Opnå besparelser med administration af erhvervsrejser

Erhvervsrejsende bruger app i lufthavnen

Uanset størrelsen på jeres virksomhed er det afgørende at bruge jeres udgifter fornuftigt og undgå unødvendige omkostninger for at opnå succes. Hvis jeres virksomhed har en omkostningsbevidst kultur, er det især vigtigt at råde over den rette teknologi til at administrere jeres udgifter og opnå gode resultater. I har brug for teknologi, der kan give jer et overblik over jeres rejseudgifter med visuelle data og reducere de administrative opgaver, så der frigøres mere tid for medarbejderne.

Hvis jeres virksomhed er i vækst, er det muligt, at jeres tidligere effektive rejseløsning ikke længere passer til jeres virksomhed, og at der er brug for hjælp fra en erhvervsrejseudbyder. Erhvervsrejser med manglende administration – som administreres internt uden support – kan hurtigt skabe problemer. Udgifter og administration kan komme ud af kontrol, hvis rejseløsningen ikke tilpasses til virksomhedens vækst og udvikling.  Derfor er det så vigtigt at indføre rejseadministration.

For at understøtte virksomhedens fleksibilitet og omkostningsbevidste kultur er det vigtigt at samarbejde med andre virksomheder, der deler jeres værdier og forstår vigtigheden af at bevæge sig hurtigt og samtidigt bevare rentabiliteten.

Hvordan kan rejseadministration hjælpe jer med at opnå besparelser?

Først og fremmest giver rejseadministration jer mulighed for at bruge teknologi til at styrke jeres rejsende, så de selv har kontrol over reservationer og ændringer af deres rejser. En god erhvervsrejseudbyder bruger samme teknologi til at integrere rejsepolitikken med alle reservationer på den samme platform. Det betyder, at I kan bevare kontrollen over jeres rejseudgifter og overholdelse af rejsepolitikken uden at være nødt til at sende alle reservationer gennem en smal flaskehals af administrativt personale. 

Manglende administration er simpelthen ikke udviklingsdygtigt. Hvis der er brug for en ekstra Travel Administrator for hver femte rejsende, ender I med at have brug for meget administrativt personale, efterhånden som antallet af rejsende stiger. I håber måske på at opnå besparelser ved at bruge disse medarbejdere til rejsetjenester og håndhævelse af rejsepolitikken, men i sidste ende taber I på stordriftsfordele. Derudover er der også større risiko for menneskelige fejl, som kun øges med antallet af medarbejdere, der involveres i en krævende og kompliceret proces. Hvis I ikke indfører rejseadministration, efterhånden som jeres virksomhed vokser, vil eventuelle besparelser være ubetydelige.

Med en erhvervsrejseudbyder i spidsen for jeres erhvervsrejseløsning er det ikke nødvendigt at have en masse mennesker ansat til at reservere rejser. Når jeres erhvervsrejseudbyder har den rette teknologi til opgaverne, kan jeres rejsende selv tage beslutningerne og få adgang til hele rejseudvalget i overensstemmelse med rejsepolitikken. På den måde kan medarbejderne hurtigt og nemt reservere de rejser, der passer bedst til deres behov, samtidig med at de overholder rejsepolitikken.

Når det er nemt for jeres rejsende at reservere rejser, der opfylder deres behov og overholder rejsepolitikken, øges overholdelsen også. Vores kunder oplever faktisk en øget overholdelse på 80% i gennemsnit efter at have indført administration af virksomhedens rejseløsning. Kan I sige det samme?

Opnå flere besparelser

Når alle reserverer via den samme platform, kan I begynde at indsamle data, som I derefter kan bruge til virksomhedens fordel. Der er mulighed for langt mere end enkel rapportering af udgifter – I kan se, hvor der er mulighed for at effektivisere og spare tid og penge. 

