2018: Er der behov for rejseadministration i små og mellemstore virksomheder?

Hos Egencia har vi i mere end 15 år arbejdet tæt sammen med rejseansvarlige, og vi kan se, at administration af rejser er i færd med at ændre sig markant. Dette gælder især for små og mellemstore virksomheder.

Virginie Pouget, der er leder af afdelingen Global Consulting hos Egencia, deler sine synspunkter om de nye mål og overvejelser, som små og mellemstore virksomheder bør have in mente for administration af rejser i 2018.

Hvilke nøgleområder skal små og mellemstore virksomheder fokusere på i forhold til administration af erhvervsrejser i 2018?

I de sidste par år har vi bemærket en øget forventning fra indkøbere hos små og mellemstore virksomheder. De forventer, at købet fra erhvervsrejseudbyderne indeholder mere værdi i form af flere besparelser, administration af rejseudgifter og en forståelse for firmaets rejsemønster. I dag forventer indkøberne detaljerede rapporter, dybdegående analyser af udgifter og et positivt investeringsafkast. Disse overvejelser opstår tidligt i salgsprocessen, lang tid før der bliver kigget på faktorer som udvalg og rejsepolitik.

I december 2017 spurgte vi vores kunder hos små og mellemstore virksomheder om deres vigtigste fokusområder for 2018. Resultatet var helt i overensstemmelse med vores forventning ud fra vores daglige interaktioner med kunderne. 85 % mener, at “øgede besparelser” er et af deres tre vigtigste fokusområder for 2018 (mere end 60 % har det som deres førsteprioritet). De følgende to fokusområder handler meget om effektivitet, idet “en øget produktivitet for de rejsende” (50 %) og “bedre overblik over udgifter” (40 %) kommer henholdsvis på en anden- og tredjeplads.

Derfor lægges der ikke længere så meget vægt på de mere traditionelle fokusområder for administration af rejser hos små og mellemstore virksomheder. “En forbedret eller udvidet rejsepolitik”, “et forbedret risikostyringsprogram for de rejsende” og “forbedrede kontraktaftaler for hotel og fly” findes nederst på listen over fokusområder for administration af rejser hos små og mellemstore virksomheder i 2018.

Hvordan forklarer du, at administration af rejser er på vej til at blive en “omkostningseffektiv” funktion, især hos små og mellemstore virksomheder?

Lad os først huske på, at stillingen “Corporate Travel Manager” oprindeligt blev skabt i 1970’erne hos de større industrielle virksomheder af meget specifikke årsager, hvoraf den væsentligste årsag var kompleksiteten ved at reservere en rejse. Dengang havde virksomheder brug for en rejsekonsulent for at foretage en reservation, og derfor voksede idéen med at ansætte én konsulent eller skabe en hel intern struktur med ansvar for alle firmaets reservationer. Dermed opstod erhvervsrejseudbydere, som solgte deres rejseekspertise til virksomhederne. Med denne model så de fleste små og mellemstore virksomheder ikke en egentlig værdi i en rejseadministrationsfunktion på grund af omfanget af reservationer og omkostningerne ved at hyre en rejseansvarlig eller skrive kontrakt med en erhvervsrejseudbyder.

Præcis som i mange andre sektorer blev rejsebranchen revolutioneret af teknologi. Det begyndte med fritidsrejser og spredte sig derefter til erhvervsrejser. Dermed var det nemmere og billigere at reservere fly, tog, bil eller hotel overalt i verden. Der kom også flere online reservationsværktøjer til, så de rejsende blev vant til selv at reservere deres rejser, og erhvervsrejseudbydere som Egencia tilpassede deres tilbud og udviklede skalerbare værktøjer til effektiv administration af deres rejseløsninger for både små og store virksomheder.

Eksisterende rejseansvarlige (sædvanligvis i større koncerner) måtte omlægge deres målsætninger med et naturligt fokus på implementeringen af en rejsepolitik, strategier til at øge overholdelsen af rejsepolitikken og reducere deres rejseudgifter eller samarbejdet med flyselskaber og hoteller. De første svar på en undersøgelse, der blev lanceret i januar i 2018, fremhævede, at “øgede besparelser” også vil være den vigtigste prioritet i 2018 hos 50 % af rejseansvarlige fra større koncerner.

