Rejseafregning og vejen til øget indtjening

Sammensætning af vækstmuligheder

Rejseafregning handler ofte om administration af rejseudgifter. Men det er gået op for en række erhvervsledere, at rejser også udgør en drivkraft for øget indtjening. Personlige møder er afgørende for at få aftaler i hus. Når medarbejdere rejser for at mødes med potentielle kunder, er det mere sandsynligt, at de får succes ved et personligt møde end over telefonen. Derfor er tilfældige nedskæringer i rejseudgifterne ikke nødvendigvis det bedste for virksomheden. Udfordringen består i at sætte sig ind i, hvilke slags rejser der resulterer i øget indtjening, og det kræver data og analyser.

Sammenhængen mellem erhvervsrejser og indtjening

Besparelser på rejseudgifterne er en forståelig og almindelig reaktion i en virksomhed, især hvis der er stagnering i indtjeningen. På den ene side kan det virke fornuftigt at spare på rejser og rejseudgifter, fordi en virksomhed stadig kan køre rundt, uden at medarbejderne rejser. Men mange økonomi- og indkøbschefer ved også, at besparelser inden for disse områder ikke altid er i virksomhedens interesse.

Tænk lige over, om du nogensinde har set en kunde skæve til uret eller undertrykke et gab over telefonen? Det er lidt svært at se, er det ikke? Hvis du møder kunden ansigt til ansigt, vil du derimod kunne fornemme, hvis samtalen går den forkerte vej. En medarbejder, der er ansat til at skabe indtjening, er godt klar over, at personlige møder er afgørende i mange situationer. Udover muligheden for at opfatte de diskrete, små tegn vil et personligt møde også vise, at virksomheden interesserer sig nok for kunden til at møde op.

Salgsmedarbejdere er ofte afhængige af rejsebudgetter for at afslutte og øge deres salg. Det viser tallene også. I USA blev der brugt 317 milliarder USD på erhvervsrejseudgifter i 2017, mens virksomhedernes overskud nåede op på mere end 6,8 billioner USD, hvilket viser, at investeringer i rejser kan føre til høj indtjening. Tidligere undersøgelser fra U.S. Travel Association bekræfter også denne tendens.

Vi kan også vende blikket mod hotelbranchen. Det øgede antal webbaserede møder har skabt bekymring hos hotelejere, der frygtede, at det ville betyde færre personlige møder og firmaarrangementer. Men på trods af forbedringer af den virtuelle teknologi lægger mange virksomheder stadig stor vægt på events. Det giver mening, fordi konverteringsraten er betydeligt højere for personlige møder med potentielle kunder.

Sådan kan en intelligent tilgang til rejseafregning betyde øget vækst

Økonomi- og indkøbschefer er bevidste om, at rejser, der skaber indtjening, ikke er tilfældige. Der er ingen garanti for, at pengene ruller ind, så snart rejsen er reserveret. Det er først, når en intelligent tilgang til rejseafregning er på plads, at det fører til vækst og en effektiv implementering af strategier. Hvis I er opmærksomme på, hvordan rejser bidrager til at få fordelagtige aftaler i hus, vil det hjælpe jer til at kunne planlægge jeres rejseudgifter og gavne jeres virksomhed.

Rejser og virksomhedsvækst hænger også sammen, når det gælder ekspansion til nye geografiske områder. En af Egencias kunder, en nystartet virksomhed inden for uddannelsesteknologi, oplevede hvordan rejseafregning gav virksomheden muligheden for at åbne nye kontorer på omkostningseffektiv vis. Når en virksomhed åbner nye kontorer, kan rejseudgifterne stige uventet. Det sker til dels, fordi medarbejderne skal rejse frem og tilbage til det nye sted, mens virksomheden etablerer det nye kontor og ansætter medarbejdere. Derudover sker reservation af rejser på det nye sted muligvis i uoverensstemmelse med den rejsepolitik, som håndhæves på hovedkontoret. Med Egencias platform var virksomheden i stand til at overvåge rejseudgifter og overholdelsen af rejsepolitikken, hvilket gav dem mulighed for at åbne nye kontorer uden at overskride rejsebudgettet.

Indtjeningsvækst skal tilpasses omkostningsstyring for at øge bundlinjen. En stigning i både salg og udgifter hjælper ikke meget på indtjeningen, og det er derfor, virksomheder har brug for effektive procedurer i forhold til administration af rejser. Rejser udgør en virksomheds næststørste kontrollerbare udgiftspost. Udfordringen er at nedbringe omkostningerne efter behov, uden at mindske virksomhedens udbytte. Det er her, erhvervsrejsepartnere og -teknologi kommer ind i billedet som løsning.

Administration af rejser bidrager med op til 20% besparelser på direkte rejseomkostninger og 65% besparelser på indirekte omkostninger. Nasdaq, der er kunde hos Egencia, opnåede en besparelse på 500.000 USD på seks måneder ved hjælp af Egencias platform til administration af rejser. Jeres virksomhed kan også opnå den slags besparelser. Overvej følgende mulighed for at spare på rejseudgifterne: Hotelreservationer udgør 14% af rejseomkostningerne, men den gennemsnitlige andel af hoteller, der reserveres gennem virksomhedens rejseløsning, ligger på omkring 40%. Det betyder, at 60% af alle overnatninger reserveres i uoverensstemmelse med virksomhedens rejsepolitik. Hvis dit firma har et bruttohotelforbrug på 14 millioner USD, vil dette være et beløb på mere end 8 millioner USD.

Et samarbejde med den rette erhvervsrejseudbyder kan hjælpe med at øge andelen af hoteller, der reserveres gennem firmaets rejseløsning fra år til år, og skabe mere synlighed over reservationer, der ikke er i overensstemmelse med rejsepolitikken. For eksempel kan et teknologiorienteret erhvervsrejsebureau tilbyde automatiserede meddelelser i realtid, så den rejseansvarlige modtager et varsel, når der reserveres et overnatningssted, som ikke er i overensstemmelse med rejsepolitikken.

Vigtigheden af data

Data er afgørende for at opnå indtjeningspotentialet i forbindelse med rejseafregning. Effektivitet er en vigtig faktor, og med detaljeret, automatiseret rapportering af rejsedata får indkøbsafdelingen et fastere greb om rejseudgifter, uden at medarbejderne skal bruge timer på manuelt at indsamle disse oplysninger.

Detaljer er også vigtige. Med Egencia Analytics Studio får I et samlet overblik over rejseudgifter og overholdelse af rejsepolitikken på tværs af virksomheden. Dette værktøj kan fortælle historien om jeres virksomheds rejsepolitik. Det giver rejseansvarlige mulighed for at udforske data visuelt, få indblik i flere detaljer og finde nye besparelsesmuligheder. På den måde kan virksomheden optimere sine omkostninger på tværs af både flyrejser, togrejser, hotelophold og biludlejning. Egencia Analytics Studio giver mulighed for at visualisere effekten af tidlig bestilling set i sammenhæng med rejsepolitikken og rejsetyper (f.eks. udenrigs, indenrigs).

Rejseafregning baner vejen for øget indtjening. Ved at samarbejde med et erhvervsrejsebureau og benytte en teknologiplatform til administration af rejser får jeres virksomhed adgang til redskaber og procedurer, som kan holde jeres rejseudgifter inden for budgettet og i overensstemmelse med rejsepolitikken. På den måde kan I fokusere på udgifter til rejser, der samtidig skaber indtjening.

For at få mere at vide om Egencia og fremtiden indenfor indkøb og rejser kan du downloade vores whitepaper her.