Egencias persondatapolitik

Har du spørgsmål eller er i tvivl omkring dit privatlivs fred, eller ønsker du at aktivere en rettighed?

Email os customer_service@egencia.dk for at få flere oplysninger. .
Du kan sende en anmodning om at få adgang til eller opdatere dine oplysninger, lukke din konto eller slette dine oplysninger.  Vi vil sørge for, at vores særlige privatlivsteam vender direkte tilbage til dig.

Fortrolighedspolitik
Sidst opdateret: Juni 2018

Indledning
Egencia LLC (“Egencia”) respekterer din ret til privatlivets fred og tager den alvorligt.  Egencia forpligter sig til at beskytte og sikre alle de personoplysninger, du giver os.  Denne fortrolighedspolitik forklarer, hvem vi er, hvordan vi indsamler, bruger og deler personoplysninger om dig, hvordan du kan administrere de oplysninger, du giver os, og udøve dine rettigheder i forbindelse med privatlivets fred, og hvordan vi beskytter dine oplysninger.  Denne fortrolighedspolitik angår vores brug af alle de personoplysninger, vi indsamler fra dig via vores online tjenester, herunder vores hjemmeside, app og online booking API’er (det vil sige online reservationsværktøjer anvendt af vores samarbejdspartnere og udlejere) (“online tjenester“), eller giver os på anden måde (under et betegnet “tjenester” eller “tjenesterne“).

Hvad er Egencias tjenester?
Egencia leverer en pakke med tjenester til administration af rejser, der kan anvendes til planlægning, reservation og administration af erhvervsrejser. Egencia tilbyder dette direkte og/eller via et netværk af dedikerede tredjepartstjenesteleverandører af rejseadministration.  Reservationer kan foretages gennem Egencias tjenester. Vi tilbyder kundeservice gennem vores kundeserviceteam, som hjælper dig med eventuelle problemer i forbindelse med din reservation.

Erhvervsrejseprogram
Din virksomhed har tilmeldt sig Egencias erhvervsrejseprogram for at kunne administrere sine erhvervsrejsebehov. Under dette program kan din virksomhed udpege en Travel Manager (“Travel Manager”) til at administrere behov for rejser for virksomhedens ansatte og en eller flere rejsebestillere (“Rejsebestiller” eller “Travel Director”) til at reservere og administrere rejser for enkeltmedarbejdere (“rejsende”) og ikke-ansatte, hvis virksomheden finder dette hensigtsmæssigt (“gæster”).

Reservationer udført af rejsende
For at reservere og administrere deres egne rejser skal de rejsende været registreret som medlemmer af Egencia eller have en profil indlæst i vores system af Egencias implementeringsteam. I tilfælde af at de rejsende ikke tilmelder sig Egencia, er de afhængige af, at deres Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director reserverer rejserne på deres vegne. Hvis du er en rejsende, vil denne privatlivspolitik gælde for, hvordan vi indsamler og bruger dine personoplysninger, uanset om du selv reserverer og administrerer dine rejser eller gør dette gennem din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director. Som følge heraf refererer vi til dig som den rejsende, hver gang vi refererer til “dig” i denne privatlivspolitik, uanset om du handler på egne vegne eller gennem en Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director, medmindre vi udtrykkeligt anfører andet.

Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors
Selvom denne privatlivspolitik primært er rettet mod rejsende og gæster, gælder den også for Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors.

Alle personoplysninger, som en Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director giver os om sig selv i forbindelse med vores erhvervsrejseprogram, administreres som anført i denne privatlivspolitik. Egencia forbeholder sig dog ret til at kontakte Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors som anført i virksomhedens erhvervsrejseaftale med os (f.eks. i forbindelse med feedback til programmet eller for at diskutere forretningsforholdet eller nye eller opdaterede tjenester). Kontakten kan via telefon, e-mail, sms eller post.

Når Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors reserverer og administrerer rejser på vegne af rejsende eller gæster, skal de have tilladelse fra den pågældende rejsende eller gæst. Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors skal også sikre sig, at den pågældende rejsende eller gæst modtager og gennemlæser denne privatlivspolitik.

Uanset om du reserverer din rejse direkte gennem os eller giver din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director tilladelse til at reservere den på dine vegne, kan autoriserede personer i din virksomhed have adgang til din medlemskontos medlems-ID og navn samt dine rejseplaner og alle andre oplysninger i din konto. De kan endvidere instruere os i at dele disse oplysninger med tredjeparter til journalføring eller andre godkendte formål. Din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director kan også opdatere dine profilindstillinger (bortset fra dit medlems-ID og din adgangskode) og rejsepræferencer i overensstemmelse med de instruktioner, du har givet dem. Din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director kan også se, ændre eller afbestille dine rejseplaner i overensstemmelse med dine instruktioner eller aftaler med dem.

Denne privatlivpolitik anfører Egencias oplysnings-, indsamlings- anvendelsespraksisser. Din virksomheds politikker og praksisser kan være anderledes, og vi står ikke til ansvar for eventuel anvendelse eller videregivelse af dine personoplysninger foretaget af nogen i din virksomhed eller for din virksomheds, Travel Managers, rejsebestillers eller Travel Directors handlinger eller forsømmelser. Hvis du har spørgsmål om måden, hvorpå din virksomhed, Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director behandler dine personoplysninger eller reserverer eller administrerer rejser på dine vegne, bedes du kontakte den relevante repræsentant for din virksomhed eller slå op i din virksomheds privatlivspolitik.

