Firma

Kaspersky

Branche

Cybersikkerhed

Den globale virksomhed inden for cybersikkerhed, Kaspersky, havde problemer med at afklare og håndhæve sine erhvervsrejsepolitikker. Takket være Egencias erhvervsrejseplatform og online ressourcecenter kunne Kaspersky opnå større overholdelse af rejsepolitikken på globalt og regionalt plant samt bedre kommunikation og ensartethed i rejseløsningen.

Kaspersky er en af verdens førende virksomheder inden for cybersikkerhed, og virksomhedens rejseansvarlige har ansvaret for en omfattende erhvervsrejseløsning. Den internationale virksomhed har over 30 kontorer på globalt plan og understøtter mere end 400 millioner brugere med 270.000 erhvervskunder.

Et globalt økosystem af denne størrelse betyder, at mange af Kasperskys medarbejdere ofte rejser internationalt. Dette omfatter medarbejderne fra virksomhedens hovedkvarter i Moskva, som har behov for at rejse til både Nord- og Sydamerika, Afrika, Asien og Europa. Medarbejderne på de adskillige lokale kontorer skal også rejse både regionalt og internationalt som led i virksomhedens vidtstrakte forretning.

Udfordring: At opnå en ensartet overholdelse af rejsepolitikken

Kasperskys erhvervsrejseløsning er baseret på en rejsepolitik i to niveauer. Den globale rejsepolitik omfatter alle virksomhedens medarbejdere og angiver de maksimale begrænsninger for rejser, indkvartering og dagspriser. Den definerer, hvad der kan godtgøres, og hvad der ikke kan, hvem der kan og ikke kan reservere, hvem der kan flyve på Business Class m.m.

Rejsepolitikkens næste niveau fokuserer på det regionale eller lokale plan og defineres for bestemte regioner og lande. Disse rejsepolitikker afspejler de regionale nuancer og tager hensyn til kulturelle forskelle verden over. Lokale rejsepolitikker inkluderer også overholdelse af lokal lovgivning og økonomi. De lokale rejsepolitikker er mindre fleksible end den globale rejsepolitik, da ingen af disse politikker kan være i modstrid med den overordnede globale politik. Hvis noget for eksempel ikke er tilladt i henhold til den globale rejsepolitik, kan den lokale rejsepolitik heller ikke tillade det.

“En af vores største motivationsfaktorer for denne model i to niveauer er at skabe et fair miljø, hvor alle føler, at de bliver behandlet ens,” fortæller Irina Kostyukova, der er Head of Business Travel hos Kaspersky.

“Vi ønsker også at sikre en høj overholdelse af rejsepolitikken, hvilket kun er realistisk, hvis rejsepolitikkerne er tilpasset lokale behov. Hvis vi ikke havde en global rejsepolitik, ville de lokale politikker stikke i alle retninger – det ville være rent kaos. På den anden side kunne vi ikke opfylde alle de specifikke lokale krav, hvis vi kun havde én global politik. Fra mit synspunkt har en multinational virksomhed brug for begge typer rejsepolitikker.”

Kasperskys udfordring var at sikre ensartethed i forhold til, hvordan rejsepolitikkerne blev defineret og håndhævet. Irina Kostyukovas mål var, at rejsepolitikkerne skulle være tydelige, realistiske og nemme at overholde. Alle medarbejderne i en multinational virksomhed bør (ideelt set) få den samme oplevelse og samme serviceniveau, når det kommer til erhvervsrejser. Men dette mål var ikke let at opnå, da virksomheden i første omgang satte sig for at implementere disse rejsepolitikker. Overholdelse af rejsepolitikken var et problem, hvilket også blev en kilde til frustration for Irina Kostyukova.

“Hvis to medarbejdere fra samme land tjekker ind på et hotel og opdager, at deres ophold ikke har kostet det samme, kan der opstå alle mulige problemer i forhold til overholdelse af rejsepolitikken,” fortæller hun.

“Hvis en af dem betaler for deres ophold med et firmakort, mens den anden betaler med et personligt kreditkort, opstår der ligeledes problemer. Vedkommende, der betaler med kreditkort, lader måske bare være med at reservere firmaprisen næste gang.”

