Erhvervsrejser gjort enklere

Erhvervsrejsende ændrer rejse på bagsædet af en taxa

Af Lelia Gowland, Principal, Gowland, LLC

Som rejsebestiller for en hurtigt voksende virksomhed er det dit ansvar, at medarbejderne kommer frem til deres destination. Med flere rejsende på farten end nogensinde er dette ansvar vokset, og du står også over for en række hektiske rejseændringer i sidste øjeblik. Måske er du nysgerrig efter at høre, hvor meget nemmere tingene kunne være i samarbejde med en erhvervsrejseudbyder som Egencia?

Her er to forskellige scenarier, som tager udgangspunkt i oplevelsen hos en opdigtet rejsende, der altid er på farten – lad os kalde hende Marie.

Rejsens forløb uden en administreret rejseløsning

Vi starter med at forestille os et scenarie med en rejseløsning uden administration. Marie er en innovativ og kvik medarbejder, og hun tjener mange penge for jeres virksomhed. På trods af sit forretningstalent besidder hun ikke selvsamme grundighed, når hun reserverer rejser.

Hun opfylder sjældent virksomhedens rejseprocedurer, men på grund af hendes VIP-status i virksomheden fortæller din chef, at du bare skal ignorere den sædvanlige procedure og give hende, hvad hun har brug for.

Marie sender dig en e-mail, hvor hun beder dig om at reservere sin rejse til årets vigtigste præsentation. Efter en lang række e-mails frem og tilbage og en stor portion tålmodighed får du endelig de nødvendige oplysninger og kan reservere hendes rejse. Pyha.

Søndag er dagen før den store præsentation, og Marie ringer dig op for at fortælle, at hun ikke når sit fly. Hun er på vej til dyrlægen, fordi hendes elskede hund har fortæret en halv æske chokoladetrøfler. Hun er selvfølgelig ude af den og ved ikke, hvornår hun kan være i lufthavnen.

Du er på vej til din lille nieces danseforestilling, men må gøre ophold undervejs for at undersøge Maries muligheder. Hvis hun kan nå det næste fly kl. 13.00, kan du ombooke hende til en direkte afgang hos et af hendes foretrukne flyselskaber. Hvis hun ankommer senere, ser det ud til, at hun skal vælge mellem en kort mellemlanding i en travl lufthavn eller en flyrejse natten til mandag. Du ser ikke frem til at give hende de dårlige nyheder.

Mens Marie venter på at høre fra dyrlægen, står du standby og venter på at reservere hendes nye rejse.

Netop som du ankommer til forestillingen, ringer Marie for at fortælle, at hun er på vej til lufthavnen. Hunden klarer sig og bliver hos dyrlægen, indtil Marie er hjemme igen. Fra parkeringspladsen reserverer du flyrejsen kl. 13.00 til Marie. Tiden er presset, men hun burde kunne nå det.

Forestillingen skal til at starte, men netop som lysene dæmpes, ringer Marie igen. Fordi du skulle reservere flyrejsen i al hast, glemte du, at Marie faktisk er hendes mellemnavn. Nu passer navnet på billetten ikke til hendes pas, og hun kan ikke få lov til at passere sikkerhedskontrollen. Du er nødt til at forlade salen for at skynde dig ud og rette fejlen.

Efter at Maries navn er blevet opdateret, kan du vende tilbage for at se resten af forestillingen. Du tjekker diskret din telefon undervejs og er lettet over at se en besked fra Marie, der bekræfter, at hun nåede sin afgang.

Rejsens forløb med en administreret rejseløsning hos Egencia

I et alternativt scenarie har jeres virksomhed allerede implementeret og lanceret Egencias rejseplatform.

Eftersom Marie altid er på farten og har høj prioritet, bruger du lidt ekstra tid på at vise hende fordelene ved Egencias system. Hun er glad for at finde ud af, at jo mere hun bruger Egencia, jo bedre vil platformen huske hendes præferencer. Det giver personlige søgeresultater, som prioriterer hendes foretrukne flyselskab, lufthavne, destinationer for mellemlanding og rejsetider.

