Egencias erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger

Hos Egencia (“Egencia”, “vi”, “os”, “vores”) forstår vi, at det at reservere rejser online involverer en stor portion tillid fra din side. Vi tager denne tillid meget alvorligt, og det er vores største prioritet at beskytte de personlige oplysninger, som både du og din virksomhed giver os (f.eks. dit navn, telefonnummer, e-mailadresse eller betalingsoplysninger).

Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger omhandler følgende:

• Erhvervsrejseaftale – oversigt
• Disse oplysninger indsamler vi fra dig
• Brug af dine oplysninger
• Offentliggørelse af oplysninger
• Dine valg i forbindelse med indsamling og brug af dine oplysninger
• Cookies og anden teknologi
• Brug af Egencias apps til mobiltelefon og tablet (også benævnt “mobilapps”)
• Sådan beskytter vi dine oplysninger
• Sådan får du adgang til dine oplysninger
• Eksterne links
• Her gemmes dine data
• Ændringer til denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
• Sådan kontakter du os

Når du reserverer rejser gennem Egencia, træffer vi visse beslutninger om, hvordan og hvorfor, vi skal behandle dine personlige oplysninger, så vi kan opfylde din reservation. Således er vi ansvarlige for at beskytte dine personlige oplysninger gennem hele reservationsprocessen.
Det er derfor, vi har forfattet denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, som fremsætter Egencias politikker angående behandlingen af personlige oplysninger og beskriver, hvilken type oplysninger Egencia beholder samt grundene dertil. Endvidere forklares det, hvordan Egencia indsamler, opbevarer, anvender og offentliggør oplysningerne.

Erhvervsrejseaftale – oversigt
Din virksomhed har lavet en aftale med Egencia om administration af jeres erhvervsrejser. I overensstemmelse med denne aftale kan din virksomhed udpege en Travel Manager til at administrere rejser for virksomhedens ansatte, og denne kan igen udpege en rejsebestiller, der skal reservere og administrere rejser for den enkelte medarbejder (“rejsende”) og ikke-ansatte, hvor virksomheden finder dette hensigtsmæssigt (“gæster”).

Regler i forbindelse med reservationer foretaget af rejsende

For at reservere og administrere deres egne rejser skal de rejsende været registreret som brugere af Egencia eller have en profil, som en fra Egencias implementeringsteam har indsat i vores system. I tilfælde af at de rejsende ikke tilmelder sig Egencia, er de afhængige af, at deres Travel Manager eller rejsebestiller reserverer rejserne på vegne af dem. Hvis du hører under kategorien rejsende, vil denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger gælde for, hvordan vi indsamler og bruger dine personlige oplysninger, uanset om du selv reserverer og administrerer dine rejser eller gør dette gennem din Travel Manager eller rejsebestiller. Som følge heraf refererer vi til dig som den rejsende, hver gang vi refererer til “dig” i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger, uanset om du handler på vegne af dig selv eller gennem din Travel Manager eller rejsebestiller.

Travel Managere og rejsebestillere

Selvom denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger primært er rettet mod rejsende og gæster, har den også betydning for Travel Managere og rejsebestillere.

Alle personlige oplysninger, som en Travel Manager eller rejsebestiller giver os i forbindelse med vores erhvervsrejseprogram, vil blive administreret som foreskrevet i denne erklæring. Egencia forbeholder sig dog retten til at kontakte Travel Managers og rejsebestillere som omhandlet i virksomhedens erhvervsrejseaftale med os (f.eks. i forbindelse med feedback til programmet, for at diskutere forretningsforholdet eller nye/opdaterede tjenester). Kontakten kan ske telefonisk, via e-mail, SMS eller pr. post.

Når Travel Managere og rejsebestillere reserverer og administrerer rejser på vegne af rejsende eller gæster, skal de have tilladelse fra den pågældende rejsende eller gæst. Travel Managere og rejsebestillere skal også sikre sig, at den pågældende rejsende eller gæst modtager og gennemlæser denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Uanset om du reserverer din rejse direkte gennem os eller giver din Travel Manager eller rejsebestiller tilladelse til at reservere den på dine vegne, kan autoriserede personer i din virksomhed have adgang til dit medlems-ID og navn samt dine rejseplaner og andre oplysninger om din konto. De kan endvidere instruere os i at dele dine oplysninger med tredjeparter til journalføring og andre autoriserede formål. Din Travel Manager eller rejsebestiller kan også opdatere dine profilindstillinger (eksklusive medlems-ID og adgangskode) og rejsepræferencer i overensstemmelse med de instruktioner, du har givet dem. Din Travel Manager eller rejsebestiller kan også se, ændre og afbestille dine rejseplaner i overensstemmelse med dine instruktioner eller aftale med dem.

