Firma

James Fisher Marine Services Ltd.

Branche

Marineingeniør

Medarbejdere

600+

James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS) er en del af Storbritanniens førende udbyder af søfartstjenester James Fisher and Sons PLC og tilbyder forskellige former for teknisk og driftsmæssig assistance til energivirksomheder verden over. Med ansvaret for en omfattende offshoreindustri leverer virksomheden færdige løsninger til vedligeholdelsen af olieplatforme, vindmøller, vindmølleparker, skibe og meget mere.

JFMS beskæftiger omkring 200 medarbejdere på en række arbejdspladser over hele Storbritannien såvel som mere end 400 underleverandører, så virksomheden havde brug for en erhvervsrejseløsning, der kunne imødekomme de forskellige behov.

Udfordringen

Der kræves ekspertise på forskellige områder for at yde support til offshoreindustrier, da der kan opstå mange unikke situationer. Det kan for eksempel være nødvendigt at sende dykkere ud til et skib eller maskinmestre ud til en olieplatform med meget kort varsel. Ligesom mange andre virksomheder i denne branche har JFMS ikke fuldtidsansatte med specifikke ekspertiseområder til hvert projekt, da der kun er brug for dem en gang imellem. I stedet spiller underleverandører en afgørende rolle, og der er altid over 400 af slagsen, som arbejder for virksomheden. 

JFMS har et særligt projektserviceteam med en række ansvarsområder, herunder hele virksomhedens logistik og erhvervsrejser. Det omfatter også driftssupport døgnet rundt til igangværende offshoreprojekter.  

Teamet stod over for en række udfordringer og problemer i forbindelse med virksomhedens erhvervsrejser. Lisa Murphy, som er leder af teamet for forretningsmæssig drift hos JFMS, satte sig for at finde en løsning på de konstante hurdler i forbindelse med erhvervsrejser.  

På grund af JFMS’ særlige behov har virksomheden brug for et erhvervsrejsebureau, der er effektivt, kan reagere hurtigt og videreformidle de rigtige oplysninger for at opfylde virksomhedens logistiske og driftsmæssige behov.  “Den virksomhed vi tidligere brugte, reagerede ikke hurtigt nok til at kunne imødekomme de komplekse krav, vi står overfor i skibsindustrien,” siger Lisa Murphy. “Et af Egencias vigtigste salgsargumenter var muligheden for selvbetjening i forhold til reservationer, hvilket betyder, at den enkelte har mulighed for at se sin egen rejseplan og aflyse reservationer med et enkelt klik. Det kan nemlig ofte være nødvendigt på grund af den fleksibilitet og hast, som er påkrævet i mange af vores projekter,” uddyber hun.

Fart på med Egencia

Ved at anvende rejseadministration med Egencia kan projektserviceteamet trygt reagere på rejsebehov, velvidende at de er i stand til at imødekomme kravene inden for den begrænsede tidsramme, de ofte har til rådighed. 

“Inden vi skiftede til Egencia, kæmpede vores tidligere erhvervsrejsebureauer med at imødekomme vores behov,” fortæller Lisa Murphy og fortsætter: “For at sætte det i perspektiv står vi for eksempel ofte og skal koordinere rejser for mere end 20 ingeniører, teknikere og dykkere på en gang, herunder fly, biludlejning, hotel, bagage og andre krav, såsom ekstra stor bagage med for eksempel dykkerudstyr. Og alt dette sker ofte med meget kort varsel og med helt særlige beliggenhedsspecifikke begrænsninger.” 

Sådanne problemer er nu blevet løst med funktionerne på Egencias samlede digitale platform, hvilket gør reservationerne langt hurtigere og mere effektive og fjerner en stor del af arbejdet i forbindelse med rejseadministration. 

Platformens funktioner, der inkluderer masseadministration af data, gæsteprofiler, rejsekonti og meget mere, har forenklet reservations- og administrationsoplevelsen for rejsende og rejseansvarlige. Med masseadministration af data kan rejseansvarlige oprette og opdatere flere profiler på én gang. Gæsteprofiler gør det nemmere at administrere leverandører som kortvarige medarbejdere, og rejseansvarlige skal ikke oprette en komplet profil for at reservere rejser til dem. 

Platformen understøtter også projektserviceteamet via rapporteringsværktøjer. Rapporter over rejseaktiviteterne er nemme at tilgå, og datavisualisering gør det nemt at få et overblik over rejseudgifter og -tendenser for at finde ud af, hvordan rejseløsningen klarer sig. 

“Vores Account Manager hos Egencia er fremragende,” siger Lisa Murphy. “Hun bruger rapportering til at finde mønstre i overholdelse af rejsepolitikken for forskellige rejsegrupper og fremhæve svage punkter, såsom manglende overholdelse af rejsepolitikken og reservationer i sidste øjeblik, som vi helt kan fjerne.”

Rapportering kan også bruges til at spore medarbejdere og leverandører ud fra deres rejseplan, hvilket giver Lisa Murphys team mulighed for at logge ind og hjælpe de rejsende, når der er behov for det. 

