So löst Egencia Probleme auf Geschäftsreisen

Geschäftsreisemanagement-Lösungen, die Ihnen in allen Lebenslagen helfen

Von Karri Alexion-Tiernan, Senior Director, Product Marketing

Reisen kann aufregend sein. Weit entfernte Orte zu besuchen, neue Menschen kennenzulernen – ob im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise –, ist immer ein Abenteuer.

Allerdings ist die Luft ziemlich schnell raus, wenn bei einer Geschäftsreise ein medizinischer Notfall auftritt, nach einem langen Meeting Ihr Flug storniert wird oder Sie wegen eines Sturms umgebucht werden. Für diese Fälle gibt es nie einen günstigen Zeitpunkt. Sie treten gefühlt immer dann ein, wenn Sie dringend nach Hause zu Ihren Kindern müssen, wenn Sie vorhatten, sich mit Freunden zu treffen, die Sie lange nicht gesehen haben, oder wenn Sie sich mit Ihrem Partner bzw. Ihrer Partnerin einen schönen Abend machen wollten. Wir alle hatten schon einmal den Wunsch, einfach nur zu Hause zu sein.

Egencia hat zwar keinen Einfluss auf die Ursachen solcher Vorfälle, aber wir können die Situation etwas angenehmer gestalten, wenn Ihre Pläne durcheinandergeraten, damit vor, während und nach Ihrer Reise alles möglichst reibungslos läuft.

Egencia kombiniert auf einzigartige Weise die Leistung Ihrer Mitarbeiter, unsere weltweiten Partner sowie unsere bewährte Reisetechnologie zu einer modernen, erstklassigen Geschäftsreisemanagement-Lösung. Darüber hinaus stehen Ihnen unser hervorragender Kundenservice und unsere Account-Management-Teams jederzeit zur Verfügung.

Der größte Vorteil für Geschäftsreisende liegt darin, dass all dies direkt von Egencia entwickelt, verwaltet und angeboten wird und somit online oder über unsere App intuitiv auf einer vertrauten, benutzerfreundlichen Oberfläche erreichbar ist – jederzeit und überall.

Vor der Reise

Wenn ich sage, dass Egencia immer für Sie da ist, meine ich das auch so. Wenn ich Geschäftsreisen buche, nutze ich unsere Smart-Mix-Suchergebnisse. Smart Mix ist eine innovative Geschäftsreisetechnologie von Egencia, die auf mit maschinellem Lernen entwickelten Algorithmen basiert.

Smart Mix nutzt beispielsweise mein bevorzugtes Hotel, Informationen über meine Bonusprogramme, meine bisherigen Buchungen sowie Hotels, nach denen ich gesucht habe, als Variablen für Empfehlungen. Anhand meiner Präferenzen präsentiert mir Smart Mix dann die besten Angebote. So sehe ich nur die Hotels, die ich bevorzuge und die innerhalb der Vorgaben liegen. Je mehr ich reise, desto mehr lernt Smart Mix und desto besser werden meine Suchergebnisse. Dies ist unabhängig vom Reiseziel. Ich spare sehr viel Zeit, da ich nicht unzählige Seiten mit Angeboten durchsehen muss, und kann sicher sein, dass ich bei der Ankunft im Hotel keine Überraschungen erlebe.

Eine weitere innovative Funktion, von der mein Team vor allem im Hinblick auf das Budget profitiert, ist unsere Savings-Finder-Technologie. Nachdem ich eine Reise gebucht habe, beobachtet Savings Finder die Preise und erkennt, wenn es günstigere Flüge für meinen Reiseplan gibt. In diesem Fall werde ich automatisch auf den günstigeren Tarif umgebucht. Sitzplatz, Klasse, Flugstrecke und Uhrzeit ändern sich dabei nicht. Das ist toll: Während ich für Egencia arbeite, arbeitet unsere Geschäftsreisemanagement-Technologie im Hintergrund für mich, um Geld zu sparen, ohne dass ich etwas dafür tun muss.

