Egencias persondatapolitik

Updated September 27, 2017

Hos Egencia (“Egencia”, “vi”, “os”, “vores”) forstår vi, at det at bestiller rejser online involverer en stor portion tillid fra din side. Vi tager denne tillid meget alvorligt, og det er vores højeste prioritet at beskytte de personoplysninger, som både du og din virksomhed giver os (f.eks. dit navn, telefonnummer, e-mailadresse eller betalingsoplysninger).

Denne persondatapolitik beskriver følgende emner:

Når du bestiller rejser gennem Egencia, træffer vi visse beslutninger om, hvordan og hvorfor, vi skal behandle dine personoplysninger, så vi kan gennemføre din bestilling. Vi er således ansvarlige for at beskytte dine personoplysninger gennem hele bestillingsprocessen.
Det er derfor, vi har udarbejdet denne persondatapolitik, som beskriver Egencias politikker angående behandlingen af personoplysninger og beskriver, hvilke typer personoplysninger, Egencia opbevarer samt formålene hermed. Endvidere forklares det, hvordan Egencia indsamler, opbevarer, behandler og videregiver disse oplysningerne.

Egencia LLC deltager I EU-USA og Schweiz-USA Privacy Shield ordningen. Se nedenfor for at læse mere.

Erhvervsrejseprogram – oversigt

Din virksomhed har tilmeldt sig Egencias erhvervsrejseprogram for at kunne administrere sine erhvervsrejser. I forbindelse med programmet kan din virksomhed udpege en ‘Travel Manager’ til at administrere rejser for virksomhedens ansatte, og denne kan igen udpege en eller flere rejsearrangører (‘Arrangør’ eller ‘Rejseleder’), der kan reservere og administrere rejser for den enkelte medarbejder (“Rejsende”) og ikke-ansatte, hvor virksomheden finder dette hensigtsmæssigt (“Gæster”).

  • Regler for reservationer foretaget af rejsend

For at reservere og administrere deres egne rejser skal de Rejsende været registreret som medlemmer hos Egencia eller have en profil, som en fra Egencias implementeringsteam har indsat i vores system. I tilfælde af, at de Rejsende ikke tilmelder sig Egencia, er de afhængige af, at deres Travel Manager eller rejsebestiller reserverer rejserne på vegne af dem. Hvis du hører under kategorien Rejsende, vil denne persondatapolitik gælde for, hvordan vi indsamler og bruger dine personoplysninger, uanset om du selv reserverer og administrerer dine rejser eller gør dette gennem din Travel Manager, Arrangør eller Rejseleder. Med mindre andet udtrykkeligt er anført refererer vi derfor til dig som den Rejsende, hver gang vi refererer til “dig” i denne persondatapolitik, uanset om du handler på vegne af dig selv eller gennem din Travel Manager, Arrangør eller Rejseleder.

  • Travel Managers, Arrangører og Rejseledere

Selvom denne persondatapolitik primært er rettet mod Rejsende og Gæster, har den også betydning for Travel Managers, Arrangør og Rejseleder.

Alle personoplysninger, som en Travel Manager, Arrangør og Rejseleder giver os i forbindelse med vores erhvervsrejseprogram, vil blive behandlet som foreskrevet i denne politik. Egencia forbeholder sig dog retten til at kontakte Travel Managers, Arrangører og Rejseledere som omhandlet i virksomhedens erhvervsrejseaftale med os (f.eks. i forbindelse med feedback til programmet, for at diskutere kundeforholdet eller nye/opdaterede tjenester). Denne kontakt kan ske telefonisk, via e-mail, SMS eller pr. post.

Når Travel Managers, Arrangører og Rejseledere reserverer og administrerer rejser på vegne af Rejsende eller Gæster, skal de have samtykke fra den pågældende Rejsende eller Gæst. Travel Managers, Arrangører og Rejseledere skal også sikre sig, at den pågældende Rejsende eller Gæst modtager og gennemlæser denne persondatapolitik.