“Vores arbejde betyder, at vi altid skal stå klar til at hjælpe vores medarbejdere, herunder vores rejsende,” fortæller Lisa Murphy. “I de brancher, vi servicerer, forekommer der naturligvis presserende og uventede situationer, og derfor var det vigtigt for JFMS at finde et erhvervsrejsebureau, der står til rådighed døgnet rundt for at hjælpe med vores teams behov, som kan opstå hele døgnet,” lyder det fra teamlederen. “Med Egencias platform kan vi logge ind og finde oplysninger om de rejsende med det samme og endda foretage ændringer på farten, uanset hvor vi er.”

Simpel økonomi på en arbejdsplads med mange facetter

Projektserviceteamet har mulighed for at angive begrænsninger i rejsepolitikken på erhvervsrejseplatformen og tilpasse i forhold til, om den rejsende er ansat eller leverandør.  

“Underleverandører har ikke samme privilegier i forhold til rejsepolitikken, så vi har brug for at tilpasse og sætte begrænsninger for gæsteprofilerne på Egencias platform,” fortæller Lisa Murphy. 

“De ønsker heller ikke at oplyse kreditkort, når de reserverer eller overnatter, så vi kan bruge en rejsekonto til at betale for det hele. Vi forudbetaler og fakturerer på én gang, så der ikke er nogen komplicerede udgifter.” 

Denne enkle og effektive løsning gør livet lettere for teamet og øger tilfredsheden hos både medarbejdere og leverandører. De rejsende er ikke nødt til at gennemgå deres udgifter efter rejsen eller vente på betaling. 

Rejsekontoen betyder, at Lisa Murphys team ikke er nødt til at indsamle rejseafregninger fra leverandører og i stedet kan administrere alle udgifter på platformen via rejsekontoen. Ved at samle alle udgifter på platformen har det været muligt for teamet at centralisere store og komplekse rejseudgifter, hvilket giver et meget bedre overblik.

Opnå besparelser

Takket være Egencia Analytics Studio, har projektserviceteamet fået indsigt i deres rejseudgifter for første gang. Dette har hjulpet virksomheden med at identificere muligheder for besparelser og vise virksomhedens omkostningsstyring til de vigtigste interessenter.

“Udgifterne varierer, da det afhænger af det enkelte projekt,” forklarer Lisa Murphy. “Det faktum, at alting foregår via den samme kanal og ikke er opsplittet, forenkler rapporteringen og skaber bedre muligheder for besparelser.” 

Virksomheden har fået styr på omkostningerne ved at give udvalgte medarbejdere i projektteamet mulighed for at reservere rejser. Disse teammedlemmer står for administrationen af rejser for medarbejdere og underleverandører på farten. 

Rejsende kan logge på platformen og vælge deres muligheder, hvorefter et medlem af teamet godkender og gennemfører reservationen. Selvom denne fremgangsmåde er rimelig unik for JFMS, så betyder funktionaliteten af Egencias platform, at en hvilken som helst virksomhed kan implementere platformens funktioner, så de passer til lige præcis den enkelte virksomheds fremgangsmåder og behov. 

Det store produktudvalg på platformen spiller også en rolle i omkostningsstyringen.  “Vi har opnået besparelser på rejser ved at reservere hoteller med Egencia [Preferred]-priser,” fortæller Lisa Murphy. Det er en kæmpe fordel for en virksomhed som JFMS, som har et stort antal medarbejdere og leverandører, der rejser ofte, på samme tid og med kort varsel. Virksomheden kan få gavn af potentielt lavere værelsespriser uden at skulle bekymre sig om at reservere i god tid.

Kundeservice står altid klar til at hjælpe

Kundeservice har stor betydning for de rejsende hos JFMS. Behovene og kravene i forbindelse med disse rejser kan være unikke og krævende, og det er afgørende, at der er adgang til ekspertrådgivning hurtigt, nemt og med kort varsel. 

“Kundeservice er en stor hjælp i forhold til ekstra bagage. “Vi har brug for at medbringe stort udstyr på nogle rejser, så det er praktisk at kunne ringe til kundeservice for at løse det hele,” siger Lisa Murphy.

Projektserviceteamet har været i stand til at yde fuld support til sine medarbejdere siden skiftet til rejseadministration via Egencia. Vi yder support døgnet rundt, hele året på flere sprog, og over 80% af opkald besvares inden for de første 20 sekunder.

Egencias løsning

JFMS-teamet har opnået mange fordele ved at skifte fra den forrige erhvervsrejseudbyder til Egencia. 

“Vi oplevede, at implementeringen foregik uden problemer,” fortæller Lisa Murphy. Hun fremhæver den omfattende Account Management-support og de regelmæssige teknologiopdateringer, som hele tiden forbedrer rejseoplevelsen for medarbejderne hos JFMS. Ved at samarbejde med Egencia har JFMS også haft mulighed for at fokusere på besparelser og fleksibilitet ved at udnytte vores rejseteknologi og døgnåbne kundeservice. 

De rejsendes tilfredshed og brugervenlighed har været afgørende i forhold til erhvervsrejseløsningen og overholdelse af rejsepolitikken, og virksomheden har opnået en online andel på 95%. 

“Synligheden i forhold til rejsemuligheder er god og brugervenlig. Det, at vi kan reservere hoteller og transport på samme tid, er også vigtigt for os – det giver mening, så medarbejderne vil gerne bruge det,” forklarer Lisa Murphy. “Jeg får kun besked, hvis der er problemer, så for mig er det godt, hvis jeg ikke hører noget.” 

Har I brug for bedre løsninger til administration af rejser? Vi kan hjælpe jer.