Egencia Analytics Studio unterstützt Travel Manager

Vielleicht denken Sie, dass sich Geschäftsreisen leicht beschreiben lassen. Wenn es um die Details geht, kann es jedoch ziemlich unübersichtlich werden. Ohne eine effektive Analyse und Visualisierung von Geschäftsdaten können Managementgespräche zu einem Reiseprogramm schnell einem Ratespiel ähneln.

Grund dafür ist die Tatsache, dass es sich bei Geschäftsreisen scheinbar um ein einfaches Thema handelt: Mitarbeiter reisen an einen anderen Ort und buchen auf Kosten ihres Unternehmens Flüge, Züge, Mietwagen und Hotels. Klingt einfach – ist es aber nicht.

In einem großen, multinationalen Unternehmen, in dem Tausende von Mitarbeitern gleichzeitig auf Geschäftsreise sind, kann die Menge und Komplexität der Reisedaten ziemlich überwältigend werden. Wie viele Personen haben wie vorgesehen im Voraus gebucht? Nehmen genügend Mitarbeiter die Dienste des Travel-Management-Unternehmens (TMC) in Anspruch? Die Beantwortung von häufig gestellten Fragen wie diesen erfordert Daten und Datenanalysen.

Aber es besitzen nicht alle Unternehmen und Travel Manager die Fähigkeit oder die Ressourcen, die Zahlen zu analysieren. Dies kann zu einer schwierigen und herausfordernden Situation führen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, leicht verständliche Datenvisualisierungsberichte bereitzustellen, besteht die Gefahr, dass sich Gespräche zu Ihrem Geschäftsreiseprogramm auf die Themen „Wie viel haben Sie ausgegeben und warum haben Sie nicht weniger ausgegeben?“ beschränken.

Die Lösung heißt Datenvisualisierung. Mithilfe von Datenvisualisierung werden Tausende von Datenreihen zu leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken vereinfacht. Dadurch entfällt die Notwendigkeit erweiterter Analysen, und Travel Manager und betriebliche Entscheidungsträger behalten den Überblick über ihr Geschäftsreiseprogramm.

In der Vergangenheit waren die verfügbaren Datenvisualisierungstools teuer oder nicht benutzerfreundlich – oder beides. Doch mittlerweile haben Travel Manager, Reisekoordinatoren und Unternehmen, die sich ein klares Bild von den Auswirkungen von Geschäftsreisen auf ihr Unternehmen machen möchten, nicht mehr mit diesen Einschränkungen zu kämpfen.

Die Lösung lautet Egencia Analytics Studio. Diese benutzerfreundliche Plattform ist speziell auf die tagtäglichen Reporting-Anforderungen von Travel Managern abgestimmt und richtet sich an Mitarbeiter, deren Aufgabe es ist, Geschäftsreisen zu organisieren. Analytics Studio bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten visuell zu untersuchen, verborgene Einblicke zu erhalten und neue Einsparquellen zu ermitteln. Indem Sie Trends über einen bestimmten Zeitraum nachverfolgen, können Sie die Ausgaben in verschiedenen Reisekategorien wie Flug, Hotel, Zug und Mietwagen optimieren.

Analytics Studio bietet mehr als ein betriebliches Standard-Dashboard. Dank der umfangreichen, schnellen Datenvisualisierung haben Sie die Möglichkeit, wichtige Reisedaten und Ergebnisse schnell an interne Teams und Mitglieder der Geschäftsleitung weiterzugeben.

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit großen, multinationalen Unternehmen haben wir fünf Möglichkeiten ermittelt, wie Analytics Studio Travel Manager dabei unterstützen kann, hervorragende Arbeit zu leisten.

1.     Einblick in die Leistung Ihres Reiseprogramms

Mit Analytics Studio können Sie ansprechende Berichte erstellen, um diese der Personal-, Finanz- und Einkaufsabteilung sowie der Geschäftsleitung Ihres Unternehmens zu präsentieren. Zu diesem Zweck bietet das Produkt eine konsolidierte Ansicht der Reisedaten. Grundlage ist dabei die Geschäftsreiseplattform von Egencia, auf der alle Ihre Reisedaten zentral gespeichert werden, ganz gleich, ob die Buchung online, offline oder über die App durchgeführt wird. Als Ergebnis bietet Ihnen Analytics Studio ein umfassendes Bild Ihres Reiseprogramms.