Uanset om du reserverer din rejse direkte gennem os eller giver din Travel Manager, Arrangør og Rejseleder tilladelse til at reservere den på dine vegne, kan autoriserede personer i din virksomhed have adgang til dit medlems-ID og navn på din medlemskonto samt dine rejseplaner og andre oplysninger om din konto. De kan endvidere instruere os i at dele dine oplysninger med tredjeparter til journalføring og andre autoriserede formål. Din Travel Manager, Arrangør og Rejseleder kan også opdatere dine profilindstillinger (eksklusive medlems-ID og adgangskode) og rejsepræferencer i henhold til din instruks. Din Travel Manager, Arrangør og Rejseleder kan også se, ændre og afbestille dine rejseplaner i henhold til din instruks eller aftale med dem.

  • Erklæringens omfang

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Egencia håndterer, indsamler og anvender oplysninger. Din virksomheds politikker og procedurer kan være forskellige fra Egencias, og vi er ikke ansvarlige for eventuel anvendelse og videregivelse af dine personoplysninger forårsaget af personer inden for din virksomhed, såvel som handlinger eller undladelser, som din virksomhed, Travel Manager, Arrangør eller Rejseleder er skyld i. Hvis du har spørgsmål om måden, hvorpå din virksomhed, Travel Manager, Arrangør eller Rejseleders behandler dine personoplysninger eller reserverer eller administrerer rejser på dine vegne, bedes du kontakte den relevante repræsentant for din virksomhed eller gøre dig bekendt medvirksomhedens persondatapolitik.

Hvilke oplysninger vi indsamler fra dig
Inden du kan få adgang til Egencias hjemmeside, kræves det, at du logger ind som bruger med dit medlems-ID og din adgangskode. Overordnet set indsamler og opbevarer Egencia alle de oplysninger, du giver os, herunder (men ikke begrænset til) de personoplysninger, du specifikt og frivilligt har givet os på den ene eller den anden måde. Dette inkluderer oplysninger, som kan identificere dig (“personoplysninger”), herunder fornavn, efternavn, telefonnummer, e-mailadresse, pasoplysninger og betalingsoplysninger (f.eks. kreditkortnummer, navn på kortindehaver og udløbsdato). Vi kan også bede om oplysninger om dine rejsepræferencer, herunder særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel eller biludlejning samt muligheder for udstedelse af billet. Din Travel Manager, Arrangør eller Rejseleder kan give os yderligere oplysninger om dig såsom dit medarbejdernummer.

Egencia indsamler for eksempel (men ikke begrænset til) personoplysninger, når du:

  • Bliver medlem af Egencia
  • Opretter en rejseprofil
  • Reserverer en rejse
  • Bruger rejsebestillertjenesten
  • Deltager i en undersøgelse
  • Kontakter os

Passageroplysninger: Når en reservation foretages gennem Egencia, indsamler vi den rejsendes fulde navn, telefonnummer og andre personoplysninger, som er nødvendige for rejsen, f.eks. den rejsendes pasnummer og betalingsoplysninger. Vi kan også indsamle oplysninger om den rejsendes rejsepræferencer, f.eks. særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel biludlejning eller medlems-nummer samt muligheder for udstedelse af billet.

Oplysninger om den rejsendes gæster: Når du foretager en reservation for en anden gennem denne hjemmeside, kan vi bede om denne persons personoplysninger og rejsepræferencer. Du skal have personens samtykke og sikre dig, at personen har læst denne persondatapolitik, inden de giver dig deres personoplysninger og rejsepræferencer, eftersom kun du kan ændre eller tjekke oplysningerne efterfølgende gennem din konto. Vi indsamler, anvender og videregiver udelukkende personens oplysninger med det formål at kunne gennemføre reservationen.

Automatiske oplysninger: Vi indsamler automatisk nogle oplysninger om din computer, når du besøger vores hjemmeside. For eksempel samler vi oplysninger vi din IP-adresse, internetbrowser (heriblandt Firefox, Safari eller Internet Explorer) og den hjemmeside, du kommer fra. Vi kan også indsamle oplysninger om din online aktivitet, f.eks. hvilke rejser, du har kigget på, og hvilke reservationer, du har foretaget. Et af formålene med at indsamle disse automatiske oplysninger er at tilpasse din brugeroplevelse og opspore eller forhindre svindel. Læs afsnittet “Cookies og andre teknologier” for mere information herom.

