Mere end bare udbud: modernisering af rejseindkøb

Moderniser jeres indkøbsproces for erhvervsrejser.

Af Dan Godsell, global sales

Det er et faktum, at forandringshastigheden accelererer, hvad angår den globale økonomi. Kundernes forventninger øges hele tiden, og virksomheder bliver nødt til fortsat at forny sig for at forbedre kundeoplevelsen. Nutidens virksomheder skal holde sig på dupperne, være fleksible og tilpasningsdygtige. Det betyder, at virksomhedens procedurer skal opdateres løbende.

I en verden, som forandrer sig stadigt hurtigere, skaber misforhold mellem vigtigheden af en bestemt funktion og de dertilhørende procedurer problemer. Hvad sker der for eksempel, når noget, der tidligere sås som blot en handelsvare, får strategisk betydning med overraskende hast? Det kan tage lang tid, før de traditionelle indkøbsmetoder og -værktøjer tilpasser sig, og det får betydning for virksomheden. Erhvervsrejser er en del af dette foranderlige landskab, og jeg vil udforske denne dynamik fra forskellige vinkler.

Tænk bare på bilbatterier – ja, jeg mener bilbatterier (føj mig lige et øjeblik). Bilproducenter var tidligere afhængige af at have faste forsyninger af bilbatterier til deres forbrændingsmotorer, så de var vigtige. Men blev batterier anset for at være en strategisk del af forsyningskæden? Sandsynligvis ikke. Prisen var uden tvivl en afgørende faktor for indkøb af batterier. Men teknologi, bekymring over udstødningsgasser og konkurrence fra nye aktører på et meget traditionelt marked har forandret batteriets position. Skiftet til elbiler, som har fået vind i sejlene verden over, forandrer på dramatisk vis bilbatteriets position som vare, og virksomheder som Tesla har nu bygget hele forretninger op omkring det.

Tænk også på den måde, hvorpå arbejdspladser har udviklet sig i vidensøkonomien. For ikke så længe siden arbejdede mange af os i bygninger fyldt med små kontorbåse. Prisen på sådan en kontorbygning kunne nemt udregnes (antallet af kvadratmeter divideret med antallet af medarbejdere) og sættes i udbud til den laveste pris på de billige skillevægge. I dag bliver der lagt meget arbejde og tankevirksomhed i at udtænke disse kontorarealer med forskellige områder til idéudveksling og samarbejde. Arbejdspladser er ikke bare opdelte arbejdsrum, men en mulighed for virksomheder for at definere virksomhedskulturen, anspore innovation og skabe en medarbejderoplevelse. Virksomheder investerer i services med gennemtænkte indretningsløsninger og hyrer ikke bare den første og den bedste med en ladvogn fuld af skillevægge.

Denne type forandringer i betydningen af en vare eller en service vil forekomme oftere, efterhånden som forandringstempoet accelererer hele vejen igennem den globale økonomi. De færreste vil påstå, at batterisættet til en helelektrisk bil skal indkøbes på samme måde som det masseproducerede bilbatteri, der anvendes til at starte en forbrændingsmotor. Det kan være lettere at se det misforhold, når det handler om håndgribeligt teknisk udstyr, end når det gælder serviceindustrier som erhvervsrejser. Traditionelle indkøbsmetoder, der ofte har udbudsrunder som omdrejningspunkt, sakker bagud i forhold til dette skift i erhvervsrejsers betydning for en virksomheds succes.

Nye rejsemuligheder

Den største forandring inden for erhvervsrejser skete faktisk takket være en fundamental ændring i fritidsrejser. Vores moderselskab, Expedia Group, var en af de primære drivkræfter bag denne transformering.

Et hav af værktøjer, apps, muligheder og metoder til at sammenligne fly- og hotelpriser, beliggenhed og faciliteter har forandret rejseoplevelsen for forbrugerne. Det har derfor betydet, at erhvervsrejsende også hurtigt er blevet mere forvænte og har fået højere forventninger til, hvordan en moderne erhvervsrejseoplevelse skal være. For virksomhederne har det været en udfordring at få de forvænte medarbejdere til at overholde rejsepolitikken.

