Vier Schritte, Ihren Geschäftsreisenden zu helfen, die Balance zu finden

Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass häufige Geschäftsreisen (d.h. zwei oder mehr Wochen im Monat) zu einem Anstieg des Body-Mass-Index, des HDL-Cholesterinspiegels, des Blutdrucks sowie der Adipositasraten führen kann.

Dieser „Verschleiß“, auch als „Friction“ bezeichnet, ist bei Road Warrior kein neues Phänomen. Andere Studien sprechen auch über die Auswirkungen auf Stresslevel, von Schlafentzug, schlechter Ernährung oder Bewegungsmangel. Auf lange Sicht wurde auch eine Verringerung der Produktivität oder sogar Rückzug beobachtet.

Aber lassen Sie uns hier einmal tief durchatmen. Es gibt auch eine positive Seite. Da in den letzten Jahren dieses Thema mehr beleuchtet wurde, gibt es auch inzwischen viele Lösungen und Ratschläge. Das National Center for Biotechnology Information fand beispielsweise heraus, dass sich die Art und Weise, wie wir über Stress denken, auf unsere Gesundheit auswirkt. Ein subtiles Umdenken bei dem Zusammenhang zwischen Stress und Gesundheit kann sich positiv auswirken.

Studien wie diese erinnern uns auch daran, zu überprüfen, ob das Reiseprogramm und die geltenden Richtlinien den Reisenden in den Fokus stellen. Wenn Sie für ein Firmenreiseprogramm verantwortlich sind und sich fragen, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie mit diesen vier Schritten.

Schritt 1 – Bauen Sie Communities für den Austausch unter Reisenden auf.

Niemand kann besser mit häufigen Reisen umgehen als…genau, Vielreisende/Road Warrior. Richten Sie eine Facebook-Gruppe oder einen Slack Channel ein, damit Ihre Reisenden Ratschläge geben können. Wir haben die Mitarbeiter von Egencia gefragt, wie sie auf Reisen gesund bleiben und die besten Hacks in diesem Blog-Artikel gesammelt.

Schritt 2 – Machen Sie Ihre Reiserichtlinien attraktiv und transparent.

Bleisure sollte eine Rolle in Reiseprogrammen spielen. Die Egencia 2018 Bleisure-Trends-Studie zeigt, dass immer mehr Geschäftsreisende einen beruflichen Trip in einen privaten verlängern – 68 Prozent machen solch eine Bleisure-Reise mindestens einmal im Jahr. Die Studie zeigte auch, dass bei Bleisure-Trips die Meinung des Chefs zählt. Wenn Sie also eine Nachfrage in Ihrem Unternehmen sehen, machen Sie Bleisure zu einem Teil Ihrer Reiserichtlinien.

Weitere Vorteile klarer Richtlinien sind:

  • Reduzieren Sie das Risiko von Maverick Buying, indem Sie Reisende motivieren, bei Ihren bevorzugten Lieferanten und über Ihr Buchungstool zu reservieren.
  • Reisen zum Wochenende, insbesondere bei internationalen Reisen, geben den Arbeitnehmern Zeit zum Ausruhen und Akklimatisieren, bevor sie in die neue Arbeitswoche im Ausland starten.
  • Anreisen am Samstag, besonders für internationale Flüge, können die Ticket-Preise senken. Wenn man die Kosten für eine zusätzliche Hotelübernachtung berücksichtigt, kommen Sie kostenneutral heraus. Für Reisende bedeutet es, ausgeruhter, produktiver und glücklicher zu sein – die perfekte Balance zwischen Zufriedenheit Ihrer Reisenden und Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen.

Weitere Möglichkeiten für transparente, attraktive Richtlinien sind Vergütungen – sowohl in Zeit als auch in monetärer Form.  Die vierte „Business Travel and Technology“-Studie von Egencia ergab, dass sich 38 Prozent der deutschen Befragten einen Zeitausgleich für Geschäftsreisen am Wochenende wünschen. Haben Sie mit HR und Managern klare Richtlinien für Arbeitszeit, Überstunden und Ausgleich?

Schritt 3 – Erwägen Sie zusätzliche Annehmlichkeiten oder Vergünstigungen für Ihre Reisenden.

Vergünstigungen für Geschäftsreisende können ihre Zufriedenheit erhöhen und so die Effizienz und Produktivität verbessern. Denken Sie darüber nach, Vorteile wie den Zugang zu Flughafen-Lounges anzubieten – das macht unerwartete Wartezeiten für Ihre Reisenden viel angenehmer.

Das Egencia Advantage-Programm bietet unseren Kunden beispielsweise die Möglichkeit, solche Vergünstigungen einzuführen. Das erhöht die Zufriedenheit der Reisenden und ermöglicht den Unternehmen gleichzeitig, ihre Reiseprogramme zu verbessern. Die neueste Ergänzung des Programms umfasst globales Wi-Fi, das es Reisenden ermöglicht, ihre Arbeit zu erledigen und sich mit Familie und Freunden zu Hause zu verbinden, wann und wo immer sie sind.

Schritt 4 – Machen Sie es Reisenden leicht, Informationen über das Programm und die Richtlinien zu finden.

Eine leicht zugängliche Reisedatenbank, z.B. im Intranet des Unternehmens, kann Reisenden helfen, das Beste aus ihrer Zeit auf Reisen herauszuholen, indem sie sich vorher informieren können. Durch die Zentralisierung der Informationen können Sie Ihre Reiserichtlinien leicht zugänglich machen, Tipps aus der Reise-Community einbeziehen und die neuesten Richtlinien oder Reisewarnungen bekannt machen.

Hier sind einige Beispiele von unseren Kunden:

  • Geben Sie Hinweise wie begrenzte Hotelverfügbarkeiten oder Ausbuchungen, z.B. auf Grund von besonderen Events vor Ort, um Ihren Geschäftsreisenden Kopfschmerzen zu vermeiden. Als Ausgangspunkt können Sie unseren Kalender nehmen, der einen Überblick über Großereignisse weltweit gibt.
  • Erwägen Sie Städteführer für die am häufigsten bereisten Ziele bereitzustellen. Geben Sie Mitarbeitern Empfehlungen, wie sie sich fortbewegen können und welche Restaurants, Bars und Attraktionen sie besuchen sollten.
  • Fragen Sie, ob Ihr Reisemanagement-Unternehmen auflisten kann, welche Unterkünfte von Mitarbeitern häufig gebucht werden. Das kann die Entscheidungsfindung bei der Hotelsuche erhöhen.

Eine Datenbank oder Plattform ist auch ein zentraler Ort, um Ihre Geschäftsreisenden über die Sicherheit zu informieren. Manche Reisestörungen lassen sich nicht verhindern. Sie können aber Ihre Richtlinien steuern und von einem Partner profitieren, der Sie bei Notfällen in Echtzeit über die Reiserouten derjenigen informiert, die unterwegs sind. Zusammen mit Ihrem Travelmanagement-Partner können Sie Unannehmlichkeiten und Stress minimieren, indem Sie sicherstellen, dass die Reisenden vor, während und nach einem Vorfall über die erforderlichen Informationen verfügen.

Wenn Sie mehr zu Egencia erfahren möchten kontaktieren Sie uns gerne.