Business as unusual: Seks tips til at håndtere uforudsigelighed inden for erhvervsrejser

Den uge, der begyndte den 7. november 2016, skulle blive rigtig interessant.

Tirsdag den 8. november bekendtgjorde den indiske premierminister, at 500 og 1.000 rupi-pengesedlerne var blevet ugyldige. Samme dag vandt Donald Trump præsidentposten i USA, efter at have gjort et stort nummer ud af sine protektionistiske holdninger under valgkampen.

Onsdag den 9. indførte Canada nye rejseregler, som betyder, at rejsende, der ellers er fritaget for visum, skal være i besiddelse af en elektronisk indrejsetilladelse, før de stiger på et fly mod Canada.

Endelig sluttede ugen med en naturkatastrofe i New Zealand, hvor et jordskælv med en styrke på 7,8 ramte Sydøen. Det betød skader for mange millioner dollar, samtidig med at en række vigtige transportforbindelser blev afskåret.

Alle sammen hændelser, der fik konsekvenser for de virksomheder, der havde rejsende udsendt til de enkelte lande. Men det her er bare en tilfældigt udvalgt uge for at vise, at når det handler om at få erhvervsrejser til at glide problemfrit og bidrage til at opnå virksomhedens målsætninger, er der ikke noget, der hedder business as usual.

Og her taler vi ikke engang om alle de mindre ting, der kan gå galt i hverdagen, som kan påvirke erhvervsrejser. Det kan være flyændringer, trafikkaos og andet, som kan få en veltilrettelagt rejse til at køre af sporet.

Så hvordan kan Travel Managers og rejsebestillere holde sig informerede omkring ændringer? Herunder finder du vores seks tips til at være på forkant med ændringer og håndtere pludseligt opståede rejsesituationer:

 

1. Hold kontakten med jeres erhvervsrejsebureau

At have support døgnet rundt, også uden for den normale arbejdstid, kommer virkelig til sin ret, når der sker ændringer, der påvirker rejseplanerne – især hvis jeres rejsende er på farten. Med en døgnåben service hele året rundt i mere end 65 lande er jeres rejsende sikre på at komme hjem så hurtigt og problemfrit som muligt. Egencia vurderer at have sparet forretningsrejsende for 22.000 timer i 2015 gennem sin funktion Hjælp i mobilappen.

2. Hold jer ajour i forhold til rejsevarsler

De forskellige tweets fra EU-landenes og USA’s udenrigsministeriers Twitter-konti er en rigtig god kilde til rejseoplysninger fra hele verden, der dækker både natur- og menneskeskabte katastrofer, såvel som anden rejserelateret information.

3. Sortér informationen

Alle behøver ikke at vide alt. En strøm af rejseadvarsler og anden information kan gøre, at den rejsende bliver ligeglad efterhånden og slukker hver gang, der kommer en meddelelse, og på den måde går glip af en vigtig besked. Derfor er det vigtigt at sortere i informationen, så den kun når frem til de relevante modtagere. Ideelt set sender jeres erhvervsrejsebureau automatiske varsler, der kun er henvendt til rejsende, som befinder sig i de påvirkede områder, snarere end til alle rejsende.

4. Brug rejseapps

Når der opstår problemer i det daglige, er det helt afgørende at have et kommunikationsredskab i hånden på jeres erhvervsrejsende. En rejseapp fra jeres erhvervsrejsebureau som f.eks. Egencia-appen giver rejsende besked, hvis deres fly er forsinket eller aflyst, og opregner næste mulige skridt for at komme videre på rejsen som for eksempel en ombooking til en senere flyafgang.

5. Find troværdige og anerkendte samarbejdspartnere

Risikostyring for de rejsende bliver vigtigere og vigtigere, og risikostyringskonsulenter kan hjælpe virksomheder med ekspertrådgivning på dette område. Egencia har i mange år arbejdet sammen med leverandører som International SOS, der er leveringsdygtige i relevant information til rejsende, før de tager afsted. Det er også vigtigt, at erhvervsrejsebureauet har systemer, der fortæller, hvor jeres rejsende efter planen befinder sig, og at etablere back office-procedurer, så I kan reagere på behørig vis hvis/når, der er behov for det.

6. Få feedback fra de rejsende

De mest nyttige oplysninger en Travel Manager eller rejsebestiller råder over, er ofte indsamlet fra deres egne rejsende, snarere end udenforstående tredjeparter. Hvis du som Travel Manager ikke allerede efterspørger feedback fra de rejsende, bør du indsamle tilbagemeldinger om hoteller og lokale aspekter, der kan påvirke rejsen. På den måde kan I dele erfaringerne med andre ansatte, der skal til samme destination, såsom information om hvilke restauranter og barer, der er sikre.