Hvad kan I lære af erhvervsrejsebranchens respons på COVID-19?

Coronavirus ændrer erhvervsrejser

De rejseansvarlige har haft travlt i år. Der er meget at holde styr på efter en udfordrende periode, hvor tiden blev brugt på at finde erhvervsrejsende, afbestille erhvervsrejser og tjekke Verdenssundhedsorganisationens hjemmeside for nye oplysninger.

Hos Egencia afholdt vi fire webinarer med Business Travel News for at hjælpe virksomhederne med at finde ud af, hvad der er sket i branchen siden starten af COVID-19. Vi har også brugt disse webinarer til at dele oplysninger og indsigt fra ledere, rejseansvarlige og rejseudbydere for at hjælpe virksomheder med at planlægge næste trin.

I det første webinar fortalte Egencias administrerende direktør Ariane Gorin om krisens tidlige faser og rejsebranchens indledende respons. Hun forklarede, at hvad der i første omgang lignede et isoleret problem, hurtigt udviklede sig til en global pandemi. Nu hvor der ikke længere er brug for samme hurtige reaktion, har virksomheder taget sig tid til at reflektere og tilpasse sig fremtidens erhvervsrejser.

Se webinaret for at få indsigt og råd til at forberede jeres rejseløsning til en relancering.

En kundefokuseret respons

Tovejskommunikation mellem os som erhvervsrejsebureau og vores kunders rejseansvarlige blev vigtigere end nogensinde. Vi tilpassede hurtigt vores fokus i henhold til kundernes feedback og anmodninger. Vi kommunikerede med kunderne via så mange kanaler som muligt for at administrere og dele den konstante strøm af nye oplysninger.

Internt forberedte vi vores Account Managers med daglige møder og interne meddelelser. Udadtil udsendte vi daglige varsler til rejseansvarlige og opdaterede løbende vores hjælpecenter og andre sider. Den løbende kommunikation slutter dog ikke her. Forholdene ændrer sig stadig, efterhånden som verden bevæger sig ind i en ny rejsefase, og kommunikation vil fortsat være afgørende fremadrettet.

Erhvervsrejser i en ny hverdag

Efterhånden som erhvervsrejser vender tilbage, og virksomhederne sender deres rejsende på farten igen, har rejseansvarlige flere ting at holde øje med. Disse tre ting står øverst på vores liste:

  1. Myndighedernes regler: De kan variere afhængigt af by, delstat, land og transportform. Samarbejd med jeres erhvervsrejsebureau og udbydere af risikostyring for at vurdere risici og informere rejsende om nye regler.
  2. Sikkerhedsforpligtelse, online andel og overholdelse af rejsepolitikken: Forestil jer, at I har oprettet nye rejsepolitikker og samarbejdet med jeres erhvervsrejsebureau om at integrere dem i reservationsværktøjet. I bruger også jeres erhvervsrejsebureaus teknologi til sporing af rejsende for at finde ud af, hvor jeres rejsende har været, og hvor de er på vej hen. Det er alt sammen fint, men hvis I ikke har en høj online andel, betyder det ikke noget. Jeres rejsende vil ikke se rejsepolitikkerne, og I kan ikke finde dem i en nødsituation. Det er nu, I skal opfordre medarbejderne til at bruge det online reservationsværktøj og lægge vægt på, hvor vigtigt det er.
  3. Opdatering af kontaktoplysninger: Uanset om de er nye eller gamle, kan jeres medarbejderes kontaktoplysninger hurtigt blive forældede. Bed jeres rejsende om at opdatere deres kontaktoplysninger samt deres nødkontaktpersoner.

Er erhvervsrejser stadig turen værd?

Uanset om I har rejsende på farten lige nu, eller om I overvejer, hvornår I skal relancere rejserne, er det en perfekt lejlighed til at bruge, hvad I har lært under COVID-19-krisen og genopfriske jeres erhvervsrejseløsning. Som fagfolk i rejsebranchen er vi overbeviste om værdien af møder ansigt til ansigt, men tallene taler deres klare sprog. Definer, hvordan I vil sætte mål for jeres rejser og måle jeres investeringsafkast for at se, hvad I kan opnå med jeres rejseløsning.

Forandringsledelse

Som Ariane Gorin nævnte under webinaret blev erhvervsrejseløsningerne testet maksimalt i de tidlige faser af COVID-19-krisen, hvor erhvervsrejsende stadig var på farten, rejser blev aflyst, og det ikke var muligt at planlægge, hvornår de kunne komme hjem.

Vi har haft stor fokus på at støtte rejsende og rejseansvarlige, så de bedre kunne håndtere disse udfordringer hurtigt og effektivt. Vi har blandt andet udviklet online formularer, så rejsende selv kunne afbestille deres rejser og dermed spare tid og undgå lange ventetider ved telefonen.

Hvordan ser fremtiden ud for erhvervsrejser?

Vejen til genopretning er ikke en eksakt videnskab. Ariane Gorins afsluttende bemærkning var, at folk vil være nervøse ved at rejse igen. Rejseansvarlige skal lytte til og anerkende de rejsendes bekymringer med oplysninger og sikkerhedsstillelse såsom vores sikkerhedstjekliste før afrejse.

Se webinaret, og få yderligere indsigt og anbefalinger for at forberede jer på relanceringen af jeres rejseløsning.