Erklæringens rækkevidde
Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger fremsætter, hvordan Egencia håndterer, indsamler og anvender oplysninger. Din virksomheds politikker og praksisser kan være forskellige fra Egencias, og vi står ikke til ansvar for eventuel anvendelse og offentliggørelse af dine personlige oplysninger forårsaget af personer inden for virksomheden eller for handlinger of forsømmelser, som din virksomhed, Travel Manager eller rejsebestiller. er skyld i. Hvis du har spørgsmål om måden, hvorpå din virksomhed, Travel Manager eller rejsebestiller behandler dine personlige oplysninger eller reserverer og administrerer rejser på dine vegne, bedes du kontakte den relevante repræsentant for din virksomhed eller jævnføre virksomhedens erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Disse oplysninger indsamler vi fra dig
Inden du kan få adgang til Egencias hjemmeside, skal du logge på med dit medlems-ID og din adgangskode. Overordnet set indsamler og gemmer Egencia alle de oplysninger, du giver os, herunder (men ikke udelukkende) de personlige oplysninger, du specifikt og frivilligt har givet os på den ene eller den anden måde. Dette inkluderer oplysninger, som kan identificere dig (“personlige oplysninger”), herunder fornavn, efternavn, telefonnummer, e-mailadresse, pasoplysninger og betalingsoplysninger (f.eks. kreditkortnummer, navn på kortindehaver og udløbsdato). Vi kan også bede om oplysninger om dine rejsepræferencer, herunder særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel eller udlejningsbil samt muligheder for udstedelse af billet. Din Travel Manager eller rejsebestiller kan give os yderligere oplysninger om dig såsom dit arbejdsgiver-ID.

Egencia indsamler for eksempel (men ikke udelukkende) personlige oplysninger, når du:

• Bliver medlem af Egencia
• Opretter en rejseprofil
• Reserverer en rejse
• Bruger rejsebestillertjenesten
• Deltager i en undersøgelse
• Kontakt os

Passageroplysninger: Når en reservation foretages gennem Egencia, indsamler vi den rejsendes fulde navn, telefonnummer og andre personlige oplysninger, som er nødvendige for rejsen, f.eks. den rejsendes pas- og betalingsoplysninger. Vi kan også samle oplysninger om den rejsendes rejsepræferencer, f.eks. særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel eller udlejningsbil samt muligheder for udstedelse af billet.

Oplysninger om gæster af rejsende: Når du foretager en reservation for en anden gennem denne hjemmeside, kan vi bede om denne persons personlige oplysninger og rejsepræferencer. Du skal have personens samtykke og sikre dig, at personen har læst fortrolighedspolitikken, inden de giver dig deres personlige oplysninger og rejsepræferencer, eftersom kun du kan ændre eller tjekke oplysningerne efterfølgende gennem din konto. Vi indsamler, anvender og offentliggør udelukkende personens oplysninger for at kunne gennemføre reservationen.

Automatiske oplysninger: Vi indsamler automatisk nogle oplysninger om din computer, når du besøger vores hjemmeside. For eksempel samler vi oplysninger vi din IP-adresse, internetbrowser (heriblandt Firefox, Safari eller Internet Explorer) og den hjemmeside, du kommer fra. Vi samler muligvis også oplysninger om din online aktivitet, f.eks. hvilke rejser, du har kigget på, og hvilke reservationer, du har foretaget. Et af formålene med at indsamle disse automatiske oplysninger er at tilpasse din brugeroplevelse og opspore eller forhindre svindel. Læs afsnittet “Cookies og anden teknologi” for flere oplysninger.

