So bereiten Sie sich auf Ausschreibungen vor

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Überlegungen bei der Vorbereitung einer Hotelausschreibung 

Dank neuer Technologien gehen Travel Manager Hotelausschreibungen heute anders an. Der Zugriff auf relevante Daten macht Verhandlungen einfacher und transparenter. Außerdem stehen Travel Managern mehr Informationen von Reisenden zur Verfügung als je zuvor.    

Als Travel Manager benötigen Sie nicht Unmengen von Daten zur Vorbereitung auf eine Ausschreibung, aber bestimmte wichtige Kennzahlen sollten Sie zur Hand haben. Dazu zählen Informationen darüber, wie das aktuelle Reiseprogramm läuft. Beziehen Sie Details wie den Share of Wallet der jeweiligen Hotelkette, neue Reiseziele, für die es noch keine Vereinbarungen mit Hotels gibt, sowie die allgemeinen Hotelausgaben ein. Mit Tools wie Egencia Analytics Studio können Sie ganz einfach auf diese Informationen zugreifen. Dies unterstützt Sie in Ihren Verhandlungsstrategien und bei der Durchführung der Anbieterbewertungen im Jahresverlauf.      

In diesem Blog geht es um die Bereiche, auf die Sie sich bei der Vorbereitung einer Ausschreibung besonders konzentrieren sollten. 

1. Kenntnis der Programmanforderungen  

Bei einer Ausschreibung müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, die wiederum davon abhängen, was Ihrem Unternehmen wichtig ist. Ermitteln Sie häufig besuchte Städte, die Distanz zu Ihrem Firmensitz, die durchschnittliche Aufenthaltsdauer sowie die beliebtesten Zusatzleistungen. Da die Richtlinieneinhaltung für Travel Manager von großer Bedeutung ist, sollten Sie diese Dinge über Ihr Hotelprogramm wissen. So können Sie Angebote in weniger besuchten Gegenden streichen oder herausfinden, warum Ihre Reisenden nicht in bevorzugten Hotels übernachten.   

Moderne Reporting-Tools Ihres Travel-Management-Unternehmens zeigen Ihnen, was in Ihrem Reiseprogramm am besten funktioniert. Diese Informationen dienen als Basis für Vertragsverhandlungen, da sie genau die Anforderungen Ihrer Reisenden widerspiegeln.    

2. Anpassung an die Unternehmenskultur  

Die Unternehmenskultur spielt in der Beziehung zwischen Anbietern und Kunden eine wichtige Rolle. Bei Egencia steht der Kunde an erster Stelle. Daher suchen wir Hotelpartner aus, die einzigartigen Kundenservice und erstklassige Leistungen bieten.   

Travel Manager müssen überlegen, welche Auswirkungen ein verwaltetes Reiseprogramm auf die Unternehmenskultur hat. Eine Organisation, der das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter sehr am Herzen liegt, könnte zum Beispiel Hotelpartner mit kostenlosen Fitnessangeboten auswählen, um dem Ausdruck zu verleihen.  

3. Zufriedenheit der Reisenden   

Die Ansprüche an Geschäfts- und Urlaubsreisen sind deutlich gestiegen. Moderne Technologien haben die Art und Weise, wie wir Reisen buchen und erleben, verändert. Zudem erwarten Geschäftsreisende in der Freizeit und bei der Arbeit dieselben Annehmlichkeiten.   

Reisende haben großes Interesse an personalisierten Angeboten. Dank künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen werden die richtigen Optionen zur richtigen Zeit auf jedem kompatiblen Gerät angeboten. Die neuen Technologien von Egencia bieten Travel Managern mehr Optionen, Unterkünfte zu finden, zu buchen und auf verschiedene Weise zu erreichen.  

Die für alle passende Geschäftsreise gibt es nicht und Reisende haben gerne eine gewisse Auswahl. Bei längeren Aufenthalten bevorzugen sie möglicherweise ein Apartment, daher hat Egencia sein Angebot an alternativen Unterkünften erweitert.    