Aflytning af opkald: Opkald til og fra vores kundeserviceteam kan blive optaget eller aflyttet med det formål at kontrollere kvaliteten og oplære vores personale. Optagelser af opkald gemmes så længe, som det er nødvendigt eller påkrævet efter lov, hvorefter de bliver slettet. Personoplysninger, som indsamles under samtalen, bliver behandlet i overensstemmelse med denne persondatapolitik.

Hvis du undlader at give dine oplysninger: For at få adgang til Egencias hjemmeside skal du logge på med dit medlems-ID og din adgangskode. Når du planlægger rejser eller foretager en reservation på denne hjemmeside, skal du angive de påkrævede kontakt- og betalingsoplysninger. Vi anvender dine kontaktoplysninger til at reservere den tjeneste, du har bestilt, gennemføre betalinger og sende dig oplysninger om din bekræftelse og eventuelle ændringer i forbindelse med din rejseplan. Hvis du ikke giver os de påkrævede oplysninger, har du ikke mulighed for at få adgang til Egencias hjemmeside, og vi kan muligvis ikke behandle dine anmodninger eller bestillinger.

Behandling af dine personoplysninger: Egencia anvender fortrolige faktureringsoplysninger (såsom navnet på kortindehaveren, kreditkortnummeret og kortets udløbsdato), så vi kan gennemføre de reservationer, som du fortager på vores side. Vi anvender dine øvrige personoplysninger til følgende generelle formål: At registrere dig som medlem af Egencia, at give dig de produkter og tjenester, som du anmoder om, at sende dig reservationsbekræftelser og opdateringer om din rejse, at sende dig påmindelser om din rejse, at give dig opdateringer om services og tjenester, som vi tror vil interessere dig, at kommunikere med dig generelt, at svare på dine spørgsmål og kommentarer, at måle interessen for vores produkter, tjenester og hjemmeside, så vi kan forbedre dem, at tilpasse din oplevelse af Egencia, at muliggøre bonus som en del af enhver loyalitets- eller bonusprogram som du vælger at deltage i, at anmode om oplysninger fra dig (f.eks. via undersøgelser), at løse uoverensstemmelser, opkræve gebyrer eller foretage fejlsøgninger, at forhindre eventuelle forbudte eller ulovlige aktiviteter, at opretholde vores vilkår og betingelser og andre anliggender, som blev beskrevet ved indsamlingen.

Videregivelse af oplysninger
Egencia og dennes leverandører kan dele dine personoplysninger med følgende virksomheder:

  • Leverandører såsom hoteller, flyselskaber, togselskaber, biludlejningsfirmaer eller aktivitetsudbydere, der udfører din rejsereservation. Alle tjenester på denne hjemmeside, som udbydes af tredjepartsleverandører, er benævnt under disse termer. Leverandørerne behandler dine oplysninger i overensstemmelse med deres persondatapolitikker. Vi opfordrer derfor til, at du gennemlæser persondatapolitikkerne for de enkelte leverandører, når du reserverer deres produkter gennem Egencia. Bemærk venligst, at leverandørerne også kan kontakte dig, hvis de mangler yderligere oplysninger om dig, eller har brug for at fremme din reservation.
  • Tredjepartsleverandører, som kan levere tjenester eller udføre funktioner på vores vegne, herunder (men ikke begrænset til) kreditkortbehandling, forretningsanalyser, kundeservice efter lukketid, distribution af nyhedsbreve eller undersøgelser samt forebyggelse af svindel. Hvis din arbejdsgiver instruerer os om det, kan vi dele dine personoplysninger med tredjepartsleverandører, der tager sig af tjenester som registrering og tilbagebetalinger af udgifter. Disse virksomheder har adgang til personoplysninger, som er nødvendige for at udføre sådanne funktioner, men de har ikke tilladelse til at bruge oplysningerne i nogen andre henseender. Hvis du vil vide mere om, hvordan vores serviceudbydere behandler dine personoplysninger, kan du kontakte os som beskrevet i afsnittet “Sådan kontakter du os” nedenfor.
  • Andre inden for din virksomhed såsom din Travel Manager, Arrangør og Rejseleder som beskrevet oven for i afsnittet “Travel Managers, Arrangør og Rejseleder “.
  • Virksomheder i vores koncern. Vi kan dele visse oplysninger med vores koncerneselskab Expedia til hosting, analyse, opbevaring og rapportering. Hvis et koncernselskab har adgang til dine oplysninger for at kunne yde tjenester på vores vegne, vil denne følge politikker, der er mindst lige så restriktive som dem, der er beskrevet i denne persondatapolitik.

