Administration af en vellykket global rejseløsning

Globale virksomheder kan drage stor fordel af at skifte fra en lokal til en global rejseløsning. Et samlet reservationsværktøj og enkel dataindsamling er blandt de største fordele, men det kan stadig virke som en overvældende forandring. Virksomhederne skal tage flere forhold i betragtning, blandt andet de rejsendes velbefindende, besparelser, kommunikation og rejsepolitikker. Under den årlige konference Business Travel Show, der blev afholdt i London, kom chefer inden for erhvervsrejser og indkøb med deres råd til at administrere globale rejseløsninger under en paneldiskussion om grundprincipperne i en vellykket rejseløsning på tværs af flere lande i forhold til administration af rejser og indkøb.

Opbygning af en global struktur med lokale nuancer

Hvis jeres multinationale virksomhed administrerer rejser på tværs af flere leverandører i mange forskellige lande, er det tid til at overveje et samarbejde med en global erhvervsrejseudbyder. En global udbyder kan yde support i hele verden og øge effektiviteten drastisk. "Vi så et behov for simplificering – frem for at benytte individuelle leverandører, hvor der er synergieffekt, samlede vi Europa [og] derefter hele verden," fortæller Ana Gibson, GB Supply Manager hos Hilti GB Ltd.

Ved at udnytte virksomhedens globale rækkevidde og store rejsevolumen kan indkøbere opnå store besparelser og stærke firmaaftaler. Når leverandørerne ser de rapporterede tal – tusindvis af potentielle overnatninger og flyrejser i en samlet visning – kan kunderne få en fordel i forhold til forhandlingerne. Det er vigtigt at huske på, at ikke alle ruter og destinationer kan omfattes i en global kontrakt. Jeres virksomhed kan for eksempel overveje at skifte til en kontrakt, hvor 80% af rejserne er dækket af en global rejseløsning, og overlade de sidste 20% til forhandling i jeres lokale afdelinger. Selvom det kan være fristende at strømline alle processer på globalt plan, er det nødvendigt at bevare de lokale nuancer. Gibson forklarer: "Det er en global proces, men det bør ikke være et diktatur. Husk at tage hensyn til forskellige kulturer – medarbejderne vil ikke være i stand til at overholde rejsepolitikken, hvis den ikke er fleksibel."

Tag hensyn til besparelser og de rejsendes tilfredshed

Det er vigtigt at lade besparelser og de rejsendes tilfredshed indgå i overvejelserne, når en global rejseløsning implementeres i virksomheden. Økonomidirektøren har muligvis fokus på bundlinjen, men der er mere at tage hensyn til end rejseudgifter. Utilfredse rejsende kan have stor indflydelse på resultaterne. "Hvis du indlogerer rejsende på et hotel, hvor de ikke har det rart, kan de måske spørge sig selv efter tredje overnatning: "Hvad laver jeg her? Har jeg valgt det rigtige arbejde?" Virksomheden sparer muligvis penge, men hvis medarbejderne er utilfredse, er de heller ikke produktive," fortæller Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services hos ZEB. Utilfredse rejsende er mindre tilbøjelige til at overholde rejsepolitikken, så kommunikation er afgørende. Alle deltagerne i panelet prioriterede kommunikation med de rejsende via undersøgelser, virksomhedens intranet og undervisningsmateriale. "Det er nødvendigt at lytte til medarbejderne. Der er ikke kun ét svar," fortæller Spieker. Det er lettere for medarbejderne at overholde rejsepolitikken, hvis de har mulighed for at reservere gennem et værktøj med en veldefineret og integreret rejsepolitik. Når rejsende reserverer gennem flere forskellige platforme, påvirker det rapporteringen og forhandlingsstyrken, og samtidig udsættes de for en risiko, da det er sværere at lokalisere dem. Egencia giver mulighed for at integrere rejsepolitikken i reservationsværktøjet, hvilket øger overholdelsen af rejsepolitikken.   "Alle bruger det samme system uafhængigt af deres rolle, eller hvor de befinder sig – 96% [af rejser] foretages online i reservationsværktøjet," forklarer Spieker. Når du implementerer en global rejseløsning, er du nødt til at tage hensyn til virksomhedskulturen og de kulturelle forskelligheder i de enkelte regioner, hvor virksomheden driver forretning. "Tal med [jeres rejsende], og fortæl dem: "Vi er nødt til at forventningsafstemme". En tysk rejsende i London synes måske, at værelserne er for små og for dyre og vice versa," fortæller Spieker.

Overgangen fra lokal til global

Gibson anbefaler at holde processerne simple i starten. "Sæt dig ind i, hvad du gerne vil opnå, inden du skifter fra en lokal til en global rejseløsning. Hvis du ikke har et mål, får du ikke den rette struktur fra starten." Et skift til en global rejseløsning involverer en lang række medarbejdere – både rejsende, rejsebestillere og lokale rejseansvarlige. Din strategi kan hurtigt blive afsporet, hvis du ikke får grønt lys fra ledelsen. Panelet var enige om, at det er vigtigt at fremhæve tallene. Hvad er investeringsafkastet? Hvor mange handler skal lukkes, før det er flyrejsen værd? Og – selvom det er svært at måle – hvordan viser du rejseløsningens indflydelse på de rejsendes tilfredshed og virksomhedens succes? Jeres virksomhedskultur kan også bestemme, hvordan du bedst sælger din strategi. Hvis virksomheden har en omkostningsbevidst kultur, kan du fremlægge tal og beregne investeringsafkast. Hvis der er fokus på medarbejdernes velvære, kan du vise dem, hvordan en global løsning med lokale nuancer kan være med til at øge de rejsendes tilfredshed og sikkerhed. Sæt dig ind i kulturen i de forskellige lande, og tag hensyn til de forskellige synspunkter, når du begynder at tilrettelægge virksomhedens nye rejseløsning. Spieker anbefaler at "involvere medarbejderne og informere dem om processen." Hvis du tidligt involverer andre parter end den øverste ledelse, kan du forvente mindre modstand mod din strategi og integrere de lokale nuancer, der er nødvendige for en vellykket rejseløsning. Endelig skal du vælge en samarbejdspartner, der er fleksibel nok til at tilpasse sig jeres behov. Spørg dig selv, om de kan dække alle regionerne i jeres virksomhed? Kan de yde en service til jeres rejsende i lokalområdet? Kan de levere de globale rapporter, der er brug for? Kan de støtte jeres virksomhed, hvis den vokser i løbet af de næste par år?