Unsere Kunden profitieren ebenfalls von diesen Einsparungen. Bisher haben sie mit Savings Finder für Flüge bereits Millionen gespart und wir erwarten für 2020 eine Verdoppelung der bisherigen Summe. Im ersten Quartal 2020 wird unser Team Savings Finder für Hotels zur Verfügung stellen, dann können wir bei Hotelbuchungen ebenfalls sparen. Dank all dieser Einsparungen kann ich mein Team zu einer Konferenz, einem Kundenbesuch oder einem anderen Standort schicken, um noch mehr Innovationen zu entwickeln.

Egencia kümmert sich aber auch auf andere Weise um Sie, bevor Sie überhaupt das Haus verlassen haben, zum Beispiel mit unserem Team für Krisenkommunikation. Es beobachtet ständig die Entwicklung des Wetters sowie die Ereignisse auf der ganzen Welt, um Reisende und Travel Manager mithilfe von Benachrichtigungen in den Reisemeldungen und im Reisenden-Center von Egencia über Notfallsituationen auf dem Laufenden zu halten.

Bei möglichen Problemen ruft das Team Global-Customer-Impact-Berichte ab, um eventuell betroffenen Travel Managern und Reisenden individuelle Nachrichten zu senden. Dank dieses soliden Netzwerks aus Beobachtungen und Benachrichtigungen von Egencia können Sie proaktiv umbuchen oder Ihre Pläne ändern, bevor das Chaos ausbricht.

Hier ein Beispiel aus der Praxis: Eine Reihe von Mitarbeitern von Egencia besuchte gemeinsam mit Kollegen eines anderen Unternehmens, das ein konkurrierendes Travel-Management-Unternehmen (TMC) nutzt, eine Konferenz in Frankreich. Als unser Team erwähnte, dass es gerade aufgrund einer Reisewarnung über einen anstehenden Streik in der Egencia-App seine Reisepläne geändert hatte, antworteten die Kollegen darauf nur: „Welcher Streik?“. Sie mussten zugeben, dass ihr TMC keine Reisewarnungen in Echtzeit anbietet.

Während der Reise

 Was geschieht, wenn während einer Reise ein unerwartetes Ereignis auftritt?

Egencia ist dann ebenfalls mit Benachrichtigungen in der App und Textnachrichten für Sie da, in denen Travel Manager und Geschäftsreisende über das Geschehen, unsere Maßnahmen und die nächsten Schritte auf dem Laufenden gehalten werden.

Zusätzlich zu den Reisewarnungen hat Egencia mehr als 3.000 Reiseberater, die Ihnen als gut informierte, kompetente Problemlöser rund um die Uhr in über 60 Ländern und 32 Sprachen zur Seite stehen. Sobald ein Reiseberater den Hörer abnimmt, weiß er, wer Sie sind, wo Sie sich befinden und wohin Sie gerade unterwegs sind.

Wenn ich im Stau stecke und deswegen meinen Flug verpassen könnte oder das Gate geändert wurde, weswegen ich auf die andere Seite des Flughafens eilen muss und möglicherweise meinen Anschlussflug nicht mehr bekomme, tippe ich einfach auf die Hilfe-Schaltfläche in der Egencia-App. Dann ruft mich innerhalb weniger Minuten (und oft sogar noch schneller) ein Reiseberater zurück, der mir weiterhelfen kann. Dafür muss ich keine Nummer wählen oder kopieren, sondern nur auf eine Schaltfläche tippen. Dann werde ich zurückgerufen und höre: „Hallo Frau Alexion-Tiernan, wie kann ich Ihnen helfen?“ Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie sehr mich diese besonnene, souveräne Begrüßung beruhigt und mir hilft, meine Reise fortzusetzen.