Vi og vores serviceleverandører kan også dele dine oplysninger:

  • Hvis du udtrykkeligt har bedt os om det.
  • Som reaktion på indkaldelse, retskendelser og andre juridiske processer, for at etablere eller udøve vores lovmæssige rettigheder, for at forsvare retskrav, eller hvis det på anden måde forlanges eller tillades af den gældende lovgivning. I sådanne tilfælde forbeholder vi os retten til at gøre indsigelse eller til at give afkald på alle juridiske indvendinger eller rettigheder, som vi har til rådighed.
  • Når vi mener, at det er nødvendigt at efterforske, forebygge, skride til handling eller forhindre formodede ulovligheder eller mistænkelige aktiviteter, for at beskytte eller forsvare Egencias kundernes og andres rettigheder, ejendom og sikkerhed og i overensstemmelse med vores vilkår og betingelser samt andre aftaler.
  • Hvis det kræves af retshåndhævende myndigheder og regeringer rundt om i verden for at tjene sikkerheds-, told- og immigrationsmæssige formål: eksempelvis vil USA’s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection efter amerikansk ret kunne kræver, at visse rejse- og reservationsoplysninger (passager- eller PNR-oplysninger) udleveres for rejsende, som rejser til eller fra USA eller gennem USA’s luftrum, til dem inden afrejsen. Vi kan også videregive disse oplysninger til flyselskaber eller andre rejseleverandører, så de kan sende dem til den relevante retshåndhævende myndighed eller regeringer.
  • I forbindelse med en foreslået eller afsluttet erhvervsmæssig transaktion, f.eks. frasalg, fusion, sammenlægning, salg af formueværdier eller i det usandsynlige tilfælde af konkurs.

Dine muligheder i forbindelse med indsamling og brug af dine personoplysninger

  • Du kan se, ændre, opdatere eller slette dine personoplysninger under Min Profil og Mine Rejser samt lukke din konto ved at følge anvisningerne nedenfor.
  • Du kan også sende en os skriftlig anmodning, hvis du ønsker adgang til de personoplysninger, som vi opbevarer om dig. Hvis du sender sådan en anmodning, har Egencia ret til at bede dig om behørig identifikation, inden anmodningen behandles. Du kan sende en skriftlig anmodning om adgang til dine personoplysninger ved at benytte kontaktoplysningerne angivet i afsnittet “Sådan kontakter du os”. Vi bestræber os på at svare inden for en rimelig tidsfrist og altid inden for de tidsfrister, som er fastsat ved lov.

Som medlem af Egencia-programmet kan du modtage information fra os med rejsenyheder- og opdateringer. Du kan framelde dig disse e-mails og nyhedsbreve når som helst gennem din profil under “E-mailindstillinger” eller ved at fortælle din Travel Manager, Arrangør eller Rejseleder, at du ikke længere ønsker at modtage denne information fra Egencia. Du har også mulighed for at framelde dig nyhedsbrevene i de e-mails, vi sender. Bemærk, at vi forbeholder os retten til at sende dig anden information såsom vigtige meddelelser, administrative beskeder og undersøgelser, der enten omhandler din Egencia-konto eller dine transaktioner gennem Egencia. Du har ikke mulighed for at framelde din denne type henvendelser.

Cookies og andre teknologier
Cookies er små tekstfiler, der kan lagres på din computers harddisk (hvis din internetbrowser tillader dette). Hjælpemenuen i de fleste browseres værktøjslinje kan fortælle dig, hvordan du undgår, at din browser accepterer nye cookies, hvordan du bliver opdateret om en ny cookie, eller hvordan du deaktiverer cookies fuldstændigt. Bemærk, at hvis du ikke accepterer cookies, får du muligvis ikke adgang til mange af de rejseværktøjer, som tilbydes på vores sider. Som medlem eller besøgende på siden kan du ske, at du få en permanent cookies lagret på din computers harddisk. Du kan fravælge cookiefilen ved at indstille din internetbrowser til at afvise cookies eller give dig en advarsel, inden du accepterer en cookie. Selvom denne cookie ikke indeholder personoplysninger, kan den være forbundet med dine personoplysninger for at gøre det muligt at sende dig målrettede meddelelser.