Den manglende ensartethed medførte også en række andre udfordringer. Et af de problematiske områder for Kaspersky var kommunikation og undervisning i forbindelse med rejser. Virksomhedens medarbejdere kendte ofte ikke til rejsepolitikkens detaljer eller havde simpelthen glemt dem. En ensartet rejsepolitik kræver også gode relationer til rejseansvarlige i andre regioner.

“Det er meget vigtigt, nærmest tvingende nødvendigt, at have en åben og ærlig kommunikation mellem rejseansvarlige i forskellige regioner,” siger Irina Kostyukova. “Dette sikrer, at vi alle kan arbejde sammen for at levere den tryggeste og bedste service til alle vores rejsende. Vi er nødt til at drøfte nye idéer og måder at håndtere problematiske situationer på.”

Løsning: Øget overholdelse med tydelig kommunikation af rejsepolitikker

For at opnå en ensartet rejsepolitik – og de medfølgende forretningsresultater – udviklede Kaspersky et intranet, som omfattede alle oplysninger om den globale rejsepolitik, så rejsende let kunne finde de oplysninger, de havde brug for. I forhold til at udvikle en solid international rejseløsning kunne Kaspersky bruge vores platform til at implementere de specifikke aspekter, virksomheden havde brug for i deres rejsepolitik for at opfylde deres behov på globalt og regionalt plan.

Med Kasperskys rejseløsning kan medarbejderne nu reservere rejser og overholde rejsepolitikken uden problemer. Der er svar på stort set alle rejserelaterede spørgsmål. Hvis rejsende ikke ved, hvordan de reserverer en rejse eller del af en rejse, har den interne vidensbase svar på alle deres spørgsmål.

Platformen er optimeret til lokale rejser. Ud fra kravene hos Kaspersky kan rejsende i en bestemt region for eksempel se, hvilke specifikke hotelkæder eller regionale flyselskaber, der er tilgængelige på deres rejser. Der er også global gennemsigtighed – ved brug af intranettet kan en rejsende fra ét land se, hvordan rejsepolitikken fungerer i et andet, hvilket skaber “en følelse af fællesskab”, forklarer Irina Kostyukova.

Resultater

Nu får de rejsende hos Kaspersky den samme reservationsoplevelse, uanset hvor de befinder sig, og uanset hvor de skal hen. “Det er vigtigt, ikke kun for reservationsoplevelsen, men også for hele rejseoplevelsen,” siger Kostyukova. 

Vores platform har også givet Kaspersky en række andre fordele. Blandt andet en stigning i antallet af kombinerede godkendelsesanmodninger for fly og hotel, hvilket vidner om en øget overholdelse af rejsepolitikken, da flere rejsende reserverer hoteller i overensstemmelse med globale og lokale politikker.

Platformen har også gjort det muligt for Irina Kostyukovas team at samle virksomhedens rejseleverandører. Når det kommer til vores erhvervsrejseløsning, har vi en minimalistisk tilgang,” fortæller hun. “Vi bør have så få serviceleverandører som muligt for fly, hotel, taxi, betalingsløsninger osv.”

Dette gør det muligt for virksomheden at få de bedste priser og holde processen enkel og ensartet for de rejsende. Det er også nemmere at etablere et bestemt serviceniveau på tværs af regioner og løse eventuelle problemer.

Data er en rød tråd på tværs af Kasperskys platform. “Jeg er stor fan af data,” fortæller Irina Kostyukova. “Jeg elsker at arbejde med data. Jeg elsker at se, hvordan data kan vise os, hvad der sker, hvor vi er på vej hen, og hvordan tendenserne er. Jeg bruger data til at generere forskellige typer rapporter over for eksempel overholdelse af rejsepolitikken, globale rejseanmeldelser med mere, og det er en stor hjælp.”

Takket være samarbejdet med Egencia kunne Kaspersky udvikle og implementere en rejseløsning, der tog hånd om behovet for en ensartet rejsepolitik.

Kontakt os for at høre, hvordan Egencia kan hjælpe jer med at opfylde jeres erhvervsrejsebehov.