Außerdem muss ich nicht in einer stressigen Situation mit einer komplizierten Unternehmensschnittstelle oder mehreren Apps gleichzeitig zurechtkommen. Besonders angenehm finde ich, dass wir im Rahmen unserer einheitlichen Geschäftsreisemanagement-Lösungen viele Erfahrungen aus der Gestaltung eines erstklassigen Kundenerlebnisses bei Expedia (hier buche ich Urlaubsreisen für meine Familie) in die Egencia-App für Geschäftsreisende übernommen haben. Somit kann ich viele Dinge, die mir aus meinem Privatleben vertraut sind, auch beruflich nutzen, wodurch ich Zeit spare und intuitiver vorgehen kann.

Ein weiteres Angebot von Egencia für Ihre Sicherheit auf Reisen während eines Notfalls ist unser Traveller Tracking. Damit können sich Travel Manager bestimmte Bereiche einer Karte ganz genau ansehen und herausfinden, wer sich während eines gegebenen Zeitraums dort aufhält. Dann können sie ihre Reisenden direkt kontaktieren.

Dass Egencia Ereignisse im Blick behält, die mich betreffen könnten, auch wenn ich davon noch gar nichts gehört habe, gibt mir ein Gefühl der Sicherheit. So kann ich mich auf meine Arbeit konzentrieren und darauf vertrauen, dass mein Egencia-Reiseteam stets das Unerwartete erwartet, mich auf dem Laufenden hält und auf mich achtgibt.

Dies ist besonders bei überraschenden Notfällen wichtig, wie Informa, einer unserer Kunden, bei einem Terroranschlag auf der London Bridge feststellen musste. Der Leiter des Geschäftsreisemanagements von Informa konnte sofort alle Reisenden des Unternehmens in dieser Gegend identifizieren und kontaktieren und noch am selben Abend dem CEO vermelden, dass sie in Sicherheit waren.

Nach der Reise

Bei einem Notfall arbeitet Egencia bereits lange vor meiner Ankunft hinter den Kulissen an einer Lösung. Falls auf meinem Weg Komplikationen auftreten, sind die Reiseexperten von Egencia darüber informiert und sorgen dafür, dass ich spät einchecken kann, oder sie buchen mich ggf. um.

Nach meiner Ankunft unterstützt mich die Egencia-App auch im größten Durcheinander dabei, clevere Entscheidungen zu treffen. Nehmen wir an, ich lande in München und auf den Straßen geht wegen einer Veranstaltung nichts mehr voran. Die App zeigt mir, wie lange ich mit verschiedenen Transportmitteln – S-Bahn, Bus, zu Fuß oder mit Uber – von einem Ort zu einem anderen brauche, damit ich flexibel die für mich beste Wahl treffen kann.

Außergewöhnliche Reiseerfahrungen der Zukunft

Ich sage Ihnen: Unsere Angebote sind jetzt schon gut, aber in Zukunft werden sie sogar noch besser werden. Nehmen wir zum Beispiel Smart Mix. Dank maschinellem Lernen können Ihnen heute schon die besten Ergebnisse basierend auf Ihren Vorlieben, Ihrer Reiserichtlinie und Ihren Preisvorstellungen angezeigt werden, aber die Technologie wird stetig verbessert.

Egencia kann sich bereits mit Ihrem beruflichen Kalender synchronisieren, aber in Zukunft wird es vielleicht möglich sein, zu wissen, wann Sie während einer Reise wo sein müssen, und ein Hotel vorzuschlagen, das ideal gelegen ist, um mehrere Orte zu besuchen, und das gleichzeitig Ihrer Richtlinie und Ihren Präferenzen entspricht.

Je enger Anbieter und TMCs zusammenarbeiten, desto besser gelingt es uns, ein maßgeschneidertes Buchungserlebnis für unsere gemeinsamen Kunden zu gestalten. Ich ziehe es beispielsweise vor, nicht im Hotel zu frühstücken, da ich morgens lieber einen kurzen Spaziergang mache und mir unterwegs einen Kaffee und ein Gebäckstück besorge. In Zukunft kann die Suchtechnologie die von mir bevorzugte Ausstattung vielleicht noch besser verstehen und meine Präferenzen stärker berücksichtigen. Dann werden mir in den Suchergebnissen nicht zuerst Hotels mit Frühstück angezeigt. Meiner Kollegin, die gern lang schläft und etwas beim Zimmerservice bestellt, werden dagegen andere Ergebnisse präsentiert.