Egencia indsamler automatisk visse oplysninger om din computer, når du besøger denne hjemmeside. Vi indsamler for eksempel oplysninger om din IP-adresse, dit operativsystem og din internetbrowser (såsom Firefox, Safari eller Internet Explorer). Vi kan også indsamle oplysninger om din online aktivitet, f.eks. hvilke rejser, du har kigget på, og hvilke bestillinger, du har foretaget. Formålet med at indsamle disse automatiske oplysninger er bl.a. at gøre din brugeroplevelse mere personlig, så vores side bliver nemmere at bruge for dig. Desuden indsamler vi statistiske informationer for hele tiden at forbedre vores side. Cookies kan hjælpe os med at genkende din browser, hvis du har besøgt vores side før, og lagre eventuelle præferencer, som blev indstillet, da din internetbrowser besøgte vores side. Vi kan også gemme din adgangskode i en cookie, hvis du har anmodet computeren om at huske din adgangskode. Bemærk, at medlems-ID’er, adgangskoder og andre kontrolrelaterede oplysninger, som er lagret i sådanne cookies, er krypteret af sikkerhedsmæssige årsager. Egencia lagrer aldrig fortrolige personoplysninger som kreditkortnumre i en cookie. I tillæg til ovenstående cookies kan vi også anvende såkaldte flash cookies på vores hjemmeside. Disse benyttes til at forbedre din brugeroplevelse ved for eksempel at lagre dine præferencer og indstillinger (herunder lydstyrkeindstillinger og præferencer for animeret indhold på vores hjemmeside). Flash cookies minder om almindelige cookies, men kan lagre mere komplekse data end bare tekst. Du kan finde flere oplysninger om flash cookies, og hvordan du kan deaktivere dem, på følgende hjemmeside: http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Denne side kan også anvende web-beacons (også kendt under navnene clear-gifs, pixel-tags og web-bugs), som er bittesmå grafiske elementer, der indeholder en unik identifikation meget lig cookies og er placeret i en hjemmesides kode. Vi anvender web-beacons for at overvåge brugernes trafikmønstre fra én side til en anden inden for vores overordnede hjemmeside og for at levere og kommunikere med cookies, så vi kan se, om du er landet på vores side via en online reklame vist på en tredjepartshjemmeside og derved forbedre vores hjemmeside. Det kan også være, at vi giver vores serviceleverandører lov til at bruge web-beacons for at hjælpe os med at forstå, hvilke e-mails, der er blevet åbnet af modtagerne, og for at overvåge trafikken og aktiviteten på vores hjemmeside. Dette hjælper os med at måle effektiviteten af vores indhold og andre udbud.

Oplysninger, som indsamles af tredjeparter og visning af skræddersyede annoncer

Tredjepartsannoncører såsom reklameenheder og erhvervspartnere kan anvende cookies og anden teknologi (f.eks. web-beacons) til at indsamle oplysninger om din online aktivitet. Formålet med at indsamle disse oplysninger er blandt andet: At måle og forstå brugen af vores side, at analysere, ændre og personliggøre reklameindholdet på denne og andre sider, som kan have din interesse. Vi har ikke adgang til eller kontrol over cookies og andre funktioner, som de anvender, og annoncørernes håndtering af personoplysninger er ikke omfattet af denne persondatapolitik. Du kan læse mere om tredjepartsannoncørerne og om, hvordan du kan undgå at de indsamler dine personoplysninger ved at besøge en af følgende sider:

DNT-signaler og lignende mekanismer Nogle internetbrowsere transmitterer DNT-signaler til hjemmesider, som browseren så kommunikerer med. Da der findes forskellige måder, hvorpå internetbrowsere inkorporerer og aktiverer denne funktion, er det ikke altid tydeligt, hvorvidt brugeren aktivt har valgt, at signalerne skal transmitteres, eller om brugeren overhovedet kender til deres eksistens. Medlemmerne af den førerende organisation for fastsættelse af internetstandarder er i gang med at undersøge, hvad hjemmesider skal gøre, når de modtager disse signaler. Egencia foretager ingen aktiv handling for håndtering af signalerne i øjeblikket. Hvis og når en endelig standard er vedtaget, vil vi revurderer vores respons til disse signaler.