Måske er der et bestemt overnatningssted eller biludlejningsfirma, som jeres team benytter ofte. I kan bruge denne information til at forhandle rabat for grupper. Hvis I allerede har en administreret rejseløsning, er det værd at bemærke, at rejseadministration kan forbedre jeres forretning yderligere.

Med rejseadministration er der adgang til et langt større netværk af rejsende uden for jeres virksomhed. En erhvervsrejseudbyder, der understøtter jeres omkostningsbevidste kultur, bør bruge sin indflydelse til at forhandle sig frem til de bedste priser ud fra den samlede kundebase, og det er ofte muligt at opnå gunstige priser, som det ellers ville være vanskeligt at forhandle sig frem til på egen hånd. Som en del af Expedia Group kan vi tilbyde et stort udbud af rejsemuligheder med et enormt udvalg på tværs af flere destinationer. Hvis jeres virksomhed allerede har firmaaftaler med leverandører i et bestemt område, kan vi supplere med yderligere valgmuligheder.

Tilfredse rejsende overholder rejsepolitikken

En af de største omkostninger i en virksomhed er rekruttering og fastholdelse af medarbejdere. Jeres medarbejdere er jeres mest værdifulde aktiv, og medarbejderengagement giver en stor konkurrencemæssig fordel.[1]

Det er langt mere sandsynligt, at jeres kunder er glade og loyale, hvis de er tilknyttet en tilfreds og engageret medarbejder, som har positive erhvervsrejseoplevelser. Jeres virksomhed afhænger altså af medarbejdertilfredsheden. Ifølge Forbes “skal medarbejderne føle, at deres arbejdsgiver respekterer dem og forsyner dem med de rette værktøjer til at opnå succes professionelt såvel som personligt, for at de virkelig kan være tilfredse i deres arbejde.” [2]

Det bedste man kan gøre for en erhvervsrejsende er at give vedkommende mulighed for selv at reservere sine rejser. Og det skal være enkelt. Med rejseadministration fra en erhvervsrejseudbyder, der understøtter jeres omkostningsbevidste kultur, får medarbejderne mulighed for netop dette. Samtidig bevares overblikket over det overordnede budget inden for en rejsepolitik, der er integreret i reservationsoplevelsen.

Hvornår bliver rejseadministration en nødvendighed?

Der er et par ting at holde øje med i jeres virksomhed for at vurdere, om rejseadministration bør være jeres næste skridt:   

  • Opstår der en administrativ flaskehals, når rejsende skal reservere og ændre rejser?   
  • Er der rejsekredit, som går tabt på grund af manglende administration?   
  • Er der rygter eller feedback, som tyder på, at jeres erhvervsrejsende er utilfredse med reservationsprocessen eller begrænsningerne i forhold til reservationer?   
  • Overholdes rejsepolitikken i mindre grad, efterhånden som rejseløsningen vokser?

Hvis nogen af de ovenstående scenarier er gældende for jeres virksomhed, er det tid til at indføre en løsning til rejseadministration – og jo før, jo bedre. Jeres erhvervsrejseudbyder er en vigtig samarbejdspartner for jeres forretning, og det er afgørende at vælge en samarbejdspartner med en vision, der matcher jeres.

Hvis besparelser er en stor del af jeres virksomhedskultur, er det vigtigt, at jeres erhvervsrejseudbyder kan hjælpe jer med at opnå dette mål. Erhvervsrejseudbyderen skal være i stand til at levere en effektiv, omkostningsbevidst løsning uden at gå på kompromis med de rejsendes tilfredshed. En erhvervsrejseudbyder skal forsyne de rejseansvarlige med den nødvendige teknologi til at udføre deres arbejde så hurtigt og effektivt som muligt, så jeres rejseløsning opnår størst mulig værdi. 

Klar til at høre mere om administration af erhvervsrejser i en omkostningsbevidst virksomhedskultur? Læs vores whitepaper “Erhvervsrejser for omkostningsbevidste virksomheder”.

[1] Accenture Strategy. “Employee Experience Reimagined,” Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. “What Employees Really Want At Work,” Forbes, 2018.