Versteckte Auswirkungen von Richtlinien auf die Zufriedenheit von Reisenden

Reisen sind eine emotionale Angelegenheit. Von ihrer Familie getrennt zu sein, wirkt sich direkt auf das Leben der Mitarbeiter aus. Mit einem freien Dienstagnachmittag, an dem man in Ruhe einkaufen kann, lässt sich ein gemeinsamer Schwimmbadbesuch mit der Familie an einem Sonntag nicht aufwiegen. Darüber hinaus gibt es weitere, nicht so offensichtliche Konsequenzen.

Eine Richtlinie, die für ein Unternehmen sinnvoll ist, kann für ein anderes völlig ungeeignet sein. Flüge in der Economy Class beeinträchtigen die Effektivität von Mitarbeitern, die lange Reisen nur für interne Meetings unternehmen, vielleicht nicht, aber bei Rechtsanwälten, für deren Termine Kunden beträchtliche Honorare zahlen, sieht die Sache möglicherweise ganz anders aus.

Die folgenden Beispiele zeigen, wo Sie Ihre Reiserichtlinie vielleicht noch verbessern könnten und was Sie gewinnen, wenn Sie die versteckten Auswirkungen bestimmter Richtlinienelemente berücksichtigen.

Reiseklasse

Bestimmungen zur Reiseklasse sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Reiserichtlinie. Geschäftsreisen werden heute jedoch nicht mehr automatisch in der Business Class angetreten. Bisher hing die Reiseklasse meist von der Reisedauer bzw. der Position des Reisenden ab. Nach dem wirtschaftlichen Abschwung im Jahr 2008 haben viele Unternehmen die Zahl der Mitarbeiter, die Business Class fliegen dürfen, verringert oder die Vorgaben hinsichtlich der Flugdauer in ihren Richtlinien geändert, um Geld zu sparen.

Aber lässt sich so der Return on Investment von Geschäftsreisen wirklich optimieren? Profitiert ein leitender Angestellter von einem Flug in der Premium Class genauso, wenn er zu einem kurzen Meeting unterwegs ist, bei dem es um einen Millionenvertrag geht, wie bei einer Reise zu einer einwöchigen Schulung?

Manche Organisationen berücksichtigen in ihren Richtlinien unterschiedliche Reisegründe und legen beispielsweise fest, dass Mitarbeiter, die innerhalb von drei Stunden nach der Landung Geschäftsabschlüsse für das Unternehmen tätigen sollen, Anspruch auf eine höhere Reiseklasse als üblich haben.

Viele Unternehmen entscheiden sich auch für Umsteigeverbindungen, um Kosten zu sparen. Durch einen unbekannten Flughafen zu eilen, um den nächsten Flieger noch zu bekommen, ist älteren Reisenden oder Schwangeren aber nicht zuzumuten. Eine Bewertung, wer Anspruch auf Direktflüge haben sollte, kann sich positiv auf die Reisenden auswirken.

Es kann auch sinnvoll sein, in der Richtlinie die Wahl des niedrigsten logischen Preises anstatt des niedrigstmöglichen vorzugeben. Wenn der günstigste Flug von einem Flughafen aus angeboten wird, der 60 Kilometer weiter entfernt ist als der Hauptflughafen, steigt der Zeitaufwand des Reisenden unnötig und die Gesamtreisekosten für das Unternehmen erhöhen sich.

Viele Billigfluglinien eignen sich jedoch durchaus für Punkt-zu-Punkt-Reisen auf bestimmten Strecken. So manches Unternehmen sieht daher in seiner Richtlinie Premium Economy als Alternative zur Business Class vor, was einen guten Kompromiss zwischen Preis und Mitarbeiterzufriedenheit darstellt.

Preisobergrenzen

In einer Zeit, in der Reisende im Mittelpunkt der Reiserichtlinien stehen, werden Preisobergrenzen oder Übernachtungspauschalen immer beliebter. So können die Reisenden Hotels auswählen, die ihrem Geschmack und ihren Vorlieben entsprechen, anstatt das bevorzugte Hotel des Unternehmens nehmen zu müssen, das zwar günstig ist, aber nicht über einen Fitnessbereich verfügt.

Aber wie oft überprüft Ihre Organisation diese Obergrenzen?  Angebot und Nachfrage bei Unterkünften in einer Stadt können sich aus den verschiedensten Gründen ändern, beispielweise weil ein großes Business-Hotel wegen Renovierung geschlossen ist oder es einen Terroranschlag gab.

Preisobergrenzen können im Übrigen unbeabsichtigte Folgen haben. Wenn sie nicht regelmäßig überprüft werden, können sie dafür sorgen, dass Reisende in weniger geeigneten Hotels absteigen müssen, die in gefährlicheren Vierteln liegen. Eine saisonale Preisobergrenze kann sinnvoll sein, um Veranstaltungen wie Messen und Sportereignisse zu berücksichtigen, die Hotelzimmerpreise drastisch in die Höhe treiben können.

Genehmigung von Reisen

Viele Unternehmen haben Prozesse, die sicherstellen sollen, dass Mitarbeiter keine unnötigen oder extrem teuren Reisen unternehmen. Die Genehmigung durch einen Manager vor der Abreise ist sinnvoller als eine Untersuchung danach. Häufig dauert der Genehmigungsprozess jedoch so lange oder ist so unstrukturiert, dass sich der Preis zwischen dem Reiseantrag und der Buchung schon wieder erhöht hat.

Durch die Überprüfung und Optimierung der Abläufe ließe sich die Zufriedenheit der Reisenden sicher erhöhen. In der Reiserichtlinie sollte eindeutig festgelegt sein, welche Reisenden welche Arten von Reisen genehmigen lassen müssen.

Sorgfaltspflicht

Organisationen, die von ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie an „gefährliche Orte“ reisen, sollten entsprechende Vorgaben in ihre Reiserichtlinie aufnehmen. Erinnerungen an Vorkehrungen vor der Reise wie Impfungen sowie Informationen über den Zielort und was bei einer Naturkatastrophe oder politischen Unruhen zu tun ist, erhöhen die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden.

Sie sollten in Ihrer Reiserichtlinie auch zwischen Vielreisenden und Personen, die zum ersten Mal an einen bestimmten Ort reisen, unterscheiden. Was für den einen offensichtlich ist, kann für den anderen völlig neu sein. Unerfahrene Geschäftsreisende benötigen unter Umständen mehr Informationen über lokale Gegebenheiten und sicheres Verhalten.

Ist es Zeit für eine Überprüfung Ihrer Reiserichtlinie?

Hier finden Sie weitere Informationen zu geeigneten Lösungen.