Visuelle Darstellungen und anpassbare Widgets ermöglichen eine Analyse des einzigartigen Reiseprogramms Ihres Unternehmens. Mithilfe verschiedener Grafiken und Filter können Sie die wichtigsten Ergebnisse für die Geschäftsleitung hervorheben. Dazu gehört beispielsweise eine Visualisierung der Auswirkungen von Vorausbuchungen in Korrelation zur Richtlinie für verschiedene Reisearten wie Auslands-, Inlands- oder regionale Reisen.

2.     Schnelle Anzeige der verschiedenen Schichten der Reisedaten

Eine wichtige Voraussetzung, um mit Kollegen und Führungskräften effektiv über Reisedaten kommunizieren zu können, ist die Relevanz. Wenn Sie beispielsweise in einem Unternehmen, das in Dutzenden von Ländern tätig ist, Reisen für eine bestimmte Region verwalten, werden Sie sich in erster Linie über die Situation in dieser Region informieren wollen. Ein Gesamtüberblick kann zwar hilfreich sein, doch in der Regel werden sich Ihre Manager vor allem für die Gewinne und Verluste und das Budget in ihrem Bereich und nicht für das gesamte Unternehmen interessieren.

Travel Manager haben in Analytics Studio die Möglichkeit, Mitarbeitern basierend auf vorab festgelegten Rollen verschiedene Zugriffsebenen zuzuordnen. Das System lässt sich flexibel an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Mithilfe der Regeln werden den Benutzern nur die Informationen angezeigt, die sie für ihre Arbeit benötigen. Somit haben sie keinen Zugang zu Daten, die für sie nicht von Belang sind, und sie werden nicht mit Informationen zu Geschäftsbereichen überfrachtet, die mit ihrer Arbeit nichts zu tun haben.

Das Programm verfügt zudem über umfangreiche Detailansichten. So können Sie die Datenvisualisierungen beispielsweise nach Abteilung oder Reisegruppe filtern. Angenommen, Sie möchten untersuchen, wie gut Geschäftsbereich A im Vergleich zu Geschäftsbereich B die Regeln zu Vorausbuchungen befolgt. Hierfür bietet Analytics Studio einfache, klickbasierte Funktionen, mit denen Sie sofort vergleichende visuelle Grafiken erzeugen können. Auf diese Weise können Sie in Ihrem Reiseprogramm Muster und Trends erkennen, die möglicherweise die Aufmerksamkeit des oberen Managements verdienen, Einsparmöglichkeiten aufzeigen und Ihre Strategie der Richtlinieneinhaltung optimieren.

3.     Nutzung von Reisedaten im Unternehmen – ohne Unterstützung durch IT- oder Datenspezialisten

In Bezug auf Analysen von Geschäftsdaten entwickelt sich der allgemeine Trend dahin, dass diese immer weniger von darauf spezialisierten Abteilungen durchgeführt werden. Neue Visualisierungstools legen die grafische Präsentation in die Hände von Generalisten. Bei Egencia Analytics Studio kommt diese Benutzerfreundlichkeit den Nutzern von Geschäftsreisedaten zugute.

Die Datenvisualisierung hängt vom Datenzugriff ab. Ohne Zugriff auf die Daten sind selbst die besten Visualisierungstools nutzlos. Bei Analytics Studio wird dieses Problem dadurch gelöst, dass das Tool auf Reisedaten aus der Travel-Management-Plattform von Egencia zugreifen kann.

Die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren, ist nichts Neues. Das Besondere an Analytics Studio ist die Einfachheit des Prozesses. Wenn in der Vergangenheit Reisedaten in einem Unternehmen genutzt werden sollten, war ein IT-Projekt erforderlich, das in der Regel von IT-Experten durchgeführt wurde. Das bedeutete, dass interne oder externe Anwendungsintegrationsspezialisten und Datenbankadministratoren eingesetzt werden mussten – ein kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess. Heutzutage können Sie Datensätze aus verschiedenen Quellen zusammenfügen, ohne ein komplexes Projekt starten zu müssen.

Bei Bedarf bietet Analytics Studio den Benutzern auch die Möglichkeit, die tatsächlichen zugrunde liegenden Datensätze zu exportieren. Ziehen Sie sich die echten Zahlen für weitere Offline-Analysen in eine Excel-Tabelle. Anschließend können Sie die Daten ohne Hilfe von IT-Experten detailliert analysieren.

