Baggrund

Vi er klar over, at erhvervsrejser er en nødvendig udgift i alle virksomheder, men vi kan hjælpe jer med at holde styr på jeres rejseudgifter og finde besparelsesmuligheder. Vi er også klar over, at hver en øre tæller i en velgørenhedsorganisation eller en mindre virksomhed, og at der ikke kan ses stort på rejseudgifterne.

En velgørenhedsorganisation, der er fuldstændigt afhængig af indsamlede midler, skal få pengene til at række til mange forskellige formål, og organisationen skal være omhyggelig med at opgøre sit forbrug.

Det var behovet for at få overblik over rejseudgifterne og kontrol med rejsepolitikken, der fik en britisk NGO til at søge en erhvervsrejseløsning. Velgørenhedsorganisationen, som fremmer inklusion og positivitet ved et årligt globalt arrangement, havde brug for at administrere sine rejseudgifter på en mere hensigtsmæssig måde.

Udfordringen

Velgørenhedsorganisationen, der hylder rummelighed og mangfoldighed, har en mission om at favne alle mennesker med positivitet og accept. En del af kampagnen for denne mission omfatter en årlig global festweekend. Arrangementet, som koster NGO'en op mod 95.000 GBP, omfatter optrædener af musikere fra hele Storbritannien. 

Den årlige festligholdelse betyder, at der skal planlægges en masse, og organisationen benytter sig af en dedikeret skare af frivillige hjælpere. Det indebærer også, at der skal bookes en række forskellige kunstnere til at optræde år efter år. Både kunstnerne og de frivillige kan være nødsaget til at rejse, og derfor skal de reservere deres muligvis eneste årlige rejse.

Det var derfor også meget vigtigt at få et overblik over virksomhedens rejseudgifter. Velgørenhedsorganisationen ønskede, at alle de indsamlede midler blev brugt så fornuftigt som muligt og skabte størst mulig værdi for virksomheden. Manglende overholdelse af rejsepolitikken og reservationer, der ikke var de billigste, var blevet et problem, som var svært at administrere.     

Styr på omkostningerne

Hovedparten af reservationerne omfattede afholdelsen og forberedelsen af den årlige festweekend, men planlægning, kampagner og pressekontakt foregik også i løbet af året. For at få et bedre overblik over udgifterne, spare tid og penge samt udvikle en klar rejsepolitik for de nødvendige rejser besluttede NGO'en at samarbejde med en erhvervsrejseudbyder.

Egencia støttede velgørenhedsorganisationen i arbejdet med at definere og introducere en rejsepolitik for at skabe overblik og ensartethed i forbindelse med udgifterne. Besparelser på erhvervsrejser var førsteprioriteten, og den nye rejsepolitik fordrede, at alle rejser skulle reserveres til den laveste tilgængelige pris. Egencias platform gjorde det derefter muligt at inkorporere rejsepolitikken i reservationsværktøjet, hvilket gjorde det nemmere for de rejsende at overholde den.

Velgørenhedsorganisationen kunne gennem Egencias enorme hoteludbud finde lavere overnatningspriser, end der tidligere havde været adgang til. Disse foretrukne priser var en stor forbedring af tidligere søgeresultater, hvilket gjorde det muligt for organisationen at spare penge på hoteller både under planlægningen (kampagner og tilrettelæggelse) og under selve arrangementet.

"Det gav os kæmpe besparelser, eftersom Egencias priser er så konkurrencedygtige. Der er et godt udbud, som giver ro i sindet,"

Ved at tilpasse sin rejsepolitik, rejseplatform og retningslinjer sparede velgørenhedsorganisationen en tredjedel på sine årlige rejseudgifter.

Overblik over forbruget

Et bedre overblik over udgifter til rejser gennem datavisualiseringsrapporter i Egencia Analytics Studio har været en fordel for velgørenhedsorganisationen, som har sparet tid og penge. NGO'en kan gennem data få et overblik over, hvor pengene er blevet brugt, måle forbruget i forhold til budgettet og de relevante arrangementer og fakturere korrekt – alt sammen fra samme platform.

"Egencia skabte struktur og ensartethed i forbruget. Det har været en øjenåbner at introducere rapportering og overblik over udgifterne. Når man ikke benytter en erhvervsrejseudbyder, kan det være svært at holde styr på udgifterne,"

Større effektivitet

Velgørenhedsorganisationen havde brug for at forenkle det udfordrende og komplekse arbejde med at håndtere de mange rejser for alle kunstnerne, grupperne og de frivillige, herunder indkvartering og transport.

For at forenkle reservationen for hver rejsende benyttede rejsebestilleren 10 rejsende uden profil på Egencias platform til at arrangere alle rejser og overnatninger. Ved at bruge funktionen rejsende uden profil kunne velgørenhedsorganisationen reservere rejser til alle de frivillige og de optrædende, herunder gruppereservationer for kunstnere, der optrådte i grupper, uden at skulle tildele dem et reservationsnavn. Funktionen gjorde det også muligt for velgørenhedsorganisationen at gennemføre reservationen med det samme, hvilket forbedrede effektiviteten og frigav værdifuld tid til organisationen, da det ikke længere var nødvendigt at foretage reservationer i sidste øjeblik eller mange individuelle reservationer.

"Ved hjælp af rejsende uden profil kan jeg spare penge ved at reservere lejligheder, hvor musikere og deres assistenter samt hele grupper kan overnatte sammen. Det er alle tiders i forbindelse med udgiftskontrol og rapportering – vi kan se, hvilke udgifter der kan henføres til en administrator, og hvilke der hører til en kunstner,"

Spar penge med Egencia

Velgørenhedsorganisationer og mindre virksomheder har et kæmpe ansvar, når pengene skal forvaltes. Det er fordelagtigt at starte med at få et overblik over udgifterne til erhvervsrejser, når der skal gøres en forskel. Ved at indgå et samarbejde med Egencia har denne NGO sparet tid og penge på sin erhvervsrejseløsning – store besparelser, som kan bruges til det vigtige velgørenhedsarbejde og planlægning af arrangementer.

"Det har været så let at arbejde sammen med Egencia. Vores Account Manager har hjulpet med at få styr på alle detaljer og har stillet alle de rigtige spørgsmål for at hjælpe os med at få opfyldt vores behov,"

Kontakt os

Vil du se, hvordan jeres virksomhed kan opnå besparelser på erhvervsrejser med rejseadministration? Se hvordan – kontakt os nu.

Velgørenhedsorganisationen i denne casestudy har bedt om at være anonym.