Indkøb af rejser kan indfange de håndgribelige elementer i denne forandring: priser, overholdelse af rejsepolitikken med mere. Erhvervsrejser er imidlertid blevet indlejret i de mindre håndgribelige aspekter ved forretninger i dag. Gode rejseoplevelser spiller en rolle for medarbejdertilfredsheden, som oftest måles internt af ledelsen. En god rejsepolitik kan anvendes som rekrutterings- og fastholdelsesværktøj. Erhvervsrejser kan være med til at øge en virksomheds indtjening og meget mere.

Det er svært at få omfattet alle de uhåndgribelige bevægelige elementer i en udbudsrunde eller informationsanmodning. Det er min erfaring, at disse kan inddeles i tre grundlæggende kategorier:

  • Udbudsprocessens begyndelse: Der kastes et bredt net ud, og de forskellige muligheder vurderes i et standardiseret scorekort. Potentielle leverandører tjekkes, og der forberedes en liste til yderligere research og forhandling.
  • Udbudsprocessens afslutning: Størstedelen af beslutningsprocessen har allerede fundet sted. Udbudsrunden fungerer som vurderingsproces, der sætter forhandlingerne om de sidste detaljer i gang.
  • Udbudsrunden er processen: Leverandøren udfylder en ansøgning og venter på svar.

Hver af disse processer har sine fordele, og mange virksomheder har ikke ændret disse standardprocedurer i et godt stykke tid. For de virksomheder, der stadig anvender udbuddet som processen, bliver det stadigt sværere for differentierede leverandører at finde frem til, hvor de kan tilføre værdi. I mange tilfælde fører det til, at leverandøren ikke ansøger. Det betyder ikke, at vi ikke vil samarbejde med jer. Men begge parter skal udføre en detaljeret undersøgelse for at afgøre, om samarbejdet passer godt til jeres behov.

Rejseindkøb: fra handelsvare til strategisk samarbejde

At forbedre en virksomheds metoder til rejseindkøb handler om mere end bare at omplacere udbuddet i processen. Den eneste måde at forstå de uhåndgribelige elementer samt tjeklistens punkter på er at tale med de forskellige udbydere, selv når I ikke er på udkig efter en omgående ændring i leverandører. Hvis en virksomheds rejseansvarlige og indkøbsmedarbejdere kender til de forskellige leverandører, og hvad de kan tilbyde, stiller det dem meget bedre i forhold til at finde den rette leverandør, når virksomheden er klar til at skifte.

Vi vil meget gerne gå i dialog med jer, så vi kan lære noget om jeres virksomhedskultur. Er jeres rejsende teknologibevidste? Hvilke forventninger har de? Opfatter jeres ledelse erhvervsrejser som en investering eller en udgift, der skal begrænses? Hvad er de altoverskyggende mål og visioner i virksomheden, som skal tilpasses erhvervsrejseløsningen? Ønsker I, at disse bliver tilpasset jeres rejseløsning? Disse få spørgsmål går længere end punkterne på tjeklisten, men svarene kan få stor indflydelse på omkostninger og effektivitet.

En af de vigtigste overvejelser er denne: Vil jeres rejsende være tilfredse med at anvende vores platform? Svaret på det spørgsmål fortæller meget om, hvorvidt de vil overholde rejsepolitikken, og hvorvidt der er muligheder for løbende forbedring på langt sigt.

Et godt resultat inden for administration af rejser kræver samarbejde, og det kan tage tid at finde den rigtige samarbejdspartner. I en nylig succeshistorie mødtes vi med en potentiel kunde mange gange i løbet af flere måneder for at forstå virksomhedens behov, og hvorvidt vi kunne hjælpe eller ej. For dem handlede det om mere end bare forandringsledelse og investeringsafkast. De var ved at træffe et strategisk valg om at udvikle virksomhedens rejseløsning, så den passede bedre til virksomhedens mål. Investeringen i disse overvejelser førte til en meget lettere udbuds- og forandringsledelsesproces.

Alt dette rejser spørgsmålet: Hvordan tilpasser vi indkøbsmetoder for på effektiv vis at administrere rejsekategorien (eller rejseudgifter) i denne digitale tidsalder og løbende forbedre og træffe bedre strategiske beslutninger? Jeg foreslår ydmygt, at det hele begynder med at tilpasse jeres virksomhedsmål så tæt som muligt til jeres mål for virksomhedens rejseløsning.

Læs dette whitepaper for at få mere at vide om vores moderne tilgang til indkøb af erhvervsrejser.