Wissen Ihre Geschäftsreisenden, dass deren Gesundheit und Sicherheit für Sie höchste Priorität hat?

Haben Sie Ihren Kindern gegenüber jemals die Worte „Ich hab’s dir doch gesagt!” gebraucht? Wie hat das für Sie funktioniert? Würden Sie das jemals zu einem Mitarbeiter sagen, den Sie im Rahmen Ihres Corporate Travel Programms betreuen?

So sehr Sie dies vielleicht manchmal sagen möchten, sicher können Sie sich die Reaktion darauf vorstellen. Wenn Sie diese Worte bisher nur gemurmelt haben – haben Sie es  schon einmal durch Ihre Taten ausgedrückt?

Viele Eltern-Bücher skizzieren die Bedeutung  klarer Erwartungen und Kommunikation, um das Verhalten eines Kindes zu ändern.  Die gleichen Grundsätze gelten für das Verhalten der Geschäftsreisenden. Um „wilde“ Reisende davon zu überzeugen, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einzuhalten, müssen Sie den Dialog steuern und die Reisenden wissen lassen, dass deren Bedürfnisse und Sicherheit an oberster Stelle stehen.

Wir haben Mitglieder des Egencia Connect Beratungsausschusses  um Tipps gebeten, wie sie den Schlüsselfaktor Sicherheit ihren Geschäftsreisenden gegenüber kommunizieren. Hier sind einige Ideen, die für Sie hilfreich sein können:

Erklären Sie

Als Travel Manager haben Sie wahrscheinlich schon oft die Frage gehört, wieso Mitarbeiter über den Geschäftsreise-Anbieter ihres Unternehmens buchen sollen. Um dieser Frage zu beantworten, hat eine Travel Managerin eine Präsentation erstellt, die sie in Meetings ihres Unternehmens vorstellt.

Die Präsentation beginnt mit: „Der Grund wieso wir ein Reiseprogramm haben ist, unseren Mitarbeitern eine sichere und effiziente Geschäftsreise zu ermöglichen“. Anschließend listet sie alle Gründe auf, wieso das Unternehmen  ein Reiseprogramm hat und unterstreicht dabei, dass die oberste Priorität die Sicherheit der Reisenden ist.

Kommunizieren Sie

Die Travel Manager von Egencia Connect nutzen verschiedene Wege, um die Wichtigkeit eines Travel Risk Managements zu kommunizieren.

Eine Reise-Spezialistin nutzt beispielsweise eine Broschüre mit dem Titel „Aufklärung, um sicherer zu reisen“, die jährlich aktualisiert wird. Diese beinhaltet Sicherheitshinweise für jeden Abschnitt der Geschäftsreise – vom Packen über den Flug bis hin zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Ein Beispiel eines Tipps: „Tragen Sie immer ein Ausweisdokument und die Nummer eines Notfallkontakts bei sich.“

Andere Travel Manager teilen ihre Hinweise unternehmensweit in einer Checkliste – z.B. über einen Reiseblog oder unternehmensinterne soziale Netzwerke.

Wiederholen Sie

Im Marketing gibt es die „Rule of Seven”. Diese Regel  besagt, dass eine Botschaft mindestens sieben Mal gehört werden muss, bevor eine Person ein Produkt kauft. Wiederholung ist also auch der Schlüssel, um das Verhalten von Reisenden zu ändern.

Eine Travel & Expense Managerin hält eine jährliche Reisemesse ab. Dabei teilt sie kleine Karten aus, auf denen die Reiserichtlinien ihres Unternehmens zusammengefasst sind. Durch die handliche Größe können die Reisenden diese immer bei sich tragen. Da Bilder oftmals besser in Erinnerung bleiben als Worte, spielt sie auch eine Live-Demo des Risk Managements auf großen Bildschirmen ab. So können die Teilnehmer sehen, wo in der Welt ihre Kollegen an diesem Tag unterwegs sind und welche Mittel zur Verfügung stehen, um ihnen im Fall eines Notfalls zu helfen.

 „Sharing is Caring”

Zu oft assoziieren Geschäftsreisende Reiserichtlinien nur mit Kosteneinsparungen.  Jetzt ist die Zeit, mit diesem Missverständnis aufzuräumen. Hier können Sie eine Liste mit Sicherheits- und Gesundheitstipps für Reisende herunterladen und anpassen, um sie mit Ihren Geschäftsreisenden zu teilen.