Vigtige oplysninger om hvordan vi anvender dine oplysninger:

  • Vi bruger dine og dine rejsefællers oplysninger med det formål at gennemføre rejsereservationer.
  • Dette inkluderer deling af dine reservationsoplysninger med vores leverandører eller ejendomsudlejere med henblik på, at de kan gennemføre din reservation, og med din virksomhed som en del af dit erhvervsrejseprogram.
  • Vi kan også bestille hos andre tredjepartsleverandører, der leverer ydelser eller funktioner på vores vegne.
  • Hvis du vælger at modtage markedsføringskommunikation, vil vi fortælle dig om særtilbud, der kunne interessere dig, herunder vores loyalitetsprogrammer. Du kan til enhver tid framelde dig via din kontoside.
  • Du kan kontakte os om opdatering af og adgang til dine oplysninger ved hjælp af vores kontaktoplysninger i afsnittet “Kontakt os”.
  • Vi bruger oplysninger såsom cookies til at forbedre din oplevelse med online tjenester og give os analytiske oplysninger til at hjælpe os med at forbedre vores tjenester generelt.
  • En gang imellem, især efter at du har været i kontakt med os, vil vi bede dig om feedback for at sikre, at vi yder den bedst mulige service.
  • Den dataansvarlige for dine personoplysninger er Egencia, LLC.  Egencia opbevarer og behandler dine oplysninger i sikre omgivelser i USA og andre lande. For at kunne levere sine tjenester er Egencia nødt til at overføre dine oplysninger til sine partnere og/eller tjenesteleverandører, så de kan behandles i USA og eventuelt i andre lande uden for dit bopælsland. Du kan have tillid til, at vi træffer de fornødne foranstaltninger til at beskytte dit privatlivs fred og din sikkerhed.

Vi anbefaler dig at læse denne fortrolighedspolitik igennem, så du kan være sikker på at være fuldstændigt informeret.  Hvis du kun ønsker at se et bestemt afsnit af denne fortrolighedspolitik, kan du dog klikke på det relevante hurtige link i menuen.

Hvis du har spørgsmål eller er i tvivl omkring vores brug af dine personoplysninger, bedes du kontakte os via vores email, som findes i afsnittet “Kontakt os” sidst i denne politik.

Eksterne links
Hvis nogen dele af vores online tjenester linker dig til andre websteder eller apps, så vil disse nyligt åbnede links ikke være omfattet af denne fortrolighedspolitik. Vi anbefaler dig derfor at gennemlæse fortrolighedspolitikkerne på disse andre websteder for at forstå deres procedurer for indsamling, brug og videregivelse af personoplysninger..

Hvilke personoplysninger indsamler vi og hvorfor?
De personoplysninger, vi kan indsamle om dig, hører i det store og hele under nedenstående kategorier:

  • Oplysninger, som du giver os direkte

Vi kan bede dig om at give os personoplysninger direkte.  Vi kan for eksempel bede dig om at give os kontaktoplysninger såsom fuldt navn, telefonnummer og e-mailadresse for at:

– muliggøre din rejsereservation

– oprette eller registrere en konto hos os

– muliggøre rejsebestillertjenesten

– give dig de ydelser og oplysninger, du beder om, såsom oplysninger om din reservation

– have et nødkontaktnummer for dig

– opdatere oplysninger i forbindelse med bonusprogrammer eller loyalitetsprogrammer

– tilmelde dig vores markedsføringskommunikation

– sende os forespørgsler.

Du vil også skulle give os dine faktureringsoplysninger (såsom kreditkortnummer, navn på kortindehaver og udløbsdato) for at udføre en betaling.

Du kan også komme ud for at skulle give oplysninger om andre rejsende i din reservation, dine markedsføringspræferencer og andre oplysninger, hvis du deltager i en undersøgelse eller konkurrence. Når du opretter en konto, vil du angive et brugernavn/et medlems-ID og en adgangskode.

Dine personoplysninger kan også knyttes til cookies for at gøre det muligt for vores online tjenester at fungere korrekt, opbevare dine rejsesøgninger på vores online tjenester og indsamle oplysninger om, hvordan du brugte vores online tjenester.  Du kan finde flere oplysninger i vores politik for cookies

Hvis du er en medarbejder, der bruger en firmakonto, en leverandør eller en anden slags samarbejdspartner, kan andre indsamlede oplysninger inkludere arbejdsgiver, medarbejder-ID eller andre relevante oplysninger.

o Særlige kategorier af personoplysninger

Visse slags personoplysninger, såsom identifikationsnumre udstedt af myndigheder og oplysninger om religion, helbred eller seksualitet, anses som følsomme og kræver yderligere beskyttelse i henhold til gældende lovgivning.  Vi begrænser, under hvilke omstændigheder vi kan indsamle følsomme personoplysninger; eksempler på disse oplysninger inkluderer nedenstående:

–     Helbredsrelaterede oplysninger kan være nødvendige for at tilvejebringe egnede overnatningssteder under rejsen og handicapvenlige krav eller udstyrskrav.