Aber gehen wir doch noch einen Schritt weiter. Nehmen wir an, bei der Landung wäre es deutlich kälter als erwartet und Sie haben keine Handschuhe im Gepäck. Keine Sorge. Da Egencia ständig die Wetterentwicklung beobachtet und diese unerwartete Änderung erkennen kann, lässt sich in Zukunft anhand dieser Informationen möglicherweise ermitteln, was Sie an Ihrem Zielort benötigen. Sie könnten eine Benachrichtigung erhalten, in der Sie gefragt werden, ob Sie sich Handschuhe ins Hotel liefern lassen möchten. Sie antworten mit Ja, die Transaktion wird über Ihre Kreditkarte abgewickelt und die Handschuhe liegen bei Ihrer Ankunft im Hotel bereit. Wäre das nicht großartig?

Oder Sie reisen in eine Ihnen noch unbekannte Stadt, in der Sie einen Mietwagen gebucht haben. Egencia nutzt bereits heute maschinelles Lernen, um verschiedene Buchungen und die Bewertungen von Reisenden zu analysieren. In Zukunft wird es vielleicht möglich sein, mit dieser Methode alternative – und bessere – Transportmöglichkeiten für bestimmte Städte vorzuschlagen. Dann wird Ihnen möglicherweise statt des Mietwagens eine Karte für den öffentlichen Nahverkehr empfohlen, die Sie auch gleich kaufen können.

Da Siri, Alexa und Co. ein immer wichtigerer Bestandteil unseres Lebens werden, wird auch die Interaktion per Sprachbefehl immer gängiger. Eines Tages wird sie wohl die Bedienung per Berührung ablösen. Schon heute gibt es in diese Technologien integrierte kabellose Ohrstöpsel und Kopfhörer. Sie könnten dann sagen: „Egencia, welche Flüge gibt es am Montag um 07:00 Uhr von Frankfurt nach London?“ Nachdem Sie sich die Optionen angehört haben, antworten Sie: „Buche Option eins mit der Kreditkarte in meinem Profil.“ Stellen Sie sich vor: eine Buchung innerhalb weniger Minuten (oder vielleicht sogar Sekunden) ganz ohne manuelles Suchen. Die Zukunft der Geschäftsreisen erschien nie einfacher.

Wenn sich die Technologie weiterentwickelt, können wir eines Tages eine komplette Reise überall auf der Welt und mit beliebig vielen Bausteinen in jeder Sprache nur mit unserer Stimme buchen. Das wird über Ihr Telefon, Ihre Uhr oder ein anderes Gerät möglich sein, das heute noch gar nicht auf dem Markt ist.

All diese Fortschritte verleihen Geschäftsreisenden noch mehr Möglichkeiten und Flexibilität und erleichtern zudem die Reise. So können wir uns darauf konzentrieren, Reisenden unterwegs einen Mehrwert zu bieten.

Ich gebe zu, ich plane nicht gern. Ich weiß ungefähr, wie viel Zeit ich für die Sicherheitskontrolle brauche und wann ich am Flughafen sein muss, um mein Flugzeug noch zu erreichen. Meist klappt es dann schon irgendwie. Wenn jedoch etwas nicht so funktioniert, wie geplant, möchte ich sicher sein, dass da jemand ist, der mir hilft. Warum? Weil ich zwei kleine Jungs und einen Ehemann habe, die zu Hause auf mich warten. Auch wenn ich die Aufregung, das Abenteuer und gelegentliche unerwartete Änderungen meiner Reiseplanung liebe, schätze ich es auch, zu wissen, dass Egencia von der Planung bis zur sicheren Heimkehr an meiner Seite ist.