værktøj, som kan hjælpe dig med at få gang i de rigtige samtaler med de relevante personer i din virksomhed.

Rejseansvarlige oplever ofte, at det er vanskeligt at vise, at deres arbejde er strategisk og har betydning for virksomheden. For den øverste ledelse kan erhvervsrejser virke som noget simpelt, abstrakt eller rutinepræget. Effektiv datavisualisering giver dig mulighed for at indgå i en meningsfuld dialog med ledelsen. Gennem nyttige statistikker og prognoser kan du med Analytics Studio fremhæve forretningsværdien af erhvervsrejser i realtid.

Konklusion

Omfattende visuelle rejsedata er tilgængelige lige nu, men alle verdens data er nytteløse, hvis jeres virksomhed ikke ved, hvordan I skal behandle dem. Udfordringen er at finde frem til, hvad I skal gøre for at skabe vækst i virksomheden. Egencia Analytics Studio giver jer de nødvendige værktøjer. Hermed forvandles jeres rejseløsning fra en gætteleg til konkret viden. I modsætning til tidligere generationer af analyse- og datavisualiseringsværktøjer er Analytics Studio et brugervenligt værktøj til medarbejdere, som dagligt står for administration af rejseløsningen.  Det giver jer mulighed for at forstå, hvordan jeres rejseløsning klarer sig, og hvordan den kan forbedres – og hvordan dette effektivt kommunikeres videre til resten af virksomheden.