4. Wertschätzung der Mitarbeiter   

Die Mitarbeiter sind das höchste Gut eines Unternehmens. Ein verwaltetes Reiseprogramm kann Organisationen einen Wettbewerbsvorteil bei der Mitarbeiterbindung und -gewinnung verschaffen. Durch einfache Zusatzleistungen und Extras auf Reisen können sie ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen.   

Eine nahtlose Reiseerfahrung auf allen Geräten und in Bezug auf sämtliche Aspekte einer Reise sorgt für zufriedene Mitarbeiter. Wenn diesen benutzerfreundliche, vertraute Buchungstools zur Verfügung stehen, werden sie sie wahrscheinlich auch nutzen. Dies führt wiederum zu einer besseren Einhaltung der Richtlinien des Reiseprogramms.   

5. Personalisierung   

Personalisierung ist wichtig für Geschäftsreisen. Indem Reisenden genau das angeboten wird, was sie möchten und brauchen, entstehen tiefere und engere Beziehungen.   

Auf der Egencia-Plattform nutzen wir Daten, um mehr über unsere Kunden zu erfahren und so unsere Angebote stärker zu personalisieren. Mithilfe von Vorhersagetechnologien können wir uns die Reisegewohnheiten und Präferenzen einzelner Reisender ansehen. So können wir passende Hotel- und Flugangebote bereitstellen, was die Richtlinieneinhaltung fördert.    

6. Flexibilität   

Mobilität ist heute ein großes Thema. Daher sind Komfort, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität bei einem Reiseprogramm unabdingbar. Hier kommt eine globale Geschäftsreiseplattform ins Spiel. Dort können Mitarbeiter alle Reisepläne an einem Ort einsehen sowie Reisen unterwegs buchen oder ändern.     

Egencia bietet Ihren Reisenden hilfreiche Tools, die sie in verschiedenen Anwendungen nutzen können.    

7. KMU und Technologien für Reisende   

Durch die Kooperation mit einem TMC mit globaler Plattform können Unternehmen jeder Größe Geschäftsreisen effizienter verwalten. Travel Manager benötigen weniger Zeit für die Konsolidierung ihrer Online- und Offline-Daten für die Berichterstellung, denn sie sehen alles auf einen Blick. Kleine und mittelständische Unternehmen können außerdem ganz einfach mehrere Reiseprogramme zusammenführen, wenn sie expandieren. Mit einer einzigen Online-Reiseplattform für das gesamte Unternehmen haben sie alle Informationen an einem Ort.  

KI und maschinelles Lernen haben die Reisebranche revolutioniert. Travel Manager verfügen damit jederzeit über hilfreiche Informationen, anhand derer sie fundierte Entscheidungen treffen können. So können sie ihre Reiseprogramme besser verwalten, die Richtlinieneinhaltung fördern und nützliche Berichte erstellen.   

Egencia bietet eine vollständig integrierte, globale Geschäftsreiseplattform. Diese liefert Travel Managern umfassende Einblicke in alle Aspekte ihres Programms – und das an einem einzigen Ort.   

Was nun?  

Ausschreibungen geben Travel Managern die Gelegenheit, ihre Daten wirklich gewinnbringend einzusetzen. Achten Sie darauf, dass Ihr aktuelles oder zukünftiges Travel-Management-Unternehmen sowie neue Hotelanbieter in der Lage sind, Ihre Anforderungen an Geschäftsreisen zu unterstützen und sich daran anzupassen.   

Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen an das Geschäftsreisemanagement. Möchten Sie wissen, wie das schnell wachsende Software-Unternehmen Splunk die globale Plattform und hochmoderne Technologie von Egencia für die Verwaltung von Geschäftsreisen nutzt? Dann sehen Sie sich dieses Video an.   

Dieser Artikel wurde zuerst auf LinkedIn veröffentlicht.