Den ultimative guide til at hjælpe jer med at optimere virksomhedens erhvervsrejseløsning

Mand står foran pilesymboler, der indikerer 2018 og 2019

Efterhånden som året går på hæld, er det på tide at tage et skridt tilbage og revurdere jeres erhvervsrejseløsning. Hvad fungerede godt i året, der gik? Hvor er der plads til forbedring? Hvor kan I effektivisere arbejdsgangene? Hvordan opnår I yderligere besparelser? Grib muligheden her ved årsskiftet til at kigge nærmere på markedets tendenser og forudse de fremtidige rejsebehov i jeres virksomhed. Det er desuden en mulighed for at vise den øverste ledelse, at rejseløsningen har strategisk værdi og ikke blot er endnu en post i budgettet. Jo bedre I er til at planlægge, jo bedre resultater vil I opnå på sigt.

Hvordan kan I finde nye idéer til at forbedre effektiviteten og opnå flere besparelser i rejseløsningen? Vores rejsekonsulenter har lavet den ultimative guide til at hjælpe jer med at optimere jeres rejseløsning i det nye år. Her er fem vigtige fokusområder, når I skal forberede jeres strategi for rejseløsningen for 2019.

Sørg for at involvere den øverste ledelse

Hvordan beviser du dit værd som rejseansvarlig og sikrer accept fra den øverste ledelse? Du kan gå strategisk til værks og planlægge, hvordan du vil præsentere dine idéer for ledelsen.

Først skal du sørge for, at du har sat dig ind i ledelsens målsætninger og planer for det kommende år. Når du har et overblik, kan du undersøge, hvordan jeres rejseløsning får en positiv indvirkning på bundlinjen:

  • besparelser og mere effektive indkøb
  • rejsebehov, der matcher virksomhedens vækstmål
  • risikostyring
  • fastholdelse af dygtige medarbejdere

Derefter skal du beslutte, hvordan du bedst deler denne information med hele virksomheden. Hvilke interne og eksterne kanaler er til rådighed? Sørg for, at du tilpasser dit budskab og vælger den rigtige kanal til dine modtagere. Find ud af, hvilke intranet, extranet, nyhedsbreve eller sociale medier der er mest populære hos de rejsende og ledelsen. Det er også en god idé at deltage i møder, hvor du kan tale direkte til ledere og beslutningstagere.

Til sidst skal du følge op med dine resultater. Vis, hvordan rejseløsningen er tilpasset virksomhedens vigtigste nøgletal. Benyt de forskellige værktøjer til dataanalyse, som gør det let at producere og dele opdateringer om, hvordan rejseløsningen klarer sig.

Brug alle jeres data

Vi lever i en digital verden, hvor data har enorm betydning. Hvor godt administrerer og bruger du alle de oplysninger, der er tilgængelige gennem online, offline og mobile datakilder?

Din metode til at indsamle og bruge data er afgørende for din succes og har indflydelse på bundlinjen. For at lykkes er du nødt til at finde ud af, hvilke oplysninger du har brug for, analysere dine data, oprette nyttige rapporter og udvikle en handlingsplan. Glem ikke at fokusere på de vigtigste områder, især hvis dataanalyse er et nyt element i jeres rejseløsning. Definér tre til fire fokusområder, og gå i dybden med disse.

Sørg for, at du definerer de vigtigste nøgletal, såsom online andel, overholdelse af rejsepolitikken, mobilbrug eller antallet af fuldtidsmedarbejdere pr. rejse. Find ud af, hvilken type data du har brug for til at træffe velovervejede beslutninger. Det er for eksempel ikke nødvendigt, at alle medarbejdere rejser til det samme møde eller er afsted lige længe. Hvordan finder du ud af det? Har du overvejet andre muligheder som for eksempel endagsrejser og enkeltbilletter?

Når du har samlet alle dine data, er det tid til at analysere. Datavisualisering og prognoseanalyser har revolutioneret branchen og hjælper med at transformere det, der traditionelt er blevet betragtet som et costcenter, til en strategisk del af virksomheden. Værktøjer såsom Egencia Analytics Studio samler alle jeres data på ét sted og giver et tydeligt overblik over resultaterne af jeres rejseløsning. Disse værktøjer fremstiller jeres nøgletal visuelt, hvilket gør det lettere at forstå, hvordan dine beslutninger påvirker bundlinjen.

Alle virksomheder har deres egne metoder til at rapportere bestemte nøgletal. Uanset om det handler om, hvordan du beregner overholdelse af rejsepolitikken, ser i hvilke tilfælde rejsepolitikken ikke bliver overholdt, eller sætter prislofter for måltider, er du nødt til at indarbejde jeres rejseudgifter og tabeller med valutakurser. Vores rejsekonsulenter kan hjælpe dig med at udvikle en skræddersyet visualisering af jeres rejseløsning med alle de nødvendige oplysninger.

Endelig må du ikke glemme at angive, hvor ofte du har brug for rapportering. Er du sikker på, at du får tilstrækkelige oplysninger med månedlig rapportering? Ville du få mere ud af en dybdegående analyse hvert kvartal?

