WorldAware: Mehr Schutz für Ihre Reisenden

Schutz von Reisenden unterwegs

Bei Geschäftsreisen sollte nichts dem Zufall überlassen werden. Deshalb arbeiten wir mit führenden Risikomanagement-Anbietern auf der ganzen Welt zusammen. Wir möchten Ihnen dabei helfen, Ihr Reiseprogramm zu optimieren – von Kosteneinsparungen für Unternehmen bis hin zu mehr Schutz für Reisende unterwegs.

Wir empfehlen allen unseren Kunden, Ihre Anforderungen bezüglich der Sorgfaltspflicht im Rahmen eines fundierten und effektiven Risikomanagements bei Geschäftsreisen zu prüfen. Die meisten Travel Manager und HR-Experten haben keinen Zugang zu den notwendigen Ressourcen im Unternehmen, um Best Practices zur Sorgfaltspflicht zu implementieren. Unser Partner WorldAware unterstützt Unternehmen aller Größen dabei, genau das zu tun.

In diesem Blogbeitrag sehen wir uns einmal näher an, was man von einem fundierten Programm zur Sorgfaltspflicht erwarten kann. Wir haben Bruce McIndoe, Gründer und President von WorldAware, ein paar Fragen dazu gestellt:

Über WorldAware

Erzählen Sie uns etwas über WorldAware. Was zeichnet das Unternehmen aus?

WorldAware wurde 1999 gegründet und durfte somit schon sein 20-jähriges Bestehen feiern. Wir haben das Risikomanagement bei Geschäftsreisen (Travel Risk Management, TRM) als disziplinierte Praxis und Methodik definiert. Außerdem haben wir das TRM Maturity Model (TRM3) entwickelt und es in Zusammenarbeit mit GBTA zum Standard beim Beurteilen und Optimieren eines TRM-Programms gemacht. Seitdem sind wir führender Anbieter für Reise- und auch für Personalrisikolösungen.

Unsere Lösungen bieten umfassende Mehrwertleistungen zum Schutz von Reisenden – von einer globalen Gefahrenüberwachung über Informationen vor und während der Reise bis hin zu medizinischen und sonstigen Maßnahmen. WorldAware entwickelt individuelle Lösungen zur Verwaltung von Personal- und operativen Risiken mit den besten Informationen und Statistiken für Unternehmen. Wir bieten Zugang zu unseren Analysten, Kundenservice rund um die Uhr und einen persönlichen Account Manager. Wir verstehen uns als Erweiterung der Unternehmen unserer Kunden.

Sorgfaltspflicht

Was sind die Grundlagen eines fundierten Programms zur Sorgfaltspflicht?

Die grundlegenden Elemente eines Programms zur Sorgfaltspflicht für Unternehmen jeder Größe sind Risikomanagement-Richtlinien, ein Reiseschutz und eine grundlegende Schulung in Sachen Sicherheit auf Reisen. Ein Reiseschutz, in der Regel in Form einer Unfallversicherung für Geschäftsreisen, muss im Notfall Hilfe und Unterstützung bieten. Zudem benötigen Unternehmen einen systematischen Prozess zur Beurteilung und Eindämmung von Risiken vor Reiseantritt. Außerdem sollten Reisende vor der Reise mit Informationen versorgt werden. Bei einem umfassenderen TRM-Programm hält das Unternehmen die Reisenden immer über Ereignisse auf dem Laufenden, die Auswirkungen auf sie oder den Reiseverlauf haben könnten, und bietet aktiv Unterstützung an.

Wie können Unternehmen ihre Risikomanagement-Richtlinien und -Schulungen beurteilen? Was sind die häufigsten Schwachstellen bei bestehenden Richtlinien?

Risikomanagement-Richtlinien für Geschäftsreisen sollten den Umfang und die Ziele sowie Informationen zu Pflichten, Reiseplanung und -genehmigung, Risikobewertung, Schadensfallmeldung und Angaben zum Versicherungsschutz und zur geleisteten Unterstützung enthalten.

Die häufigste Schwachstelle in Unternehmen ist das Fehlen von dokumentierten TRM-Richtlinien. Solche Richtlinien sind oft Teil von allgemeinen Richtlinien zum Reise- und Kostenmanagement und basieren auf anderen risikobezogenen Richtlinien. Wenn alle Informationen zum Risikomanagement bei Geschäftsreisen an einer Stelle zusammengefasst werden, können Richtlinien klarer kommuniziert werden. Außerdem lassen sich mögliche Schwachstellen dadurch leichter erkennen, die behoben werden müssen, um bei unerwarteten Problemen besser reagieren zu können.