Aflytning af opkald: Opkald til og fra vores kundeserviceteam kan blive optaget eller aflyttet med det formål at kontrollere kvaliteten og oplære vores personale. Optagelser af opkald gemmes så længe, som det lovmæssigt er nødvendigt, hvorefter de bliver slettet. Personaleoplysninger, som indsamles under samtalen, bliver behandlet i overensstemmelse med denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Hvis du undlader at give dine oplysninger: For at få adgang til Egencias hjemmeside skal du logge på med dit medlems-ID og din adgangskode. Når du planlægger rejser eller foretager en reservation på denne hjemmeside, skal du angive de påkrævede kontakt- og betalingsoplysninger. Vi anvender dine kontaktoplysninger til at reservere den tjeneste, du har bestilt, gennemføre betalinger og sende dig oplysninger om din bekræftelse og eventuelle ændringer i forbindelse med din rejseplan. Hvis du ikke giver os de påkrævede oplysninger, kan du ikke få adgang til Egencias hjemmeside, og vi kan muligvis ikke behandle dine anmodninger eller bestillinger.

Brug af dine oplysninger
Egencia anvender følsomme faktureringsoplysninger (såsom navnet på kortindehaveren, kreditkortnummeret og kortets udløbsdato), så vi kan gennemføre de reservationer, du fortager på vores side. Vi anvender dine øvrige oplysninger til følgende generelle formål: At registrere dig som medlem af Egencia, at give dig de produkter og tjenester, som du ønsker, at sende dig reservationsbekræftelser og opdateringer om din rejse, at sende dig påmindelser om din rejse, at give dig serviceopdateringer om tjenester, som vi tror vil interessere dig, at kommunikere med dig generelt, at svare på dine spørgsmål og kommentarer, at måle interessen for vores produkter, tjenester og hjemmeside, så vi kan forbedre dem, at tilpasse din oplevelse af Egencia, at anmode om oplysninger fra dig (f.eks. via undersøgelser), at løse uoverensstemmelser, opkræve gebyrer eller foretage fejlsøgninger, at forhindre eventuelle forbudte eller ulovlige aktiviteter, at opretholde vores vilkår og betingelser og andre anliggender, som blev beskrevet ved indsamlingen.

Offentliggørelse af dine oplysninger
Egencia og deres leverandører kan dele dine personlige oplysninger med følgende enheder:
• Leverandører såsom hoteller, flyselskaber, togselskaber, biludlejningsfirmaer eller aktivitetsudbydere, der udfører din rejsereservation. Alle tjenester på denne hjemmeside, som udbydes af tredjepartsleverandører, er benævnt under disse termer. Leverandørerne behandler dine oplysninger i overensstemmelse med deres fortrolighedspolitikker. Vi opfordrer derfor til, at du gennemlæser fortrolighedspolitikkerne for de enkelte leverandører, når du reserverer deres produkter gennem Egencia. Bemærk venligst, at leverandørerne også kan kontakte dig, hvis de mangler yderligere oplysninger om dig eller har brug for at fremme din reservation.
• Tredjepartsforhandlere, som kan levere tjenester eller udføre funktioner på vores vegne, herunder (men ikke udelukkende) kreditkortbehandling, forretningsanalyser, kundeservice efter lukketid, distribution af nyhedsbreve eller undersøgelser samt forebyggelse af svindel. Hvis din arbejdsgiver beder om det, kan vi dele dine personlige oplysninger med tredjepartsforhandlere, der tager sig af tjenester som registrering og tilbagebetalinger af udgifter. Disse virksomheder har adgang til personlige oplysninger, som er nødvendige for at udføre sådanne funktioner, men de har ikke tilladelse til at bruge oplysningerne i nogen andre henseender. Hvis du vil vide mere om, hvordan vores serviceudbydere behandler dine personlige oplysninger, kan du kontakte os som beskrevet i afsnittet “Sådan kontakter du os” nedenfor.

• Andre inden for virksomheden såsom din Travel Manager eller rejsebestiller som beskrevet oven for i afsnittet “Travel Managers og rejsebestillere”.
• Virksomheder i vores erhvervsfamilie. Vi kan finde på at dele visse oplysninger med vores erhvervspartner Expedia for opbevaring og rapportering.  Hvis en erhvervspartner har adgang til dine oplysninger for at kunne yde tjenester på vores vegne, vil denne følge politikker, der er mindst lige så strikse som dem, der er beskrevet i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger.

