Egencia styrker overholdelse af rejsepolitikken og automatisk godkendelse for Alexander Mann Solutions

Kvindelig erhvervsrejsende holder smartphone

Alexander Mann Solutions er et verdensomspændende firma, der hjælper virksomheder og enkeltpersoner med at udnytte deres potentiale gennem talentrekruttering og -pleje for over 100 toneangivende foretagender i over 90 lande og på 40 sprog.

Med mere end 4.000 ansatte over hele verden tilbyder Alexander Mann Solutions en unik kombination af outsourcingløsninger og en lang række konsulent- og specialistydelser.

NØGLERESULTATER

  • Online andel: 89,9%
  • Overholdelse af rejsepolitik: 87,4%
  • Besparelser på firmaaftaler for fly og hotel: Over 70.000 USD
  • Besparelser på onlinegebyrer: Over 110.000 USD

UDFORDRINGEN

Erhvervsrejser hos Alexander Mann Solutions foregår som regel i forbindelse med en kunde eller et bestemt projekt.

Alexander Mann Solutions efterlyste en godkendelsesproces med mulighed for godkendelse pr. projekt, pr. specifik kunde eller interne rejser snarere end godkendelse fra en linjechef. Ideelt set skulle løsningen indarbejde en metode til at identificere projektkoder for hver rejse,  så godkenderen ville få indsigt i oplysningerne som en del af godkendelsesprocessen. Det ville også gøre virksomhedens økonomiafdeling i stand til at tilknytte og afstemme udgifter på en hensigtsmæssig måde.

LØSNINGEN

Egencias platform til administration af rejser giver kunden fleksibilitet i forhold til opsætningen af godkendelse, så den passer til virksomhedens rejsemønstre, såsom godkendelse af alle rejser eller afvisning af rejser, der ikke overholder virksomhedens rejsepolitik.

Egencia tilbyder også funktioner som godkendelse på flere niveauer, undtagelser for rejser i sidste øjeblik, godkendelse med forskellige krav til forskellige produkter (fly, hotel, billeje og tog) og rejsepolitikgrupper, godkendelsesindstillinger for indenrigs- og internationale rejser samt indsigt i rejser, der afventer godkendelse for både godkenderen og virksomhedens rejseansvarlige.

For at understøtte Alexander Mann Solutions’ behov implementerede Egencia et workflow med projektbaseret godkendelse i april 2017. Rejsende og rejsebestillere kan vælge det relevante projekt eller den relevante kunde på afslutningssiden for reservationen. Dette udløser et automatisk godkendelsesworkflow til den pågældende godkender for projektet eller kunden i forbindelse med reservationer foretaget online og offline. Hvis en godkender er væk fra kontoret, er der også mulighed for at tildele en stedfortræder for godkenderen, som kan reagere på godkendelsesanmodninger.

Egencias kunder har mulighed for at oprette så mange rejsepolitikgrupper, som de har brug for. Du kan anvende en tilpasset rejsepolitik for bestemte teams, grupper eller enkeltpersoner. Inden for hver rejsepolitikgruppe kan kunder tilpasse dagspriser, tidlig bestilling eller en lang række andre kriterier, såsom kabineklasse, foretrukne leverandører og pris.

Så snart en rejsepolitik er oprettet, er det øjeblikkeligt synligt for rejsende samt Egencias rejsekonsulenter, hvad der overholder, og hvad der ikke overholder rejsepolitikken, inden de reserverer. Når du foretager en ændring, bliver den øjeblikkeligt overført til alle reservationskanaler (app, hjemmeside og kundeservice).

Takket være Egencias tilpassede løsning til virksomhedens rejsepolitik har Alexander Mann Solutions opnået en overholdelse af rejsepolitikken på 87,4% kombineret med en høj online andel på 89,9%.