Auch die Erwartungen des Unternehmens und der Mitarbeiter bezüglich Reisen mit hohem Risiko werden in den meisten Richtlinien nicht berücksichtigt. Unternehmen haben meist einen Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen. Bei Reisen mit hohem Risiko werden die Erwartungen allerdings nicht näher beschrieben.

Wann sollten sich Kunden mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn sie TRM-Richtlinien erstellen?

Idealerweise sollten Kunden sich schon bei der Planung eines neuen TRM-Programms oder bei der Überarbeitung eines stagnierenden Programms an uns wenden. WorldAware hat schon Hunderte TRM-Programme implementiert. Außerdem verfügen wir über bewährte Tools und Vorlagen, um den Prozess zu beschleunigen.

Um es mit den Worten der Autorin Gretchen Rubin zu sagen: „Lass das Perfekte nicht den Feind des Guten sein.“ Die Entwicklung eines Programms ist ein Prozess, der kontinuierliche Anpassungen erfordert. Unternehmen sollten immer mit den grundlegenden Elementen beginnen und gewährleisten, dass ihre Reisenden im Ernstfall die nötige Unterstützung erhalten. Der Rest kommt danach. Entscheidend für das TRM-Programm ist das Risikoprofil des Unternehmens. Werden Mitarbeiter in Hochrisikogebiete geschickt oder ist das Risiko als gering oder mittelmäßig zu beurteilen? Die Antwort auf diese Frage ist schließlich richtungsweisend für das TRM-Programm.

Wie können Unternehmen durch ein Programm zur Sorgfaltspflicht Zeit und/oder Geld sparen?

Durch Standardrichtlinien und -prozesse können Unternehmen schnell einheitliche Reiseentscheidungen treffen. Wenn vorhandene Richtlinien klar an die Mitarbeiter kommuniziert werden, wissen diese, was zu tun ist und was von ihnen erwartet wird – ganz ohne großen organisatorischen Aufwand und ohne große Diskussionen. Indem die Prinzipien des Risikomanagements auf Reisen angewandt werden, können Unternehmen viele Probleme ganz vermeiden oder im Ernstfall die Auswirkungen und finanziellen Verluste eindämmen.

Sollten kleine, mittelgroße und große Unternehmen bei der Implementierung eines Programms zur Sorgfaltspflicht unterschiedliche Leistungen in Erwägung ziehen? Wenn ja, können Sie die Unterschiede konkretisieren?

Ja. Wie schon gesagt, ist eher das Risikoprofil eines Unternehmens als dessen Größe ausschlaggebend für die Komplexität und die erforderlichen Leistungen des TRM-Programms. Jedes Unternehmen sollte Reisenden mindestens zwei Dinge bieten: eine Hotline für die Kontaktaufnahme bei Problemen und eine Versicherung zur Abdeckung des finanziellen Verlusts im Ernstfall. Große globale Konzerne oder kleinere Unternehmen mit geschäftskritischen Reisenden oder Reisenden in Hochrisikogebiete sollten ebenfalls zusätzliche Leistungen zur Eindämmung dieser Risiken bereitstellen. WorldAware kann das Risikoprofil eines Unternehmens beurteilen, das aktuelle Programm eines Kunden prüfen und den optimalen Plan für die Zukunft festlegen.

Je nach Anzahl an Reisen, sollte selbst ein kleineres Unternehmen über eine Automatisierung nachdenken. Nur so ist es möglich, jede gebuchte Reise systematisch zu prüfen, Informationen vor Reiseantritt weiterzuleiten und Reisenden rund um die Uhr automatisch Gefahrenmeldungen zukommen zu lassen. Die meisten Travel-Management-Unternehmen arbeiten mit Anbietern wie WorldAware zusammen, um diese Art von Support zu gewährleisten. Auch wenn Unternehmen alle Mitarbeiter absichern möchten – unabhängig davon, ob sie reisen oder nicht –, können sie sich direkt an WorldAware wenden.

Zusammenarbeit mit Egencia und WorldAware

Welche Vorteile hat die Partnerschaft zwischen WorldAware und Egencia Kunden schon gebracht?

