Skip to main content

Vi gør afregningsdelen bag erhvervsrejser nemmere

Erhvervsrejsende roder stadig med papir, når de indsender deres rejseafregning

3 min
Posted: 27 July 2021
Business-traveller-buried-in-expense-receipts

Forestil dig en erhvervsrejsende, der indsender deres rejseafregning med flybilletter, billeje, tøjrensning, parkeringsudgifter, taxakørsel og måltider. Ser det sådan her ud: find kvitteringer, match dem med de faktiske udgifter, tape eller hæft dem sammen og scan? Faktisk frygter folk rejseafregningsindberetning mere end forretningsmøder. Egencia har gjort det nemmere og hurtigere for rejsende, rejseansvarlige og virksomheder at indberette deres rejseafregning ved at placere alt det, den rejsende har brug for, på ét sted – fra hvorvidt udgifterne er transaktionsbaserede eller fradragsberettigede til godtgørelse. Rejsende og rejseansvarlige kan dog stadig gøre det endnu mere effektivt, når de indsender deres rejseafregning.

Hvordan kan erhvervsrejsende forbedre afregningsoplevelsen?

Ifølge Egencia Business Travel and Technology Survey indsender 41 % af de globale erhvervsrejsende deres rejseafregning i papirform, når de vender tilbage fra deres erhvervsrejse. Kun 34 % indsender det via online portaler til rejseafregning, og 19 % bruger mobilapps. I gennemsnit bruger en almindelig erhvervsrejsende 22 minutter på at afregne udgifter for en tre dages erhvervsrejse – det er dobbelt så meget tid, end de ønsker at bruge på det. Faktum er, at brugeroplevelsen ikke er blevet meget anderledes trods indførelsen af nye apps og online portaler til rejseafregning. De fleste udgiftssystemer er primært udviklet med henblik på at gøre regnskabsdelen lettere. Brugernes behov kommer i anden række. Selvom det ikke kan ændres på én dag, kan både chefer og medarbejdere gøre deres for at forbedre oplevelsen og spare værdifuld tid. Opfordrer man alle rejsende til at bruge firmakort, skal virksomheden bruge mindre tid og energi på at samle folks spredte afregninger fra almindelige rejseudgifter og nødvendigt forbrug, som for eksempel måltider. 33 % af erhvervsrejsende bruger lige nu kun personlige kreditkort, hvilket også gør det mere kompliceret at trække virksomhedsudgifter fra.

Hvordan kan virksomheder og rejseansvarlige forbedre afregningsoplevelsen?

Rejseansvarlige og virksomhedsejere, der ønsker at forenkle indsendelsesprocessen, bør også overveje at benytte en leverandør af afregningsløsninger, der lader rejsende synkronisere deres online/mobilløsninger med deres firmakort eller personlige kreditkort. Samler man kreditkorttransaktionerne direkte i et udgiftssystem med bare ét klik, gør det hele oplevelsen meget nemmere for den rejsende. 36 % af de rejsende siger, at indsamling af kvitteringer fra måltider, billeje og underholdning er det værste ved at skulle indsende deres rejseafregning, når de kommer hjem fra en erhvervsrejse. Denne løsning gør det også nemmere for rejseansvarlige, når virksomhedens rejsedata skal afstemmes med virksomhedens regnskab og skatteindberetning. Ifølge Charlotte Business Journal [1] har 25 % af medarbejdere lavet fejl eller begået brud på reglerne i deres afregningsrapporter, såsom forkerte udgifter, fejlagtig angivelse af virksomhedsudgifter og for upræcis indberetning af personlige og tilfældige udgifter. Som en følge heraf anbefalede revisionen, at man – sammen med andre tekniske forbedringer – linkede et firmakort til afregningssystemet.

Forbedret afregningsoplevelse med Egencia

For at gøre rejseafregning nemmere for alle parter og give rejseansvarlige og rejsende mere tid har Egencia samlet alt, som brugere behøver for at gøre indsendelse af rejseafregning nemmere, dvs. rejsereservationer, kreditkorttransaktioner og rejseafregning, på ét sted. Vi samarbejder med små virksomheder og internationale firmakonti for at sikre, at virksomhedsaktiviteter og egentlige udgifter fremover bliver nemmere at registrere. Skatteindberetning bliver også meget nemmere, når alle skattefradrag og udgifter er klar til at bliver indberettet.

En anden vigtig del af Egencias afregningsløsning er Egencias Open Connect Platform. Platformen udvider markedet for leverandører af afregningsløsninger ved at sikre, at dataoverførslen mellem parterne foregår gnidningsløst. Egencia Open Connect Platform vokser hastigt og har indtil nu 29 partnere, herunder Coupa, Expensify, Microsoft og Mobile Expense.

[1] Erik Spanberg. "Audit: 25 percent of city workers tested had errors in expense reports", Charlotte Business Journal, 2017.

Var denne side nyttig?
0

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.