–     Identifikationsnumre udstedt af myndigheder, såsom pas- eller kørekortnumre, kan være påkrævede ved reservation af flyrejser eller biludlejning samt andre rejserelaterede reservationer.

–     Andre oplysninger, som du valgfrit kan angive, og som kunne antyde oplysninger såsom religion eller helbred, eller andre oplysninger, såsom kostbehov.

  • Oplysninger givet frivilligt om en eller flere af dine rejsefæller/gæster

Når du reserverer for en anden gennem vores online tjenester, vil vi bede om personoplysninger og rejsepræferencer om den person. Du skal indhente den eller de andre personers samtykke, før du giver os deres personoplysninger og rejsepræferencer.  Din rejsefælles oplysninger vil kun kunne ses og rettes gennem din konto.  Hvis din rejsefælle ønsker at rette eller slette sine oplysninger selv, kan han eller hun kontakte os direkte ved hjælp af oplysningerne anført i afsnittet “Kontakt os” i slutningen af denne fortrolighedspolitik

  • Oplysninger, som vi indsamler automatisk

Når du besøger vores online tjeneste, kan vi automatisk indsamle visse oplysninger fra din enhed.  I visse lande, herunder lande i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, kan disse oplysninger anses som personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

Rent konkret kan de oplysninger, vi automatisk indsamler, inkludere oplysninger som din IP-adresse, din enhedstype, dine unikke enhedsidentifikationsnumre, din browsertype (for eksempel Firefox, Safari eller Internet Explorer), din internetudbyder, dit operativsystem og dit teleselskab.  Oplysninger om henvisende websted eller siden, hvorfra hjemmesiden forlades, samt overordnet geografisk placering (for eksempel på lande- eller byniveau) indsamles også fra brugere af hjemmesiden.

Vi kan også indsamle andre tekniske oplysninger, såsom hvordan din enhed har interageret med vores online tjenester, herunder de viste sider og links, der blev klikket på, altså viste rejser og dato og tidspunkt for disse.

Indsamling af disse oplysninger gør det muligt for os bedre at forstå dem, der besøger vores online tjenester, hvor de kommer fra, og hvilket indhold i vores online tjenester de er interesserede i.  Vi bruger disse oplysninger til vores interne analyseformål og at forbedre vores online tjenesters kvalitet og relevans for vores besøgende, for eksempel til at tilpasse brugeroplevelsen og dine søgninger og vise dig annoncer, der kunne interessere dig. Vi bruger også disse automatisk indsamlede oplysninger til at forhindre og opdage svig og bedrageri.

Nogle af disse oplysninger kan indsamles ved hjælp af cookies og lignende sporingsteknologi, som det forklares nærmere under overskriften “Cookies og lignende sporingsteknologi”.

  • Oplysninger, vi indsamler, når du bruger app

Når du bruger en af vores smartphoneapps, tabletapps eller apps til andre platforme (under et betegnet “app” eller “apps” som relevant), indsamler vi muligvis også:

Oplysninger om funktionaliteten af de apps, du tilgår og bruger. Dette gør det muligt for os at identificere de områder i appsene, der interesserer vores kunder, så vi kan tilpasse og løbende forbedre appsene.

Hver app kan sende os enhedens unikke enhedsidentifikator (eller “UID”), en sekvens af tal eller karakterer, der er unik for din enhed. Dette ville kun ske, første gang appen åbnes, så vi over for vores annoncenetværk kan bekræfte, hvor mange downloads klik på deres respektive annoncebannere og andre markedsføringsværktøjer resulterer i.  Når en e-mailadresse angives, kan vi sammenknytte den med dit nuværende UID/cookie-ID med henblik på at give en sammenhængende oplevelse på dine enheder.

Når du bruger funktionen “Find hoteller tæt på din nuværende placering” eller lignende funktioner, der foreslår relevant indhold baseret på din placering, bruger vi oplysninger om din nuværende placering – som din enhed stiller til rådighed ved hjælp af GPS eller lignende teknologier – for at vise relevant indhold. Vi indsamler ikke placeringsoplysninger, medmindre du udtrykkeligt bruger en placeringsbaseret funktion, og du kan slå placeringsbaseret indsamling fra i din telefons indstillinger når som helst.

Hver app vil også sende os fejlrapporteringsoplysninger, hvis den går ned eller hænger. På denne måde kan vi undersøge fejlen og forbedre stabiliteten af appen i fremtidige udgaver. Som en del af disse fejlrapporter sender appen os oplysninger om mobilenhedens type og version, UID’et, tidspunktet for fejlhændelsen, den anvendte funktion og appens tilstand på tidspunktet for fejlhændelsen. Vi anvender ikke disse oplysninger til noget andet formål end at undersøge og afhjælpe fejlen.

Vi sender dig muligvis push-meddelelser, hvis der skulle ske ændringer i forbindelse med din flyrejse eller rejseplan. I tillæg hertil kan vi sende push-meddelelser med vigtige oplysninger fra din Travel Manager/arbejdsgiver i nødstilfælde. Du kan til enhver tid slå disse tilladelser til eller fra via indstillingerne i din mobiltelefon.

