Risikomanagement bei Geschäftsreisen: Best Practices für Ihr Reiseprogramm

Risikomanagementrichtlinie für Geschäftsreisen

Unabhängig von der Größe und Art der Organisation müssen Arbeitgeber für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen Sorge tragen. Im Jahr 2020 haben wir bereits erlebt, wie Reisen durch eine weltweite Pandemie, politische Unsicherheit und Naturkatastrophen beeinträchtigt wurden. Daher ist es für Unternehmen wichtiger denn je, umfassende Richtlinien für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen zu haben.

Wahrscheinlich entwickeln Sie bereits eine Reihe von Richtlinien zur Minderung der Risiken für Ihre Reisenden und für Ihr Geschäftsreiseprogramm. Im Rahmen dieses Prozesses müssen Sie die Risiken jeder Reise auswerten und prüfen. Außerdem müssen Sie überlegen, wie Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern vor, während und nach Geschäftsreisen zur Seite stehen kann.

Sehen Sie sich die folgenden Säulen des Risikomanagements genau an. Daraus können Sie die nötigen Erkenntnisse gewinnen, um Ihre Reiserichtlinie zu optimieren, die Risiken für Ihre Reisenden zu minimieren und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu unterstützen.

  1. AUSWERTEN: Prüfen Sie die Gestaltung Ihrer Richtlinien, um die mit Reisen verbundenen Risiken abzuwägen und zu mindern.
  • Bestimmte Flugziele sperren: Definieren Sie Hochrisikostrecken oder -ziele als außerhalb der Reiserichtlinie oder unterbinden Sie die Buchung von Flügen zu bestimmten Zielen, um sicherzustellen, dass Ihre Reisenden keine unnötigen Risiken eingehen.

Wichtige Erkenntnis: Seit Januar 2020 hat die Zahl unserer Kunden, die Ziele als außerhalb der Reiserichtlinie definieren, um Reisen zu Hochrisikozielen zu beschränken oder zu verhindern, um mehr als 210 Prozent zugenommen.

  • Reisendenlimit aktualisieren: Beschränken Sie die Anzahl der Reisenden pro Reise oder Flug, indem Sie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechend anpassen.
  • Genehmigungseinstellungen prüfen: Normalerweise raten wir dazu, Mitarbeiter Geschäftsreisen ohne zusätzliche Genehmigungen buchen zu lassen. In Krisenzeiten ist es jedoch wichtig, die Risiken einzuschätzen und zu prüfen, wie durch zusätzliche Genehmigungen gewährleistet werden kann, dass Manager über geplante Geschäftsreisen auf dem Laufenden bleiben und entsprechende Maßnahmen ergreifen können. Diese Einstellungen können Sie später ganz einfach rückgängig machen, sobald sich die Situation wieder normalisiert hat.

Wichtige Erkenntnis: Seit Januar 2020 ist die Zahl unserer Kunden, die Sicherheitsgenehmigungen eingeführt haben, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter schon vor der Buchung zu gewährleisten, um 83 Prozent gestiegen.

  • Reisende daran erinnern, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren: Die Handynummer und die Kontaktdaten der Reisenden für den Notfall sollten in ihren Egencia-Profilen auf dem aktuellen Stand sein. Sie benötigen diese Informationen, um die Mitarbeiter während einer Krise leichter kontaktieren zu können. In manchen Ländern können diese Angaben nicht vorgeschrieben werden, aber die Travel Manager können die Reisenden dazu anhalten, dieses Feld bei der Profilerstellung auszufüllen.

Sehen Sie sich dieses Webinar über Best Practices zur Reduzierung der Risiken für Mitarbeiter vor, während und nach Geschäftsreisen an.