4.     Mühelose Beantwortung schwieriger „Was-wäre-wenn“-Fragen

Datenanalysen können Führungskräften umsetzbare Einblicke bieten. Eine Schwierigkeit lag bislang jedoch oftmals in der Komplexität und der zeitlichen Verzögerung, wenn es darum ging, diese Einblicke in den Fokus zu rücken. Analytics Studio gibt den Benutzern ein Toolkit an die Hand, mit dem die Einblicke schnell in leicht verständlichen grafischen Präsentationen dargestellt werden können. Diese Visualisierungen beantworten die „Was-wäre-wenn“-Fragen, die typischerweise auftreten, wenn Führungskräfte die Reiseprogrammberichte lesen.

Angenommen, Sie möchten herausfinden, warum die Richtlinieneinhaltung in einer europäischen Tochtergesellschaft besser funktioniert als in einer anderen. Analytics Studio verfügt über eine Zuordnungsfunktion, die abstrakte Konzepte wie die Einhaltung von Richtlinien in eine visuelle Form überträgt, die auf Karten dargestellt wird. Eine Veränderung der Fragestellung könnte zu neuen Einblicken verhelfen, beispielsweise zu der Erkenntnis, dass die Mitarbeiter in einem bestimmten Land nicht früh genug im Voraus buchen, so wie es gemäß der Richtlinie vorgeschrieben wäre. Sie könnten ein „Was-wäre-wenn“-Szenario entwickeln und beispielsweise für alle Länder der betreffenden Region die Preise bei Vorausbuchungen vergleichen.

Eine solche Vorgehensweise könnte Ihnen Einblicke verschaffen, ob bei einer bestimmten Route oder Fluggesellschaft häufiger als bei anderen Routen oder Fluggesellschaften Buchungen außerhalb der Richtlinie durchgeführt werden. Sie könnten untersuchen, wie die Kosten beispielsweise bei unterschiedlichen Währungen, Fluggesellschaften oder im Vergleich zwischen einem Flug mit einem Zwischenstopp und einem Direktflug aussähen. Auf Grundlage dieser Fakten können Sie anschließend Maßnahmen ergreifen. In Zukunft können Sie in Analytics Studio mithilfe von Predictive Analytics prognostizieren, wie sich Richtlinienänderungen auf Ihr Programm auswirken werden.

5.     Überzeugendes Auftreten

Bei der Datenvisualisierung geht es natürlich nicht nur darum, die Daten Ihres Geschäftsreiseprogramms auf intelligente Weise grafisch darzustellen. Es geht auch um Sie. Mit Analytics Studio erhalten Sie ein Tool, das Ihnen zu der richtigen Art von Gesprächen mit wichtigen betrieblichen Entscheidungsträgern verhilft.

Travel Managern fällt es mitunter schwer, ihre Arbeit als strategisch und für das Unternehmen wichtig zu präsentieren. In den Augen der Unternehmensleitung handelt es sich bei Geschäftsreisen möglicherweise um sehr einfache, abstrakte oder routinemäßige Vorgänge. Mithilfe einer effektiven Datenvisualisierung können die Verantwortlichen von Geschäftsreiseprogrammen in einen sinnvollen Dialog mit der Unternehmensleitung treten. Durch nützliche Einblicke und Antworten auf komplizierte „Was-wäre-wenn“-Fragen unterstützt Sie Analytics Studio dabei, den geschäftlichen Wert von Geschäftsreisen in Echtzeit zu demonstrieren.

Zusammenfassung

Es stehen Ihnen heute umfangreiche, visuelle Reisedaten zur Verfügung, doch wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie nutzen können, sind sämtliche Daten wertlos. Die Herausforderung besteht darin, zu erkennen, mit welchen Maßnahmen Sie die Geschäfte Ihres Unternehmens vorantreiben können. Egencia Analytics Studio legt diese Kompetenz in Ihre Hände. Dieses Tool verwandelt Ihr Reiseprogramm von einem Ratespiel in konkretes Wissen. Im Gegensatz zu früheren Generationen von Analyse- und Datenvisualisierungstools wurde Analytics Studio als benutzerfreundliches Tool für Mitarbeiter entwickelt, die sich tagtäglich um Geschäftsreiseprogramme kümmern.  Es bietet Ihnen einen Überblick über die Leistung Ihres Reiseprogramms und zeigt Ihnen, wie dieses optimiert werden könnte – und wie Sie in Ihrem Unternehmen effektiv mit Mitarbeitern auf sämtlichen Hierarchie-Ebenen kommunizieren können.