Brug af Egencias apps til mobiltelefon og tablet (“Mobilapps”)
Når du anvender Egencias Mobilapp, indsamler og anvender vi oplysninger om dig på samme måde og med de samme formål, som vi gør, når du benytter vores hjemmeside.

I tillæg hertil anvender vi også oplysninger, som vi indsamler automatisk, når du bruger vores Mobilapps. Mere specifikt:

  • Vi indsamler oplysninger om hvilke funktioner i appen, du bruger og anvender. På den måde kan vi identificere de dele af Mobilappen, som vores kunder er mest interesserede i og hele tiden forbedre denne.
  • Hvis du for eksempel søger efter et hotel ved at benytte din nuværende placering, bruger vi oplysningerne om din nuværende placering (som er givet via din telefons GPS eller lignende teknologi) til at finde de nærliggende faciliteter. Vi indsamler ikke data om din placering uden dit samtykke, som du kun giver ved at anvende funktionen “find hoteller” og vælge “nuværende placering” som destination. Alternativt kan du give samtykke ved at slå lokalitetstjenester til på din telefon via indstillingerne. Hvis du accepterer at dele dine placeringsoplysninger med os via appen eller dine enhedsindstillinger, kan vi anvende og dele disse lokationsdata med det formål at tilbyde dig hoteller eller transportmuligheder i nærheden eller give dig andre nyttige informationer.
  • Hver Mobilapp vil også sende os fejlrapporteringsmeddelelser, hvis den er brudt ned eller låst fast. Dette giver os mulighed for at undersøge fejlen nærmere og forbedre stabiliteten af vores app i fremtidige versioner. Som en del af disse fejlrapporter sender Mobilappen og også oplysninger om mobilenhedens type og version, dit kunde-ID, tidspunktet, hvor fejlen opstod, funktionen, der blev anvendt og programmets tilstand, da fejlen opstod. Vi bruger ikke disse oplysninger til nogen andre formål end at undersøge og udbedre fejlen.
  • Vi kan sende dig push-meddelelser, hvis der skulle ske ændringer i forbindelse med din flyrejse eller rejseplan. I tillæg hertil kan vi sende push-meddelelser med vigtige oplysninger fra din travel manager/arbejdsgiver i nødstilfælde. Du kan til enhver tid slå disse tilladelser til eller fra via indstillingerne i din mobiltelefon.
  • Hvis du vælger at kontakte Egencia pr. telefon og anmoder om at blive ringet op af en rejsekonsulent under Egencia AssistMe, vil appen sende rejsekonsulenten dit kunde-ID, rejseplansnummer og andre oplysninger om, hvordan du bruger appen. Dette gøres for at fremskynde interaktionen med kundeservice og skabe en enklere og mere præcis kommunikation.

Du kan altid kontrollere visse oplysninger, som mobilappen sender til os. Du kan slå lokalitetstjenesterne til og fra når som helst via din telefonindstillinger. Alternativt kan du fjerne mobilappen fra din mobilenhed fuldstændigt og få adgang til vores tjenester ved at besøge vores hjemmeside eller ringe til os.

Hvordan vi beskytter dine oplysninger
Vi vil gerne have, at du føler dig tryg ved at anvende vores tjenester til at planlægge og reservere din rejse, og vi bestræber os på altid at beskytte de oplysninger, vi indsamler. Ingen virksomheder kan garantere 100 procent sikkerhed, men vi har implementeret de fornødne administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsprocedurer, som skal hjælpe med at beskytte alle de personoplysninger, som vi har i vores besiddelse. For eksempel er det kun autoriserede ansatte, der har adgang til personoplysninger, og adgangen er kun tilladt i forbindelse med erhvervsfunktioner. I tillæg hertil anvender vi kryptering, når vi sender dine fortrolige personoplysninger mellem dit og vores system, samt firewall og et system, der forhindrer uautoriseret adgang til dine oplysninger.