I mellemtiden har små og mellemstore virksomheder opnået deres investeringsafkast ved at hyre en rejseekspert inden for selve firmaet. Disse “nye” rejseansvarlige er logisk nok blevet en integreret del af afdelingerne for indkøb eller økonomi. Denne integration kan også forklares ud fra de små og mellemstore virksomheders strukturelle, økonomiske og kulturelle karakteristikker:

  • De er mere omkostningsbevidste end store virksomheder
  • De har ikke et stort nok omfang af reservationer til at retfærdiggøre et dedikeret team eller en dedikeret afdeling.
  • Hurtig vækst (som den tocifrede vækst, der ofte ses hos nogle nystartede virksomheder) kan føre til en hurtig stigning af rejseudgifter, der hurtigt skal administreres. I den undersøgelse, vi sendte til små og mellemstore virksomheder, forventer mere end 53 %, at deres rejseudgifter vil stige i 2018.

Ifølge en undersøgelse i 2015 af GBTA og Sabre (The Transformation of the Travel Manager’s Role) rapporterede næsten 60 % af rejseansvarlige i EU og i Nordamerika til afdelingerne for indkøb eller økonomi/regnskab/finans.

Er det dermed muligt at sige, at behovet for administration af rejser ikke længere eksisterer?

Bestemt ikke. Men målsætningen er ved at ændre sig.

I denne nye kontekst er de rejseansvarlige nødt til at holde sig opdaterede og kunne tilpasse sig. I mellemtiden er firmaer nødt til at give deres rejseansvarlige de nødvendige redskaber for at hjælpe dem med at administrere rejseløsningen, støtte overholdelse af rejsepolitikken, tage sig af de rejsendes sikkerhed og administrere rejseudgifterne.

Selvom administration af rejser nu er integreret i afdelingerne for økonomi eller indkøb, kan vi stadig identificere nogle væsentlige succesfaktorer for den “nye” generation af rejseansvarlige:

  • “Insideren” – Administration af en rejseløsning handler ikke blot om at købe rejser eller skrive kontrakt med en erhvervsrejseudbyder: Du har med mennesker at gøre, og den menneskelige faktor er altovervejende. Rejseansvarlige har dermed større tendens til at være effektive, når de kommer fra selve firmaet, for de kender kulturen, menneskerne og kan let identificere de vigtige parter. Hvis dette ikke er muligt, og der ansættes en “ny”, skal ledelsen sørge for træning.
  • “Træning” – Rejser er en meget specifik og kompleks branche med en specifik terminologi. Det er en styrke for firmaet, når der er styr på rejseadministrationen, især når man har med andre branchespecialister at gøre. Det er for eksempel vigtigt at vide, hvad et GDS (globalt distributionsnetværk) er, da dette er et nøglekoncept, hvis du vil forstå reservationssystemet, og en hjælp, når du vil starte et udbud for at finde den bedste erhvervsrejseudbyder.
  • “Netværksarbejde” – Rejsebranchen bevæger sig hurtigt. Der kommer nye teknologier, parter og afgørelser hver dag. Rejseansvarlige skal have de nødvendige ressourcer for at holde sig opdateret, men de vil være endnu mere effektive, hvis de udveksler idéer med deres kolleger (via foreninger, events organiseret af erhvervsrejseudbydere osv.).

Administration af rejser eksisterer stadig – funktionen er faktisk blevet født på ny! Og den gode nyhed er, at nogle erhvervsrejseudbydere har udviklet løsninger og værktøjer (såsom tilpasset rapportering, sporing af rejsende, træning, støtte ved forhandlinger med leverandører, markedsindsigt osv.) for at hjælpe rejseansvarlige med at håndtere alle disse nye udfordringer.

Tilmeld dig til Egencias mailingliste og få artikler, white papers mm. direkte i din indbakke