Vi og vores serviceydere kan også dele dine oplysninger:

• Hvis du udtrykkeligt har bedt os om det.
• Som reaktion på tilsigelser, retskendelser og andre juridiske processer, for at etablere eller udøve vores lovmæssige rettigheder, for at forsvare retskrav, eller hvis det på anden måde forlanges eller tillades af den gældende lovgivning. I sådanne tilfælde forbeholder vi os retten til at hæve eller give afkald på alle juridiske indvendinger eller rettigheder, som er inden for vores rækkevidde.
• Hvis vi mener, det er nødvendigt at efterforske, forhindre eller handle i forbindelse med ulovlige eller mistænkelige aktiviteter, for at beskytte eller forsvare Egencias, kundernes og andres rettigheder, ejendom og sikkerhed og i overensstemmelse med vores vilkår og betingelser og andre aftaler.
• Hvis det kræves af retshåndhævende myndigheder og regeringer rundt om i verden for at tjene sikkerheds-, told- og indvandringsmæssige formål. Et eksempel: USA’s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection kræver, at visse rejse- og reservationsoplysninger (passageroplysninger eller PNR) for rejsende, som rejser til eller fra USA eller gennem USA’s luftrum, skal dem hænde inden afrejsen. Vi kan videregive disse oplysninger til flyselskaber eller andre rejseleverandører, så de kan sende dem til den relevante retshåndhævende myndighed eller regering.
• I forbindelse med en foreslået eller afsluttet erhvervsmæssig transaktion, f.eks. frasalg, fusion, sammenlægning, salg af formueværdier eller i det usandsynlige tilfælde af konkurs.

Dine valg i forbindelse med indsamling og brug af dine oplysninger
• Du kan se, ændre, opdatere eller slette dine oplysninger under Min profil og Mine rejser samt lukke din konto ved at følge anvisningerne nedenfor.
• Du kan også sende en os skriftlig anmodning, hvis du ønsker adgang til de personlige oplysninger, som vi opbevarer om dig. Hvis du sender sådan en anmodning, har Egencia ret til at bede dig om identifikation, inden anmodningen behandles. Du kan sende en skriftlig anmodning om adgang til dine personlige oplysninger ved at benytte kontaktoplysningerne angivet i afsnittet “Sådan kontakter du os”. Vi bestræber os på at svare inden for en rimelig tidsramme og altid inden for de tidsrammer, som er fastsat ved lov.

Som medlem af Egencia-programmet vi du muligvis modtage kommunikation fra os med rejsenyheder- og opdateringer. Du kan framelde dig disse e-mails og nyhedsbreve når som helst gennem din profil under “E-mailindstillinger” eller ved at fortælle din Travel Manager eller rejsebestiller, at du ikke længere ønsker at modtage denne kommunikation fra Egencia. Du har også mulighed for at framelde dig nyhedsbrevene i de e-mails, vi sender. Bemærk, at vi forbeholder os retten til at sende dig anden kommunikation såsom vigtige meddelelser, administrative beskeder og undersøgelser, der enten omhandler din Egencia-konto eller dine transaktioner gennem Egencia. Du har ikke mulighed for at framelde din denne type e-mails.

Cookies og anden teknologi
Cookies er små tekstfiler, der kan lagres på din computers harddisk (hvis din internetbrowser tillader dette). Hjælpemenuen i de fleste browseres værktøjslinje kan fortælle dig, hvordan du undgår, at din browser accepterer nye cookies, hvordan du bliver opdateret om en ny cookie, eller hvordan du deaktiverer cookies fuldstændigt. Bemærk, at hvis du ikke accepterer cookies, får du muligvis ikke adgang til mange af de rejseværktøjer, som tilbydes på vores sider. Som medlem eller besøgende på siden kan du ske at få en permanent cookiefil lagret på din computers harddisk. Du kan fravælge cookiefilen ved at indstille din internetbrowser til at afvise cookies eller give dig en advarsel, inden du accepterer en cookie. Selvom denne cookie ikke indeholder personlige oplysninger, kan den være forbundet med dine personlige data for at kunne sende dig målrettede meddelelser.