Hvordan du får adgang til dine oplysninger
Du har adgang til dine oplysninger følgende steder på denne hjemmeside:

Min konto
Siden Min profil på Egencia tillader medlemmer at se og ændre deres kontoindstillinger. I dine e-mailindstillinger kan du ændre din e-mailadresse og administrere nyhedsbreve og andre abonnementer. Du kan også ændre din adgangskode eller vælge at blive logget på automatisk, når du besøger denne hjemmeside. Du kan tilføje nye rejsende og slette eksisterende rejsende i din profil, opdatere navne, telefonnumre, pasoplysninger og kontaktpersoner ved nødstilfælde for rejsende tilknyttet din profil eller ændre dine rejsepræferencer.

Anmodning om at lukke en konto
Du kan lukke din konto hos Egencia ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Når du lukker en konto, kan du ikke længere logge på eller få adgang til oplysninger, som er tilknyttet din konto, men du kan til hver en tid åbne en ny konto. Vi sender dig en e-mail som bekræftelse på, at din konto er blevet lukket.

Mine rejser
Under Mine rejser på denne hjemmeside kan medlemmer se, opdatere eller slette deres gemte rejseplaner. Hvis du underretter Egencia om, at nogle af dine personoplysninger ikke er korrekte, færdiggjorte eller opdaterede, tager Egencia de nødvendige foranstaltninger for at rette oplysningerne.

Eksterne links
Hvis dele af denne hjemmeside linker videre til andre hjemmesider, som vi ikke ejer eller driver, er disse hjemmesider ikke underlagt denne persondatapolitik. Vi anbefaler, at du gennemlæser de respektive hjemmesiders persondatapolitikker, så du kan få et indblik i deres procedurer for indsamling, anvendelse og videregivelse af personoplysninger.

Her opbevares dine data
Egencia opbevarer og behandler personoplysninger om rejsende i betryggende omgivelser i USA og andre tredjelande. For at kunne behandle oplysninger fra ikke-amerikanske rejsende skal Egencia overføre dine personoplysninger til behandling hos sine partnere og/eller serviceudbydere i USA og muligvis også lande udenfor dit bopælsland (tredjelande). Reglerne om databeskyttelse i disse lande kan afvige fra reglerne i dit land. Egencia vil sikre, at dine personoplysninger er beskyttede i henhold til denne persondatapolitik og de krav, der følger af gældende nationale regler om databeskyttelse, uanset hvor oplysningerne behandles.

For personoplysninger fra Europa og Schweiz, vil Egencia foretage overførslerne i overensstemmelse med denne persondatapolitik og gældende love, herunder igennem sin selvcertificering til EU-USA og Schweiz-USA Privacy Shield-ordningen.

EU-USA og Schweiz-USA Privacy Shield

Egencia LLC har selvcertificeret sin overholdelse af EU-USA og Schweiz-USA Privacy Shield-ordningen som fastsat af det amerikanske handelsministerium vedrørende indsamlingen, brugen og opbevaringen af personoplysninger fra den Europæiske Union og Schweiz. Vi har attesteret at vi overholder Privacy Shield principperne om Oplysningspligt, Valgfrihed, Ansvar for Videreoverførsel, Sikkerhed, Dataintegritet og Formålsbegrænsning, Adgang, og Regres, Håndhævelse og Ansvar. Læs venligst her for nærmere information om Privacy Shield principperne og for at se vores certificering.

Vi vil kun behandle personoplysninger på måder, der er forenelige med de formål, der er skitseret ovenfor i denne persondatapolitik (eller som du senere giver tilladelse til). Vi vil give dig muligheden for at melde fra (opt out), inden at vi anvender dine personoplysninger til væsentligt anderledes formål eller videregiver dem til uafhængige tredjeparter. De yderligere valgmuligheder og midler, som du har til at begrænse brugen og videregivelsen af dine personoplysninger, er angivet i afsnittet “Dine muligheder i forbindelse med indsamling og brug af dine personoplysninger” ovenfor.