Fokuser på jeres investeringsafkast frem for prisen

Lad os bare sige det, som det er – det er dyrt at rejse. Flyselskaber, biludlejning, hoteller og måltider løber hurtigt op. Derudover er der alle de skjulte omkostninger, såsom gebyrer for at ændre en reservation eller rejser i årets travleste perioder, tab af produktivitet, missede møder på grund af forsinkede eller aflyste flyrejser, ekstra skatter eller gebyrer for bagage ved gaten for nogle flyselskaber. Derfor er det så vigtigt at tage hensyn til alle omkostninger i jeres rejseløsning og fokusere på at opnå det bedste investeringsafkast.

Du kan starte med at tage et kig på jeres rejsebehov med nye øjne. Lav en liste over alle de ting, der er vigtige for virksomheden og medarbejderne. Samarbejd med virksomhedens forskellige afdelinger for at reducere antallet af unødvendige rejser. Ikke alle møder behøver at foregå ansigt til ansigt. I nogle tilfælde er et opkald eller et videomøde lige så effektivt. Hvis virksomheden arrangerer mange begivenheder og konferencer, må du ikke glemme at inkludere disse tal i din globale planlægning.

Sørg for, at du bruger alle erhvervsrejsebureauets rapporteringsværktøjer til at identificere rejsemønstre. Hvilke destinationer er de mest populære? Hvilke ruter er de mest hyppige? Brug disse data til at kigge på jeres foretrukne leverandører med nye øjne. Det er en fordel at planlægge så langt frem som muligt og forhandle langsigtede kontrakter, som ikke skal fornyes hvert år.

Vær åben og fleksibel i forhold til at forhandle priser og faciliteter til jeres rejsende. Mange hoteller er gået over til at give en procentvis rabat frem for en fast rabat. Det skal du ikke lade dig skræmme af. Denne model kan lette tidskrævende forhandlinger og udbudsprocesser med hotellerne. Endnu engang er det vigtigt at fokusere på data og rejsemønstre. Find frem til de mindre besøgte destinationer, hvor denne tilgang kan betale sig. I disse byer kan I reducere omkostningerne ved at sætte et prisloft pr. by på udgifter til hotelophold.

Gør brug af risikostyring

Naturkatastrofer, sygdomme, ulykker, politisk urolighed og terrorisme udgør en risiko for både de rejsende og resten af virksomheden. Er jeres virksomhed forberedt på disse hændelser? Ved medarbejderne, hvordan de skal handle i en nødsituation?

Sørg for, at jeres politikker og handlingsplaner i nødstilfælde er opdaterede med klare og tydelige retningslinjer til håndtering af hændelser derhjemme og på farten. Tid er afgørende i en kritisk situation. I er nødt til at vide, hvor medarbejderne befinder sig, og hvordan I kontakter dem. Sørg for, at de rejsende opdaterer deres profiler og rejseplaner med et mobilnummer og andre kontaktoplysninger, så I hurtigt kan få fat på dem. Eksterne firmaer inden for rejsesikkerhed som for eksempel International SOS giver endnu mere ro i sindet til rejsende, der er på farten.

Moderne deleøkonomi skaber endnu en forhindring i forhold til erhvervsrejser. Selskaber som Uber og Lyft samt brugen af alternativ indkvartering skaber nye udfordringer for virksomheder, der prøver at sikre medarbejdernes sikkerhed og overholdelse af gældende standarder. Sørg for, at jeres rejsepolitik tydeligt forklarer virksomhedens holdning og politikker i forhold til disse tjenester, og glem ikke at opdatere den.

Klik her for at læse mere om Egencias løsninger til sikkerhed for de rejsende.

Se på jeres rejseløsning med nye øjne

Det er vigtigt at have en strategisk tilgang til forbedringer af rejseløsningen. Årsskiftet er en oplagt lejlighed til at træde et skridt tilbage fra jeres daglige arbejdsgange og kigge på andre områder, der kunne trænge til forbedring.

Har du nogensinde overvejet, at bruge jeres rejsepolitik som rekrutteringsværktøj? En vellykket rejseløsning har stor værdi i forhold til at rekruttere og fastholde talentfulde medarbejdere i vigtige stillinger. Du kan forhandle yderligere tjenester som for eksempel fast track i lufthavnen, adgang til lounger, fleksibel tilrettelæggelse eller særlige priser, der gør erhvervsrejser mere attraktive. Samarbejd med jeres HR- og kommunikationsafdeling for at sikre, at rejseløsningen stemmer overens med virksomhedens kultur og politikker. Dette vil også være med til at øge overholdelsen af rejsepolitikken.

Hvis bæredygtighed og miljø er vigtige elementer i jeres virksomhedskultur, er det også vigtigt at sikre, at rejsepolitikken afspejler dette. Er det muligt at opfordre til at tage toget frem for at flyve? Eller kan I overbevise de rejsende om at dele en udlejningsbil? Du kan også sørge for, at jeres foretrukne samarbejdspartnere gør alt, hvad de kan, for at reducere deres aftryk på miljøet.

Hvert nyt år bringer nye udfordringer og nye muligheder. Vi opfordrer jer hermed til at gennemgå jeres rejseløsning med disse fem trin, og vores rejsekonsulenter står klar til at hjælpe undervejs.