Egencia indsamler automatisk visse oplysninger om din computer, når du besøger denne hjemmeside. Vi indsamler for eksempel oplysninger om din IP-adresse, dit operativsystem og din internetbrowser (såsom Firefox, Safari eller Internet Explorer). Vi samler muligvis også oplysninger om din online aktivitet, f.eks. hvilke rejser, du har kigget på, og hvilke reservationer, du har foretaget. Formålet med at indsamle disse automatiske oplysninger er bl.a. at gøre din brugeroplevelse mere personlig, så vores side bliver nemmere at bruge for dig. Desuden indsamler vi statistikker for hele tiden at forbedre vores side. Cookies kan hjælpe os med at genkende din browser, hvis du har besøgt vores side før, og lagre eventuelle præferencer, som blev indstillet, da din internetbrowser besøgte vores side. Vi kan også gemme din adgangskode i en cookie, hvis du har bedt computeren om at huske din adgangskode. Bemærk, at medlems-ID’er, adgangskoder og andre kontorelaterede oplysninger, som er lagret i sådanne cookies, er krypteret af sikkerhedsmæssige årsager. Egencia lagrer aldrig følsomme personlige oplysninger som kreditkortnumre i en cookie. I tillæg til ovenstående cookies kan vi også anvende såkaldte flash cookies på vores hjemmeside. Disse benyttes til at forbedre din brugeroplevelse ved for eksempel at lagre dine præferencer og indstillinger (herunder lydstyrkeindstillinger og præferencer for animeret indhold på vores hjemmeside). Flash cookies minder om almindelige cookies, men kan lagre mere komplekse data end bare tekst. Du kan finde flere oplysninger om flash cookies, og hvordan du kan deaktivere dem, på følgende hjemmeside: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html .

Denne side anvender muligvis også web-beacons (også kendt under navnene clear-gifs, pixel-tags og web-bugs), som er bittesmå grafiske elementer, der indeholder en unik identifikation meget lig cookies og er placeret i en hjemmesides kode. Vi anvender web-beacons for at overvåge brugernes trafikmønstre fra én side til en anden inden for vores overordnede hjemmeside og for at levere og kommunikere med cookies, så vi kan se, om du er landet på vores side via en online reklame vist på en tredjepartshjemmeside og derved forbedre vores hjemmeside. Det kan også være, vi giver vores serviceydere lov til at bruge web-beacons for at hjælpe os med at forstå, hvilke e-mails, der er blevet åbnet af modtagerne, og for at overvåge trafikken og aktiviteten på vores hjemmeside. Dette hjælper os med at måle effektiviteten af vores indhold og andre udbud.

Oplysninger, som indsamles af tredjeparter/visning af skræddersyede annoncer

Tredjepartsannoncører såsom reklameenheder og erhvervspartnere kan anvende cookies og anden teknologi (f.eks. web-beacons) til at indsamle oplysninger om din online aktivitet. Formålet med at indsamle disse oplysninger er blandt andet: At måle og forstå brugen af vores side, at analysere, ændre og personliggøre reklameindholdet på denne og andre sider, som kan have din interesse. Vi har ikke adgang til eller kontrol over cookies og andre funktioner, som de anvender, og annoncørernes håndtering af personlige oplysninger er ikke omfattet af denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger. Du kan læse mere om tredjepartsannoncørerne og om, hvordan du kan undgå at få dine oplysninger indsamlet ved at besøge en af følgende sider:

• http://www.youronlinechoices.eu/
• http://youradchoices.ca/choices/
• http://www.aboutads.info/choices/
DNT-signaler og lignende mekanismer

Nogle internetbrowsere transmitterer DNT-signaler til hjemmesider, som browseren så kommunikerer med. På grund af de forskellige måder, hvorpå internetbrowsere inkorporerer og aktiverer denne funktion, er det ikke altid klart, hvorvidt brugeren aktivt har valgt, at signalerne skal transmitteres, eller om brugeren overhovedet kender til deres eksistens. Medlemmerne af den førerende organisation for fastsættelse af internetstandarder er p.t. i gang med at undersøge, hvad hjemmesider skal gøre, når de modtager disse signaler. Egencia har i øjeblikket ingen handlingsplan for håndtering af signalerne. Hvis og når der træffes en endegyldig beslutning om en standardfremgangsmåde, revurderer vi vores respons til signalerne.