Die Implementierung einer umfassenden Risikomanagement-Lösung bei Geschäftsreisen erfordert eine gute Partnerschaft zwischen dem Risikomanagement-Anbieter und dem Travel-Management-Unternehmen. WorldAware und Egencia blicken auf eine etablierte Partnerschaft zurück, die weit über den Vertragsabschluss hinausgeht. Die Qualität der bereitgestellten Reisedaten beeinflusst die Qualität des TRM-Programms. Wir haben Partnerschaften in relevanten Bereichen unserer jeweiligen Unternehmen aufgebaut und werden das auch in Zukunft tun. Dadurch möchten wir gewährleisten, dass für die Risikomanagement-Lösungen unserer gemeinsam Kunden ab dem ersten Tag hochwertige und umfassende Daten zur Verfügung stehen. Zudem arbeiten unsere Account-Teams vor, während und nach dem Vertragsabschluss eng zusammen, um einen aktiven und kontinuierlichen Support zu bieten. Wir geben die Verantwortung nicht weiter, sondern arbeiten Hand in Hand zusammen, um Probleme schnell zu lösen.

Was war die bisher größte Herausforderung für Kunden, die von WorldAware und Egencia gelöst werden konnte?

Umfassende Datenerfassung und Datenqualität. Reisedaten zu erfassen und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, ist keine einmalige Aufgabe während der Implementierung. Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess im Rahmen des Programms. Die meisten Anbieter von TRM-Dienstleistungen verstehen Reisedaten nicht wirklich und bieten Datenüberwachung und Support nicht rund um die Uhr, sieben Tage die Woche.

Was war die ungewöhnlichste Situation im Rahmen der Sorgfaltspflicht?

Schon die kleinsten Reiseunterbrechungen können für Reisende unterwegs gravierend sein. Wir erhalten oft Nachrichten von Reisenden, die sich bei uns bedanken – beispielsweise dafür, dass wir sie über Streiks bei den öffentlichen Verkehrsmitteln informiert und Alternativen geboten haben, oder dafür, dass wir sie über Reisewarnungen auf ihrem Mobiltelefon benachrichtigt haben. Auch das Wetter kann enorme Auswirkungen auf Reisende haben. Wir arbeiten eng mit Egencia zusammen, um Reisende unter anderem in solchen Situationen bestmöglich zu unterstützen.

Leider gibt es immer wieder Situationen mit hohem Risiko. Wir verfügen aber über das notwendige Know-how, damit umzugehen. So können wir beispielsweise Evakuierungen in entlegenen Gebieten per Helikopter veranlassen oder hilfsbedürftigen Personen medizinische Unterstützung bieten.

WorldAware steht Reisenden immer zur Seite – auf Reisen und auch schon davor. Wir kommunizieren mit Reisenden, damit sie wissen, dass wir im Ernstfall für sie da sind.

Welche Entwicklungen in Sachen Sorgfaltspflicht und Risikomanagement prognostizieren Sie als wegweisender Anbieter in der Branche?

Die Sorgfaltspflicht beschränkt sich nicht mehr nur auf den Reisenden und die Reise selbst. Sie betrifft jetzt alle Menschen und Reisen wird eine Modalität der Sorgfaltspflicht. Unternehmen erkennen, dass sie die Reisenden schützen müssen, nicht die Reise selbst. Ob im Heimatland, unterwegs, beim Pendeln oder im Urlaub – ein umfassendes Risikomanagement für die jeweilige Person gewährleistet ihre Produktivität und Sicherheit. Bei diesem Ansatz stehen die Menschen im Fokus. Das führt dazu, dass Unternehmen das körperliche und geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter ernster nehmen.

Für weitere Informationen dazu, wie WorldAware Sie bei Ihren Anforderungen in Sachen Sorgfaltspflicht unterstützen kann, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager bei Egencia.

Dieser Artikel enthält Auszüge aus dem aktuellen Egencia-Interview mit Bruce McIndoe.

Der Gründer und President von WorldAware gilt als führender Akteur in der Risikomanagement-, Reise- und Informationsbranche. Als Unternehmensgründer hat er maßgeblich zum strategischem Wachstum von WorldAware beigetragen und mit der Entwicklung des Worldcue® Global Control Center die Position als Marktführer im Bereich Business Resilience gefestigt. McIndoe war auch Gründer und CEO von CSSi, einem Unternehmen, das Software für Nachrichtendienste entwickelte und es auf Listen wie „Inc. 500“ oder „Washington Technology FAST 50“ (vierfach) schaffte. Außerdem hat er als verantwortlicher Leiter bei Geheimdienstprogrammen für die US-Regierung mitgewirkt.