Hvis du vælger “Kontakt en rejsekonsulent” og anmoder om at blive ringet op af en rejsekonsulent under Egencia AssistMe, når denne funktion er tilgængelig, vil appen sende rejsekonsulenten dit kunde-id, dine rejseplansoplysninger og eventuelt andre oplysninger om nylig brug af appen. Dette gøres for at fremskynde interaktionen med kundeservice og skabe en enklere og mere præcis kommunikation.

Du kan altid kontrollere, hvilke oplysninger en app sender til os. Dette kan gøres enten ved at ændre appens indstillinger i dens indstillingsmenu eller ved at ændre indstillingerne for din mobilenhed. Alternativt kan du helt fjerne appen fra din enhed og tilgå vores tjenester gennem vores hjemmeside.

  • Oplysninger, vi indsamler, når du kommunikerer med os via nedenstående metoder

Overvågning og optagelse af telefonsamtaler: Telefonsamtaler med vores kundeserviceteam kan optages eller overvåges til kvalitetskontrolformål, til analyser, for at beskytte os i tilfælde af en juridisk tvist og til personaleuddannelsesformål. Optagelser af telefonsamtaler vil blive opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik.  Alle personoplysninger indhentet fra dig under telefonsamtalen vil blive behandlet i overensstemmelse med bestemmelserne i denne fortrolighedspolitik.

Andre former for online kommunikation:
Alle interaktioner, du har med os gennem vores online tjenester, såsom chat, vil blive optaget og overvåget til kvalitetskontrolformål, for at beskytte os i tilfælde af en juridisk tvist og til personaleuddannelsesformål. Disse oplysninger vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolighedspolitik.

  • Cookies og lignende sporingsteknologi 

Vi bruger cookies og lignende sporingsteknologi (under et betegnet “cookies”) til at indsamle og bruge personoplysninger om dig, herunder til at vise interessebaserede annoncer.  Du kan finde flere oplysninger om den slags cookies, vi og vores leverandører bruger, og hvordan du kan kontrollere cookies, i vores politik for cookies.  Vi kan kombinere de oplysninger, du giver os, med oplysninger, der har med dine transaktioner at gøre, og oplysninger, vi modtager om dig fra tredjeparter, der udfører tjenester på vores vegne.  Oplysningerne modtaget via cookies og lignende teknologier kan gøre det muligt for os at udføre sporing på tværs af enheder og brugeres clickstream-data knyttet til cookierne.

Generelt bruger vi kun de personoplysninger, vi indsamler fra dig, til de formål, der er beskrevet i denne fortrolighedspolitik, eller til formål, vi forklarer dig, når vi indsamler dine personoplysninger.

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  • Vores koncernselskaber vil til tider dele dine personoplysninger med vores datterselskaber inden for Expedia Group-familien anført på expediagroup.com.  I det omfang vores moderselskab og partnerselskaber har adgang til dine oplysninger, vil de følge en praksis, der er mindst lige så restriktiv som den praksis, der er beskrevet i denne fortrolighedspolitik. De vil også overholde gældende lovgivning om overførsel af salgsfremmende kommunikation og som minimum i alle kommercielle e-mails sendt af dem give dig lejlighed til at vælge ikke at modtage flere af den slags e-mails fremover.
  • Tredjepartstjenesteleverandører, der leverer databehandlingstjenester til os (for eksempel for at støtte leveringen af, yde funktionalitet på eller hjælpe med at forbedre sikkerheden i vores online tjenester) eller på anden måde behandler personoplysninger til formål som kreditkortbehandling, virksomhedsanalyse, kundeservice, markedsføring, distribution af undersøgelser eller præmielodtrækninger for at forenkle leveringen af online annoncer tilpasset dine interesser og forebygge svig og bedrageri.  Når tredjepartstjenesteleverandører har adgang til oplysninger, vil de kun indsamle de oplysninger, som er nødvendige for udførelsen af deres funktioner. De har ikke lov til at dele eller bruge disse oplysninger til noget andet formål.
  • Samarbejdspartnere, som vi tilbyder tjenester i fællesskab med, eller som tilbyder tjenester på vores online tjenester.  Du kan se, om en tredjepartssamarbejdspartner er involveret i en tjeneste, som du har anmodet om, hvis deres navn fremgår, enten alene eller sammen med vores.  Hvis du vælger at tilgå disse valgfrie tjenester, vil vi lejlighedsvis dele oplysninger om dig, inklusive dine personoplysninger, med disse partnere. Et eksempel på en samarbejdspartner kunne være et tredjepartsloyalitetsprogram, som du optjener point til ved at reservere.
  • Rejseleverandører såsom hoteller, flyselskaber, biludlejningsfirmaer, forsikringsselskaber, ferieboligudlejere og, når det er relevant, aktivitetsleverandører, togselskaber og krydstogtselskaber, der gennemfører dine rejsereservationer.  Alle tjenester, der leveres af en sådan tredjepartsrejseleverandør, beskrives som sådan.  Bemærk, at disse rejseleverandører også kan kontakte dig efter behov for at indhente flere oplysninger om dig, hjælpe dig med din rejsereservation eller svare på en meddelelse, du har indsendt, i overensstemmelse med deres egen, uafhængige fortrolighedspolitik. Fra tid til anden deler vi anonyme anmeldelser med vores hotelleverandører.  Ved disse lejligheder deler vi ikke anmeldernavne eller kontaktoplysninger, medmindre du udtrykkeligt har givet os lov til det.  Vi er ikke ansvarlige for, hvorvidt hotellet udleder din identitet ud fra din anmeldelse og tager direkte kontakt til dig.
  • Andre inden for virksomheden, såsom din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director som beskrevet oven for i afsnittet “Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors”.
  • Enhver kompetent retshåndhævende myndighed, ethvert kontrolorgan, ethvert offentligt organ, enhver domstol eller enhver tredjepart, hvis det er vores opfattelse, at videregivelse er nødvendig (i) i henhold til gældende love, forskrifter eller forordninger, (ii) for at udøve, dokumentere eller forsvare vores juridiske rettigheder eller (iii) for at beskytte dine eller en anden persons vitale interesser.  For eksempel kræver USA’s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection i henhold til USA’s lovgivning, at visse rejse- og reservationsoplysninger (betegnet Passenger Name Record- eller PNR-oplysninger) om personer, som rejser til eller fra USA eller gennem USA’s luftrum, skal udleveres til dette Department inden afrejsen. Vi kan videregive disse oplysninger til flyselskaber eller andre rejseleverandører, så de kan sende dem til den relevante retshåndhævende myndighed eller regering.
  • Når vi mener, det er hensigtsmæssigt at undersøge, forebygge eller gribe ind over for ulovlige aktiviteter eller aktiviteter mistænkt for at være ulovlige, for at beskytte og forsvare vores virksomheds, kunders eller andres rettigheder, ejendom eller sikkerhed og i forbindelse med vores servicevilkår og andre aftaler.
  • I forbindelse med en virksomhedstransaktion, såsom et frasalg, en sammenlægning, en konsolidering eller et salg af aktiver eller i det usandsynlige tilfælde af konkurs.  I tilfælde af opkøb vil vi informere køberen om, at denne kun må bruge dine personoplysninger til de formål, der står i denne fortrolighedspolitik
  • Enhver anden person med dit samtykke til videregivelse.