Brug af Egencias apps til mobiltelefon og tablet
Når du anvender Egencias mobilapp, indsamler og anvender vi oplysninger om dig på samme måde og med de samme formål, som vi gør, når du benytter vores hjemmeside.

I tillæg hertil anvender vi også oplysninger, som vi indsamler automatisk, når du bruger vores mobilapps.  Mere specifikt:
• Vi indsamler oplysninger om hvilke funktioner i appen, du klikker på og anvender.  På den måde kan vi identificere de dele af mobilappen, som vores kunder er mest interesserede i og hele tiden forbedre den.
• Hvis du for eksempel søger efter et hotel ved at benytte din nuværende placering, bruger vi oplysningerne om din nuværende placering (som er givet via din telefons GPS eller lignende teknologi) til at finde de nærliggende faciliteter.  Vi indsamler ikke data om din placering uden dit samtykke, som du kun giver ved at anvende funktionen “Find hoteller” og vælge “Nuværende placering” som destination. Alternativt kan du give samtykke ved at slå lokalitetstjenester til på din telefon via indstillingerne. Hvis du accepterer at dele dine placeringsoplysninger med os via appen eller dine enhedsindstillinger, kan vi anvende og dele disse placeringsoplysninger med det formål at tilbyde dig hoteller eller transporttjenester i nærheden eller give dig andre nyttige informationer.
• Hver mobilapp vil også sende os fejlrapporteringsmeddelelser, hvis den er brudt ned eller låst fast.  Dette giver os mulighed for at undersøge fejlen nærmere og forbedre stabiliteten af vores app i fremtidige versioner. Som en del af disse fejlrapporter sender mobilappen og også oplysninger om mobilenhedens type og version, dit kunde-ID, tidspunktet, hvor fejlen opstod, funktionen, der blev anvendt og programmets tilstand, da fejlen opstod.  Vi anvender ikke disse oplysninger til nogen andre formål end at undersøge og udbedre fejlen
• Vi sender dig muligvis push-meddelelser, hvis der skulle ske ændringer i forbindelse med din flyrejse eller rejseplan. I tillæg hertil kan vi sende push-meddelelser med vigtige oplysninger fra din Travel Manager/arbejdsgiver i nødstilfælde. Du kan til enhver tid slå disse tilladelser til eller fra via indstillingerne i din mobiltelefon.
• Hvis du vælger at kontakte Egencia pr. telefon og anmoder om at blive ringet op af en rejsekonsulent under Egencia AssistMe, vil appen sende rejsekonsulenten dit kunde-ID, rejseplansnummer og andre oplysninger om, hvordan du bruger appen. Dette gøres for at fremskynde interaktionen med kundeservice og skabe en enklere og mere præcis kommunikation.
Du kan altid kontrollere visse oplysninger, som mobilappen sender til os.  Du kan slå lokalitetstjenesterne til og fra når som helst via din telefons indstillinger.  Alternativt kan du fjerne mobilappen fra din mobilenhed fuldstændigt og få adgang til vores tjenester ved at besøge vores hjemmeside eller ringe til os.

Sådan beskytter vi dine oplysninger
Vi vil gerne have, at du føler dig tryg ved at anvende vores tjenester til at planlægge og reservere din rejse, og vi bestræber os på altid at beskytte de oplysninger, vi indsamler. Ingen virksomheder kan garantere 100 procent sikkerhed, men vi har implementeret de nødvendige administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsprocedurer, som skal hjælpe med at beskytte alle de personlige oplysninger, som vi har i vores varetægt. For eksempel er det kun autoriserede ansatte, der har adgang til personlige oplysninger, og adgangen er kun tilladt i forbindelse med erhvervsfunktioner. I tillæg hertil anvender vi kryptering, når vi sender dine følsomme personlige oplysninger mellem dit og vores system, samt firewall og et system, der forhindrer uautoriseret adgang til dine oplysninger.
Sådan får du adgang til dine oplysninger

Du har adgang til dine oplysninger følgende steder på denne hjemmeside:

Min konto
Siden Min profil på Egencia tillader medlemmer at se og ændre deres kontoindstillinger. I dine e-mailindstillinger kan du ændre din e-mailadresse og administrere nyhedsbreve og andre abonnementer. Du kan også ændre din adgangskode eller vælge at blive logget på automatisk, når du besøger denne hjemmeside. Du kan tilføje nye rejsende og slette eksisterende rejsende i din profil, opdatere navne, telefonnumre, pasoplysninger og kontaktpersoner ved nødstilfælde for rejsende tilknyttet din profil eller ændre dine rejsepræferencer.