  1. UNTERSTÜTZEN: Finden Sie heraus, wie Sie Reisende im Notfall finden, kontaktieren und unterstützen können.
  • Traveller Tracking von Egencia: Ihnen werden alle geplanten Reisen auf einen Blick angezeigt. Diese Informationen können Sie nach bestimmten Orten, Fluggesellschaften oder Zeiträumen filtern, um Buchungen Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit zu finden. So können Sie auf sämtliche relevanten Daten zugreifen und Ihre Reisenden schnell kontaktieren, indem Sie im Tool selbst eine E-Mail schreiben oder die Kontaktliste herunterladen.
  • Nachrichten für Reisende: Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen Sie auf der Egencia-Homepage Ihres Unternehmens teilen möchten, oder erstellen Sie kontextabhängige Nachrichten, die mit bestimmten Arten von Buchungen (Flug, Hotel, Zug oder Mietwagen) oder Reisezielen verknüpft sind.
  • Reisewarnungen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Reisenden die Egencia-App herunterladen, damit sie unterwegs Push-Benachrichtigungen mit Informationen zu möglichen Auswirkungen auf ihre Reise erhalten.
  • Stornierungen: Dank unseres Berichtszentrums zu COVID-19 bleiben Sie über die Entwicklung von Flug- und Hotelbuchungen immer auf dem Laufenden. Hier können Sie die Risiken für Ihre Reisenden und Ihr Unternehmen bewerten und mindern sowie Feedback mit wichtigen Beteiligten teilen.
  • Egencia Advantage: Zusätzlich zu den Tools von Egencia bieten wir Ihnen Partnerschaften mit zehn Anbietern von Lösungen zur Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflicht in den Bereichen medizinische Unterstützung, Reiseschutz und weitere Versicherungen. Einige der Vorteile möchten wir Ihnen hier vorstellen:
  • Allianz: Versicherungen sind ein wichtiges Thema, da Geschäftsreisen zu vertraglichen Verpflichtungen führen können, die sich möglicherweise auf den Umsatz auswirken. Bei Flugbuchungen können Reisende den Reiseschutz der Allianz für Flugreisen in Anspruch nehmen, der in Nordamerika und 15 EMEA-Staaten angeboten wird (*siehe allgemeine Geschäftsbedingungen sowie geltende Ausschlüsse).
  • International SOS: Diese Dienstleistungen unterstützen Sie beim Risikomanagement für Geschäftsreisen. Sie erhalten Zugriff auf Tools für Ihre Risikomanagementrichtlinie wie Site Monitor. Jetzt ansehen
  • WorldAware: Schützen Sie das, was Ihnen am wichtigsten ist, indem Sie auf dem Laufenden bleiben. So können Sie Ihre Reisenden dabei unterstützen, Probleme zu vermeiden oder zu lösen. Zu den Dienstleistungen gehören die globale Gefahrenüberwachung in Echtzeit, weltweite Unterstützung rund um die Uhr sowie Krisenbewältigung. Mehr erfahren.

Laden Sie unsere Checkliste für die Sicherheit bei Geschäftsreisen herunter, um zu erfahren, wie Sie der Sorgfaltspflicht gegenüber Ihren Reisenden am besten nachkommen können.

  1. PRÜFEN: Optimieren Sie Ihre Strategien für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen.
  • Effektivität Ihres aktuellen Risikomanagementplans ermitteln: Bitten Sie alle Abteilungen, die an der Reaktion auf Notfälle beteiligt sind, um eine Nachbesprechung. Die Analyse der Reaktion Ihres Unternehmens auf das Coronavirus gibt allen Stakeholdern Gelegenheit, zu sagen, was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungspotenzial besteht. Waren beispielsweise die Traveller Tracking-Berichte von Egencia für Ihr HR-Team hilfreich? Oder waren die Angaben mancher Reisender nicht aktuell? Anhand dieses Feedbacks können Sie gemeinsam mit den internen Stakeholdern Lücken identifizieren und zum Beispiel Ihre Reisenden auffordern, ihre Kontaktdaten zu aktualisieren.
  • Input/Feedback von Reisenden sammeln: Sprechen Sie mit Reisenden, die direkt von einer Krise betroffen waren, um ihre Meinung dazu einzuholen, wie Ihre Organisation den Notfallplan umgesetzt hat. Senden Sie ihnen beispielsweise eine Befragung, um herauszufinden, ob sie vor, während und nach der Reise genügend Informationen erhalten haben.

Wenn Sie diese drei Schritte ausführen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie Ihre Richtlinien anpassen müssen. Vielleicht ergibt die Phase „Prüfen“, dass Sie etwas übersehen haben oder dass bestimmte Länder ihre Beschränkungen ändern. Egal, welche Aspekte Ihrer Richtlinien Sie an Ihr verändertes Risikomanagement anpassen, mit Egencia können Sie sicher sein, dass Ihre Reisenden genau die Informationen erhalten, die sie brauchen. Nehmen Sie als Beispiel NTT Singapore: „Früher variierten die Richtlinien innerhalb des Unternehmens, sodass niemand diese hätte auswendig wissen können. Doch mit Egencia muss niemand etwas auswendig wissen. Die Richtlinie ist bereits in die Plattform integriert“, berichtet Tricia Lim, Executive VP der Corporate Planning Division.

Nachdem Sie nun Maßnahmen ergriffen haben, um Ihr Reiseprogramm sicherer zu gestalten, können Sie sich mit den Sorgen Ihrer Mitarbeiter befassen und sie auf zukünftige Reisen vorbereiten. Laden Sie noch heute unsere Sicherheitscheckliste vor der Reise herunter.