Det er ikke muligt for os at anføre hver specifik modtager i denne fortrolighedspolitik på grund af omfanget af modtagere og de hyppige ændringer af disse oplysninger.  Kategorierne af modtagere er forklaret nærmere i underafsnittene af ovenstående afsnit, for eksempel rejseleverandører som hoteller, flyselskaber, biludlejningsfirmaer og aktivitetsleverandører, som gør det muligt for os at gennemføre din reservation.  Hvis du har spørgsmål om deling med tredjeparter, bedes du kontakte os ved hjælp af oplysningerne sidst i denne fortrolighedspolitik.

Ved lejlighed kan vi også dele sammenfattede eller anonyme oplysninger med tredjeparter, herunder annoncører og investorer.  For eksempel kan vi fortælle vores annoncører, hvor mange der besøger vores hjemmeside, eller hvad de populæreste hoteller og destinationer er.  Disse oplysninger indeholder ingen personoplysninger og bruges til at udvikle indhold og tjenester, som efter vores håb vil være interessante for vores brugere.

Hvordan bruger vi dine oplysninger?

Vores retsgrundlag for behandling af personoplysninger (kun besøgende fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde)
Hvis du er en besøgende fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, afhænger vores retsgrundlag for indsamling og brug af personoplysninger beskrevet i denne fortrolighedspolitik af de pågældende personoplysninger og den specifikke sammenhæng, vi indsamler dem i.

Vi vil normalt kun indsamle personoplysninger fra dig, (i) hvis vi har brug for personoplysninger for at gennemføre en kontrakt med dig, (ii) hvis behandlingen er i vores legitime interesse og ikke tilsidesat af dine rettigheder, eller (iii) hvis vi har dit samtykke til det.  I visse tilfælde har vi en juridisk forpligtelse til at indsamle personoplysninger fra dig, for eksempel når det er nødvendigt at bruge din transaktionshistorik til at opfylde vores finansielle og skattemæssige forpligtelser i henhold til loven.

Hvis vi beder dig om at give os personoplysninger for at opfylde et juridisk krav eller gennemføre en kontrakt med dig, vil vi gøre det klart på det relevante tidspunkt og fortælle dig, om det er obligatorisk at give os dine personoplysninger eller ikke (samt de mulige konsekvenser, hvis du ikke giver os dine personoplysninger).

Hvis vi indsamler og bruger dine personoplysninger under påberåbelse af vores eller en tredjeparts legitime interesser, vil denne interesse normalt være at drive vores platform og kommunikere med dig efter behov for at levere vores tjenester til dig, sikkerhedsbekræftelsesformål, når du kontakter os, og vores legitime, erhvervsmæssige interesser, for eksempel ved besvarelse af dine forespørgsler, forbedring af vores platform, udførelse af markedsføring eller med det formål at opdage eller forhindre ulovlige aktiviteter.  Vi kan have andre legitime interesser. Hvis og når det er relevant, vil vi informere dig om, hvad disse legitime interesser er.

Hvordan afgør vi, hvad vores legitime virksomhedsinteresser er?
Vi gennemfører en vurdering for at sikre, at:

(i)        vores interesse i brugen af dine oplysninger er legitim (det vil sige, at vi har et klart                                  virksomhedsbehov)
(ii)       virksomhedens behov alt i alt ikke tilsidesætter dine privatlivsrettigheder.