Anmodning om at lukke en konto
Du kan lukke din konto hos Egencia ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Når du lukker en konto, kan du ikke længere logge på eller få adgang til oplysninger, som er tilknyttet din konto, men du kan til hver en tid åbne en ny konto. Vi sender dig en e-mail som bekræftelse på, at din konto er blevet lukket.

Mine rejser

På siden Mine rejser på denne hjemmeside kan medlemmer se, opdatere eller slette deres gemte rejseplaner. Hvis du underretter Egencia om, at nogle af dine personlige oplysninger ikke er korrekte, færdiggjorte eller opdaterede, tager Egencia de nødvendige foranstaltninger for at rette oplysningerne.

Eksterne links
Hvis dele af denne hjemmeside linker videre til andre hjemmesider, som vi ikke ejer eller driver, er disse hjemmesider ikke underlagt denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger. Vi anbefaler, at du gennemlæser de respektive hjemmesiders erklæringer om beskyttelse af personlige oplysninger, så du kan blive sat ind i deres procedurer for indsamling, anvendelse og offentliggørelse af personlige oplysninger.

Her opbevares dine data
Egencia opbevarer og behandler personlige oplysninger om rejsende i sikre omgivelser i USA og Europa. For at kunne behandle oplysninger fra ikke-amerikanske rejsende er Egencia nødt til at overføre dine personlige oplysninger til sine partnere og/eller serviceudbydere i USA.
Når det kommer til Europa, legaliserer Egencia overførslen af personlige oplysninger til USA ved at referere til EU’s standardklausuler mellem virksomheder. Disse standardklausuler er kontrakter for videregivelse af personoplysninger, hvis indhold er blevet godkendt af Europakommissionen. Hvis den lokale databeskyttelseslov kræver det, kan Egencia indføre andre forholdsregler for at sikre lovligheden af de internationale dataoverførsler til USA.

Tilbageholdelse af oplysninger
Vi tilbageholder ikke dine oplysninger i længere tid end nødvendigt, og vi gør kun dette i forbindelse med forretningsmæssige eller juridiske formål. Du skal dog være opmærksom på, at vi kan tilbageholde visse oplysninger, efter du har lukket din konto hos os, hvis dette er nødvendigt, for at vi kan overholde vores retlige pligter, herunder at tilbageholde oplysninger, der kan bruges i forbindelse med skat og regnskabsførelse.

Ændringer til denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
Egencia kan foretage ændringer i denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger på et senere tidspunkt. Skulle der ske væsentlige ændringer i erklæringen, gør vi opmærksom på dette via et opslag på vores hjemmeside eller ved at kontakte dig på den e-mailadresse, som du har givet os. Har du spørgsmål til erklæringen om beskyttelse af personlige oplysninger, bedes du sende os en e-mail via kontaktoplysningerne angivet nedenfor.

Sådan kontakter du os
Har du spørgsmål vedrørende vores erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger eller vores praksisser i forbindelse med beskyttelse af privatlivets fred generelt, kan du kontakte os på:
E-mail: customer_service@egencia.dk. Vi vil gøre vores bedste for at besvare din henvendelse  inden for 24 timer
Telefon: Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, kan du ringe til os på +45 70 70 80 00.
Postadresse: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Vi vil gerne sikre os, at du som Egencia-kunde har kontrol over din online rejseoplevelse – fra planlægningen og reservationen af din rejse til beskyttelsen af dine personlige oplysninger. Egencias rejseagenter sidder klar til at hjælpe med eventuelle spørgsmål døgnet rundt, 7 dage om ugen. Du kan også altid ringe på det kundeservicenummer, som du fik, da du tilmeldte din virksomhed. I tillæg hertil kan du kontakte rejseleverandøren direkte via nummeret eller adressen, som er angivet i din rejseplan.

Denne erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger træder i kraft den 31-03-2017.