Klokken er 04.00 om natten, men Marie kan ikke sove. Hun beslutter sig for at arbejde lidt med hendes elskede hund ved sin side. Når hun logger på Egencias platform, kan hun uden problemer reservere alle rejsens komponenter hver for sig direkte fra sin bærbare computer.

Takket være platformens brugervenlige grænseflade kan hun være sikker på at reservere i overensstemmelse med rejsepolitikken og ikke overse nogen oplysninger. Alle hendes loyalitetskort er allerede lagt ind i systemet, så hun kan også være sikker på at optjene point, uanset hvilken virksomhed hun reserverer igennem. Marie reserverer en vinduesplads med ekstra benplads, et Deluxe-værelse på sin foretrukne hotelkæde og en sedan i hybridmodel.

Morgenen efter godkender du Maries rejse fra din telefon med to hurtige tryk i appen.

På afrejsedagen om søndagen får hendes hund fat i noget chokolade, hvilket medfører, at Marie må tage til dyrlægen og ikke når sit oprindelige fly. Heldigvis kan hun nemt ombooke sin flyrejse til kl. 13.00 via Egencias app, mens hun sidder i dyrlægens venteværelse, i stedet for at forstyrre din søndag. Max Altschuler hos Outreach siger følgende om virksomhedens rejseløsning: “Vores kundechefer vil gerne sikre, at de kan åbne en app, hvor alt er centraliseret, og hvor de kan finde alle de oplysninger, de har brug for.” Det er det samme for Marie.

Hun ved, at hun vil blive lidt rastløs ombord, så hun skifter til en gangplads, så hun kan komme op og strække benene undervejs. Eftersom hun bruger Egencias platform, kan hun anmode om at tilsidesætte virksomhedens rejsepolitik vedrørende reservationer i sidste øjeblik, og platformen sender dig en varsel med det samme.

Med få tryk på din telefon kan du tilsidesætte rejsepolitikken og godkende Maries anmodning om ændringer i sidste øjeblik – alt sammen fra parkeringspladsen inden danseforestillingen.

Med Egencia er det nemt for Marie at opdatere sin rejse selv, så du i stedet kan være nærværende med din familie og nyde forestillingen.

Forskellen med Egencia 

Takket være Egencia kunne både du og Marie undgå en frustrerende korrespondance frem og tilbage vedrørende rejseændringer.

Marie kunne selv indtaste sit navn, så der ingen fejl er i de personlige oplysninger. Hvis hun havde haft brug for at ændre sin flyrejse igen, kunne hun havde udforsket alle sine muligheder og sorteret flyrejserne på Egencias mobilapp efter rejsetid, afrejsetidspunkt eller ankomsttidspunkt. Du ville ikke behøve at forklare hende alle mulighederne over telefonen.

Det er uundgåeligt at støde på uforudsete udfordringer under erhvervsrejser, men med Egencia har de rejsende mulighed for at foretage de nødvendige ændringer undervejs for at nå frem til deres destination.

Ved at samarbejde med en erhvervsrejseudbyder kan du rent faktisk administrere rejser frem for at fokusere på de mindste detaljer for hver enkelt rejsende. Egencia giver jer nyttig indsigt i medarbejdernes rejsebehov, -vaner og -tendenser. Det er også nemmere end nogensinde at opfylde jeres sikkerhedsforpligtelse. Det er muligt at finde jeres rejsende på få sekunder via funktionen sporing af rejsende direkte i appen.

Egencia gør erhvervsrejser nemmere og mere behagelige for de rejsende, der altid er på farten, og for virksomhedens rejseansvarlige og rejsebestillere.

Se, hvorfor den hurtigt voksende virksomhed Splunk har valgt Egencia for at gøre deres medarbejderes reservationer nemmere, så de kan bruge mindre tid på administration og mere tid på deres arbejde.