Når vi afgør dette, vurderer vi de mulige konsekvenser, en specifik anvendelse af oplysningerne kunne have for dig som kunde, og afvejer dette mod vores egne virksomhedsbehov for at sikre, at vi får den rigtige balance. Vi bruger også en række sikkerhedsforanstaltninger til at minimere alle potentielle risici.

I praksis ville vi eksempelvis vurdere, at indsamling af vores kunders markedsføringspræferencer under en reservation er en legitim virksomhedsinteresse for en online e-handelsvirksomhed.  Vi mener, at dette ikke urimeligt påvirker dine privatlivsrettigheder, eftersom du ganske sikkert kunne ønske at høre om vores produkter og tjenester.  For at beskytte dine privatlivsrettigheder sørger vi dog for, at du kan afmelde disse former for kommunikation når som helst i din konto, i e-mailen selv eller gennem kundeservice

I overensstemmelse med ovennævnte retsgrundlag bruger vi de oplysninger, vi indsamler:

  • til at gennemføre de transaktioner, du foretager, såsom reservation af et hotel
  • til at give dig rejsebekræftelser og vigtige rejseopdateringer om din kommende rejse (via e-mail eller sms)
  • til at bekræfte din identitet for at forhindre svig og bedrageri
  • til at administrere din konto, inklusive betalingsbehandling
  • til at kommunikere med dig generelt, især hvis der er en ændring af din reservation
  • til at yde kundeservice relateret til din reservation eller besvare en forespørgsel, du foretager
  • til at administrere og drive Egencias erhvervsrejseløsning
  • til at måle interesse i og forbedre vores produkter, tjenester og hjemmesidefunktionalitet
  • til at give dig besked om særtilbud, kuponer, præmielodtrækninger og rejserelaterede produkter og tjenester, der kunne interessere dig. Du kan modtage disse via e-mail, post eller annoncer på tredjepartswebsteder, inklusive sociale medier
  • til på anden måde at tilpasse din oplevelse med hjemmesiden eller appen
  • til at belønne dig som led i et belønnings- eller påskønnelsesprogram, du vælger at deltage i (uanset om det er vores eller en tredjeparts program)
  • til at indhente oplysninger fra dig, inklusive gennem feedback, som du giver, eller undersøgelser, du gennemfører
  • til at udføre statistiske analyser om brugen af vores hjemmeside, apps og de tjenester, vi tilbyder, for at forbedre alt, hvad vi foretager os
  • til at beskytte vores rettigheder som virksomhed, herunder for eksempel vores immaterielle ejendom
  • til at løse tvister, opkræve gebyrer eller lokalisere og afhjælpe problemer
  • til at undgå aktiviteter, der er ulovlige eller kunne være forbudte
  • til at håndhæve vores vilkår for brug
  • på anden måde beskrevet for dig, når indsamlingen finder sted.

Hvis du har spørgsmål eller brug for flere oplysninger om, på hvilket retsgrundlag vi indsamler og bruger dine personoplysninger, så kontakt os ved hjælp af oplysningerne angivet til sidst i denne fortrolighedspolitik.

Hvordan beskytter vi dine personlige oplysninger?
Vi ønsker, at du skal føle dig tryg, når du bruger vores online tjenester til at foretage rejsearrangementer, og vi forpligter os til at beskytte de oplysninger, vi indsamler. Selvom ingen online tjenester kan garantere fuldstændig sikkerhed, har vi gennemført de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte de personoplysninger om dig, vi indsamler og behandler.  For eksempel bruger vi kryptering, når vi overfører dine følsomme personoplysninger mellem dit system og vores, og vi anvender firewalls og systemer til registrering af indtrængning for at hjælpe med at forhindre uautoriserede personer i at få adgang til dine oplysninger.  Derudover har kun autoriserede medarbejdere tilladelse til at tilgå personoplysninger, og de må kun gøre det i forbindelse med tilladte virksomhedsfunktioner.

Internationale dataoverførsler
Dine personoplysninger kan overføres til og behandles i andre lande end dit bopælsland og uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.  Disse lande kan have andre databeskyttelseslove end dit eget land (og kan i visse tilfælde være mindre beskyttende).  Rent konkret opbevarer og behandler Egencia personoplysninger om rejsende i sikre omgivelser i USA og andre lande. For at kunne levere sine tjenester i forbindelse med behandling af oplysninger om ikke-amerikanske rejsende skal Egencia overføre dine personoplysninger til sine partnere og/eller tjenesteleverandører til behandling i USA og muligvis andre lande uden for dit bopælsland.

Vi har truffet de fornødne sikkerhedsforanstaltninger for at kræve, at dine personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med denne privatlivspolitik, når de overføres uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.  Egencia vil gennemføre sådanne dataoverførsler af personoplysninger fra Europa i henhold til denne privatlivspolitik og gældende lovgivning, inklusive selv-certificering i forhold til rammeaftalerne om privatlivsskjold mellem Den Europæiske Union og USA samt Schweiz og USA.  Vi har desuden aftaler på plads mellem koncernselskaberne, som omfatter strenge vilkår, godkendt af Europa-Kommissionen (kendt som standardkontraktbestemmelser), for dataoverførsler, og som kræver, at alle koncernselskaber beskytter de personoplysninger fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, som de behandler, i overensstemmelse med Den Europæiske Unions databeskyttelseslovgivning.