Som forklaret i denne persondatapolitik, kan vi videregive dine personoplysninger til tredjeparter, der udfører tjenester på vores vegne. Hvis vi overfører personoplysninger, der er modtaget under Privacy Shield-ordningen, til en tredjepart fuldmægtig eller tjenesteyder, og de behandler dine oplysninger på en måde, der ikke er i overensstemmelse med Privacy Shield-principperne, vil vi fortsat være ansvarlige under Privacy Shield-ordningen, medmindre vi kan bevise, at vi ikke er ansvarlige for den hændelse, der har forårsaget skaden.

Vi kan under visse omstændigheder være forpligtet til at udlevere dine personoplysninger som svar på gyldige anmodninger fra de offentlige myndigheder, herunder for at opfylde nationale sikkerheds- og retshåndhævelseskrav.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger som Egencia LLC har om dig, samt anmode om at vi retter, ændrer eller sletter dem, hvis de er forkerte eller bliver behandlet i strid med Privacy Shield-ordningen.

Hvis du har nogle spørgsmål eller klager vedrørende vores behandling af dine personoplysninger under Privacy Shield-ordningen, bør du først kontakte os på privacy@egencia.com, hvorefter vi vil besvare din henvendelse hurtigst muligt. Hvis ikke vi er i stand til at løse din klage på tilfredsstillende vis, eller hvis vi ikke behandler din klage rettidigt, har vi yderligere forpligtet os til at samarbejde med og handle i overensstemmelse med panelet af europæiske databeskyttelsesmyndigheder (DPAs) og den schweiziske forbunds databeskyttelses- og informationskommissær ved løsningen af alle Privacy Shield klager. Individer kan under visse betingelser også have mulighed for at påberåbe sig voldgift til behandling af klager vedrørende Privacy Shield-ordningen, som ikke er løst af ovenstående virkemidler. Se her for yderligere information vedrørende voldgift.

For at sikre overholdelse af Privacy Shield-ordningen er Egencia LLC underlagt USAs Federal Trade Commissions undersøgelses- og håndhævelsesbeføjelser.

Opbevaring af oplysninger
Vi opbevarer ikke dine oplysninger i længere tid end nødvendigt, og vi gør kun dette i forbindelse med forretningsmæssige eller juridiske formål. Du skal dog være opmærksom på, at vi kan opbevare visse oplysninger, efter du har lukket din konto hos os, hvis dette er nødvendigt for, at vi kan overholde vores retlige pligter, herunder at bevare oplysninger, der kan bruges i forbindelse med skat og regnskabsførelse.

Ændringer til denne persondatapolitik
Egencia kan foretage ændringer i denne persondatapolitik på et senere tidspunkt. Skulle der ske væsentlige ændringer i politikken, gør vi opmærksom på dette via et opslag på vores hjemmeside eller ved at kontakte dig på den e-mailadresse, som du har givet os. Har du spørgsmål til erklæringen om beskyttelse af personoplysninger, bedes du sende os en e-mail via kontaktoplysningerne angivet nedenfor.

Hvordan kontakter du os
Hvis du har spørgsmål til vores persondatapolitik eller vores metoder til behandling af dine personoplysninger generelt, kan du kontakte os på:

  • E-mail: Kundeservice og feedbackformular. Vi vil bestræbe os på at vende tilbage til dig inden for 24 timer.
  • Telefon: Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, kan du ringe til os på tel: +45 70708000
  • Postadresse: Global Privacy Director, Expedia Legal & Corporate Affairs, Expedia, Inc., 333 108th Avenue NE, Bellevue, WA 98004, USA.

Vi vil gerne sikre os, at du som Egencia-kunde har kontrol over din online rejseoplevelse – fra planlægningen og bestillingen af din rejse til den efterfølgende beskyttelsen af dine personoplysninger. Egencias rejseagenter sidder klar til at hjælpe med eventuelle spørgsmål døgnet rundt, 7 dage om ugen. Du kan også altid ringe på det kundeservicenummer, som du fik, da du tilmeldte din virksomhed. I tillæg hertil kan du kontakte rejseleverandøren direkte via nummeret eller adressen, som er angivet i din rejseplan.

Denne persondatapolitik træder i kraft den 18-09-2017.