Fire trin til at mindske stress hos jeres rejsende

Rejseansvarlige kan hjælpe erhvervsrejsende med at mindske rejsestress

En nylig undersøgelse viser, at hyppige erhvervsrejser på to uger eller mere om måneden fører til højere BMI, HDL-kolesteroltal, blodtryk og fedmeprocent blandt medarbejdere i en erhvervssundhedsordning.

Det er ikke noget nyt, at “rejseslid” kan påvirke hyppigt erhvervsrejsende. Andre undersøgelser peger også på, at hyppige rejser kan medføre stress, søvnmangel og dårlige mad- og motionsvaner. På den lange bane kan det også betyde en nedgang i produktiviteten og evnen til at fastholde medarbejderne.

Men træk lige vejret engang. Der er også en positiv side. Fordi der er blevet forsket mere i emnet gennem de seneste par år, er der også kommet flere bud på, hvad der kan gøres ved det. Forskning fra det amerikanske National Center for Biotechnology Information viser, at den måde, vi opfatter stress på, kan påvirke vores helbred. En hårfin ændring i vores opfattelse af sammenhængen mellem stress og sundhed kan spille en positiv rolle.

Undersøgelser som disse er også en påmindelse om at undersøge, hvorvidt virksomhedens erhvervsrejseløsning og rejsepolitikker har de rejsende i fokus. Hvis du er ansvarlig for en erhvervsrejseløsning og i tvivl om, hvor du skal tage fat, så begynd med disse fire trin.

Trin 1: Opbyg fællesskaber, og del ud af de gode råd

Ingen ved mere om at håndtere hyppige erhvervsrejser end de rejsende, som altid er på farten. Opret en Facebook-gruppe eller en Slack-kanal, hvor jeres rejsende kan dele ud af de gode råd. Vi har spurgt vores hyppigt rejsende kollegaer her hos Egencia, hvordan de holder sig sunde, når de rejser, og samlet de bedste tip her i dette blogindlæg.

Trin 2: Gør virksomhedens rejsepolitikker attraktive og gennemsigtige

Kombinerede erhvervs- og ferierejser er fortsat en eftertragtet del af virksomheders erhvervsrejseløsning, og Egencias undersøgelse af tendenser indenfor kombinerede erhvervs- og ferierejser i 2018 viser, at flere erhvervsrejsende benytter sig af muligheden for at afspadsere et par dage, når de er på erhvervsrejse. 68% tager nemlig på mindst én kombineret erhvervs- og ferierejse om året. Undersøgelsen viser også, at arbejdsgiverens opfattelse er vigtig, hvad angår erhvervsrejser. Derfor er det oplagt at inkorporere kombinerede erhvervs- og ferierejser i jeres rejsepolitik, hvis I oplever en efterspørgsel blandt virksomhedens medarbejdere.

Yderligere fordele ved en klar rejsepolitik omfatter:

  • En lavere risiko for brud på rejsepolitikken ved at sikre, at de rejsende anvender jeres foretrukne leverandører og jeres reservationsværktøj.
  • Ophold i weekenden, især hvad angår internationale rejsende, kan give medarbejderne tid til at slappe af og akklimatisere sig inden en arbejdsuge i udlandet.
  • Afrejse på en lørdag i forbindelse med internationale flyrejser kan også sænke prisen på flybilletten. Hvis du medregner prisen på den ekstra overnatning, bliver resultatet omkostningsneutralt. Til gengæld kan det betyde en mere udhvilet, produktiv og glad medarbejder, så der opstår en helt perfekt balance mellem tilfredshed hos de rejsende og besparelser.

Andre muligheder for at indføre klare linjer er i forhold til godtgørelse – både i form af afspadsering og løn.  Ifølge den fjerde udgave af Egencias undersøgelse af erhvervsrejser og teknologi vil nogle rejsende have afspadsering for erhvervsrejser i weekenden. Har I aftalt klare retningslinjer med HR-afdelingen og ledere i forhold til afspadseringstid?

Trin 3: Overvej at tilbyde jeres rejsende yderligere faciliteter eller ekstra goder

Muligheden for at benytte sig af ekstra goder kan betyde en øget tilfredshed blandt erhvervsrejsende på farten, hvilket igen har betydning for effektiviteten og produktiviteten. I kunne for eksempel tilbyde fordele som adgang til lufthavnslounger. Så bliver eventuel uventet ventetid meget mere behagelig for jeres rejsende.

Med serviceprogrammet Egencia Advantage har vores kunder mulighed for at tilbyde den slags ekstra goder. Det forbedrer de rejsendes tilfredshed og betyder større effektivitet og produktivitet, ligesom virksomhederne kan forbedre deres rejseløsning. Den seneste tilføjelse til serviceprogrammet er global wi-fi-adgang, så rejsende når som helst og hvor som helst kan få arbejde fra hånden og holde kontakten med familie og venner derhjemme.

Trin 4: Gør det nemt for de rejsende at finde oplysninger om jeres rejseløsning og rejsepolitikker

Sørg for, at der er adgang til en let tilgængelig rejsedatabase, som for eksempel på virksomhedens intranet. Den kan hjælpe jeres rejsende med at få mest muligt ud af tiden på farten ved at fjerne enhver tvetydighed. Ved at samle alle oplysninger på ét sted kan I præsentere jeres rejsepolitik, inkludere tips fra de rejsende og informere om den seneste rejsepolitik eller rejsevarsler.

Her er et par eksempler fra vores kunder:

  • Udsend varsler om forhåndsreservation i situationer, hvor et begrænset udvalg af hoteller eller udsolgte værelser i hele byen kan skabe problemer for erhvervsrejsende. I kan tage udgangspunkt i vores kalender, der giver et overblik over globale begivenheder, som kan have indflydelse på antallet af ledige værelser i en hel by.
  • Overvej at oprette byguides til de destinationer, som jeres rejsende oftest besøger. Her kan I inkludere anbefalinger fra jeres medarbejdere vedrørende transport samt hvilke restauranter, barer og seværdigheder, der er værd at besøge.
  • Undersøg, om jeres erhvervsrejsebureau kan vise de overnatningssteder i søgeresultaterne, der oftest bliver reserveret af kollegaer, så det bliver trygt og hurtigt at tage en beslutning for medarbejderne.

På den måde har I også et samlet sted, hvor I kan oplyse jeres rejsende om sikkerhed under rejsen. Det kan være svært at forhindre rejseforstyrrelser i det hele taget, men I kan sørge for at have en klar rejsepolitik på plads og samarbejde med et erhvervsrejsebureau, der kan hjælpe med opdateringer i realtid om rejseplaner til de kollegaer, der er undervejs i en nødsituation. Sammen med jeres erhvervsrejsebureau kan I mindske ubehag og stress ved at sikre, at jeres rejsende har de nødvendige oplysninger før, under og efter en hændelse.

Kontakt os, hvis du vil vide mere om, hvordan Egencia kan mindske rejsestress hos jeres erhvervsrejsende.