Vi sørger for, at alle vores tredjepartstjenesteleverandører, som vi overfører oplysninger til, har de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte dine personoplysninger på plads.  Tilstrækkelighedsmekanismen kan være (i) tilstrækkelig landestatus, det vil sige med hjemsted i et land, som Europa-Kommissionen anser som “tilstrækkeligt”, eftersom dets databeskyttelsesstandarder svarer til Den Europæiske Unions, (ii) standardkontraktbestemmelser eller (iii) privatlivsskjoldet mellem Den Europæiske Union og USA samt Schweiz og USA.

Dataopbevaring
Vi opbevarer de personoplysninger, vi indsamler fra dig, når vi har et løbende, legitimt virksomhedsbehov for at gøre det (for eksempel for at yde en tjeneste, du har bedt om, eller overholde de gældende juridiske eller skattemæssige krav eller bogføringskrav).

Når vi ikke har noget løbende legitimt virksomhedsbehov for at behandle dine personoplysninger, vil vi enten slette eller anonymisere dem eller, hvis dette ikke er muligt (for eksempel fordi dine personoplysninger opbevares i sikkerhedskopieringsarkiver), opbevare dine personoplysninger sikkert og isolere dem fra enhver yderligere behandling, indtil sletning er mulig.

Vi vil anonymisere eller sammenfatte dine oplysninger, hvis vi har til hensigt at bruge dem til analyseformål eller tendensanalyser over længere perioder.

Dine oplysningsrettigheder
Som deltager i Egencia-programmet vi du muligvis modtage kommunikation fra os med rejsenyheder og -opdateringer. Du kan framelde dig disse e-mails og nyhedsbreve når som helst gennem din profilside under “E-mailindstillinger” eller ved at fortælle din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director, at du ikke længere ønsker at modtage denne kommunikation fra Egencia. Du har også mulighed for at framelde dig nyhedsbrevene i de e-mails, vi sender. Bemærk, at vi forbeholder os retten til at sende dig anden kommunikation såsom vigtige meddelelser, administrative beskeder og undersøgelser, der enten omhandler din Egencia-konto eller dine transaktioner gennem Egencia. Du har ikke mulighed for at framelde dig denne type e-mails.

  • Du kan se, tilføje, ajourføre eller slette oplysninger på siderne Min profil og Mine rejser samt lukke din konto ved at følge anvisningerne nedenfor.  Hvis du sender en sådan anmodning, har Egencia ret til at bede dig om nødvendig identifikation, inden anmodningen behandles.
  • Du kan også sende os en skriftlig anmodning, hvis du ønsker adgang til de personoplysninger, som vi opbevarer om dig. Hvis du sender en sådan anmodning, har Egencia ret til at bede dig om nødvendig identifikation, inden anmodningen behandles. Du kan sende en skriftlig anmodning om adgang til dine personoplysninger ved at benytte kontaktoplysningerne angivet i afsnittet “Kontakt os”.

Dine databeskyttelsesrettigheder
Hvis du er bosat i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, har du følgende databeskyttelsesrettigheder:

  • Hvis du ønsker at få adgang til, berigtige, ajourføre eller anmode om sletning af dine personoplysninger, gør Egencia det muligt for medlemmer at se og ændre deres kontoindstillinger på siden Min profil. I dine e-mailindstillinger kan du ændre din e-mailadresse og administrere rejsenyhedsbreve og andre abonnementer. Du kan også ændre din adgangskode og vælge at blive logget på automatisk, når du besøger denne hjemmeside. Du kan tilføje nye rejsende og slette eksisterende rejsende i din medlemsprofil, opdatere og rette navne, telefonnumre, pasoplysninger og kontaktpersoner ved nødstilfælde for rejsende tilknyttet din profil samt ændre dine rejsepræferencer.  Du kan også kontakte os ved hjælp af de kontaktoplysninger, du finder i afsnittet “Kontakt os” nederst i denne privatlivspolitik.
  • Hvis du anmoder om adgang til dine personoplysninger, vil vi bekræfte, hvorvidt vi er i besiddelse af disse oplysninger, og forsyne dig med en kopi samt en forklaring af, hvordan vi behandler oplysningerne og hvorfor, hvor lang tid vi opbevarer dem samt dine rettigheder i denne forbindelse.
  • Hvis du anmoder om sletning af dine personoplysninger, sletter vi dem.   Bemærk, at vi er nødt til at beholde alle oplysninger, som er nødvendige for at opfylde vores juridiske forpligtelser eller for at dokumentere, udøve eller bestride en påstand.
  • Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger eller anmode om portabilitet af dine personoplysninger. Du kan som tidligere nævnt også udøve disse rettigheder ved at kontakte os ved hjælp af de kontaktoplysninger, du finder i afsnittet “Kontakt os” nederst i denne fortrolighedspolitik.
  • Du kan anmode om at lukke din konto hos Egencia ved at kontakte os. Når du lukker en konto, kan du ikke længere logge på eller få adgang til oplysninger, som er tilknyttet denne konto, men du kan til hver en tid åbne en ny konto. Som bekræftelse på, at din konto er blevet lukket, sender vi dig en e-mail til den e-mailadresse, der står i din medlemsprofil.  Bemærk, at vi er nødt til at beholde alle de oplysninger, som er nødvendige for at opfylde vores juridiske forpligtelser eller for at dokumentere, udøve eller bestride en juridisk påstand.
  • På samme måde kan du, hvis vi har indsamlet og behandler dine personoplysninger med dit samtykke, trække dit samtykke tilbage når som helst.  Når du trækker dit samtykke tilbage, vil det ikke påvirke retmæssigheden af den behandling, vi udførte inden tilbagetrækningen, og det vil heller ikke påvirke behandlingen af dine personoplysninger udført under påberåbelse af andre lovlige behandlingsgrundlag end samtykke.
  • På samme måde kan du, hvis vi har indsamlet og behandler dine personoplysninger med dit samtykke, trække dit samtykke tilbage når som helst.  Når du trækker dit samtykke tilbage, vil det ikke påvirke retmæssigheden af den behandling, vi udførte inden tilbagetrækningen, og det vil heller ikke påvirke behandlingen af dine personoplysninger udført under påberåbelse af andre lovlige behandlingsgrundlag end samtykke her.

Bedes du kontakte os ved hjælp af oplysningerne sidst i denne fortrolighedspolitik.

Vi svarer på alle henvendelser, som vi modtager fra individer, der ønsker at udøve deres databeskyttelsesrettigheder i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Visning af tilpassede annoncer

Tredjepartsannoncører såsom reklameenheder og erhvervspartnere kan anvende cookies og anden teknologi (f.eks. webbeacons) til at indsamle oplysninger om din online aktivitet. Formålene med at indsamle disse oplysninger er blandt andet at måle og forstå brugen af vores hjemmeside og at analysere og ændre annonceindholdet på denne og andre hjemmesider og tilpasse det til dine tilsyneladende interesser. Vi har ikke adgang til eller kontrol over cookies og andre funktioner, som de måtte anvende, og disse annoncørers praksis for oplysninger er ikke omfattet af denne privatlivspolitik. Du kan læse mere om tredjepartsannoncørerne og om, hvordan du kan undgå at få dine oplysninger indsamlet ved at besøge en af følgende sider:

  • http://www.youronlinechoices.eu/
  • http://youradchoices.ca/choices/
  • http://www.aboutads.info/choices/
  • http://optout.networkadvertising.org/

DNT-signaler og lignende mekanismer. Visse webbrowsere kan sende “Do Not Track”-signaler til hjemmesider, som browseren kommunikerer med. Da der er forskel på, hvordan webbrowsere inkorporerer og aktiverer denne funktion, står det ikke altid klart, om brugere har til hensigt at sende disse signaler, eller om de overhovedet er klar over, at de er der. Deltagerne i de førende organisationer, der fastsætter internetstandarder og beskæftiger sig med dette problem, er ved at afgøre, hvad websteder bør gøre, når de modtager disse signaler, og om de overhovedet skal gøre noget. Egencia har i øjeblikket ingen handlingsplan for håndtering af signalerne. Hvis og når en endelig standard bliver etableret og godkendt, genovervejer vi, hvordan vi skal forholde os til signalerne.

Ændringer i denne meddelelse samt hvordan du kontakter os

Opdateringer til denne fortrolighedspolitik
Ændringer i denne fortrolighedspolitik foretages om nødvendigt som følge af juridiske, tekniske eller forretningsmæssige ændringer. Når vi opdaterer vores fortrolighedspolitik, sørger vi for at informere dig i overensstemmelse med vigtigheden af de ændringer, vi foretager.  Vi beder om dit samtykke til alle væsentlige ændringer i fortrolighedspolitikken, hvis og når dette kræves af gældende databeskyttelseslovgivning.

Du kan se, hvornår denne fortrolighedspolitik sidst blev opdateret, ved at kontrollere “sidst opdateret”-datoen, der vises øverst i denne fortrolighedspolitik.

Hvis du har spørgsmål vedrørende ændringer i denne fortrolighedspolitik, bedes du kontakte os via kontaktoplysningerne herunder.

Sådan kontakter du os
Har du spørgsmål vedrørende vores privatlivspolitik eller vores praksisser i forbindelse med beskyttelse af privatlivets fred generelt, kan du kontakte os på:

E-mail: customer_service@egencia.dk. Vi vil bestræbe os på at vende tilbage til dig inden for 24 timer.

Telefon: Hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, kan du ringe til os på 70708000.

Vi vil gerne sikre os, at du som Egencia-kunde har kontrol over din online rejseoplevelse – fra planlægningen og reservationen af din rejse til beskyttelsen af dine personoplysninger. Egencias rejsekonsulenter sidder klar til at hjælpe med dine Egencia-rejsebehov spørgsmål døgnet rundt, syv dage om ugen. Du kan også altid ringe på det kundeservicenummer, som du fik, da du tilmeldte din virksomhed. I tillæg hertil kan du kontakte rejseleverandøren direkte via nummeret eller adressen, som er angivet i din rejseplan.